Standart Əməliyyat Proseduru (SOP), bir vəzifəni yerinə yetirmək üçün addımlar haqqında məlumatlardan ibarət bir sənəddir. Mövcud bir SOP -un dəyişdirilməsi və yenilənməsi lazım ola bilər və ya sıfırdan yazmalı olduğunuz bir ssenaridə ola bilərsiniz. Çox iş kimi görünə bilər, amma həqiqətən çox, çox, "çox" tam bir siyahıdır. Başlamaq üçün 1 -ci addıma baxın.
Addım
3 -dən 1 -ci hissə: SOP Formatınızı Yaratmaq
Addım 1. Formatınızı seçin
SOP yazmaqda nə doğru, nə də səhv var. Bununla birlikdə, şirkətinizin bir işi yerinə yetirmək üçün üstünlük verdiyiniz yolları ifadə edərək formatlaşdırma üçün bir bələdçi olaraq istinad edə biləcəyiniz bir çox SOP ola bilər. Bu sizin vəziyyətinizdirsə, şablon olaraq mövcud bir SOP -dan istifadə edin. Əgər belə deyilsə, bir neçə variantınız var:
- Sadə addımlar formatı. Bu, qısa, bir neçə mümkün nəticəyə malik və düz nöqtəyə qədər olan adi bir prosedur üçündür. Lazımi sənədlərdən və təhlükəsizlik qaydalarından başqa, bu sənəd oxucu üçün icra əmrlərini ehtiva edən sadə cümlələrin siyahısıdır.
- Addım-addım format. Bu ümumiyyətlə uzun prosedurlara aiddir - bəzi qərar qəbul etmə, aydınlaşdırma və terminologiyanı əhatə edən on addımdan çox olan prosedurlar. Bu siyahı ümumiyyətlə müəyyən bir ardıcıllıqla alt addımları olan əsas addımlardır.
- Flowchart formatı. Prosedur sonsuz mümkün nəticələrə malik bir xəritəyə bənzəyirsə, axın cədvəli ən yaxşı bahisiniz ola bilər. Nəticələr həmişə proqnozlaşdırıla bilməzsə, seçməli olduğunuz format budur.
Addım 2. Oxucularınızı düşünün
SOP yazmadan əvvəl nəzərə alınması lazım olan üç əsas amil var:
- Oxucularınızın əvvəlki məlumatları. Təşkilatınız və prosedurları ilə tanışdırlarmı? Terminologiyanı bilirlərmi? Diliniz oxucunun bilik və sərmayəsinə uyğun olmalıdır.
- Oxucunuzun dil bacarıqları. Sənin dilini başa düşməyən insanların SOP -u "oxumaq" şansı varmı? Mümkünsə, şəkilləri və diaqramları başlıqlarla əlavə etmək yaxşı olar.
- Oxucu auditoriyanız. Bir çox insan SOP -nuzu bir anda oxuyursa (hər birinin fərqli rolu varsa), sənədi bir oyundakı söhbət kimi formatlaşdırmalısınız: 1 -ci istifadəçi hərəkəti yerinə yetirir, 2 -ci istifadəçi və s. Bu yolla, hər bir oxucu necə düzgün işləyən bir iş mühərrikinin ayrılmaz hissəsinə çevrildiyini görə bilər.
Addım 3. Biliklərinizi nəzərə alın
Nəticə budur: Bunu yazmaq üçün doğru adamsanmı? Bu prosesin nədən ibarət olduğunu bilirsinizmi? Səhv ehtimalı varmı? Necə təhlükəsiz etmək olar? Əks təqdirdə, başqasına verməyiniz daha yaxşı olar. Zəif yazılmış SOP -lar və ya hətta qeyri -dəqiq - nəinki məhsuldarlığı azaldacaq, həm də təşkilati uğursuzluğa səbəb ola bilər, həm də təhlükəli ola bilər və komandanızdan ətraf mühitə qədər hər şeyə mənfi təsir göstərə bilər. Bir sözlə, bu, götürməli olduğunuz bir risk deyil.
Bu sizə verilən bir layihədirsə və onu tamamlamalı olduğunuzu (və ya borclu olduğunuzu) hiss edirsinizsə, gündəlik prosedurları yerinə yetirənlərdən kömək istəməkdən çəkinməyin. Müsahibələr aparmaq SOP yaratmaq prosesinin ümumi bir hissəsidir
Addım 4. Qısa və ya uzun SOP -lar arasında qərar verin
Protokolları, terminologiyanı və s. Bilən bir qrup şəxs üçün SOP yazırsınızsa və ya yeniləyirsinizsə və daha çox bir yoxlama siyahısı olan qısa, qısa bir SOPdan faydalanırsınızsa, onu qısaldılmış formada yaza bilərsiniz.
Əsas məqsədlərdən və müvafiq məlumatlardan (tarix, müəllif, şəxsiyyət nömrəsi və s.) Başqa, bu addımların qısa bir siyahısıdır. Detallara və ya aydınlaşdırmaya ehtiyac yoxdursa, bunu necə etməlisiniz
Addım 5. SOP -un məqsədini xatırlayın
Aydın olan budur ki, təşkilatınızda dəfələrlə təkrarlanan prosedurlarınız var. Ancaq bu SOP -un faydalı olmasının xüsusi bir səbəbi varmı? Təhlükəsizliyə xüsusi diqqət yetirilməlidirmi? Uyğunluq tədbirləri? Bu SOP təlim üçün və ya gündəlik fəaliyyətlərdə istifadə olunurmu? SOP'larınızın komandanızın uğuru üçün vacib olmasının bəzi səbəbləri:
- Uyğunluq standartlarının yerinə yetirilməsini təmin etmək
- İstehsal ehtiyaclarını maksimuma çatdırmaq üçün
- Prosedurun ətraf mühitə pis təsir etməməsini təmin etmək
- Təhlükəsizliyi təmin etmək üçün
- Hər şeyin cədvələ uyğun getdiyinə əmin olmaq üçün
- İstehsaldakı uğursuzluğun qarşısını almaq üçün
-
Təlim sənədi kimi istifadə olunmalıdır
SOP -un nəyi vurğulamalı olduğunu bilirsinizsə, yazılarınızı bu məqamlar ətrafında qurmaq daha asan olacaq. SOP -un nə qədər vacib olduğunu görmək də daha asan olacaq
3 -dən 2 -ci hissə: SOP yazmaq
Addım 1. Lazımi materialı örtün
Ümumiyyətlə, texniki SOP -lar prosedurun özündən "ayrı" olan dörd elementdən ibarətdir:
- Başlıq səhifəsi. Bura 1) prosedurun adı, 2) SOP -un eyniləşdirmə nömrəsi, 3) verildiyi və ya yenidən baxıldığı tarix, 4) SOP -un tətbiq olunduğu qurumun/şöbənin/filialın adı və 5) SOP hazırlayan və təsdiq edənlərin imzası. Verilən məlumatlar aydın olduğu təqdirdə, bu hissə istənilən formatdan istifadə edə bilər.
- məzmun siyahısı. Bu, asan istinad üçün SOP -un kifayət qədər uzun olması halında lazımdır. Burada tapa biləcəyiniz şey sadə bir standart çərçivədir.
- Keyfiyyət Zəmanəti/Keyfiyyətə Nəzarət. Bir prosedur araşdırıla bilməzsə yaxşı bir prosedur deyil. Oxucuların istədikləri nəticəni əldə etmələrini təmin etmək üçün lazımi materialları və detalları hazırlayın. Bu material, performans qiymətləndirmə nümunələri kimi digər sənədləri də əhatə edə bilər.
-
İstinad. İstifadə olunan və ya vacib olan bütün istinadları yazdığınızdan əmin olun. Digər SOP istinadlarından istifadə edirsinizsə, lazım olan məlumatları əlavəyə əlavə etdiyinizə əmin olun.
Təşkilatınızın bu SOP -dan fərqli bir protokolu ola bilər. İstifadə edə biləcəyiniz əvvəlki bir SOP varsa, bu quruluşa məhəl qoymayın və edilən proseduru izləyin
Addım 2. Prosedurun özü üçün aşağıdakıları daxil etdiyinizə əmin olun:
- Əhatə dairəsi və tətbiqi. Başqa sözlə, prosesin məqsədini, məhdudiyyətlərini və prosesin necə istifadə edildiyini izah edir. Standartları, tənzimləyici tələbləri, rol və məsuliyyətləri, həmçinin giriş və çıxışları əhatə edir.
-
Metodologiya və prosedurlar.
Məsələnin mahiyyəti - lazım olan avadanlıqlar da daxil olmaqla vacib olan addımları ətraflı şəkildə sadalayın. Ardıcıl prosedurları və qərar qəbul etmə faktorlarını daxil edin. "Varsayım" ı və mümkün müdaxiləni və ya təhlükəsizlik mülahizələrini bildirin.
- Terminoloji aydınlaşdırma. Qısaltmaları, qısaltmaları və ümumi olmayan terminləri izah edin.
- Sağlamlıq və təhlükəsizlik xəbərdarlığı. Ayrı bir hissədə və bir problem meydana gəldikdə addımlarla birlikdə yazılmalıdır. Bu bölməni qaçırmayın.
-
Avadanlıq və təchizat.
Lazım olan şeylərin tam siyahısı və avadanlıqları nə vaxt və harada tapmaq, avadanlıq standartları və s.
-
Xəbərdarlıqlar və fasilələr. Əsasən, problemlərin aradan qaldırılması hissəsi. Yarana biləcək problemlərin, nələrə diqqət etməli olduğunuzun və ideal son məhsula nəyin təsir edə biləcəyini sadalayın.
- Bu mövzuların hər birinə öz hissəsini verin (ümumiyyətlə rəqəmlər və ya hərflərlə göstərilir) ki, SOP -unda qarışıq uzun cümlələr olmasın və asan istinad olunsun.
- Bu tam bir siyahı deyil, prosedur addımların yalnız kiçik bir hissəsidir. Təşkilatınız diqqət tələb edən digər cəhətləri qeyd edə bilər.
Addım 3. Yazınızı qısa və oxunması asan saxlayın
Çox güman ki, oxucularınız bu SOP -u əylənmək üçün oxumağı seçməyiblər. Bu sənədi qısa və aydın saxlamaq istəyəcəksiniz - əks halda diqqəti dəyişəcək və sənədi qorxudan və başa düşmək çətin olacaq. Ümumiyyətlə, cümlələrinizi mümkün qədər qısa saxlayın.
- Budur pis bir nümunə: İstifadəyə başlamazdan əvvəl hava çıxışındakı bütün tozu təmizlədiyinizə əmin olun.
- Yaxşı bir nümunə aşağıdakı kimidir: İstifadədən əvvəl hava çıxışındakı bütün tozu çıxarın.
- Ümumiyyətlə, "sən" sözünü işlətmə. Bu söz nəzərdə tutulmalıdır. Aktiv bir səslə danışın və cümlələrə əmr felləri ilə başlayın.
Addım 4. Lazım gələrsə, bir tapşırığın yerinə yetirilməsi prosesində iştirak edən məmurlarla müsahibə aparın
Etmək istədiyiniz son şey tamamilə qeyri -dəqiq bir SOP yazmaqdır. Komandanın təhlükəsizliyini, səmərəliliyini, vaxtını təhlükəyə atırsınız və prosesi diqqətlə düşünmədən izah edirsiniz - komanda yoldaşlarınızın təhqir edə biləcəyi bir şey. Gerekirse suallar verin! Əlbəttə ki, dəqiq proseduru yazmaq istəyəcəksiniz.
Bilmirsinizsə, bütün rolları və məsuliyyətləri əhatə etmək üçün müxtəlif mənbələrdən soruşa bilərsiniz. Bir komanda üzvü standart əməliyyat prosedurlarına riayət edə bilməz və ya başqa bir üzv yalnız prosedurun bir hissəsinə cəlb edilə bilər
Addım 5. Uzun mətni diaqramlara və sxemlərə ayırın
Sizi qorxudan müəyyən bir və ya iki addım əlavə etsəniz, oxucuların işini asanlaşdırmaq üçün bir cədvəl və ya diaqram yaradın. Bu, sənədi oxumağı asanlaşdıracaq və hər şeyi başa düşməyə çalışdıqdan sonra zehni bir az fasilə verəcək. Bundan əlavə, sənədləriniz daha dolğun və yaxşı yazılacaqdır.
Yalnız SOP -nu gücləndirmək üçün qrafiklər və ya diaqramlar daxil etməyin; bunu yalnız lazım olduqda və ya dil maneəsini aradan qaldırmağa çalışırsınızsa edin
Addım 6. Hər səhifənin nəzarət sənədi qeydinə malik olduğundan əmin olun
SOP -un çox güman ki, bir çoxlarından biridir - buna görə də təşkilatın hər şeyi xüsusi bir istinad sistemi ilə kataloqlaşdıran bir növ böyük bir verilənlər bazası var. SOP -unuz bu istinad sisteminin bir hissəsidir və buna görə də müəyyən bir kod növünün tapılmasını tələb edir. İşarəni faydalı tapacağınız yer budur.
Hər səhifədə qısa bir başlıq və ya şəxsiyyət nömrəsi, düzəliş nömrəsi, tarix və sağ üst küncdə "səhifə # #" olmalıdır (əksər formatlarda). Təşkilatınızın seçimlərindən asılı olaraq bir dipnota ehtiyacınız ola bilər (və ya yuxarıdakı işarəni dipnotda yazın)
3 -dən 3 -cü hissə: Müvəffəqiyyətin və Dəqiqliyin Təmin Edilməsi
Addım 1. Proseduru sınayın
Prosedurunuzu sınamaq istəmirsinizsə, yəqin ki, yaxşı yazmadınız. Proses haqqında məhdud məlumatı olan bir şəxsə (və ya ümumi oxucu nümayəndəsinə) rəhbərlik etmək üçün SOP -dan istifadə edin. Hansı problemlərlə qarşılaşdılar? Əgər belədirsə, problemi həll edin və lazımi təmir edin.
- SOP -nuzu bir neçə nəfərin sınaması yaxşıdır. Fərqli fərdlər, müxtəlif növ cavablar verməyə imkan verən fərqli problemlərlə qarşılaşacaqlar (faydalı olacağı gözlənilir)
- Proseduru əvvəllər heç vaxt etməmiş bir insan üzərində sınadığınızdan əmin olun. Əvvəlki biliklərə sahib olan hər kəs, tapşırıq addımlarını yerinə yetirmək üçün biliklərinə güvənəcək və SOP vasitəsi ilə deyil, buna görə də məqsədinizə çatılmır.
Addım 2. SOP -u proseduru həyata keçirən insanlar tərəfindən nəzərdən keçirilsin
Sonda, patronunuzun SOP haqqında fikri həqiqətən də əhəmiyyətli deyil. Bu SOP, həqiqətən əlaqədar işləri görənlər üçün vacibdir. SOP -u patrona göndərməzdən əvvəl, işi müvafiq işləri görəcək (və ya görmüş) insanlara göstərin. Nə düşünürlər?
Onları cəlb etmək və prosesin bir hissəsi kimi hiss etdirmək, SOP -lərinizi qəbul etmə ehtimalını artıracaq. Və hətta çox gözəl fikirlərə sahib ola bilərlər
Addım 3. Məsləhətçinizdən və Keyfiyyət Təminatı qrupundan SOP -u nəzərdən keçirməsini istəyin
Komanda sizə yaşıl işıq yandırdıqdan sonra məsləhətçinizə göndərin. Həqiqi məzmuna verdikləri giriş daha az ola bilər, ancaq SOP -un format tələblərinə uyğun olub -olmadığını, bir şeyi qaçırdığınız təqdirdə, həmçinin SOP -un rəsmiləşdirilməsi və sistemə daxil edilməsi protokolunu sizə bildirəcəklər.
- Bu təsdiqlərin yoxlanmasını təmin etmək üçün sənəd idarəetmə sistemindən istifadə edərək təsdiq üçün birbaşa SOP -lar. Bu proses bir təşkilatdan digərinə fərqli ola bilər. Əsasən, şeylərin qaydalara və qaydalara uyğun olmasını istəyirsən.
- Səlahiyyətli imzalar tələb olunur, baxmayaraq ki, əksər təşkilatlar indi elektron imzanı qəbul etməkdən çəkinmir.
Addım 4. Təsdiq edildikdən sonra SOP -u icra etməyə başlayın
Bu, işçinin rəsmi təhsili ola bilər (sinif təhsili, kompüter əsaslı təlim və s.) Və ya SOP kağızının banyoda asılması deməkdir. Nə olursa olsun, işinizi yayın! Bunu etmək üçün çox çalışdın. İltifat almaq vaxtıdır!
SOP'larınızın güncəl qaldığından əmin olun. Bu SOP köhnədirsə, onu yeniləyin, yeniləmələri yenidən təsdiqləyin və sənədləşdirin, sonra SOP-u lazım olduqda yenidən paylayın. Komandanızın təhlükəsizliyi, məhsuldarlığı və uğuru bu SOP -lardan asılıdır
İpuçları
- Sənədli prosesin əsl proses olması üçün hər zaman maraqlı tərəfləri cəlb etməyi unutmayın.
- Aydınlıq üçün yoxlayın. İkiqat şərh olmadığından əmin olun. Proseduru bilməyən birinə göstərin və prosedur haqqında nə düşündüyünü söyləməsini xahiş edin; Təəccüblənə bilərsiniz.
- Oxucuların prosesi aydın şəkildə görə bilməsi üçün axın cədvəllərindən və şəkillərdən istifadə edin.
- Addımları izah etmək üçün sadə İndoneziya dilindən istifadə edin.
- Təsdiq almadan əvvəl insanlardan sənədinizi nəzərdən keçirməsini xahiş edin.
- Hər versiya dəyişikliyi üçün sənəd tarixçəsinin yazıldığından əmin olun.
