Daha çox təcili yardım planları olaraq bilinən fövqəladə vəziyyət planları, əməliyyat fəaliyyətlərinin dayandırılması ilə nəticələnən şeylərin meydana gəlməsini əvvəlcədən bilməkdə çox faydalıdır. Təşkilatı idarə edərkən, texniki narahatlıqlardan (məsələn, məlumat itkisindən) başlayaraq təbii hadisələrə (məsələn, daşqınlara) qədər müxtəlif risklər yarana bilər. Bu səbəbdən, hər bir təşkilatın müxtəlif mənfi hadisələrlə mübarizə aparmağa hazır olması üçün təsirli bir fövqəladə vəziyyət planı hazırlamalıdır.
Addım
3 -cü hissə 1: Müxtəlif riskləri gözləmək
Addım 1. Ehtiyat planı hazırlamadan əvvəl hazırlayın
Fövqəladə hallar planı hazırlamağın əsas məqsədi fəlakət halında təşkilatın əməliyyat fəaliyyətinin davamlılığını təmin etməkdir.
- Birincisi, təşkilatın fövqəladə hallar planı hazırlamalı olduğunu ifadə edən rəsmi bir siyasət müəyyənləşdirin.
- Sadə və praktik bir plan hazırlayın. Bu planı təşkilatın bütün işçiləri yerinə yetirməlidir, çünki başa düşülməsi asan olan sözlərdən istifadə edin və oxucunun tətbiq edə biləcəyi qaydalar verin.
- Ehtiyat planı hazırlamalı olduğunuz xüsusi səbəbləri müəyyənləşdirin. Fövqəladə vəziyyət planının müvəffəqiyyətlə həyata keçirilməsini təyin etmək üçün meyar kimi xidmət edən göstəriciləri düşünün ki, təşkilat hər zamanki kimi fəaliyyətini davam etdirsin. İşinizin davamlılığında əhəmiyyətli rol oynayan əməliyyat fəaliyyətlərini təyin edin.
Addım 2. Üç vacib suala cavab verərək fövqəladə hallar planı yaradın
Bu üç sualın hamısına cavab verə biləcək bir plan yaratmaq, nəzərə alınacaq bir cəhətdən qaçırmamağınızı təmin etmək üçün bir yoldur.
- Hansı hadisələr baş verə bilər?
- Bunu həll etmək üçün hansı tədbirləri görəcəyik?
- Özümüzü hazırlamaq üçün nə etməliyik?
Addım 3. Təşkilatınızın hansı risklərlə üzləşə biləcəyini öyrənin
Yarana biləcək risklərin müəyyən edilməsi, fövqəladə hallar planının hazırlanmasında vacib məqamlardan biridir. Ancaq proses hər bir təşkilatın vəziyyətinə və vəziyyətinə görə fərqli olacaq. Riskləri təyin edərkən öz təşkilatınızın şərtlərini də nəzərə almalısınız. İş risklərini əvvəlcədən görmək üçün təcili planlar lazımdır:
- Təbii fəlakətlər, məsələn: sel, qasırğa və quraqlıq. Digər risklər: maliyyə böhranları, iş qəzaları, kadr problemləri (məsələn, təşkilat rəhbərinin ölümü və ya işçilərin tətili), məlumat itkisi, idarəetmə xaosu və məhsul problemləri (məsələn: qüsurlu məhsullar).
- İdarəetmə, ünsiyyət, maliyyə, koordinasiya, logistika və texniki problemlərin həlli aspektləri üzrə planların hazırlanmasına diqqət yetirin.
- Texniki problemlər ümumiyyətlə kommunikasiya infrastrukturunu idarə edən komanda ilə qarşılaşır. Məlumatların və ya müştərilərin itirilməsi riskini nəzərə almalısınız.
Addım 4. Riskləri prioritetə görə nəzərdən keçirin
Risk reytinqini risk ehtimalının böyüklüyünə əsasən müəyyənləşdirin. Ümumiyyətlə, fövqəladə hallar planları bütün riskləri gözləyə bilməz, çünki baş vermə şansı eyni deyil. Əməliyyat fəaliyyətlərinə böyük təsir göstərəcək ən böyük şansa sahib olan riskləri öyrənməyə çalışın.
- Ən ölümcül nəticələrə səbəb olan hadisələrə diqqət yetirin. Əməliyyatı təsir edən bütün hadisələri yazın və 1 -dən 10 -a qədər bir reytinq təyin edin. Bu hadisələrin hər birinin təsirini düşünün, məsələn: mühərrik yanğınları zavod yanğınlarından daha aşağı reytinqə malikdir.
- Bundan sonra, riskin yaranma tezliyinə əsaslanaraq reytinqi müəyyənləşdirin. Məsələn: Ayda bir dəfə baş verən bir risk üçün 1, 100 ildə bir dəfə meydana gələn bir risk üçün 10 reytinq verin. Riskin miqyasını və təşkilata təsirini göstərən ümumi bir nəticə əldə etmək üçün iki rəqəmi vurun.
- Ən yüksək bal toplayan hadisədən başlayaraq fövqəladə hallar planı hazırlayın. Bu hadisələri gözləmək üçün həllər hazırlayın. Əlavə olaraq, aşağı ballı hadisələr üçün iş proseslərini yaxşılaşdıra bilərsiniz. Təşkilatın fəaliyyətinin davamlılığını təmin edən əsas aspektlər, məsələn, pul axınının idarə edilməsi, bazar payının inkişafı və işçilərin fəaliyyətinin yaxşılaşdırılması kimi prioritetlər olmalıdır.
3 -dən 2 -ci hissə: Birdən çox ssenarinin müəyyən edilməsi
Addım 1. Ən yüksək riskli hadisənin ssenarisini təyin edin
Effektiv bir ehtimal planı hazırlamaq üçün hər bir risk üçün real ssenarilər təyin edin. Ən yüksək risk meydana gəlsə təsirinin nə olacağını təxmin etmək üçün xüsusi bir çərçivə yaradın.
- Ssenarini hərtərəfli tərtib etdikdən sonra təsirini təyin edə bilərsiniz. Hər bir ssenarinin ən böyük təsirini ətraflı şəkildə düşünün.
- Bir ssenaridən, təsirin intensivliyi ilə planın bir neçə versiyasını hazırlayın, məsələn: yüngül təsir, orta təsir və ağır təsir.
Addım 2. Ssenariyə uyğun olaraq planın həyata keçirilməsi üçün cədvəl tərtib edin
Hansı işçilərin hansı hərəkətlərə və nə vaxt cavabdeh olduğunu təyin edin. Yenilənmiş bir siyahı və ya əlaqə siyahısı hazırlayın və kimin bildiriş verməli olduğunu müəyyənləşdirin.
- Bütün məsul işçilərin ilk gündə və ya ilk həftə ərzində nə etməli olduqlarını bilmələri üçün bir cədvəl hazırlayın. Hər bir ssenari üçün xüsusi bir cədvəl hazırlayın.
- Təşkilatın müxtəlif aspektlərində, məsələn iş imkanları (infrastruktur məhdudiyyətləri), təşkilat (fövqəladə hallar üçün xəbərdarlıq sistemi və ya bacarıqlı müdaxilə qrupu yoxdur) və təşkilatlar baxımından əngəllərin yaranacağını gözləmək üçün ssenariyə uyğun bir cədvəl tərtib edin. (məsələn: maliyyə mənbələrinin və ya xarici iş ortaqlarının olmaması). Müəyyən məqamlardan məsul olan kadrları müəyyənləşdirin.
Addım 3. İşinizi yenidən qurmaq üçün ən vacib amilləri düşünün
Təşkilat daxilindəki qabiliyyət və zəiflikləri nəzərdən keçirərək bunu ətraflı müzakirə edin. Təşkilatın hər bir riski həll etmək və ya aradan qaldırmaq üçün kifayət qədər imkanları varmı?
- Məsələn: baş verə biləcək bir fəlakət seldir, çünki çay suyu daşır və çayın sahilindəki evləri su basır. Zəif infrastruktur zəifliyə səbəb ola bilər və ixtisaslı kadrların olması təşkilati qabiliyyətdir.
- Dürüst bir qaynaq qiymətləndirməsi edin. Məhdud resurslar səbəbindən nəyi dəyişdirmək və ya azaltmaq lazım olduğunu müəyyənləşdirin? Təşkilatın fəaliyyətini davam etdirməsi və məqsədlərinə çatması üçün görüləcək tədbirləri təyin edə bilmək üçün iş fəaliyyətinə təsirini müəyyən etmək üçün təhlil edin.
Addım 4. Riskin necə azaldılacağını müəyyənləşdirin
Fövqəladə hallar planı hazırladıqdan sonra arxaya oturmayın və pis bir şey olmayacağına ümid edin. Riskləri azaltmaq və qarşısının alınması üçün müxtəlif addımlar atın.
- Kömək etmək istəyən həmkarlarınızın olub olmadığını öyrənin. Fəlakət halında istifadə oluna biləcək yerli mənbələr varmı? Kömək etmək istəyən qonşular varmı?
- Effektiv bir fövqəladə vəziyyət planı, inkişaf etdirilməsi lazım olan müxtəlif aspektləri ortaya çıxara bilir ki, əvvəlcə çox faydalı olan bir plan artıq lazım olmayacaq.
- Məsələn: sığorta müdafiəsinə ehtiyac duyduğunuzu və ya fəlakət idarəetmə simulyasiyasını həyata keçirdiyinizi başa düşürsünüz. Məlumat itkisinin qarşısını almaq üçün bir məlumat ehtiyat sistemi qurun. Hər bir ssenari üçün bir plan hazırlayın.
3 -dən 3 -cü hissə: Ehtiyat Planının həyata keçirilməsi
Addım 1. Ehtiyat planını bütün işçilərə çatdırın
Fövqəladə hallar baş verməzdən əvvəl, mümkün olan ən qısa müddətdə təşkilat rəhbərliyinin bütün səviyyələrinə fövqəladə hallar planını bildirməlisiniz.
- Çaxnaşmanın qarşısını almaq üçün bu planın yerinə yetirilməli olduğu zaman qarışmamaq üçün hər bir işçinin rolunu və məsuliyyətini izah edin.
- Hər bir işçinin plana uyğun olaraq vəzifələrini yerinə yetirə bilməsi üçün faydalı təlimlər verin. Müşahidələr aparıldıqdan sonra lazımi simulyasiyalar edin və düzəlişlər edin.
Addım 2. Planınızı sınayın
Daha səmərəli və təsirli olmaq üçün testləri 4 mərhələdə həyata keçirin. Şöbələrarası problemlər və ya ziddiyyətlər varsa, planı düzəldin və yenidən yoxlayın.
- Rəhbər heyətlə görüşlər keçirin. Fövqəladə vəziyyət planını tam şəkildə nəzərdən keçirməsi və işi sona qədər görmüş insanlara təşəkkür etməsi üçün görüşün tarixi və vaxtını təyin etsin.
- Bölmə planlarını nəzərdən keçirmək üçün idarələrarası görüşlər keçirin. Bu mərhələdə qaynaqları ayırmaq və ortaya çıxan münaqişələri müəyyən etmək lazımdır.
- Əsas sistem çatışmazlıqlarının səbəbini tapın. Plan qiymətləndirilməsi, sistem və/və ya satıcı arızalarını simulyasiya etməklə şöbə daxilində edilə bilər. Ssenari simulyasiyaları işləməyə davam etməli olan avadanlıqları bağlamadan və ya prosesləri gecikdirmədən həyata keçirilə bilər.
- Test qaçışı edin. Bununla birlikdə, əməliyyatları müvəqqəti olaraq dayandıraraq təcili vəziyyət planını sınamalısınız.
Addım 3. Ehtiyat planını təhlükəsiz və asanlıqla əldə edilə bilən bir yerdə saxlayın
Fəlakət baş verərsə, planın alovlanmasına və ya selin uçmasına icazə verməyin. Lazım olduqda daxil olmağı asanlaşdırmaq üçün plan faylınızın saxlanmasını gizli saxlamayın.
- Plan faylını və nüsxələrini bir neçə yerdə saxlayın ki, lazım olduqda ən qısa zamanda istifadə olunsun.
- Planın bir nüsxəsini orijinaldan fərqli yerlərdə saxlayın. Zəhmət olmasa bəzi səlahiyyətli şəxslərə ona necə daxil olacağını deyin.
Addım 4. Baxışların aparılması üçün müntəzəm bir cədvəl yaradın
Dəyişikliklər hər zaman baş verir ki, planın hazırlanmasının əsasını təşkil edən fərziyyələr artıq qüvvədən düşsün. Risk planın tərtib edildiyindən daha böyük ola bilər.
- Planlar tərtib edərkən və düzəlişlər edərkən bir neçə nəfəri cəlb edin. Məsələn: yeni işçilərdən fərqli bir baxımdan məlumat vermələrini və ya təkmilləşdirmələrini istəyin.
- Plan hazırlayarkən istifadə olunan bütün fərziyyələri cari məlumatlarla müqayisə edin və ya üçüncü tərəf yoxlayın. Kompüterinizdəki ehtiyat sistemi düşündüyünüzdən daha az məlumat saxlaya bilər.
İpuçları
- Fövqəladə hallar planının əhəmiyyətini gözdən qaçırmayın ki, heç bir plan yaratmasın!
- Müxtəlif ssenarilərdə fövqəladə hallar planları hazırlayın.
- Bir komitə quraraq və bir sədr təyin edərək planlaşdırmağa başlayın. Hər şöbənin öz planlarını hazırlaya bilməsi üçün bacarıqları, alətləri və bilikləri olan insanları seçin.
- Qaçırılan şeyləri tapmaq üçün tərtib edilmiş planları yenidən oxuyun.
