Adından da göründüyü kimi, cavab məktubu, ümumiyyətlə məktubla yazılı şəkildə göndərilən və ümumiyyətlə iş dünyasında məlumat mübadiləsi vasitəsi olaraq istifadə edilən kiminsə sualına və ya istəyinə cavab vermək üçün yazılmış bir məktubdur. Mükəmməl bir cavab məktubu hazırlamaq üçün, etməli olduğunuz ilk şey aldığınız sual və ya istəyi ehtiva edən məktubun məzmununu nəzərdən keçirməkdir. Sonra, məktubu cavablandırmaq üçün lazım olan əlavə məlumatları axtarın. Hər ikisini etdikdən sonra nəzakətli, sadə, aydın və orijinal məktubda sadalanan bütün suallara və ya istəklərə cavab verə bilən cümlələrlə cavab məktubu yazmağa başlayın. Əlavə olaraq, məktubun alıcının məmnuniyyətini qarşılayacağını təmin etmək üçün cümlənizin tonunun da dostcasına və məlumatlandırıcı olduğundan əmin olun.
Addım
Metod 1 /3: Orijinal məktubun məzmununu nəzərdən keçirmək
Addım 1. Məktubu göndərən tərəfindən tələb olunan və ya sorğulanan məlumatları müəyyənləşdirin
Göndərənin bilməsi lazım olan hər şeyi təmin etmək üçün cavab məktubları olduğu üçün hər zaman məktubun məzmununu diqqətlə nəzərdən keçirmək üçün vaxt ayırın. Xüsusilə, məktub göndərənin ona hansı məlumatları verə biləcəyinizi bilməsinin zəruriliyini anlayın.
- Bəzən hərfin mənasını müəyyən etmək, əl yazmaq kimi, əl yazmaq asan deyil, xüsusən də məktub müəllifinin yazı tərzi aydın deyilsə. Buna görə də, cavab məktubu tərtib etməzdən əvvəl məktub göndərənin ehtiyaclarını anlamaq üçün hər zaman vaxt ayırın.
- Gerekirse, göndərənin niyyətini daha yaxşı başa düşmək üçün məktubda tapdığınız bəzi vacib şeyləri qeyd edin. Xüsusilə, göndərənin nə istədiyini ümumiləşdirin və hər bir suala və ya istəyə cavabınızı tərtib edin.
Addım 2. Məktub göndərənin tələb etdiyi məlumatlar haqqında daha çox məlumat əldə edin
Əgər məktub göndərən bir şeylə bağlı məlumat istəsə, çox güman ki, bunu artıq bilirsən və dərhal cavab verə bilərsən və ya əksinə. Tələb olunan məlumatları anlamırsınızsa, məktuba cavab verməzdən əvvəl məlumat toplamaq üçün mümkün qədər çox vaxt ayırın.
Məsələn, məktub göndərən şirkətinizdəki iş ərizəsinin vəziyyətini təsdiq etmək istəyə bilər. Yeni bir işçinin işə götürülməsi sizin ixtisas sahəniz deyilsə, cavab verməzdən əvvəl göndərənin ərizəsinin vəziyyətini yoxlamaq üçün kadrlar şöbəsinin bir işçisi ilə əlaqə saxlayın
Addım 3. Məktubu soruşulan suala daha çox cavab verə biləcək başqa bir şəxsə yönləndirin
Xüsusilə iş dünyasında bəzən müştərilər internetdə tapdıqları bir şirkətin ünvanına və ya şirkətin əlaqə nömrəsinə məktub göndərirlər. Buna görə də, bir məktub alsanız da, içindəki suallara cavab verməyə layiq olmadığınızı düşünürsünüzsə, onu müvafiq şəxsə göndərin. Məktubu göndərənin ən doğru və faydalı cavabı ala bilməsi üçün bunu edin.
Şəxsin cavab verməsi uzun müddət çəkirsə, məktubun suallarını cavablandırmaq qabiliyyəti daha yüksək olan bir şəxsə göndərdiyinizi bildirənə bildirməyə çalışın. Ən azından məktub göndərən bilir ki, göndərdiyi məktub qəbul edilib və işlənib
Metod 2 /3: Cavabların tərtib edilməsi
Addım 1. Məktubu orijinal məktubda məlumat istəyən və ya sual verən şəxsə ünvanlayın
Həmişə "Bu məktubun alıcısına" kimi həddən artıq ümumi bir cümlə istifadə etmək əvəzinə "Əziz" kimi nəzakətli bir təbriklə məktub alanın adını yazın. Cümlə şəxsiyyət səsləndirməyin yanında, cavab məktubunun kompüter tərəfindən yazıldığı təəssüratını verir. Buna görə də, cavab məktubunuzun böyük diqqət və minnətdarlıqla yazıldığını göstərmək üçün həmişə alıcını adla salamlayın.
- Məktub göndərəni şəxsən tanımırsınızsa, xahiş edirik cənab və ya xanımın salamından sonra soyadını yazın. Ancaq məktub göndərənin xüsusi bir adı varsa, bu adı cənab və ya xanım yerinə istifadə edin.
- Həqiqətən məktub göndərəni tanımırsınızsa və ya cinsini bilmirsinizsə, onun adını istifadə edin.
- Ümumiyyətlə, orijinal məktubda göstərilən göndərənin adını istifadə edə bilərsiniz. Məsələn, məktub göndərən şəxs “Dr. Johnson”məktubunda, xahiş edirəm cavab məktubunuzu“Əzizim. Dr. Johnson."
Addım 2. Bu məktubun göndərdiyi orijinal məktuba cavab olaraq yazıldığını qeyd edin
Məktubun əvvəlində məktubunuzun məqsədini oxucuya çatdırmağı unutmayın, bu da məktubu cavablandırmaqdır. Bu yolla, məktub alan şəxs məktubun oxunduğunu və işləndiyini, həmçinin göndərdiyiniz məktubun arxasındakı niyyətini biləcək.
- "Bu məktub 13 İyunda göndərdiyiniz məktuba cavabdır" sadə bir cümlə cavab məktubunu açmaq üçün idealdır.
- İlk məktubun sahibi deyilsinizsə, sizə məktubu verən şəxsin kimliyini göstərin. Məsələn, "Müştəri xidməti işçilərimizdən biri Michelle Harris, mənə göndərdiyiniz məktubu göndərdi" yaza bilərsiniz.
Addım 3. Göndərənin suallarını dərhal cavablandırın
Təbrik yazdıqdan sonra dərhal məktubun mərkəzinə keçin. Məktubun mərkəzində, orijinal məktubda sadalanan suallara və/və ya şikayətlərə mümkün qədər tam cavab verin. Məktub alanın onu oxuyarkən məmnun hiss etməsi üçün heç bir şeyin qaçırılmadığından əmin olun.
- Cavabınızda orijinal məktubun məzmununu qısaca təkrarlayın. Məsələn, belə deyə bilərsiniz: “Şirkətimizdə media ilə birbaşa əlaqəsi olan işçilərlə bağlı sorğunuza cavab olaraq, heyətin adının Janet Walters olduğunu bildirmək istərdik. Budur onun e -poçt ünvanı və telefon nömrəsi."
- Daha uzun suallara cavab vermək üçün hər bir suala daha konkret cavab vermək üçün nömrələmə sistemindən istifadə edin. Oxunması daha asan olmaqla yanaşı, bu üsul oxucunu daha çox məmnun edəcək, çünki bütün suallara ətraflı cavab verildiyini hiss edirlər.
- Çox uzun olmayan cümlələrdə mümkün qədər tam məlumat verin. Ümumiyyətlə, bir suala bir neçə qısa cümlə ilə cavab verməyin yaxşı bir cavab olduğunu söyləmək olar.
Addım 4. İcra edə bilmədiyiniz hər hansı bir istəklə bağlı dürüst olun
Bəzən cavab verə bilmədiyiniz suallar və ya yerinə yetirə bilməyəcəyiniz istəklər olur. Belə bir vəziyyətlə qarşılaşanda həmişə vicdanlı cavab verin. Başqa sözlə, yalnız məktub göndərənin mənfi fikirlərini boğmaq üçün qarışıq cümlələr istifadə etməyin. İnanın, məktub göndərən birbaşa və aydın bir cavabı daha çox qiymətləndirəcəkdir. Ən başlıcası, məlumatın hər zaman nəzakətlə çatdırıldığından və məktub göndərənin incimədiyini hiss etməməsi üçün ondan əvvəl üzr istəməsindən əmin olun.
- Məktub göndərənin istəyini rədd edərkən həmişə möhkəm, lakin anlayışlı bir ton istifadə edin. Məsələn, “Təəssüf ki, istəyinizi təmin edə bilmərik. Hazırda ehtiyac duyduğumuz məlumat yoxdur və nə vaxt əldə ediləcəyini sizə deyə bilmərik."
- Daha ətraflı məlumat verə biləcəyinizi hiss edirsinizsə, deməyə çalışın: “Sualınıza cavab verməzdən əvvəl əvvəlcə təsdiq etməli olduğum bir neçə şey var. Vaxt icazə verərsə, zəhmət olmasa müraciət etdiyiniz məmurun adı ilə birlikdə müraciətinizin təqdim olunma tarixini göstərin. Təsdiq prosesi başa çatdıqdan sonra dərhal sizinlə əlaqə saxlayacağam."
Addım 5. Göndərilən məktub üçün təşəkkür edirik
Bir sorğu verə biləcəyinizdən və ya bir məktubun sualına cavab verə biləcəyinizdən asılı olmayaraq, hər zaman ona təşəkkür edərək minnətdarlığınızı bildirin. Onların diqqətini dəyərləndirdiyiniz və onlarla müsbət münasibət qurmaq istədiyiniz təəssüratı yaradın.
Bəziləri məktublarını təşəkkürlə açmağı üstün tuturlar. Çıxışın yeri çox vacib deyil. Ən əsası, bir anda tələffüz etdiyinizə əmin olun
Addım 6. Tam adınızı və başlığınızı yazaraq məktubu bitirin
Məktubu "Hörmətlə" kimi rəsmi bir yekun təbriklə bağlayın, sonra tam adınızı yazın. Məktub iş məqsədləri üçün nəzərdə tutulubsa, mövqeyinizi də tam adınızın altında qeyd edin.
Yazılmış və ya əl ilə yazılmış bir məktubda olsun, tam adınızı daxil etdikdən sonra həmişə imzanız üçün yer buraxın. Bununla birlikdə, məktub e -poçtla göndərilirsə, ümumiyyətlə tam adınızı imzasız daxil etmək kifayətdir
Addım 7. Bütün sualların cavablandırıldığından əmin olmaq üçün cavab məktubunuzun gövdəsini yenidən oxuyun
Unutmayın ki, məktub alıcısı sualına cavab verməyən bir cavab alarsa əsəbiləşə və ya əsəbiləşə bilər. Üstəlik, narazılıq ona bir izahat məktubu göndərmək və işinizə əlavə etməklə bitmək riski daşıyır! Oxucu məmnuniyyətini təmin etmək üçün bütün suallara və ya istəklərə mümkün qədər tam cavab verdiyinizə əmin olun. Göndərməzdən əvvəl heç bir sorğu və ya sualın qaçırılmadığından əmin olmaq üçün məktubunuzu yenidən oxuyun.
Gerekirse, məktubu oxumaq üçün bir dostunuzdan və ya iş yoldaşınızdan kömək alın. Xüsusilə, məktubunuzu oxuduqdan sonra özlərini alıcının yerinə qoymalarını və məmnunluqlarını ölçmələrini xahiş edin
Metod 3 /3: Peşəkar tondan istifadə
Addım 1. Standart bir iş məktubu formatı istifadə edin
İşgüzar ünsiyyət vasitəsi olaraq istifadə olunan fərqli cavab məktublarını anlayın. Daha sonra, peşəkar səslənən bir cavab məktubu yazmaq üçün ən uyğun olan formatı izləyin.
- Məktubun yuxarı sol küncündə adınızı, vəzifənizi, şirkət adınızı (varsa) və şirkətinizin ünvanını qeyd edin. Bunun altına məktubun yazıldığı tarixi, məktub alanın tam adını və ünvanını daxil edin.
- Bir cavab məktubu yazmaq istəyirsinizsə, həmişə kağızın hər tərəfində 2,5 sm boşluq istifadə edin. Həm də məktubun sətirlər arasında 1 boşluq və paraqraflar arasında 2 boşluqla yazıldığından əmin olun.
- Cavab məktubu əllə yazmaq yerinə yazılırsa, həmişə standart 12 pt şriftdən və yazı formatından istifadə edin. Ancaq məktub əllə yazılıbsa, istifadə olunan əlyazmanın səliqəli və oxunması asan olduğundan əmin olun.
Addım 2. Göndərilən sorğu və ya sualın sizi xoşbəxt etdiyinə dair təəssürat yaradın
Bu üsul xüsusilə iş adamları və ya müştəri əsaslı xidmət təminatçıları üçün məcburidir. Unutmayın ki, müştəri kraldır. Bu o deməkdir ki, məktubu yazmaq üçün qoyduqları zamana və düşüncələrinə görə təşəkkür etməlisiniz. Bu səbəbdən, istəklərinə və ya suallarına görə onlara təşəkkür etməyi və cavab məktublarında həmişə isti və dostcasına cümlələr istifadə etməyi unutmayın.
- Sadə bir cümlə: “Bizimlə əlaqə saxladığınız üçün təşəkkür edirik. Geribildiriminizi çox yüksək qiymətləndiririk "deyərək məktubun tonunu daha müsbət istiqamətdə əhəmiyyətli dərəcədə dəyişə bilər! Bu səbəbdən cavab məktublarınıza bu cür ifadələri həmişə daxil etməyi vərdiş halına gətirməyə çalışın.
- Onun istəyinin və ya sualının sizi qıcıqlandırdığı və əsəbiləşdirdiyi təəssüratı yaratmayın. İnanın, alıcının ona əsəbiləşdiyini və ya əsəbiləşdiyini düşündürməkdənsə, həddindən artıq dostluq etmək daha yaxşıdır.
Addım 3. Məktubu alan şəxsin tez oxuya bilməsi üçün çox uzun bir məktub yazmağa ehtiyac yoxdur
Boş vaxtınızı dəyərləndirin! Suala və ya istəyə 1 paraqrafda cavab verilə bilərsə 3 səhifəlik bir məktub göndərməyin. Buna görə də adekvat cavablar verin, sonra dərhal məktubu göndərin. Həqiqətən bilməsi lazım olmayan başqa məlumatlar əlavə etməyin.
- Bu metodun tətbiq edilməsi vacibdir, xüsusən də cavab məktubu müştərilərinizin və ya iş yoldaşlarınızın suallarını cavablandırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdursa. Əlbəttə ki, yarısını kəsmək lazım olan cavabı oxumaq üçün saatlarla vaxt sərf etməklə müştərini məyus etmək istəmirsiniz, elə deyilmi?
- Digər tərəfdən, orijinal məktubda göstərilən sorğuya və ya suala cavab verə bilməyəcəyiniz qədər qısa yazmayın. Suala uzun bir izahatla cavab vermək lazımdırsa, onu verməkdən çekinmeyin. Ən əsası, verilən bütün məlumatların oxucuların bilməsi üçün həqiqətən vacib olduğundan əmin olun.
Addım 4. Məktubu alan şəxsin cavabınızı anlaya bilməsi üçün mümkün qədər aydın yazın
Çox uzun və mürəkkəb cümlələr istifadə etməyin! Bunun əvəzinə, sadə, aydın və oxucunu çaşdırmaq potensialına malik olmayan diksiyadan istifadə edərək yazın. Yazı nə qədər qısa və sıx olsa, nəticələr o qədər yaxşı olar.
Təsəvvür edin ki, məktub alanın məktubunuzun məzmununu ətraflı oxumaq üçün kifayət qədər vaxtı yoxdur. Yalnız məktubun məzmununu skan etsə belə, nə demək istədiyinizi anlaya bilərmi? Yoxdursa, fikrinizi aydınlaşdırmaq üçün istifadə etdiyiniz diksiyanı düzəldin
Addım 5. Oxucuların başa düşməsi çətin olan jarqon və texniki terminlərdən istifadə etməyin
Məktubunuzun məzmununun oxunaqlılığını və aydınlığını maksimum dərəcədə artırmaq üçün bu cəhət yerinə yetirilməlidir. Buna görə də, məktubu alan şəxs texniki terminləri başa düşməyi bacaran bir mütəxəssis deyilsə, ondan istifadə etməyin. Bunun əvəzinə, jarqon və ya texniki terminləri hətta sadə insanların anlaya biləcəyi digər diksiyalarla əvəz etməyə çalışın.
Bir məktubu redaktə etmək üçün aşağıdakı sualı verin: "Mənim işimi başa düşməyən biri məktubumun nə olduğunu başa düşə bilərmi?" Əks təqdirdə, məktubda istifadə olunan dili dəyişdirin ki, əksər insanlar başa düşsün. Əslində, bu, məktublarınızda texniki jarqon istifadəsini azaltmağın güclü bir yoludur
Addım 6. Məktubunuzun gövdəsini yenidən oxuyun
Məktubunuzun daha az peşəkar görünməsinə səbəb ola biləcək səhvlər yazmamaq üçün məktubu yenidən oxumağı və orfoqrafik, qrammatik, formatlaşdırma və axın səhvlərini düzəltməyi unutmayın. İnanın, məktubun məzmununu yoxlamaq üçün bir neçə dəqiqə çəkmək, məktubun daha peşəkar görünməsinə kömək edə bilər.
- Poçtunuzdakı səhvləri yoxlamaq üçün yalnız bir kompüter proqramına etibar etməyin. Ümumiyyətlə, bu cür proqramlar qrammatik səhvləri yox, yalnız orfoqrafiya və durğu işarələrini aşkar edə bilir. Buna görə də, kompüterin aşkar edə bilmədiyi səhvləri tapmaq üçün məktubunuzda yazılan hər sözü yenidən oxuyun.
- Məktubunuzun məzmunu çox vacibdirsə, məsələn bir iş ortağına bir məktub ünvanlandıqda, başqasından da oxumasını istəyin. Bəzən digər insanlar əvvəllər bilmədiyiniz qüsurları tapa bilərlər.
