Dəyişiklik idarəetmə planlarının iki növü var. Birinci növ plan, dəyişikliyin təşkilata təsirini, bu keçidi asanlaşdırır. İkinci növ plan, layihənin əhatə dairəsindəki dəyişikliklərin açıq bir qeydinə səbəb olan xüsusi layihə dəyişikliklərini izləyir. Hər iki plan da nə edilməli olduğunu aydın və dəqiq şəkildə çatdırmağı hədəfləyir.
Addım
Metod 1 /2: Təşkilati Dəyişikliyi İdarə etmək üçün Bir Plan Yazmaq
Addım 1. Dəyişikliyin səbəbini göstərin
Düşük performans, yeni texnologiya və ya təşkilatın missiyasında dəyişiklik kimi dəyişikliyə qərar verən faktorları sadalayın.
İstifadə edilə bilən bir yanaşma, təşkilatın yaratmaq istədiyi mövcud vəziyyəti və gələcək vəziyyəti təsvir etməkdir
Addım 2. Dəyişikliyin növünü və əhatə dairəsini müəyyənləşdirin
Dəyişiklik layihəsinin mahiyyətini qısaca təsvir edin. Bu dəyişikliyin vəzifə adını, iş proseslərini, siyasət dəyişikliklərini və/və ya təşkilat quruluşunu təsir edib etməyəcəyini müəyyənləşdirin. Dəyişikliklərə məruz qalacaq şöbələri, iş qruplarını, sistemləri və ya digər komponentləri sadalayın.
Addım 3. Paydaş dəstəyini təsvir edin
Təklif olunan dəyişiklikdən təsirlənəcək bütün tərəfləri sadalayın, məsələn, yüksək rəhbərlik, layihə menecerləri, layihə sponsorları, son istifadəçilər və/və ya işçilər. Hər bir tərəf üçün partiyanın dəyişikliyi dəstəkləyib -dəstəkləmədiyini yazın.
- Bunu aydın və qısa şəkildə çatdırmaq üçün bir diaqram yaratmağı düşünün. Bir nümunə, Yüksək/Orta/Aşağı miqyasda sıralanan hər bir tərəfin Şüurunu, Dəstək Səviyyəsini və Təsirini sıralamaqdır.
- Mümkünsə, dəstəyi ölçmək üçün şəxsən müsahibə aparın.
Addım 4. Dəyişiklik idarəetmə qrupu formalaşdırın
Bu komanda bütün tərəflərə məlumat vermək, narahatlıqları dinləmək və dəyişiklik prosesinin mümkün qədər hamar olmasını təmin etməkdən məsuldur. Təşkilat daxilində etibar və yaxşı ünsiyyət bacarıqları olan insanları seçin.
Bu komandanın həm də yüksək icraçı səviyyədən üzvləri olmalıdır. Yalnız təsdiq verməklə deyil, dəyişikliyi təşviq etməkdən məsul olduqlarını vurğulayın
Addım 5. İdarəetməyə bir yanaşma hazırlayın
Dəyişikliyin uğur qazanması üçün təşkilatdakı əhəmiyyətli insanların tam dəstəyi çox vacibdir. Yüksək səviyyəli işçilərə geribildirim vermək və dəyişiklikləri nümayiş etdirməkdə və onlara rəhbərlik etməkdə fəal rol yaratmaq üçün onlarla işləmək imkanı verin.
Addım 6. Hər bir maraqlı tərəf üçün bir plan hazırlayın
Dəyişikliyi dəstəkləyənlər də daxil olmaqla bütün tərəflərin risklərini və narahatlıqlarını qiymətləndirin. İdarəetmə qrupunu narahatlıqları aradan qaldırmağa həvalə edin.
Addım 7. Bir ünsiyyət planı yaradın
Ünsiyyət dəyişikliklərin idarə edilməsində ən vacib komponentdir. Dəyişiklikdən təsirlənən insanlarla mütəmadi olaraq ünsiyyət qurun. Dəyişikliyin səbəblərini və dəyişiklikdən əldə ediləcək faydaları vurğulayın.
- Maraqlanan şəxslər iki tərəfli şəxsi ünsiyyətləri qəbul etməlidirlər. Üz-üzə və ya üz-üzə görüşlər çox vacibdir.
- Ünsiyyət yüksək səviyyəli bir dəyişiklik sponsorundan, birbaşa rəhbərinizdən və maraqlı tərəflərin etibar etdiyi başqalarından gəlməlidir. Bütün ünsiyyətlər ardıcıl bir mesaj verməlidir.
Addım 8. Qarşılaşmanı izləyin
Dəyişikliklərə qarşı çıxanlar həmişə var. Bu matç fərdi səviyyədədir. Beləliklə, düşüncələrini başa düşmək üçün insanla ünsiyyət qurun. Şikayətləri izləyin ki, dəyişiklik idarə heyəti onları həll edə bilsin. Müqavimətin ümumi səbəbləri bunlardır:
- Dəyişmək üçün heç bir motivasiya yoxdur, tələskənlik hissi yoxdur
- Ümumi vəziyyəti və niyə dəyişikliyə ehtiyac olduğunu başa düşməyin
- Prosesə girişin olmaması
- İş təhlükəsizliyi, gələcək rollar və ya gələcək işlərini yerinə yetirmək üçün tələb olunan bacarıq və bacarıqlar ilə bağlı qeyri -müəyyənlik.
- Rəhbərliyin dəyişikliyin tətbiqi və ya ünsiyyətlə bağlı gözləntiləri doğrultmaması
Addım 9. Maneələri dəf edin
Bir çox şikayət, müəyyən problemləri həll etmək üçün ünsiyyətin təkmilləşdirilməsi və ya ünsiyyət strategiyalarının dəyişdirilməsi ilə həll edilməlidir. Bəzi şikayətlər, planın bir hissəsi olaraq daxil edə biləcəyiniz əlavə bir yanaşma tələb edir və ya lazım olanı edə bilmələri üçün idarəetmə qrupuna həvalə edə bilərsiniz. Təşkilatınızda hansı addımların uyğun olduğunu düşünün:
- Rolları və ya iş proseslərini dəyişdirmək üçün işçilərin təliminə üstünlük verin.
- Düşük mənəvi və ya stresli bir keçid dövrü proqnozlaşdırırsınızsa, şirkət hadisələri və ya işçilərin faydaları ilə məşğul olun.
- Maraqlı tərəfləri dəyişdirmək üçün motivasiya yoxdursa, təşviq edin.
- Maraqlı tərəflər dəyişiklik prosesində iştirak etmədiklərini düşünürlərsə, rəy toplamaq və planların dəyişdirilməsini düşünmək üçün bir toplantı çağırın.
Metod 2 /2: Layihə Dəyişikliklərinin İzlənməsi
Addım 1. Dəyişiklik idarəetmə rolunu müəyyənləşdirin
Bu layihə üçün təyin ediləcək vəzifələrin siyahısını tərtib edin. Hər bir vəzifə üçün tələb olunan məsuliyyət və bacarıqları təsvir edin. Ən azından gündəlik dəyişikliklər etmək üçün bir layihə meneceri və ümumi irəliləyişi izləmək və böyük dəyişiklik qərarları vermək üçün bir layihə sponsoru daxil edin.
Böyük bir təşkilatda geniş bir layihə üçün, layihə idarəetmə rolunu xüsusi biliklərə malik bir neçə insana bölün
Addım 2. Dəyişikliyə nəzarət lövhəsi yaratmağı düşünün
Proqram inkişaf etdirmə layihələrində ümumiyyətlə hər bir maraqlı qrupun nümayəndələrindən ibarət Dəyişikliklərə Nəzarət Şurası var. Layihə meneceri deyil, dəyişiklik istəklərini təsdiq edən və qərarları maraqlı tərəflərə çatdıran bu lövhədir. Bu yanaşma, minimum əhatə dairəsi və hədəfləri tez-tez yenidən qiymətləndirilməsini tələb edən bir çox qrup və layihəni əhatə edən layihələr üçün yaxşı işləyir.
Addım 3. Dəyişiklik tələblərinin həyata keçirilməsi üçün bir proses yaradın
Dəyişiklik qrupundakı kimsə növbəti addımı anladıqdan sonra bir fikri reallığa necə çevirirsiniz? Komandanın razılığı ilə bu prosesi təsvir edin. Misal:
- Komanda üzvləri Dəyişiklik İstəyi formasını doldurub layihə rəhbərinə göndərirlər.
- Layihə meneceri formanı Change Request Record -a daxil edir və dəyişikliklər həyata keçirildikdə və ya rədd edildikdə bu qeydə düzəlişlər edir.
- Menecer, komanda üzvlərindən konkret bir plan yazmalarını və nə qədər səy tələb olunacağını təxmin etmələrini xahiş edir.
- Layihə meneceri planı təsdiq və ya rədd etmək üçün layihə sponsoruna göndərir.
- Dəyişiklikləri həyata keçirin. Maraqlı tərəflər hadisələr barədə mütəmadi olaraq məlumatlandırılır.
Addım 4. Dəyişiklik tələbi formu yaradın
Aşağıdakı məlumatlar hər dəfə bir dəyişiklik istədikdə və dəyişiklik jurnalına daxil edildikdə daxil edilməlidir:
- İstək tarixini dəyişdirin
- Layihə meneceri tərəfindən təyin edilmiş sorğu nömrəsini dəyişdirin
- Başlıq və izahat
- Ərizəçinin adı, e -poçt ünvanı və telefon nömrəsi
- Prioritet (Yüksək, Orta və ya Aşağı). Fövqəladə dəyişikliklərin idarə edilməsi planları xüsusi vaxt tələb edə bilər.
- Məhsul və versiya nömrəsi (proqram layihələri üçün)
Addım 5. Dəyişiklik qeydlərinə əlavə məlumat daxil edin
Dəyişiklik qeydləri qərarları və tətbiqini qeyd etməlidir. Dəyişiklik tələb formasından kopyalanan məlumatlara əlavə olaraq, aşağıdakıları yazmaq üçün bir yer hazırlamalısınız:
- Təsdiq və ya rədd işarəsi
- Sorğunu təsdiq edən və ya rədd edən şəxsin imzası
- İcra müddətini dəyişdirin
- Tamamlanma tarixini dəyişdirin
Addım 6. Mühüm qərarları izləyin
Gündəlik qeydlərə əlavə olaraq, vacib qərarların izlənməsi layihə üçün faydalı olacaq. Bu qeydlər, uzunmüddətli layihələri və ya rəhbərlik dəyişikliyinə məruz qalan layihələri izləməyi asanlaşdıracaq. Bu qeydlər müştərilər və ya yüksək rəhbərliklə ünsiyyətə də kömək edə bilər. Son tarixlərdə, layihənin əhatə dairəsində və ya tələblərində, prioritet səviyyəsində və ya strategiyada edilən hər hansı bir dəyişiklik üçün aşağıdakı məlumatları daxil edin:
- Qərar verən insanlar
- Qərar vermə tarixi
- Qərarın səbəblərinin və qərar vermə prosesinin xülasəsi. Bu proseslə əlaqəli sənədləri daxil edin.
