Fayl saxlama sistemi səliqəli ofis idarəçiliyinin idarə olunmasında vacib məqamlardan biridir. Sənədə daxil olmaq üçün icazəsi olan hər kəs, istər başqası olsun, istərsə də özünüz üçün lazım olan sənədi asanlıqla tapa bilməsi üçün ən yaxşı fayl saxlama sistemi quruluşunu təyin edin. Qeyri -adekvat sistem sənədləri idarə etməyi çətinləşdirir, çünki onlar tez -tez sıxılır və ya itirilir, beləliklə dəzgah çoxlu fayl yığınları ilə doludur.
Addım
Addım 1. Tətbiq etmək istədiyiniz fayl saxlama sistemini təyin edin
Hansı sistemi seçməyinizdən asılı olmayaraq, hər bir sənədi harada saxlayacağınızı bildiyinizə əmin olun, məsələn, buna uyğun olaraq:
- Əlifba. Bu sistem ən yaxşı şəkildə fayl saxlama müştəri, xəstə və ya müştəri adı ilə edildikdə tətbiq olunur.
- Mövzu və ya kateqoriya. Ümumiyyətlə, mövzu və ya kateqoriya üzrə təşkil edilmiş bir fayl saxlama sistemi düzgün idarə olunarsa çox faydalıdır, ancaq sənədlər səliqəli şəkildə təşkil edilmədikdə çox qarışıqlıq yarada bilər.
- Sayı və ya xronoloji. Bu seçim, sənədin satınalma fakturası və ya ödəniş qəbzi kimi seriyalı və ya tarixli olması halında ən yaxşısıdır.
Addım 2. Fayl çekmecesinde asılı bir qovluq qurun
Asma qovluğun çekmecədən çıxarılmasına ehtiyac yoxdur, çünki Manila karton qovluğunu qoymaq üçün bir yer kimi xidmət edir. Bu qovluq asma qovluğa daxil ediləcək və lazım olduqda geri alınacaq.
Addım 3. Sənədləri kateqoriyalara görə yığınlara ayırın
Sənədlər yığınlığı 3-4 sm-ə çatanda onları alt kateqoriyalara ayırın. Birdən çox nazik sənəd yığını birləşdirilə və sonra yeni bir kateqoriya adı təyin edilə bilər. Sənədləri sıralamağı asanlaşdıran bir ad seçin.
Addım 4. Hər bir yığını bir manila karton qovluğa qoyun və aydın şəkildə etiketləyin
Daha səliqəli baxmaq üçün sıralanmaq əvəzinə ortada etiket yazmaq üçün yer verən qovluqdan istifadə edin.
Addım 5. Manila karton qovluğunu asma qovluğunda saxlayın
İncə sənəd yığınlarını saxlamaq üçün adi bir asma qovluqdan istifadə edə bilərsiniz. Bununla birlikdə, qalın sənəd yığınlarını və ya alt kateqoriyalara bölünmüş sənədləri saxlamaq üçün dibi kvadrat olan asma qovluqdan istifadə edin. Bu vəziyyətdə, fayllar istədiyiniz kimi sıralana bilər, lakin ən çox istifadə olunan əlifba sırasıdır.
Addım 6. Asma qovluğunu manila karton qovluğunda göstərilən etiketə uyğun olaraq etiketləyin
Qovluqları fayl şkafına şaquli vəziyyətdə daxil etməyiniz lazım olmadığı halda, plastik etiketi qovluğun ən solunda yerləşdirin ki, qovluqlar öndən arxaya deyil, soldan sağa düzülsün. Bu vəziyyətdə plastik etiketi sağa qoyun.
Addım 7. Asılı qovluqlar və ehtiyat manila karton qovluqları hazırlayın ki, etiketli qovluqlara qruplaşdırıla bilməyən sənədlər varsa qovluq əlavə edə bilərsiniz
Qovluğa çox və ya çox az sənəd yükləməyin. Sənədlərin yeni kateqoriyalara qruplaşdırılması lazım olduğu üçün qovluq etiketlərini dəyişdirmək və yenidən sıralamaq lazım olub olmadığını düşünün.
Addım 8. İlin sonunda, fayl qovluğundan bütün qovluqları çıxarın, yeni manila karton qovluqlarını kateqoriyaya görə etiketləyin və sonra yenidən asılan qovluqlara qoyun
Mövcud olan qovluqlarda birləşdirilməsi lazım olan sənədlərin olub olmadığını görmək üçün bütün sənədləri yoxlayın və sonra digər sənədləri arxiv olaraq qeyd edin.
İpuçları
Rəngarəng etiketlər etmək istəyirsinizsə, onları kompüterdən istifadə edərək çap edin və ya qovluğun daha cəlbedici görünməsi üçün başqa üsullardan istifadə edin. Ancaq yeni bir qovluq əlavə etmək kimi dəyişikliklər etməli olduğunuzda çaşqınlıq hiss edə bilərsiniz, çünki rəngləri seçmək çətindir və ya onları əl ilə etiketləməlisiniz. Buna görə sadə bir üsuldan istifadə edin
Xəbərdarlıq
- Müəyyən kateqoriyalarda qruplaşdırıla bilməyən sənədlər üçün müxtəlif kateqoriyalar yaratmayın, çünki bu üsul sənədlərin yığılmasına davam edir.
- Fayl saxlama sistemini təyin etdikdən sonra sənədləri müntəzəm olaraq idarə etməyi vərdiş halına gətirin. Fayllarınızı hər gün masanızda saxlamaq üçün vaxt ayırın. Sənədləri böyük bir səbətə qoymaq istəməyin, çünki səbət tez dolacaq və yeni bir fayl yığınına çevriləcək.
