Görüş planlaşdırarkən bütün lazımi məlumatları aydın və qısa şəkildə çatdırmalısınız. Müzakirənin vaxtı, yeri və mövzusunun təsvirini verməlisiniz. Görüş üçün hər hansı bir hazırlıq və ya material lazım olduğu təqdirdə qeydlər aparmağınız lazım ola bilər. Hansı vasitədən istifadə etməyinizdən asılı olmayaraq, e -poçt və ya Outlook tətbiqetməsindən asılı olmayaraq, vacib məlumatların ötürüldüyündən əmin olun ki, bütün dəvətlilər bunu bilsinlər və nəyə qarşı olduqlarını təxmin edə bilsinlər.
Addım
Metod 3: Güclü Mövzular Yazmaq
Addım 1. Görüşün tarixi və mövzusu ilə qısa, uyğun bir mövzu yazın
Mövzu qutusuna bunları yazmaq, dəvət olunanlara e -poçtu açmadan görüşün vaxtını və mövzusunu anlamağa imkan verir. Məsələn, "Görüş 01/03: yeni hesabat qaydaları" yaza bilərsiniz.
Xəbərdarlıq:
Bir görüş mövzusu yazmasanız, insanlar görüşün şöbəsi ilə əlaqəli olub olmadığını və ya iştirak etməli olduqlarını soruşa bilərlər. Odur ki, görüşün mövzusunu yazdığınızdan əmin olun!
Addım 2. Mövzu qutusunda iştirakın təsdiqini tələb edin
Kimin gəldiyini bilməlisinizsə, mövzu qutusunda təsdiq istəyin. Bu yolla, oxucular e -poçtu açmamış olsalar da mümkün qədər tez cavab verməli olduqlarını biləcəklər. "Cümə 10/06 HR yığıncağı, tezliklə təsdiqləyin" yaza bilərsiniz.
"Zəhmət olmasa cavab verin: HR görüşü 10/06" yaza bilərsiniz
Addım 3. Görüş təcili olarsa, mövzu qutusuna yazın
Görüşün mövzusu təcili olarsa və ya yığıncağın dərhal baş tutması üçün tez bir qərar tələb edərsə, mövzu qutusuna təcili bir işarə qoyun. Məsələn, "31/02 Bazar ertəsi günü təcili görüş: kiber təhlükəsizlik" yaza bilərsiniz.
Oxucunun nəyin müzakirə olunacağını təxmin edə bilməsi üçün görüşün mövzusunu izah etmək çox vacibdir
Addım 4. Görüşün məcburi olduğunu və ya sadəcə bir təklif olduğunu yazın
Böyük bir şirkətdə işləyirsinizsə, müəyyən insanların iştirakı həmişə lazım olmaya bilər. Mövzu qutusuna müvafiq şöbələri yazın və ya iştirak etməli olduqlarını bildirin. Məsələn, "Məcburi marketinq görüşü 6/10" yaza bilərsiniz.
Oxucunun iştirak etməsi tələb olunmursa, "Effektiv marketinq taktikaları ilə bağlı 10/6 iclasına qatılmaq tövsiyə olunur" yaza bilərsiniz
Addım 5. Qarışıqlığın qarşısını almaq üçün mövzu qutusunda tam sözlərdən istifadə edin
Qısaltmalar təsirli görünə bilər, amma əslində tam sözlərdən daha az spesifikdir və qarışıqlığa səbəb ola bilər. Məsələn, "KK" şəxsi dilinizi kimin anladığına və ya anlamadığına görə "Ailə Kartı" və ya "Kredit Kartı" mənasını verə bilər.
Bununla birlikdə, "RSVP", "HR" və "KTP" kimi ümumi qısaltmalardan istifadə edə bilərsiniz
Metod 2 /3: E -poçt məzmunu yazmaq
Addım 1. Dost, qısa bir giriş və qısa qeydlər yazın
Böyük bir şirkətdə çalışırsınızsa və ya hər kəsi tanımırsınızsa, özünüzü təqdim etmək lazımdır. Bu qısa girişdə, yığıncağa doldurulmalı/gətirilməli olan sənədlər və ya materiallar varsa çatdırmalısınız.
Dost və ya işə uyğun bir təqdimat yaradın. Məsələn, "Salam, Tim! Yeni proqramın gələn həftə başlamasını gözləmək olmaz!”
İpucu:
Oxuculara müəyyən bir işi yerinə yetirməli olduqlarını və ya görüşə bir şey gətirməli olduqlarını xatırlat. Məsələn, "Satıcı əlaqə siyahınızın 4 nüsxəsini gətirməyi unutmayın."
Addım 2. Tarixi və saatı ayrı bir sətrə yazın ki, fərqlənsin
Bu, dəvətlilər üçün vacib məlumatdır. Beləliklə, bunu aydınlaşdırın və ətrafındakı digər cümlələrdən fərqlənin. Üstündə və altında iki sətir boşluq qoyun və ya qalın olaraq yazın.
- Misal: "6 Oktyabr 2020, 10.30 - 11.45 WIB"
- Görüş onlayn olaraq baş verirsə, fərqli vaxt zonalarında olan insanların yanlış ünsiyyətdən geri qalmaması üçün vaxt qurşağı məlumatı verin. Məsələn, yaza bilərsiniz: "6 Oktyabr 2020, 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)"
Addım 3. Tarix və vaxtdan sonra yeri yazın
Yerin tarix və saat kimi önəmli şəkildə yazıldığından əmin olun, xüsusən də görüş yeni bir yerdə keçirilsə, tapmaq çətin olsa və ya dəvətlilərin bəzilərinin yeri ilə tanış olmadığını bilsəniz. Virtual görüşlər üçün (canlı forumlar və ya video söhbətlər vasitəsi ilə), dəvətlilərin foruma və ya video linkə asanlıqla daxil olması üçün birbaşa keçid verin.
İstiqamət verərkən mümkün qədər ətraflı məlumat verin. Misal: “Zəhmət olmasa Sasana Widya Sarwono Binasındakı 592 iclas otağına (Jalan Gatot Subroto No. 10) gəlin. 592 nömrəli otaq binanın 2 -ci mərtəbəsindədir. Asansörü birinci mərtəbədən götürüb 12 -ci mərtəbədə dayanmalı və 59 -cu mərtəbəyə qalxmaq üçün binanın cənub tərəfindəki liftdən istifadə etməlisiniz (solda)."
Addım 4. Görüşün məqsədini paylaşın
Dəvət edənə görüşün məqsədi barədə məlumat verin. Qısa bir gündəm söyləmək, dəvətlilərin hansı vəzifələri əvvəlcədən yerinə yetirmələri lazım olduğunu anlamalarına kömək edəcək. Mövzunu adlandıra bilərsiniz ("Kibertəhlükəsizlik Güncellemesi" kimi) və ya planlaşdıra bilərsiniz:
- 10.30 - 10.45 Ən son layihə vəziyyəti haqqında məlumat verin
- 10.45 - 11.10 Yaxşı təklifləri müqayisə edin və seçin
- 11.10 - 11.30 Beyin fırtınası və hədəfləri buraxın
Addım 5. E-poçtu qrammatik və ya məlumat səhvləri üçün iki dəfə yoxlayın
İki dəfə yoxlamaq üçün ən vacib şey görüşün tarixi, vaxtı və yeridir. Bu üç şeyin doğru olduğuna əmin olun! Lazım olan bütün məlumatları verdiyinizə əmin olmaq üçün giriş, gündəm və ya əlavə edə biləcəyiniz digər qeydləri yenidən oxuya bilərsiniz.
E -poçt göndərməzdən əvvəl yazınızın aydın və qısa olduğundan əmin olmaq üçün ucadan oxuyun
Metod 3 /3: Outlook və ya İnteqrasiya edilmiş Təqvim Tətbiqindən istifadə
Addım 1. Outlook -un ana menyusunda "Yeni Görüş" düyməsini basın
Şirkətiniz Outlook kimi inteqrasiya edilmiş bir təqvimə malik bir əlaqə verilənlər bazasından istifadə edirsə, görüşləri planlaşdırmaq üçün istifadə edin. Bu vasitə ümumiyyətlə işlədiyiniz insanların seçdiyi ünsiyyət kanalıdır.
Şirkətiniz Outlook və ya bənzər bir xidmətdən istifadə etmirsə, dəvətnamələr göndərmək üçün agentliyiniz tərəfindən verilən e -poçtdan istifadə edin
Addım 2. "Planlaşdırma köməkçisi" pəncərəsindən vaxtı və tarixi seçin
Yeni bir görüş yaratdıqdan sonra bir təqvim pəncərəsi görünəcək. "Planlaşdırma köməkçisi" ni vurun və görüş üçün mövcud vaxtı və tarixi qeyd edin.
Dəvət olunanların iştirak etməsi üçün doğru vaxtı seçdiyinizə əmin olun. Şirkətin tətbiqindən asılı olaraq, hər kəsin (və sizin də) cədvəli ekranda görünməsi üçün ekran parametrlərinizi dəyişdirməli ola bilərsiniz
Addım 3. Adlarını yazaraq və ya ünvan kitabını istifadə edərək dəvətliləri əlavə edin
Adı əl ilə daxil etmək üçün mətn qutusuna vurun və ya ünvan kitabına keçin və siyahıdan bir dəvətçi adı seçin. Dəvət vaxtının olub olmadığını yoxlamaq üçün "Planlaşdırma köməkçisi" funksiyasından istifadə edin.
Dəvət alanların boş vaxtı yoxdursa, adları vurğulanacaq. Planlaşdırma köməkçisi, cədvəlinizə və digər dəvətlilərinizə uyğun olaraq tövsiyə olunan vaxtları da təmin edəcək
Addım 4. Görüşün başlama və bitmə vaxtını təyin edin
Tarixin əvvəllər təyin etdiyiniz tarixə uyğun olduğundan əmin olun. Təqvim düyməsini dəyişdirmək lazımdırsa vurun. Müvafiq görüş vaxtı seçmək üçün vaxt siyahısının sağındakı aşağı oxu istifadə edin.
Görüşün bitmə vaxtını yazmaq, başqasının vaxtına hörmətlə yanaşmağın bir yoludur, buna görə də nə olacağını əvvəlcədən təxmin edə bilər və gün üçün səfərlər və ya işlər planlaşdıra bilər
Addım 5. Ekranın yuxarısındakı "Görüş" altında "Randevu" düyməsini basın
Cədvəl ekranına qayıdacaqsınız və görüşünüzün təyin olunduğunu görə bilərsiniz. Bundan sonra mövzu, yer və qeydlər əlavə edə bilərsiniz.
Cədvəl ekranında görüş girişini görmürsünüzsə, əvvəlki addımlara qayıdın və görüş cədvəliniz görünənə qədər təkrarlayın
Addım 6. Mövzunu, yeri və xüsusi qeydləri yazın
Bir neçə qısa sözlə görüş mövzusunu məlumatlandırın (Məsələn: "Yeni Məhsul Testi"). Konkret yeri deyin. Yer ümumiyyətlə görüşlər üçün istifadə edilmirsə və ya çatmaq çətindirsə, yer təlimatlarını yazın. Görüşlə əlaqəli əlavə qeydlər (etməli olduqları hazırlıqlar kimi) verin.
- Dəvətçinin artıq bildiyinə baxmayaraq, məkanın ünvanını verin.
- İşiniz bitdikdə "göndər" düyməsini basın.
İpucu:
"Beyin fırtınası" kimi çox geniş mövzulardan istifadə etməyin, çünki bu cür sözlər görüşün məqsədi haqqında dəqiq məlumat vermir. Bunu "yeni bir məhsul üçün bir satıcı haqqında zehni beyin edin" ilə əvəz edə bilərsiniz.
İpuçları
- Bir e -poçt və ya dəvəti yenidən oxuyarkən, qısa və səliqəsiz olduğundan əmin olun.
- Dost və peşəkar bir ton istifadə edin.
- Bütün hədəflərin dəvət olunduğundan əmin olmaq üçün alıcı siyahısını iki dəfə yoxlayın.
- Bütün e -poçt ünvanını alıcılardan gizlətmək istəyirsinizsə, e -poçt ünvanını "bcc" qutusuna yazın.
Xəbərdarlıq
- Tarix, vaxt və yer olmadan dəvətnamələr və ya e -poçtlar yazmayın. Dəvət edənlər çaş -baş qalacaq və bu mövzularla bağlı onlarla cavab alacaqsınız.
- Bütün böyük hərflərlə yazmayın, çünki qışqırmaq kimi təfsir ediləcək və bu çox qeyri -peşəkardır.
