Üzv olduğunuz komitənin katibi seçilmiş və ya yeni təyin olunmuşdunuz. Təhlükəsiz! Dəqiqələri necə yaratmağı, hazırlamağı və təqdim etməyi bilirsinizmi? İstər qanunverici orqanın "Robert Qaydaları Qaydaları" na əməl etsin, istərsə də daha az rəsmi şəraitdə dəqiqələr götürsün, burada əməl edilməli olan vacib üsullar var.
Addım
4 -dən 1 -ci hissə: İlkin Hazırlıq
Addım 1. Təşkilatınızın görüş siyasətini anlayın
Katibin rəsmi dəqiqələr alması gözlənilirsə, qrupun Robertin Sifariş Qaydalarına və ya digər qaydalara əməl edib -etmədiyini soruşun. Daha qeyri -rəsmi bir vəziyyətdə, protokola nələrin daxil edilməli olduğunu və ya necə istifadə ediləcəyini soruşun.
- Qeyd sahibi olaraq, Sifariş Qaydaları səhifəsinin hamısı ilə tanış olmaq lazım deyil. Ancaq kitabın bir nüsxəsini əldə etmək (və ya sədrdən borc almaq) xüsusi suallara cavab vermək üçün faydalı ola bilər.
- Rolunuzu yaxşı anlayın. Protokolu alan bəzi katiblər iclasda iştirak etmədilər, digərləri protokol tutaraq müzakirəyə öz töhfələrini verdilər. Hər iki halda, katib, görüş lideri və ya köməkçi kimi başqa bir əsas rolu olan biri olmamalıdır.
Addım 2. Şablonu əvvəlcədən hazırlayın
Hər görüş protokolunda eyni məlumatlar çox olacaq. Şablonlar asan istinad üçün ardıcıl bir format yaradır. Aşağıdakı məlumatlar üçün boşluqlar daxil edin.
- Təşkilatın Adı.
- Görüş növü. Bu həftəlik və ya illik görüş, daha kiçik bir komitə və ya xüsusi məqsədlə keçirilən bir toplantıdırmı?
- Tarix, vaxt və yer. Yığıncağın başlanğıcı və sonu üçün yer açın (açılması və dağılması).
- Yığıncağın sədrinin və ya sədrinin adı və katibin (və ya onların varisinin) adı.
- "İştirakçıların" siyahısı və "olmaması üçün üzr istəyirik". İştirak siyahıları üçün fantastik bir müddətdir. Kvoruma çatılıb -çatmadığına diqqət yetirin (səsvermə üçün kifayət qədər adam).
- İmzanız üçün yer açın. Qeyd sahibi olaraq qeydlərinizi həmişə imzalamalısınız. Protokol təsdiq edildikdə təşkilatınızın siyasətinə uyğun olaraq əlavə imzalar tələb oluna bilər.
- Gündəlik kitabçası, əgər varsa. Sədr və ya yığıncağın köməkçisi sizdən gündəm tərtib etməyinizi xahiş etmirsə, bu, istək əsasında hazır olmalıdır. İstinad üçün gündəmə sahib olmaq, iclas protokollarını təşkil etməyə kömək edəcək.
Addım 3. Notbukunuzu və ya dizüstü kompüterinizi yanınıza alın
Gətirdiklərinizin sizin üçün rahat olduğundan əmin olun. Tez -tez qeydlər aparacaqsınızsa, bunun üçün bir dəftər saxlayın və ya kompüterinizdə bir qovluq yaradın.
- Əvvəlki görüş üçün təsdiqlənməmiş protokollar götürsəniz, bunları özünüzlə aparın.
- Bir səs yazıcı dəqiqələri sonradan yazmağa kömək edə bilsə də, onlar dəqiqələri əvəz etmir. Bir yığıncaq yazırsınızsa, orada olan hər kəsin razılaşdığından əmin olun və bir sözdən-birə transkript etmək cazibəsinə qapılmayın.
- Stenoqrafiyanı öyrənmək qeydləri sürətləndirəcək, ancaq qeyd etmək üçün hər sözü yazmaq lazım deyil. Əslində bundan çəkinmək lazımdır.
- Yığıncaqda ictimaiyyətə açıqlama verməyiniz istənirsə, OHP və ya təqdimat lövhəsindən istifadə edin. Mürəkkəbini solmadan evdə sonra qeydlər edə biləcəyinizə əmin olun ki, qeydlərinizi yazmaq üçün stenoqrafiya yazaraq istifadə edəsiniz.
4 -cü hissədən 2 -si: Toplantı protokollarının tərtib edilməsi
Addım 1. İştirak siyahısını paylaşın
Hər kəs hazır olduqda, adlarını və əlaqə məlumatlarını yazmaq üçün kifayət qədər yer olan bir kağız parçası (daha böyük görüşlər üçün) verin. Şablonunuzun iştirakçı siyahısı bölməsini doldurmaq və ya bitmiş dəqiqələrinizə yapışdırmaq üçün bu sənəddən istifadə edə bilərsiniz.
Çox sayda insanla tanış deyilsinizsə, oturma cədvəlini tərtib edin və hər kəsin özünü təqdim etməsini istədikdə doldurun. Mümkün olduqda (aşağıda müzakirə edildiyi kimi) insanları adla adlandırmaq üçün dəqiqələrinizi yazarkən bu cədvəli hazırlayın
Addım 2. Mövcud şablonları mümkün qədər doldurun
Yığıncağın başlamasını gözləyərkən, təşkilatın adını, toplantının tarixini və yerini və iclasın növünü (həftəlik idarə heyəti iclası, xüsusi komitə iclası və s.) Qeyd edin. Görüş başlayanda başlama vaxtını qeyd edin.
- Şablonunuz yoxdursa, bu məlumatı qeydinizin üstündə qeyd edin.
- Görüş xüsusi bir məqsəd və ya hadisə üçün keçirilirsə, üzvlərə bildirmək üçün göndərilən bildirişləri qeyd edin. Kopyalanandan sonra onu nota yapışdırmalısınız.
Addım 3. İlk hərəkətin nəticələrini qeyd edin
Əksər rəsmi görüşlər gündəmin qəbul edilməsi üçün bir hərəkətlə başlayacaq, buna görə də bu addım nümunə olaraq istifadə olunacaq. Görüş fərqli bir hərəkətlə başlayırsa, bütün lazımi məlumatları yazdığınızdan əmin olun:
- Hərəkətin başlaması üçün uyğun ifadə "Bir təklif edirəm" dir. Bu ümumiyyətlə "Bu gündəmin qəbul edilməsini təklif edirəm" kimi cümlələr üçündür.
- İddiaçının adı (vəsatəti verən şəxs).
- Səsvermənin nəticələri. Səsvermə uğurlu olarsa, "təklif qəbul edildi" yazın. Uğursuz olarsa, "rədd cavabı" yazın.
- Düzgün yaza bilməsəniz yazılı şəkildə uzun bir müraciət edə bilərsiniz. Əgər bu təkrarlanarsa, görüşün kənarında soruşun ki, bu sənəddə vəsatətlərin müəyyən sayda sözlə edilən vəsatətlərin rəsmi siyasəti ola bilərmi?
- Gündəmi tərtib etsəniz, bu hərəkətin tərəfdarı və protokol katibi ola bilərsiniz. Bunu etmək olar; obyektiv qaldığınız müddətdə öz kaskadyorlarınızı qeyd edərkən heç bir problem olmamalıdır.
Addım 4. Toplantı boyunca digər vəsatətləri qeyd edin
Bütün müzakirəyə diqqətlə qulaq asın, ancaq (başqa cür göstərilmədiyi təqdirdə!) Yazmayın. Yeni bir hərəkət edildikdə, müvafiq məlumatları qeyd edin.
- Unutmayın ki, hər bir hərəkətə hərəkətin dəqiq ifadəsi, təklifçinin adı və səsvermənin nəticəsi daxil edilməlidir.
- Bəzi vəsatətlər səsverməyə getməzdən əvvəl təklif tərəfdarlarından tələb olunur. Kimsə "bu hərəkəti dəstəkləyirəm" və ya oxşar sözlər söyləyirsə, həmin şəxsin tərəfdar kimi adını qeyd edin.
- Təklifçinin adını bilmirsinizsə və ya hərəkətin təkrar edilməsinə ehtiyacınız varsa, nəzakətlə görüşü kəsin. Kiçik fasilələri əsaslandırmaq üçün məlumatların dəqiq yazılması vacibdir.
- Bir hərəkət düzəldilirsə, qeydlərinizdəki hərəkətin ifadəsini dəyişdirin. Dəyişiklik mübahisəli olmasa və uzun bir müzakirəyə səbəb olmasa, dəyişikliyin iclasda baş verdiyini qeyd etməyə ehtiyac yoxdur.
Addım 5. Hesabatı dinləyin və hesabatın bir nüsxəsini alın
Hər dəfə bir hesabat, xəbər bülleteni və ya oxşar maddə ucadan oxunduqda, hesabatın başlığını və onu oxuyan şəxsi (və ya onu hazırlayan alt komitənin adını) qeyd edin. Bir hərəkət əlavə edilərsə, digər hərəkətlərdə olduğu kimi qeyd edin.
- Hesabatın bir nüsxəsini yığıncağın sonunda əldə etmək ən praktikdir. Görüşdən sonra oxucudan və ya toplantı rəhbərindən (sədrdən və ya prezidentdən) bir nüsxə istəmək üçün qeyd edin. Hər bir hesabatın bir nüsxəsini əvvəllər kopyalanan dəqiqələrə qədər əlavə edəcəksiniz.
- Bir nüsxə yoxdursa, orijinalın harada saxlanıldığını qeyd edin. Görüşdən sonra bu məlumatı tələb etməyiniz lazım ola bilər.
- Üzvlər şifahi bir hesabat hazırlayırlarsa (və bir sənəddən oxumurlarsa), hesabatın qısa və obyektiv xülasəsini yazın. Xüsusi təfərrüatları və ya spikerdən sitat gətirənləri daxil etməyin.
Addım 6. Edilən və ya verilən hərəkətləri qeyd edin
Bura keçmiş iclaslardakı tapşırıqların və yeni hərəkətlərin "yoxlanılması" daxildir. Bir şəxsə məktub yazmaq tapşırılıbmı? Adlarını və təlimatlarını yazın.
- Görüşünüzün nə qədər formal olmasından asılı olaraq, bu hərəkətlərin çoxu "hərəkətlər" kateqoriyasına aiddir. Daha az rəsmi görüşlər üçün çox aydın olmayan qərarlara diqqət yetirməyiniz lazım ola bilər.
- Varsa qərarın arxasındakı səbəblərə dair qısa bir hərəkət əlavə edin.
Addım 7. Bütün təlimat və qərar nöqtələrini qeyd edin
Prosedura hər hansı bir etiraz daxil edildikdə, etirazı və onun əsaslarını, həmçinin Sədr tərəfindən verilən tam qərarı qeyd edin.
Robertin Sifariş Qaydalarına, daxili təşkilati qaydalara və ya şirkət protokollarına istinadlar daxil etdiyinizə əmin olun
Addım 8. Yalnız istənildikdə, müzakirənin xülasəsini qeyd edin
Rəsmi olaraq, protokollar "edilənlərin" deyil, "edilənlərin" qeydidir. "Bununla birlikdə, təşkilata aid olan bütün istəkləri yerinə yetirin.
- Müzakirələr yazarkən mümkün qədər obyektiv olun. Fikirlər deyil, konkret nöqtələr daxil edin və sifət və zərflərin istifadəsini minimuma endirin. Quru, faktiki və darıxdırıcı yazı sizin məqsədinizdir!
- Müzakirə xülasəsində insanları adları ilə qeyd etməyin. Bu, problem yarada biləcək isti mübahisələrdə xüsusilə vacibdir.
Addım 9. Görüşün sonunda bağlayın
Görüşün ləğv edildiyi vaxtı qeyd edin. Hesabatın bir nüsxəsini istəməyi və ya kiminsə sizə göndərməsini xatırlatmağı unutmayın.
Bir şeyi qaçırdığınızı və ya aydınlaşdırmağa ehtiyacınız olub olmadığını görmək üçün qeydlərinizi tarayın. Birinə sual vermək lazımdırsa, ayrılmadan əvvəl bunu indi edin
4 -dən 3 -cü hissə: Dəqiqələri Kopyalamaq
Addım 1. Bu prosesi ən qısa zamanda başlayın
Hadisələr hələ də yaddaşınızda təzə qaldıqda görüşdən dərhal sonra rəsmi dəqiqələri kopyalamaq daha yaxşıdır.
Addım 2. Görüş protokollarınızı yazmaq üçün kompüterdən istifadə edin
Yəqin ki, noutbukunuzu bir iclasda istifadə edirsinizsə bunu etmisiniz. Qeydlərinizi qeyd edin və qeydlərinizi yan -yana müqayisə etmək üçün dəqiqələr üçün yeni bir sənəd yaradın.
Addım 3. Qeydlərinizi səliqəli paraqraflara daxil edin
Hər yeni hərəkət, qərar və ya göstəriş ayrı bir paraqrafa daxil edilməlidir. Formatı yaratdığınız zaman yoxlayın:
- Düzgün yazım və qrammatikadan istifadə edin. Gerekirse orfoqrafiya yoxlayıcısı istifadə edin.
- Hesabat boyunca eyni dil formasından istifadə edin. Keçmiş vaxtı və ya indiki vaxtı istifadə edin, ancaq eyni sənəddə heç vaxt dəyişdirməyin.
- Mümkün qədər obyektiv yazın. Fikirləriniz protokoldan nəticə çıxarmamalıdır. Hər kəsin istifadə edəcəyi obyektiv bir qeyd yaratmağa çalışırsınız.
- Sadə və dəqiq bir dil istifadə edin. Qeyri -müəyyən dil müəyyən sözlərlə əvəz olunmalıdır. Çiçəkli təsviri tamamilə buraxmaq lazımdır.
- Müzakirəni deyil, görülən işləri sadalayın. Bir müzakirə yazmağınız istənilmədiyi təqdirdə nəyə diqqət etməlisiniz bitdi, nə deyil dedi.
- Asan istinad etmək üçün səhifə nömrələrini göstərin.
Addım 4. Taslak protokollarınızı üzvlərlə paylaşın
İştirak siyahısındakı əlaqə məlumatlarını istifadə edərək hər bir üzvə bir nüsxə göndərin. Əlaqə məlumatlarınız yoxdursa, görüş rəhbəri onlarla əlaqə saxlaya bilməlidir.
Addım 5. Dəqiqələrinizi təsdiq üçün gətirin
Növbəti iclasda protokolları ucadan oxumağınız və təsdiq üçün təqdim etməyiniz xahiş oluna bilər. Hərəkət uğurlu olarsa, protokolların qəbul olunduğunu qeyd edin.
- Protokol qəbul edilməzdən əvvəl əsaslandırılıbsa, sənəddəki dəyişiklikləri qeyd edin və sonunda protokolun düzəldildiyini göstərin. Düzəlişi xüsusi olaraq təsvir etməyin.
- Protokol alındıqdan sonra düzəltmək üçün bir hərəkət edilsə, hərəkətin dəqiq ifadəsini müvafiq protokollara daxil edin və vəsatətin təsdiq edilib -edilməməsini daxil edin.
4 -cü hissə 4: Görüş Dəqiqələri Şablonlarından istifadə
Addım 1. Görüş şablonu toplayıcı saytına daxil olun
Bu hazır şablon, qeyd etmə səhvlərinin qarşısını alarkən görüş protokollarını hazırlamaqda vaxtınıza qənaət etməyə kömək edəcək.
Addım 2. Bu saytları araşdırmaq üçün bir az vaxt ayırın
Axtarış xüsusiyyətindən istifadə edin və sizin üçün ən yaxşısını tapmaq üçün mövcud variantları araşdırın.
Ümumi və ya standart xüsusi bir şablona ehtiyacınız varsa, xüsusi ehtiyaclarınıza uyğun birini tapmaq üçün sayta göz atın, sonra "yüklə" və ya "şablondan istifadə et" düyməsini basaraq yükləyin. Onu itirməmək üçün asanlıqla tapa biləcəyiniz bir yerdə saxladığınızdan əmin olun
Addım 3. Şablon faylını açın
Yüklədikdən sonra zip faylını açın və sonra Microsoft Word və ya Excel ilə açın. Ən yüksək keyfiyyətli şablonu əldə etmək və istifadəsini asanlaşdırmaq üçün Microsoft sözünün ən son versiyasını istifadə edin. Ən son versiyanı istifadə etmək, işinizi asanlaşdıracaq, eyni zamanda yeni xüsusiyyətlərdən istifadə etməyə imkan verəcəkdir.
Addım 4. Şablonun başına şirkətin loqotipini və müəllif hüquqları işarəsini əlavə edin
Nümunə loqotipini çıxarın, ancaq şablon mənbəyi saytının istifadə şərtlərini oxuduğunuzdan əmin olun. Lazımsız hüquqi problemlərlə üzləşmək istəmirsiniz, elə deyilmi?
Addım 5. Başlığı dəyişdirin
Başlıq bölməsində "Toplantı/Qrup" sözünü vurğulayın və sonra görüş protokollarınız üçün bir başlıq yazın.
Addım 6. Mövzunu dəyişdirin (isteğe bağlı)
Görüş dəqiqələrini daha gözəl və peşəkar etmək üçün rəngləri dəyişdirməyi və ya əvvəlcədən hazırlanmış bir mövzu seçməyi düşünün. Hiylə sadədir, "Səhifə düzeni" ni axtarın, sonra "Rənglər və Mövzular" bölməsini açın. Bu bölmədə şablonun görünüşünü təyin edə bilərsiniz. Hətta şirkətin loqotipinin rənginə uyğun olaraq rəng də düzəldə bilərsiniz.
Addım 7. Şablonun hissələrini adlandırın
Şablonun bir neçə bölməsi olmalıdır. Daha çox və ya daha çox ehtiyacınız ola bilər və ya sadəcə adı sevmirsiniz. Xüsusi görüş ehtiyaclarınıza uyğun olaraq dəyişdirə bilərsiniz.
Addım 8. Bu şablonu dizüstü kompüterinizə qeyd edin ki, yığıncaq protokollarını götürə biləsiniz
Hələ də Microsoft Office -dən istifadə edirsinizsə, bu işi görmək asan və sürətli olacaq. Həm də yığıncaqlara əvvəlkindən daha müntəzəm və daha dəqiq iştirak edə bilməlisiniz. Alternativ olaraq bir şablon çap edə və dəqiqələri əllə yaza bilərsiniz. Bununla birlikdə, lazım olan qədər məlumat daxil edə biləcəyiniz üçün bölmələri kifayət qədər geniş etdiyinizə əmin olun.
Addım 9. Şablonunuzu yoxlayın
Təhlükəsiz! Görüş protokolları şablonunu yaratmağı bitirdiniz. Görüşlər zamanı işinizin məhsuldarlığı və dəqiqliyi, qeyd qeydlərini təşkil etmək üçün bir bələdçi şablonunuz olduğuna görə əhəmiyyətli dərəcədə yaxşılaşmalıdır. Hər hansı digər işdə olduğu kimi, bir şeyin əskik olub olmadığını aydınlaşdırmaq üçün şablondakı detalları oxuyun. Hər şeyin doğru olduğuna əmin olduqdan sonra bu şablondan istifadə etmək olar və növbəti görüşünüzə daha yaxşı hazırlaşacaqsınız.
İpuçları
- Görüş bitən kimi dəqiqələrinizi yazın. Hadisələr hələ də yaddaşınızda təzə qalanda bunu etmək daha yaxşıdır. İştirakçıların toplantıdan sonra ən qısa zamanda hərəkət maddəsinin bir nüsxəsini alması vacibdir.
- Yığıncaq rəhbərinə mümkün qədər yaxın oturun. Bu, hər şeyi eşitməyinizə və səsinizi qaldırmadan aydınlıq istəməyinizə imkan verəcəkdir.
- İnsanlardan hərəkətlərini qeyd etmələrini istəyin ki, yerində qeyd etməyəsiniz.
- Dəqiqələri etibarlı bir sənəddə saxlayın.
İstənilən vaxt sözünüzü kəsməkdən və aydınlıq istəməkdən qorxmayın.
- Qeydlər çox önəmlidir. Bu qeydlər saxlanılır və gələcəkdə istinad üçün istifadə oluna bilər. Məsələn, hüquqi məsələlərə gəldikdə, kiminsə nüfuzu sizin dəqiqələrinizdən asılı ola bilər.
- Robertin Əmr Qaydaları bölmələrini, xüsusən də katiblik peşəsi ilə bağlı bölümü oxuyun.
- Danışanda vacib şeyləri yazın. Eyni mövzu iki dəfə gündəmə gətirilirsə, onları bir yerə yığmayın.
Xəbərdarlıq
- Dəqiqələrə çox detal daxil etməyin. Bir müzakirəni yazmağınız istənilsə də, mümkün qədər qısa və birbaşa saxlayın. Etdiyiniz vacib məqamları qeyd etməklə özünüzü məhdudlaşdırın, yoxsa dəqiqələri lazımsız detallarla dolduraraq boğulacaqsınız.
- Not alanın şəxsi şərhləri və hissləri qeydlərə daxil edilməməlidir.
- Görüşün bir hissəsi vəkil-müştəri məxfiliyi kateqoriyasına aiddirsə, etmə həmin hissəni qeyd edin. Qeyd edək ki, "Məsləhətçi bu müzakirədə vəkil-müştəri məxfiliyinin olduğunu bildirir. Bu müzakirə qeydə alınmır."
- Vəkillər və müştərilər arasında gizli müzakirələri qeyd etməyiniz istənirsə, "fərqli" dəqiqələr hazırlayın və onları adi dəqiqələrdən ayrı saxlayın. Gizli olaraq qeyd edin və sənədə kimin daxil olduğunu aydınlaşdırın.
