Həftəlik hesabatlar ümumiyyətlə bir çox müəssisədə və pərakəndə satış mühitində və ya tədqiqat layihələrində və təcrübələrdə istifadə olunur. Qısa, qısa həftəlik hesabatlar yazın ki, patronunuz etdiyiniz irəliləyiş haqqında aydın bir şəkil çəksin.
Addım
3 -cü hissənin 1 -i: Məlumatların təşkili
Addım 1. Hesabatın məqsədini müəyyənləşdirin
Tapşırığın bir hissəsi olaraq həftəlik hesabatlar təqdim etməlisiniz, amma hesabatın məqsədi işi saxlamaq deyil. Patronunuzun həftəlik hesabat istəməsinin səbəblərini bilmək, hesabata hansı məlumatların daxil edilməli olduğunu və ən vacib olanı təyin etməyə kömək edəcək.
- Adətən, hesabatlar menecerlər üzərində işlədiyiniz layihənin vəziyyəti haqqında məlumatlı olmaq və ya qərar vermələrinə kömək etmək üçün yazılır.
- Məsələn, bir pərakəndə mağaza müdirisinizsə, həftənin satışlarını ümumiləşdirən bir həftəlik hesabat təqdim etməyiniz xahiş oluna bilər. İşəgötürənlər bu hesabatları mağazanın performansını, qiymət səviyyələrini və alınan sifarişləri qiymətləndirmək üçün istifadə edirlər.
- Bir təcrübə və ya tədqiqat layihəsi üçün həftəlik bir hesabat təqdim etsəniz, hesabatın məqsədi patronunuza və ya təlimçinizə nə qədər irəlilədiyinizi göstərmək və hər hansı bir böyük uğur və kəşfləri bölüşməkdir.
Addım 2. Hesabatı kimin oxuyacağına qərar verin
Hesabat hazırlamaq üçün izləyicilərinizin kim olduğunu bilmək vacibdir. Hesabatı kimin (və niyə) oxuyacağını bilmirsinizsə, hansı məlumatın ən vacib olduğunu bilməyəcəksiniz.
- Auditoriyanızı müəyyənləşdirmək, hesabatınızın necə qurulacağını və hansı dildən istifadə edilməli olduğunu anlamanıza da kömək edəcək. Məsələn, tamaşaçılar böyük bir korporasiyanın rəhbərləri üçün yazdığınızdan daha çox beş yaşlı bir qrupdursa, doğru bir hesabat yaza bilərsiniz.
- İzləyicilərinizin artıq bildikləri və daha ətraflı izah etməli olduğunuz və ya əlavə istinad mənbələri təqdim etməyiniz lazım olan şeylər haqqında daha aydın bir təsəvvür əldə edəcəksiniz. Məsələn, bir hüquq mövzusunda həftəlik bir hesabat yazırsınızsa və bir qrup hüquqşünas tərəfindən oxunacaqsa, qanunun ətraflı xülasəsini verməyə ehtiyac yoxdur. Bununla birlikdə, hüquqi məlumatı olmayan idarəçilər və ya idarəçilər üçün bu mövzuda bir hesabat yazırsınızsa, belə bir xülasə lazım ola bilər.
- Hesabat təcrübə, tədqiqat layihəsi və ya digər akademik fəaliyyət üçün tələb olunursa, hesabatın onlara təqdim edilsə də, auditoriyanın sizin müəllim və ya təlimatçı olmadığını unutmayın. Bu kontekstdə bir tamaşaçı tapmaq üçün layihənizin xarakterinə və bütövlükdə nizam -intizamınıza diqqət yetirin.
Addım 3. Hesabatın əsas məqamlarına üstünlük verin
Hesabatınızı mümkün qədər qısa saxlamağa çalışsanız da, tamaşaçılarınızın hamısını oxumaması mümkündür. Buna cavab vermək üçün ən vacib məlumatı və ya son nəticəni hesabatın əvvəlinə yerləşdirməlisiniz.
- Məsələn, hesabatda üç fərqli marka cihazı müqayisə etmək və müqayisə etmək və şirkətin ehtiyaclarına ən uyğun olduğunu düşündüyünüzü tövsiyə etmək məqsədi daşıyırsa, nəticə əvvəlində yazılmalıdır. Sonra bunun səbəbini izah edə bilərsiniz.
- Ümumiyyətlə, hesabatın ilk səhifəsində nəticələrin, tövsiyələrin və ya nəticələrin xülasəsi olmalıdır. Hesabatın qalan hissəsini daha dərindən araşdırmaq üçün istifadə edin və oxucular ehtiyac duyduqlarını və ya tapıntılarınız haqqında anlayışlarını genişləndirmək istədikləri təqdirdə daha çox oxuyacaqlar.
Addım 4. Bir hesabatın ümumiyyətlə yaşadığı "taleyi" xəbərdar edin
Əksər hallarda, məlumatların saxlanılması tələbləri üçün həftəlik hesabatlar hazırlanır və müvafiq arxivlərə veriləcəkdir. Həftəlik hesabatlar nadir hallarda əksər hallarda tamamilə oxunur və başqa cür gözləməməlisiniz.
- Ancaq bu faktı hesabatların saxtalaşdırılması və ya keyfiyyətsiz olması üzərində işləmək üçün bəhanə kimi istifadə etməyin. Hesabatlar özünüzü və iş etikasını əks etdirməlidir. Səliqəsiz hazırlanmış bir hesabat çox güman ki, diqqətinizə çatdırılacaq və "Oxumayacağınızı bilirdim" demək, alt standart bir iş məhsulu istehsal etmək üçün heç bir bəhanə deyil.
- Hesabat bütövlükdə yüksək keyfiyyətli və yaxşı yazılmış olsa da, auditoriyanın ən çox oxuya biləcəyi hissələrə diqqət yetirin. Bu bölmə ümumiyyətlə bir icra xülasəsi və ya tövsiyəsidir. Ən kiçik bir səhv olmadan yazmalısınız.
- Unutmayın ki, rəhbərlər hesabatın bütün məzmununu maraqlandıqları üçün və ya vacib olmadıqları üçün oxumurlar. Yüksək rəhbərlik və ya rəhbər vəzifələrdə olan insanlar çox məşğuldurlar və səmərəli qərar qəbul etmək üçün lazım olan məlumatları toplamaqda bacarıqlıdırlar. Ehtiyac olmadıqca bütün hesabatı oxumayacaqlar, ancaq daha sonra yenidən oxumaq istədikləri halda qeyd edəcəklər.
3 -dən 2 -ci hissə: Hesabatların Formatlanması
Addım 1. Nümunə istəyin
Bir çox şirkətin həftəlik hesabatlar üçün standart formatı var və menecerlər və ya idarəçilər məlumatı bu şəkildə almağa alışmış ola bilərlər. Fərqli formatların istifadəsi xəyal qırıqlığına və qarışıqlığa səbəb ola bilər.
- Satış hesabatlarının hazırlanmasında bu çox vacibdir. Menecerlər hesabatlara bir baxışda baxmağa və səhifədə müəyyən nömrələri və ya məlumatları harada tapacaqlarını bilməyə alışmışlar. Fərqli formatların istifadəsi təsirsiz bir tədbirə çevrilir, çünki ehtiyac duyduqları məlumatı tapmaq üçün bütün hesabatı oxumağa məcbur olurlar.
- Bir hesabat yazmaq üçün istifadə edə biləcəyiniz bir şablonun olub olmadığını öyrənmək üçün inzibati köməkçi ilə əlaqə saxlayın. Bu şəkildə, söz emal proqramı ilə sıfırdan yaratmaq lazım deyil. Bir çox şirkətdə, haşiyələr, cədvəllər, paraqraf üslubları və şriftlər daxil olmaqla, doğru parametrləri olan sənəd şablonları var.
Addım 2. Göndərmə üsullarını nəzərdən keçirin
Hesabatı çap edilmiş bir sənəd və ya e-poçt əlavəsi olaraq təqdim etsəniz, format e-poçt mətninin bir hissəsi olaraq yazdığınızdan fərqli olacaq.
- Məsələn, hesabatı e-poçt əlavəsi olaraq göndərirsinizsə, e-poçtun mətninə icra xülasəsi daxil etməlisiniz. Bu yolla, oxucuların hesabatınızın əsas aspektlərini başa düşmək üçün əlavəni açması lazım deyil.
- Hesabatınızı fiziki bir sənəd olaraq təqdim edirsinizsə, çox güman ki, hesabatın düzgün şəkildə müəyyən edilməsi və təqdim edilməsi üçün bir örtük məktubu və ya başlıq səhifəsi əlavə etməlisiniz.
- Hesabatınızı necə təqdim etməyinizdən asılı olmayaraq, adınızın bütün səhifələrdə yer aldığından və bütün səhifələrin “X -Y” formatında nömrələndiyindən əmin olun (oxuyun: Y -nin X səhifəsi). Hesabat vərəqələri asanlıqla səpələnə bilər və tez bir baxışla hesabatın tamam olub -olmadığını və kimin hazırladığını deyə bilmək lazımdır.
- Lazımi məlumatları hər səhifəyə bir başlıq (başlıq) olaraq asanlıqla daxil edə bilərsiniz. Məsələn, başlıq aşağıdakı kimi oxuna bilər: “Sarita Hakim Satış Hesabatı, 23 Bazar, s. 7 -dən 3 ".
Addım 3. İcra xülasəsi əlavə edin
İcra xülasəsi, hesabatın hər bölməsi üçün bir neçə cümlə ilə bütün hesabatın qısa bir xülasəsidir, ümumiyyətlə yalnız bir və ya iki paraqrafdır. Ümumi fikir budur ki, bir idarəçi bu xülasəni oxuya bilər və bu məsələ ilə bağlı ilkin gözləntiləri ilə üst -üstə düşdüyü müddətcə, daha oxumadan hərəkətə keçə bilər.
- İcraçı bir xülasə yaradarkən, başa düşülməsi asan olması üçün aydın və qısa bir dildən istifadə etmək çox vacibdir. İzləyicilərinizin bu şərtlərlə çox tanış olduğunu bilsəniz də, jarqon və ya izahat tələb edən xüsusi terminlərdən çəkinin.
- Hesabatın bütün digər hissələrini tamamladıqdan sonra sonda icra xülasəsini yazın. Axı, hələ yazılmamış bir şeyi ümumiləşdirmək olmaz. Hesabatınızda nə yazacağınıza dair ətraflı bir planınız olsa belə, yazı prosesində işlər dəyişə bilər.
Addım 4. Hesabatın paraqrafları və bölmələri üçün bir quruluş yaradın
Hesabatı yazmaq üçün istifadə olunacaq formatı başa düşdükdən sonra, hesabatın məqsədinə uyğun olan hissələr üçün bir kontur yaradın.
- Hər şeyin bir hissədən digərinə məntiqi şəkildə axdığından əmin olmaq üçün konturu yoxlayın və konturun hesabat üçün müəyyən edilmiş auditoriyaya uyğun olaraq tərtib olunduğundan əmin olun.
- Ümumiyyətlə, hesabata icraçı xülasə, giriş, nəticə və tövsiyələr, tapıntılar və müzakirə və istinadların siyahısı daxil ediləcəkdir. Müvafiq məlumatları ehtiva edən əlavələri və daha uzun hesabatlar üçün məzmun cədvəlini daxil edə bilərsiniz. Ancaq həftəlik hesabatlar ümumiyyətlə o qədər də uzun deyil.
- Hesabatın hər bölməsi müəyyən bir mövzuya aiddir. Bu bölmədə hər bir abzas bir fikri əks etdirir. Məsələn, hesabatın bir hissəsində "Uşaqların Populyar Markaları" başlığı varsa, hər bir marka üçün ayrıca bir paraqraf yaza bilərsiniz. Oğlan və qız geyimləri arasında bir fərq qoyursanız, hər bir marka üçün bir alt bölmə (uyğun alt yazılarla) yaradın, sonra markanın təklif etdiyi oğlan geyimlərini müzakirə edən bir paraqraf və qız geyimləri üçün başqa bir paraqraf yaradın.
Addım 5. Lazım gələrsə başlıq səhifəsi və ya örtük məktubu yaradın
Daha qısa hesabatlar ayrıca bir başlıq səhifəsi tələb edə bilməz, lakin daha uzun hesabatlar sizi hesabatın müəllifi kimi tanıdan və hesabatın məqsədini qısaca izah edən xüsusi bir səhifə olmalıdır.
- Başlıq səhifəsi icra xülasəsindən fərqlidir və mahiyyətcə inzibati məqsədləri yerinə yetirmək üçün lazım olan məlumatları ehtiva edir ki, hesabat düzgün şəkildə təqdim olunsun.
- İşəgötürənlərin həftəlik hesabatlar üçün lazım olan xüsusi bir giriş səhifəsi ola bilər. Əgər belədirsə, doğru formatı istifadə etdiyinizə əmin olun.
- Ən azı, başlıq səhifəsində hesabatın adı və ya təsviri (məsələn, "Həftəlik Satış Hesabatı"), adınız və digər töhfə verənlərin adları, şirkətin adı və hesabatı tamamladığınız və ya təqdim etdiyiniz tarix olmalıdır..
3 -dən 3 -cü hissə: Güclü Dildən istifadə
Addım 1. Effektiv başlıqlar və altyazılar yaradın
Başlıqlar və alt başlıqlar, oxucuların nəticələriniz və ya tövsiyələriniz haqqında daha çox dəstəkləyici məlumat əldə etmək üçün onları maraqlandıran və ya oxumaq istədikləri xüsusi hissələri tez bir zamanda tapmasına imkan verir.
- Başlığın və altyazının bölmədəki və ya alt hissədəki məzmunu birbaşa və dəqiq təsvir etdiyinə əmin olun.
- Məsələn, həftəlik satış hesabatı tərtib edərkən, "Qadın Geyim Trendləri", "Kişilərin Moda Trendləri" və "Populyar Uşaq Markaları" nı müzakirə edən bölmələr daxil ola bilər. Bu bölmələrdə müəyyən tendensiyaları və ya məşhur markaları vurğulamaq üçün altyazılar yerləşdirə bilərsiniz.
- Hesabatların məntiqli və ardıcıl olması üçün bütün başlıqlar üçün eyni qrammatik quruluşdan istifadə edin. Məsələn, əgər birinci başlıqda "Kişi Geyimlərində Ayaq Yaratmaq" oxunursa, ikinci başlıq "Qadın Geyimlərinin Satış Rəqəmləri" kimi deyil, "Qadın Geyim Trendinə rəhbərlik etmək" olmalıdır.
Addım 2. Aydın və sadə cümlələrdən istifadə edərək hesabat yazın
Standart "mövzu-fel-obyekt" ardıcıllığı ilə qurulmuş cümlələrlə qısa yazı düşüncənin aydınlığını təmin edir və tövsiyələrinizə və nəticələrinizə inam yaradır.
- Hesabatın ilk versiyasını yazdıqdan sonra onu diqqətlə oxuyun və bütün lazımsız dilləri aradan qaldırın. Hər bir cümlə üçün hərəkəti tapın və felin yanındakı hərəkəti edən yeri tapın. Hər cümləni "kim nə etdi" deyən kimi düşünün.
- Lazımsız cümlələri çıxarın və "ayrı", "bir məqsədlə" və ya "sırayla" kimi fasilə ifadələrini istifadə edin.
- Bu yazı tərzinin darıxdırıcı olduğunu düşünə bilərsiniz, ancaq həftəlik hesabatlar yazmağın məqsədi əylənmək deyil. Bu üslub fikrinizi çatdırmaq və oxucuya məlumat çatdırmaq üçün ən təsirli olur.
Addım 3. Yazılarınızın obyektiv və qərəzsiz olduğundan əmin olun
Tövsiyələriniz fikir və hisslərə deyil, konkret dəlillərə əsaslanmalıdır. Oxucunu güclü, aydın yazılmış faktlarla inandırın.
- Lazımsız sifətlərdən və digər sözlərdən və mənfi və ya müsbət mənaları olan ifadələrdən çəkinin. Əksinə, faktlara əsaslanan arqumentlər yazmağa diqqət edin.
- Məsələn, tutaq ki, həftəlik hesabatınızda satıcılardan biri üçün bir promosyon təklif edirsiniz. Tövsiyəni subyektiv və ya emosional detalları yazmaqdansa, işçinin layiqli olduğunu göstərən faktlarla dəstəkləyin. "Həftədə cəmi 15 saat işləsə də, Sarının mağazamızda davamlı satışları yüksəkdir" ifadəsi, "Sari mənim ən dost işçimdir və ona qulluq etmək üçün saatlarını məhdudlaşdırmalı olsa da hər zaman əlindən gələni etməyə çalışır" sözündən daha yaxşı olar. xəstə ana"
Addım 4. Güclü sözlərdən istifadə edin
Aktiv səslə yazarkən, oxucunun cümlədə hansı hərəkətin olduğunu, yəni felin olduğunu söyləyən bir sözdən istifadə edirsiniz. Baş verən hərəkəti açıq şəkildə ifadə edən qısa, güclü fellərdən istifadə edin.
- Sadə felləri seçin. Məsələn, "istifadə" "istifadə" dən daha yaxşıdır.
- Düşünmək, bilmək, anlamaq və inanmaq kimi prosesləri izah edən fellər bəzən zəruridir, lakin ümumiyyətlə hərəkəti izah edən feillərdən daha az güclüdür. Bir ifadəni daha dərindən araşdırmaq və onu hərəkətə çevirmək lazım ola bilər. Məsələn, "Satışlarımızın önümüzdəki aylarda artacağını düşünürəm" yaza bilərsiniz. Bəyanatı dəyişdirin və niyə inandığınızı öyrənin. Sonra hərəkətə səbəb olan bir cümlə yaza bilərsiniz: "Tarixən satışlar bayram mövsümündə artır. Satışların noyabr və dekabr aylarında artacağını proqnozlaşdırıram”.
- Fəaliyyətə əsaslanan yazını davam etdirmək üçün hesabatı yoxlayın və ön sözləri çıxarmağa və onları daha güclü fellərlə əvəz etməyə çalışın. Məsələn, "ümumi konsensus" "konsensus" a sadələşdirilə bilər və kimsə "qoruma təmin edir "sə," qoruduğunu "söyləməklə təəssürat daha da güclənir.
Addım 5. Passiv səsdən çəkinin
Passiv səslə yazanda bunu edən şəxsə daha az stress qoyursunuz və hərəkətin obyektinə daha çox diqqət yetirirsiniz. Bəzi hallarda siyasi və ya diplomatik səbəblərdən zəruri olsa da, passiv səsin istifadəsi tez -tez anlaşılmaz və qarışıq yazılarla nəticələnir.
- Aktiv səs, hərəkəti edən adamı mükafatlandırır və bu hərəkətdən məsul olanı oxuyana göstərir. Bunun nəyə görə vacib olduğunu başa düşmək üçün yanğın haqqında "Xoşbəxtlikdən bütün uşaqlar xilas edildi" yazısını oxuduğunuzu təsəvvür edin. Uşaqları xilas edən şəxsin (və ya şəxslərin) kimliyi vacibdir. Cümlədə "Yerli rahib, Ata Johan, uşaq evini əhatə edən atəşdən irəli -geri gəzdi və bütün uşaqları xilas etdi" yazılırsa, indi bilirsiniz ki, bu vəziyyətdə qəhrəman olmağınız kimə layiqdir.
- Mənfi nəticələrə səbəb ola biləcək hərəkətlərə görə məsuliyyət götürmək üçün aktiv cümlələr də vacibdir. Hesabatınızda "Bir səhv baş verdi" yazsanız, müdiriniz uyğun cəzanı verə bilməsi üçün bu səhvi kimin etdiyini bilmək istəyəcək. Səhv etsəniz, bu hərəkəti qəbul etmək və məsuliyyət daşımaq sizə həqiqətən kömək edəcək.
- Yazılı şəkildə passiv cümlələri tapmaq və aradan qaldırmaq üçün "di-" ilə başlayan felləri axtarın. Tapdığınız zaman cümlədəki hərəkəti müəyyənləşdirin, bunu kimin etdiyini öyrənin və cümlənin əvvəlinə və ortasına köçürün.
Addım 6. Vizual elementlərdən istifadə edərək məlumat ötürün
Cədvəllərin və qrafiklərin oxunması və izlənməsi eyni məlumatı verən paraqraflardan daha asandır, xüsusən də çatdırılacaq məlumat bir çox rəqəmdən ibarətdirsə.
- Məlumatı oxuculara faydalı və hesabatın məqsədini əks etdirən şəkildə çatdırmaq üçün düzgün vizual elementləri seçin.
- Məsələn, yun gödəkçələrin satış artım tendensiyasını göstərmək üçün bir xətt qrafiki seçə bilərsiniz. Məlumat təqdim etmənin bu üsulu, hər ay satılan yun gödəkçələrinin sayını əks etdirən cədvəldən daha çox artım göstərməkdə daha təsirli olacaq, çünki cədvəl oxucudan bütün nömrələrə baxmağı, onları müqayisə etməyi və artım olduğunu qəbul etməyi tələb edir. Sadə bir xətt qrafikini göstərməklə edilə biləcək hər şey.
- Gözün vizual elementlərə çəkildiyini unutmayın. Bu elementlərin səliqəli və mütəşəkkil göründüyündən və səhifənin yuxarısındakı uyğun mövqedə yerləşdirildiyindən əmin olun. Təklif və ya nəticəniz üçün vacib olan vizual elementləri təqdim edirsiniz.
Addım 7. jargonu aradan qaldırın
Hər bir sənaye və ya akademik intizamın müəyyən qaçılmaz şərtləri və tanınmış kitablardan və ya məqalələrdən populyarlıq qazanan sözlər var. Bəzən faydalı olsa da, bu sözlər ümumiyyətlə dəyər qatmır və ya mesajı təsirli şəkildə çatdıra bilmir.
- Ümumi sənaye açar sözlərinin siyahısını yazmaq, hesabatlarınızda onları çox istifadə etməmək faydalı ola bilər. Hesabat tamamlandıqda, bu sözləri sənəddə axtarıb, lazım gələrsə əvəz edə bilərsiniz.
- Unutmayın ki, oxucu üçün moda açar sözlərin həddən artıq istifadəsi bu sahədə “yaxşı məlumatlı olduğunuz” anlamına gəlmir, əksinə əks təəssürat yaradır. Ümumiyyətlə, idarəçilər və menecerlər daha yaşlıdır və yüzlərlə belə sözlərin gəlib -getdiyini görüblər. Çox istifadə etsəniz, tənbəl olduğunuzu və nə danışdığınızı bilmədiyinizi düşünəcəklər və ya sadəcə onları təəccübləndirməyə çalışırlar.
- Həddindən artıq mürəkkəb terminlərdən də istifadə etməməlisiniz. Məsələn, hüquqi bir problemi özündə əks etdirən bir hesabat yazırsınızsa, bu, bir çox hüquqi jargonla bibər bağlamağınız demək deyil.
Addım 8. Diqqətli bir xarakter yoxlaması edin
Yazı və qrammatik səhvlərlə dolu hesabatlar oxucular üçün narahat ola bilər və sizin haqqınızda mənfi bir obrazı əks etdirə bilər. Müvafiq bir xarakter yoxlaması etmək üçün kifayət qədər vaxtınız olması üçün son tarixdən əvvəl hesabat hazırlayın.
- İstifadə etdiyiniz söz emal proqramında bir qrammatika və orfoqrafiya yoxlama proqramı işlədin. Bu proqram bir çox səhvləri, xüsusən də homofonik səhvlərlə nəticələnən yazım səhvlərini atlayacaq (məsələn, "şərt" yazmaq istədiyiniz zaman "yüklü" yazmaq).
- Xarakteri tərs (öndən arxaya) yoxlamaq səhvləri qaçırmadığınızdan əmin olmaq üçün yaxşı bir yoldur. Üstəlik, yazmaq istədiyinizi yaxşı bilirsinizsə, beyin avtomatik olaraq tamamladığı üçün itkin sözlər kimi səhvlər keçirəcəksiniz. Arxadan önə baxsanız bu olmayacaq.
- Hesabatları ucadan oxumaq səhvləri aşkar etmək və yazı tərzini redaktə etmək üçün başqa bir təsirli yoldur. Müəyyən bir cümləni və ya paraqrafı oxumaqda çətinlik çəkirsinizsə, ehtimal ki, həmin hissəni başa düşmək çətindir, çünki oxucular da eyni çətinlik çəkəcəklər. Daha yaxşı axması üçün çətin hissələri düzəldin.
