İş prosesi bir şirkətin məqsədlərinə çatmaq üçün istifadə etdiyi bir sistemdir. Bu proses müştərilər üçün dəyər yaratmaq üçün atılan addımlar kimi də şərh edilə bilər. Menecerlər nə qədər yaxşı işlədiklərini qiymətləndirmək üçün iş proseslərini təhlil edirlər. Menecer əvvəlcə hazırda işləyən prosesləri təhlil edir. Bundan sonra rəhbərlik mövcud prosesləri yaxşılaşdırmaq üçün dəyişiklikləri təyin edə bilər. Prosesin təkmilləşdirilməsi şirkətlərə vaxta qənaət etməyə, xərcləri azaltmağa və ya müştərilər üçün daha uyğun məhsullar yaratmağa kömək edə bilər.
Addım
2 -ci hissə 1: İş proseslərinin necə yaradıldığını təyin etmək
Addım 1. İş proseslərini müəyyənləşdirin
İş prosesləri, təşkilat məqsədlərinə çatmaq üçün işçilərin gündəlik həyata keçirdikləri fəaliyyətlərə aiddir. Bu proses şirkətin müəyyən məqsədlərə çatmaq üçün etdiklərini əks etdirir. İş prosesi, prosesdəki bütün dəyişiklikləri və ya istisnaları ehtiva etməlidir. Bir iş prosesini necə təhlil edəcəyinizi başa düşmək üçün bir iş prosesinin necə yaradıldığını düşünməlisiniz.
- Tapşırığın əhatə dairəsini düşünün. Məsələn, müştərilərə faktura göndərmək üçün istifadə olunan prosesi yeniləyirsiniz. Tapşırığın əhatə dairəsi, görüləcək işin əhatə dairəsinin nə qədər geniş olduğunu göstərir. Bu vəziyyətdə, əhatə dairəsinin bir müştəriyə göndərilən bütün fakturalar olduğunu düşünün. Müəyyən edirsiniz ki, bir ay ərzində müştərilərə orta hesabla 200 faktura göndərilir.
- İstədiyiniz nəticəni göstərin. Bu prosesin nəyə nail olmağa çalışdığını düşünün. Bu halda, məhsul göndərildikdən sonra fakturaların hər bir müştəriyə dəqiq göndərilməsini istəyirsiniz. Sifariş verərkən fakturanın fiziki surətini göndərəcəksiniz. Həm də hər bir müştəriyə elektron hesab -faktura göndərəcəksiniz.
- Prosesdə olan alt prosesləri sadalayın. Proses nə qədər konkret olsa, onu təhlil etmək və təkmilləşdirmək daha asandır.
- İş proseslərini sənədləşdirin. Prosesi addımların siyahısı kimi sənədləşdirə və onları bir sxemdə təsvir etməyi düşünə bilərsiniz. Proseslər çox vaxt böyük təşkilatlarda birdən çox şöbədən keçir. Faktura yaratmaq prosesi, məsələn, faturalandırma və mühasibat şöbələrini əhatə edərdi.
- Bütün giriş və çıxışlarla birlikdə prosesdəki müxtəlif şöbələri və ya müəssisə funksiyalarını təyin edin. Məsələn, əmək haqqı vərəqəsi hazırlamaq üçün işləyən işçilərin sayını və iş saatlarını öyrənmək üçün istehsal şöbəsindən, dərəcələri və əmək haqqı azalmalarını öyrənmək üçün kadrlar şöbəsindən məlumat tələb olunur.
- Prosesin bütün istisnalarını sadalayın. Demək olar ki, bütün iş prosedurlarında istisnalar və dəyişikliklər olacaq. Məsələn, müəyyən müştərilərə böyük endirimlər əldə edə bilərsiniz. Bu müştəri böyük miqdarda məhsul sifariş edir. Böyük bir endirim verilməsi, faturalandırma işçilərinin faturalandırma proqramında hesablanmış endirim məbləğini çıxarmasına səbəb olur. Düzgün bir faktura yaratmaq üçün böyük endirimlər əl ilə daxil edilməlidir.
Addım 2. İş prosesini sənədləşdirin və hansı iş prosesinin yaradılacağını düşünün
Bir neçə iş prosesini növünə görə ayırmaq iş prosesinin təhlilinə və prosesin təkmilləşdirilməsinə kömək edəcək. İki proses eyni tipdə olarsa, proses yükseltmeleri oxşar ola bilər. Xüsusi bir proses əməliyyat, dəstək və ya idarəetmə prosesi ola bilər.
- Əməliyyat prosesləri məhsulların müştərilərə çatdırılmasının gündəlik vəzifələrinə aiddir. Müştərilər üçün faktura yaratmaq prosesi əməliyyat prosesinə daxil edilə bilər. Ödəmələrin ən qısa müddətdə toplanması üçün müştərilərə dəqiq fakturaların göndərilməsi çox vacibdir.
- Dəstək prosesləri, şirkətinizin əməliyyat dəstək fəaliyyətlərinə aiddir. İnsan Resursları Departamenti bir şirkətin dəstək sahəsinə nümunədir. Bu şöbə, şöbə müdirlərinə müsahibə verməkdə və yeni işçilər qəbul etməkdə dəstək verir. İnsan Resursları müştərilərlə birbaşa əlaqəli olmasa da, əməliyyat şöbəsinə dəstək verirlər.
- Şirkətin ümumi iş istiqamətini idarə etmək üçün hər bir təşkilata rəhbərlik lazımdır. Büdcənin planlaşdırılması və icrası bir idarəetmə prosesidir. Bütün şirkətlərdə rəsmi bir büdcə prosesi olmalıdır. Bu proses rəhbərliyin şirkətin büdcəsini maliyyə meneceri ilə müzakirə etməsini əhatə etməlidir.
Addım 3. Proses səmərəsizliyinin əlamətlərini tapmaq üçün iş proseslərini təhlil edin
İş prosesləri girişlərdən (girişlərdən) və çıxışlardan (çıxışlardan) ibarətdir. İşçi qüvvəsi, enerji, materiallar və əsas avadanlıqlar giriş hesab olunur. Girişlər gəlir və mənfəət əldə etmək üçün istifadə olunan aktivlərdir. Digər tərəfdən, çıxış fiziki bir məhsul və ya xidmətdir. Girişlər prosesə daxil olur və nəticələr çıxarır. Bu prosesin səmərəsizliyini araşdırmaq üçün bir analiz aparmalısınız.
- Çıxışlar etmək üçün prosesiniz girişlərdən səmərəli istifadə etməlidir. Məsələn, bir təmir sexinin filialını idarə edirsiniz. Girişiniz əmək, avadanlıq və hissələrdir. Çıxışınız müştəri nəqliyyat vasitələrinin təmiri xidmətləridir.
- Uzun təmir müddəti və ya işin gecikməsi prosesin səmərəsizliyinin göstəricisidir. Problem bəzi müştərilərin təmir cədvəlinin çox yaxın olması ilə əlaqədar ola bilər.
- Parçaların dəyişdirilməsi xərcləri büdcəni çox aşarsa, prosesin səmərəsizliyinin göstəriciləri də görülə bilər. Bu vəziyyətdə, problem satın alma şöbəsinə və ya təchizatçıdan gələn hissələrə xas ola bilər.
- Müəyyən edilmiş problemlərə əsaslanaraq hansı proseslərin təkmilləşdirilməsinə ehtiyac olduğunu müəyyənləşdirin. Bir neçə iş prosesinə üstünlük verməlisiniz. İşinizə ən çox təsir edən prosesi seçin. Məsələn, əvvəlcə iş vaxtını düzəltmək istəyə bilərsiniz. Uzun işləmə müddəti şirkətin müştərilərini itirməsinə səbəb olacaq. Prosesin təkmilləşdirilməsinə üstünlük verin.
2 -ci hissə 2: İş prosesinin təhlili
Addım 1. Şirkət daxilindəki proseslər haqqında əsas insanlarla danışın
Təkmilləşdiriləcək prosesi müəyyən etdikdən sonra, onun həyata keçirilməsindən məsul şəxslərlə prosesi müzakirə edin. Əsas iştirakçılarla müsahibə aparmaq üçün vaxt ayırın və düzəlişlər edilməsini istəyin.
- İşçilərin hərəkətlərini və səbəblərini soruşun.
- Hər bir işi yerinə yetirmək üçün lazım olan girişi və hər bir girişi haradan əldə etdiyinizi müəyyənləşdirin. Şirkət denim jeans istehsal edirsə, denim istehsalçısının kim olduğunu və xammalın şirkətə göndərilmə tezliyini bilməlisiniz.
- Hər bir işin nəticələrini və kimin alacağını müəyyənləşdirin. Bir atelye idarə edirsinizsə, atelye işçiləri işlərini sənədləşdirməlidir. Təmir işçiləri məlumatı göndərmə şöbəsinə verməli və sonra müştəri üçün faktura hazırlamalıdır.
- İşçilərinizin tapdıqları proses səmərəsizliyi ilə bağlı təkliflər istəyin.
Addım 2. Hər bir proses üçün bir iş axını cədvəli yaradın
Proses axın cədvəlləri iş proseslərini təsvir etməyə kömək edə bilər. Proses müzakirənizdəki sənədlərdən istifadə edərək bir sxem qura bilərsiniz. Bu sxemdə, müəyyən bir iş prosesini başa çatdırmaq üçün lazım olan bütün addımlar olmalıdır.
- İş prosesinin sxemində yalnız işçilərin riayət etməli olduğu müəyyən prosedurlar olmalıdır.
- Flowchartlar əl ilə və ya proqram vasitəsi ilə tərtib edilə bilər. Akış sxemləri yaratmaq üçün Xəritəçəkmə imkanları olan Word və elektron tablo proqramlarından istifadə edilə bilər. Blok sxemləri yaratmaq üçün xüsusi proqramlar da tapa bilərsiniz.
- Flowcharts, qarşınızdakı iş proseslərini aydın görmək üçün çox faydalı vasitələrdir. Bu vasitə səmərəsizliklərin müəyyənləşdirilməsini və düzəldilməsini xeyli asanlaşdıracaq.
- Prosesdə dəyişikliklər edildikdən sonra nəticələri yenidən nəzərdən keçirin və prosesin gözləntilərinizə uyğun olub olmadığını yoxlayın. Əks təqdirdə, analiz prosesini təkrarlayın və təkmilləşdirməyə ehtiyacı olan sahələri müəyyən etməyə çalışın. İş prosesinin təhlili işinizdə davam edən bir fəaliyyətdir.
Addım 3. Prosesin təkmilləşdirilməsini tapmaq üçün beyin fırtınası keçirin
Bir çox proses, işinizdə birdən çox şöbəni əhatə edir. Qrup iclaslarında birdən çox şöbəyə təsir edən proses səmərəsizliyi müəyyən ediləcək. Bu sessiyalar iştirakçılarla fərdi müsahibələr zamanı verilən məlumatları da təsdiq edə bilər.
- Alınan məlumatları ümumiləşdirin və proses iştirakçıları ilə bölüşün. Bura əvvəllər müsahibə almış və etməmiş iştirakçılar daxil olacaq. Hər kəsdən rəy soruşun. Bu rəy təhliliniz üçün əlavə təlimat verəcəkdir.
- Prosesin iştirakçılarından alınan məlumatlar, prosesin necə işlədiyini və problemin nə olduğunu aydın şəkildə anlamalıdır.
- Şəxslərarası müzakirə prosesə dəyişiklik etmək üçün əsas olur. Dəyişikliklər xərclərin azaldılması, proses dövrü müddətinin azalması, prosesin sadələşdirilməsi və ya müştərilərə xidmətin yaxşılaşdırılması ola bilər.
