Peşəkar olmaq bacarığı karyera uğurunda əhəmiyyətli rol oynayır. Demək olar ki, bütün işçilərin şirkətdəki mövqeyindən asılı olmayaraq telefon zənglərinə cavab vermələri lazımdır. Zəng edənlərin özünü rahat hiss etməsi üçün, müsbət təəssürat yaratmaq üçün yaxşı zənglər etməyi və verilən suallara cavab verməyə hazır olmağı öyrənin.
Addım
2 -nin 1 -ci hissəsi: Telefon Zənglərinin Qəbulu
Addım 1. Telefonu ən qısa zamanda götürün
Ofis telefonu zəng çalanda zəng edəni gözlətmək nəzakətli deyil. Üçüncü zəngdən əvvəl dərhal telefonu götürün və zəng edənə salam deyin.
Addım 2. Telefonu üzünüzün qarşısında saxlayın
Dərhal danışmaq istəyə bilərsiniz, amma əvvəlcə telefonun qəbuledicisinin üzünüzün qarşısında olduğundan əmin olun. Alıcı düzgün vəziyyətdə olduqda danışın ki, zəng edən tam məlumat alsın.
Addım 3. Danışmadan əvvəl dərindən nəfəs alın
Telefonu üzünüzün önünə qoyduqdan sonra, özünüzü sakitləşdirmək və salam vermədən əvvəl fikrinizi cəmləmək üçün dərin nəfəslər alın. Bu şəkildə konsentrə olarkən sakit danışa bilərsiniz.
Addım 4. Şirkətinizin adını və adını bildirin
Bu üsul zəng edənə artıq zəng etmək istədiyi şirkətə bağlı olduğunu bildirir. Buna görə şirkətinizin adını və adınızı bildiyinə əmin olun. Əvvəlcə şirkətin adını qeyd edin. Telefon zəngi alanda nə demək istədiyinizi düşünməyiniz üçün zəng etmək istədiyiniz sözləri yaza bilərsiniz. Sözlər işlədiyiniz vəziyyətə və şərtlərə uyğunlaşdırıla bilər.
- Resepsiyonist olaraq çalışırsınızsa, şirkət haqqında tam məlumat verin, çünki zəng edən üçün ehtiyac duyduğu şeyi əldə edə bilərsiniz. Məsələn, zəng edənə "Günaydın/günortadan sonra/axşam. WikiHow -un qərargahı buradadır. Mən Nikitaya kömək etmək üçün buradayam" deyərək salamlaşın. Bu məlumatlar vasitəsilə zəng edən şirkətinizin adını və adınızı bilir, buna görə də söhbətə davam etmək daha rahat hiss edir. Şəxsi katibsinizsə, işəgötürəninizin adını göstərin (məsələn, "Cənab Millerin ofisi buradadır. Mən Nikita.") Çünki zəng edən sizin patronunuzla əlaqə saxlamaq istəyir.
- Müəyyən bir şöbənin üzvüsünüzsə, mövqeyinizi bildirin ki, o, müvafiq suallar verə bilsin, məsələn, "Sabahınız xeyir. Mən mühasibatlıq şöbəsində Yesikayam". Bu yolla, zəng edən şəxsin şöbəyə və ya zəng etmək istədiyi şəxsə bağlı olub olmadığını və ya başqası ilə danışmağa ehtiyacı olduğunu bilir.
Addım 5. Telefonun yanında dəftərxana ləvazimatı və dəftər hazırlayın
Bu yolla, zəng edən bir mesaj buraxmaq və ya məlumat vermək istəsə dərhal qeyd edə bilərsiniz. Onu gözləməyin, çünki yazmaq üçün kağız və qələm tapmalısınız.
2 -ci hissə 2: Telefonla danışmaq
Addım 1. Danışanda gülümsəyin
Kədərlənsən də, saxta bir gülümsəmə sənin zəng edənə daha xoş bir səs verir. Məcbur olsa da, bu üsul əhval -ruhiyyəni yaxşılaşdıra bilər.
Addım 2. Aydın və peşəkar danışın
Peşəkar bir mühitdə işləyərkən, sizin və zəng edənin aydın və sadə bir şəkildə ünsiyyət qura biləcəyinizə əmin olun. Yavaş bir sürətlə danışın və hər bir sözü aydın şəkildə ifadə edin ki, çatdırdığınız məlumat zəng edən tərəfindən başa düşülsün.
- "Yox", "qurtum" və ya "nah" kimi qeyri-standart sözlər deməyin. Hər bir sözü "bəli" və ya "yox" kimi aydın şəkildə söyləyin ki, hər iki tərəf də deyilənləri yaxşı başa düşsün. Lazım gələrsə "Təşəkkür edirəm" və "Xoş gəldiniz" deyərək nəzakətli olun.
- Ad və ya telefon nömrələri vermək kimi nömrələri və ya hərfləri paylaşmaq lazımdırsa, fonetik əlifbanı (danışma səslərinin tələffüzü) öyrənin. Bu şəkildə, B və P hərfləri kimi eyni səsləri oxuduğunuzda zəng edənlər çaşqınlıq keçirmirlər. Budi adının yazılışında "Bali sözünün B" sözünü izah edərək B hərfini tələffüz edin.
Addım 3. Zəng edənləri peşəkarlıqla salamlayın
Zəng edəni adla salamlamaq əvəzinə, xüsusən də zəng edəni şəxsən tanımırsanız, "Cənab Jon" kimi adlarını söyləməzdən əvvəl "ata" və ya "ana" dediyinizə əmin olun. Söhbət əsnasında adı xatırlamağa və söyləməyə çalışın.
Unutmamaq üçün zəng edən şəxs adını deyən kimi adını yazın
Addım 4. Lazım gələrsə, zəng edənləri digər insanlarla bağlayın
Bir şirkətə və ya ofisə zəng edən birinin məlumat tapmaq istədiyi və ya problemlə üzləşdiyi üçün ümumiyyətlə yardıma ehtiyacı var. Bir suala cavab verə bilmirsinizsə və ya bir həll tapa bilmirsinizsə, kömək edə biləcək biri ilə danışmaq istədiyini soruşun. Bu addım, zəng edənə əhəmiyyət verdiyinizi və problemin tez bir zamanda həllinə kömək etmək istədiyinizi göstərir.
- Ofis telefonları ümumiyyətlə zəngləri ötürmək üçün sistemdən istifadə edir. Ofisinizdəki telefonların ötürülə biləcəyini və necə işlədiyini öyrənin. Əks təqdirdə, zəng etməli olduğunuz şəxsin telefon nömrəsini tapın və zəng edənlə paylaşın.
- Zəng edəndən onu başqasına bağlaya biləcəyinizi soruşun. Məsələn, "Bağışlayın, sualınıza cavab verə bilmirəm. Telefon xəttini köçürsəm necə olar ki, birbaşa Pak Bambangla danışasınız? O, bir həll təmin edə bilər." Telefon xəttini köçürməzdən əvvəl zəng edənin razılaşdığından əmin olun.
- Kömək edə biləcək şəxs ofisdə deyilsə, zəng edənə bir mesaj buraxmaq istəyib -istəmədiyini soruşun. Mesajı səlahiyyətli insanlara çatdırmağı unutmayın.
Addım 5. Söhbətə peşəkarcasına son qoyun
"Təşəkkür edirəm" və ya "Sabahınız xeyir/günortadan sonra/axşam" demək, zəng edənə söhbətin bitdiyini və telefonu bağlaya biləcəyini bildirməyin bir yoludur. Söhbətin hələ də davam etdiyinə və ya davam etməyəcəyinə qarışmayın.
Zəng edənin telefonu söndürməsini gözləyin. Telefon zəngini siz alırsınızsa, zəng edənə danışmaq istədiyi hər şeyi bitənə qədər söyləsin. Danışığı bitməyəndə telefonu bağlasanız, kobudluqla qarşılaşa bilərsiniz və ya məlumatlarınızı itirəcəksiniz
İpuçları
- İş yerində şəxsi telefon zəngləri qəbul etməyin. Dostlarınızla söhbət etmək üçün deyil, iş üçün ofisdəsiniz. Bir dostunuzla söhbət etmək və ya mesaj yazmaq istəyirsinizsə, nahar fasiləniz və ya iş vaxtınız bitənə qədər təxirə salın.
- Diqqəti yayındıran şeylərdən çəkinin. Zəng edənə qayğı göstərilməsini təmin etmək üçün davam edən işi təxirə salın və zəng edənə diqqət yetirin. Suallara cavab vermək və ya kömək etmək üçün diqqəti yayındırmayın və çox məşğul görünməyin.
- Telefonla yemək yeyərkən, içərkən və ya saqqız çeynəyərkən danışmayın, çünki danışığınızı başa düşmək çətin olacaq və zəng edənə qiymət verilmir.
- Zəng edən şəxs şikayət etsə və ya kobud olsa belə, empatiya göstərin, sakit olun və peşəkar cavab verin.
