Aydın bir məqsəd olmadan görüşə dəvət edildikdə iş yoldaşları gəlməyəcək. Yığıncağın gündəliyini təyin etmək sizin səlahiyyətinizdədirsə, yığıncaqda müzakirə ediləcək mövzuları və hər bir mövzunu əhatə etmək üçün nə qədər vaxt lazım olduğunu göstərərək bundan çəkinin. Bunu bacardığınız qədər planlaşdıraraq və həyata keçirərək daha yaxşı nəticələr əldə edə bilərsiniz və görüş iştirakçılarınız itirilmiş vaxtdan özlərini pis hiss etmirlər.
Addım
3 -dən 1 -ci hissə: Hazırlaşmaq
Addım 1. Həmkarlarından məlumat istəyin
Yığıncaq iştirakçıları, iclasın gündəliyini təyin etməklə məşğul olsalar, daha çox əlaqəli hiss edəcəklər. Onlardan müzakirə etmək istədikləri bir mövzu təklif etmələrini və sonra gündəmə gətirmələrini istəyin.
- Bir e -poçt göndərin və ya görüşdən bir neçə gün əvvəl dəvət olunacaq bir iş yoldaşı ilə görüşün.
- Ən azı 6-7 gün əvvəl bu addımı atın ki, hələ də töhfə verməyə vaxtları olsun. Yığıncağın gündəliyinin görüş tarixindən 3-4 gün əvvəl yekun olduğundan əmin olun.
Addım 2. Əsas hədəfi və ya əldə ediləcək bir neçə hədəfi müəyyənləşdirin
Görüşün müəyyən bir məqsədlə keçirildiyindən əmin olun, məsələn, qərar qəbul etmək, məlumat paylaşmaq, iş planları hazırlamaq və ya tapşırıqların yerinə yetirilməsinin gedişi barədə hesabat vermək. Məqsədiniz yoxdursa, görüş keçirməyə ehtiyac yoxdur.
Görüşlər bir neçə məqsədlə keçirilə bilər, məsələn, uzunmüddətli qərarlar qəbul etmək üçün əsas kimi işin gedişatını bildirmək
Addım 3. Bir çox insanı təsir edən mövzulara diqqət yetirin
2 nəfərin iştirak etdiyi kifayət qədər müzakirə mövzusu gündəmə daxil edilməməlidir. Bir çox insanın iştirakını tələb edən həllər tapmaq üçün vaxt ayırın.
- Məsələn, bir iş yoldaşınızla yeni bir vəzifəni müzakirə etmək istəyirsinizsə, ayrı bir görüş keçirin (iclas xaricində).
- Yalnız bir neçə insanın həll edə biləcəyi bir problemi müzakirə etmək üçün bir iclas keçirirsinizsə, mövzunu müzakirə etməyən toplantı iştirakçıları işləməyə davam etməlidir. İş vaxtları boşa çıxdığından bu onları məyus edir. Buna görə də bu fürsətdən maksimum istifadə edin, çünki bir çox insanın iştirak etdiyi bir görüş keçirmək asan deyil.
Addım 4. Müzakirə etmək istədiyiniz mövzuları seçərək müəyyən edərək iclasın gündəliyini təşkil edin
Bütün mövzuları gündəmə qoya bilməyəcəyiniz üçün yığıncaqda müzakirə edilməli olan vacib mövzulara üstünlük verin.
- Məsələn, "layihə son danışıqları", "tərəqqi hesabatı təqdimatları", "yeni layihə planları" və "təkliflər" siyahısına əlavə etmək istəyə bilərsiniz. Vaxt məhdudiyyətləri səbəbindən beyin fırtınası sessiyasını iclasın gündəliyinə daxil etməmisiniz.
- Plenar iclasa hazırlaşarkən əsas gündəliyi müzakirə etmək üçün bir neçə nəfərlə görüş keçirməyinizə ehtiyac olub olmadığını düşünün.
Addım 5. Əvvəlcə ən vacib mövzuları sadalayın
Görüş planlaşdırarkən ən vacib mövzuları toplantının əvvəlinə qoymaq yaxşı bir siyasətdir. Bu yolla, bütün iştirakçılar görüş başlayanda ağılları aydın və fiziki cəhətdən sağlam olarkən vacib mövzuları müzakirə edə bilərlər.
- Məsələn, "qərar qəbul etmə" və sonra "irəliləyiş hesabatı təqdimatı" cədvəlini tərtib edin (qərar qəbul etmək üçün irəliləyiş hesabatı lazım deyilsə).
- Əlavə olaraq, görüşün erkən bitməsi və ya bəzi yığıncaq iştirakçılarının toplantı bitmədən yığıncağı tərk etməsi lazım olduğu təqdirdə ən vacib mövzular müzakirə edilmişdir.
Addım 6. Hər bir mövzunu əhatə etmək üçün nə qədər vaxt lazım olduğunu təxmin edin
Hər bir mövzunu əhatə etmək üçün nə qədər vaxt lazım olacağına əmin ola bilməsəniz də, təxmin edin. Görüşün nə qədər davam edəcəyini və neçə mövzunun müzakirə ediləcəyini düşünün. Ən vacib mövzulara daha çox vaxt ayırın.
- Məsələn, irəliləyiş hesabatı üçün 30 dəqiqə, müzakirə üçün 10 dəqiqə və yeni tarixlər təyin etmək üçün 10 dəqiqə ayırın.
- Hər mövzu üçün vaxt ayrılmadığından tez -tez görüş gündəliyi tamamlana bilmir. Gündəmdəki bütün mövzuların tamamlanana qədər müzakirə oluna biləcəyinə əmin olmaq üçün görüşdən əvvəl bir vaxt bölgüsü edin.
- Əlavə vaxt hesablayarkən görüşə dəvət olunanların sayını nəzərə alın. Görüşdə 15 nəfər iştirak edəcəksə və hər mövzuya 15 dəqiqə ayırırsınızsa, bu, hər bir şəxsin mövzu başına təxminən 1 dəqiqə danışma vaxtı alması deməkdir. Hamı danışmasa da, ayrılan vaxt çox qısa idi.
3 -dən 2 -ci hissə: Toplantı Gündəminin hazırlanması
Addım 1. Toplantı gündəliyinin başlığını yazın
Oxucuya müzakirə ediləcək mövzunu ehtiva edən gündəliyi oxuduğunu bildirmək üçün toplantı gündəminin başlığından istifadə edin. Başlığı təyin etdikdən sonra boş sənədin üstünə qoyun. Sadə və sadə bir başlıq seçin.
- Toplantı gündəliyi başlıqlarına nümunələr: "İyul Gündəliyi: Yeni Layihə Fikirlərini Müzakirə et" və ya "Avqust 2018 Gündəliyi: Layihə Müddətinin Uzadılması".
- Times New Roman və ya Calibri kimi bir iş şriftindən istifadə edərək görüş gündəliyini yazın.
Addım 2. Görüşdə iştirak etdikləri üçün iştirakçıları salamlamaq və onlara təşəkkür etmək üçün vaxt ayırın
Fürsətdən istifadə edərək iştirakçıları salamlayın. Bu zaman siz və ya başqa bir iclas sədri iclası aça və müzakirə ediləcək əsas mövzuları izah edə bilərsiniz.
- Görüş iştirakçılarının çoxu bir -birini tanımırsa, əhvalınızı yüngülləşdirmək üçün vaxt ayırın.
- Bir konfrans kimi əhəmiyyətli bir görüş üçün bir görüş gündəliyi təşkil etmək istəyirsinizsə, yığıncağı açmaq üçün lazım olan vaxt ümumiyyətlə daha uzundur. Daimi ofis görüşləri üçün açılış sessiyası ümumiyyətlə bir neçə dəqiqə çəkir.
- Yığıncaq başlayanda gündəmdəki dəyişiklikləri gözləmək üçün vaxt verin.
Addım 3. İştirakçıların marağını oyatmaq üçün suallar şəklində bir görüş gündəliyi daxil edin
Bir neçə sözlə bir görüş gündəliyi tərtib edib etməyəcəyiniz maraqlanacaqlar. Suallar müzakirə ediləcək konteksti ortaya çıxara bilir ki, görüş iştirakçıları görüşdən əvvəl bu barədə düşünsünlər.
- Məsələn, "Layihə Müddətlərini Müzakirə Et" yazmaq yerinə "Tələb artdıqca layihə müddətlərinin uzadılması lazımdırmı?"
- Gerekirse, sual altında qısa bir izahat verin.
Addım 4. Hər bir mövzunun yanında təxmini vaxtı qeyd edin
Zaman hesablamaları gündəmdə olmasa da, bu məlumatlar iş yoldaşlarına lazım olduqda əlavə vaxt hazırlamağa və ya istəməyə kömək edir.
Təqdim ediləcək hesabatı ayrılan vaxta görə qısaltmaq üçün hələ vaxtları var idi
Addım 5. Gündəlikdəki hər bir mövzu üçün müzakirə axını hazırlayın
Müzakirə axını hər mövzunu müzakirə etmək üçün bir üsuldur. Məsələn, bir layihə müddətinin uzadılması müzakirə edilərkən, hər kəs əvvəlcədən müəyyən edilmiş bir axına görə müzakirə edəcək. Beləliklə, bütün görüş iştirakçıları eyni perspektivə sahib olacaqlar.
Məsələn, iclasda artan tələbatı ödəmək üçün layihə müddətinin uzadılması müzakirə olunacaq. Bunun üçün "bu günə qədər işin gedişatını müzakirə etmək üçün 10 dəqiqə; məhsuldarlığın necə artırılacağına qərar vermək üçün 15 dəqiqə; müsbət və mənfi cəhətləri nəzərdən keçirmək üçün 10 dəqiqə; son tarixin uzadılıb uzadılmamasına qərar vermək üçün 5 dəqiqə" dən ibarət bir müzakirə axını hazırlayın
Addım 6. Hər bir mövzunun müzakirəsinə kimin rəhbərlik edəcəyinə qərar verin
Özünü hazırlaya bilməsi üçün adını mövzunun yanına qoyun. Görüşdən bir neçə gün əvvəl sözügedən şəxslə bu vəzifəni təsdiqləyin və gündəmə gətirin.
Yığıncağa başdan ayağa başçılıq edəcəksinizsə, bunu iclasın gündəliyi başlığı altında qeyd edin
Addım 7. Görüşdə qonaq natiqlər varsa, vaxt ayırın
Görüşdə əhəmiyyətli bir mövzunu müzakirə edəcək bir neçə qonaq natiq varsa, görüş vaxtının bir hissəsini onlara ayırmaq lazımdır. Gündəliyə bir cədvəl qoyun ki, hər bir qonaq bir neçə mövzunu müzakirə etmək istəsə də danışmaq imkanı əldə etsin. Beləliklə, çatdırılacaq materialı mümkün qədər yaxşı hazırlaya bilərlər.
Görüşdən bir neçə gün əvvəl, danışmaq istədiyiniz mövzunu müzakirə etmək üçün nə qədər vaxt lazım olduğunu soruşmaq üçün qonaq natiqə zəng edin. Bu, cədvəlinizi təşkil etməyə kömək edəcək ki, bir -biri ilə toqquşmasınlar
Addım 8. Digər məsələləri müzakirə etmək üçün vaxt ayırın
Görüşün sonunda bu sessiyanı planlaşdırın. Bu sessiyadan faydalanaraq bütün iştirakçılardan görüş başa çatmamış müzakirə etmək istədikləri başqa bir şey olub olmadığını soruşun. Əlavə olaraq, hələ də əldən verilmiş və ya müzakirə edilməmiş şeyləri çatdıra bilərlər.
- Bu sessiyanı gündəmə daxil etməklə, dəvət etmək istədiyi şeyin toplantı gündəliyinə daxil edilməməsinə baxmayaraq qatqı təmin edə biləcəyini bilir.
- Bu sessiyada suallara və cavablara vaxt ayırın.
3 -dən 3 -cü hissə: Toplantı Gündəminin yekunlaşdırılması
Addım 1. Görüşün keçirilməsi ilə bağlı detalları sadalayın
Görüşdə iştirak edə biləcək iştirakçıların adları ilə birlikdə görüşün vaxtını, tarixini və yerini gündəliyə yazın. Bu yolla, dəvəti alanda görüşdə kimlərlə görüşəcəklərini artıq bilirlər.
- Adətən toplantıya qatılan, lakin bu dəfə iştirak edə bilməyən iştirakçıların adlarını daxil etmək yaxşı bir fikirdir. Adın görüşdə iştirak edə bilməyəcəyini açıq şəkildə bildirin.
- Görüşün harada keçirildiyini bilməyən insanlar üçün bir yer xəritəsi əlavə edin.
Addım 2. Görüşdən əvvəl hazırlanması lazım olan şeyləri deyin
Hesabatları oxumaq, həll yollarını müəyyən etmək üçün məlumat toplamaq və ya problemləri müəyyən etmək kimi əvvəlcədən hazırlamaları lazım olan şeylər varsa dəvət olunan iş yoldaşlarına məlumat verin.
Bütün yığıncaq iştirakçıları üçün aydın və asan oxunması üçün qalın və ya rəngli hərflərdən istifadə edərək bu məlumatı toplantı gündəliyinin altına daxil edin
Addım 3. Səhvlərin olmaması üçün paylamadan əvvəl iclasın gündəliyini diqqətlə yoxlayın
Görüş gündəliyi dəvət olunan insanlar üçün vacibdir. Yayımlamadan əvvəl, məlumatın tam və düzgün yazıldığından və yazım səhvlərinin olmadığından əmin olmaq üçün yığıncağın gündəliyini yoxlayın. Yüksək iş etikası nümayiş etdirməklə yanaşı, bu yol detallara diqqət yetirdiyinizi və dəyər verdiyinizi əks etdirir.
Addım 4. Görüşdən 3-4 gün əvvəl gündəliyi paylayın
Dəvəti alan həmkarların hələ bir neçə gün əvvəl görüş gündəliyini oxuduqları halda özlərini hazırlamaq üçün vaxtları var, ancaq çox erkən göndərməyin, çünki buna məhəl qoyulmaması ehtimalı var.
Bir konfrans zamanı əhəmiyyətli bir görüş keçirmək istəyirsinizsə, gündəliyi bir neçə ay əvvəl hazırlayın
İpuçları
- Word proqramında mövcud olan görüş gündəliyi formatından istifadə edin. Sənədlər yaratmaq üçün bir çox proqram, məsələn, Microsoft Office, Mac üçün Səhifələr və s. şəxsi və peşəkar sənəd formatlarını təmin edən, məsələn, görüş proqramlarını tez və asanlıqla təşkil etmək.
- Şirkətinizdə standart bir iclas gündəliyi formatı varsa, bu formatdan istifadə edin.
- Görüşün əvvəlcədən təyin edilmiş bir cədvələ uyğun getdiyinə əmin olun, amma çevik olun. Saatı tez -tez yoxlayaraq görüşü izləməlisiniz. Birinci gündəliyin müzakirəsi başa çatmışsa, iştirakçıları növbəti gündəliyi müzakirə edərək iclası davam etdirməyə yönəldin. Nəzakətlə "Görüşün vaxtında bitməsi üçün növbəti mövzunu əhatə edəcəyik" deyə bilərsiniz.
