Çox vaxt şəxsi və qeyri -rəsmi məqsədlər üçün istifadə edildiyindən rəsmi bir e -poçt yazmaq çətin ola bilər. Ancaq bir müəllimə, müdirə, iş ortağına, dövlət qurumuna və ya rəsmiyyətə ehtiyacı olan digər şəxslərə rəsmi bir e -poçt yazmaq məcburiyyətindəsinizsə, bu sadə qaydalara əməl edin. Fikrinizi qısa və aydın şəkildə izah edin və yazı, üslub və rəsmi məktub formatına riayət edin. Nəhayət, göndərmədən əvvəl e -poçtunuzu yoxlayın və düzəldin.
Addım
Metod 1 /3: E -poçtu formatlaşdırmaq
Addım 1. Peşəkar bir e -poçt ünvanından istifadə edin
İdeal olaraq, e -poçt ünvanı istifadəçi adı və ya ləqəb deyil, həqiqi adınızın dəyişməsidir. Mümkünsə rəqəmlər və ya digər hərflər olmadan nöqtələr, tire və ya alt xəttlərdən istifadə edin.
Məsələn [email protected] qeyri -peşəkar görünür. Bu arada, [email protected] istifadə etmək daha uyğun olardı
Addım 2. Professional şriftdən istifadə edin
Bu gün əksər e -poçt xidmətləri müxtəlif şriftlər və mətnlər yazmağa imkan verir. Ancaq rəsmi e -poçtlar üçün Times New Roman və Arial kimi rəsmi şriftlərə riayət etmək yaxşıdır. Comic Sans və ya Old English kimi dekorativ şriftlərdən çəkinin. Əlavə olaraq:
- E-poçtunuzu 12 ölçüsü kimi oxunması asan bir şriftlə yazın.
- E -poçtun məzmununa və məqsədinə uyğun gəlmədiyi təqdirdə, italik, qalın və ya çox rəngli şriftlər kimi xüsusi yazılardan çəkinin.
- E -poçtu tamamilə böyük hərflərlə yazmayın. Bu cür yazmaq, alıcıya qışqırdığınıza bənzəyir.
Addım 3. E -poçta qısa və dəqiq bir başlıq (mövzu) verin
Başlıqdakı e -poçtun məzmunu ilə əlaqəli bir neçə açar söz istifadə edin. Bu, alıcının e -poçtunuza məhəl qoymamasının qarşısını alacaq. Başlıq olmadan və ya qaranlıq bir başlıq istifadə edərək göndərilən e -poçtlar alıcı üçün əhəmiyyətsiz görünür.
- "Sürətli Suallar", "Sizinlə Əlaqə" və ya "Mühüm Məsələlər" kimi e -poçt adları alıcı üçün qaranlıq görünəcək.
- Eyni zamanda, "12 Mart üçün Cədvəl, Qonaqlar Siyahısı, Nahar Dəvəti və Görüş Xülasəsi" e -poçt adı çox uzun görünəcək və eyni anda birdən çox mövzu ehtiva edir.
- Digər tərəfdən, "12 Martda Yürüyən Merdiven Zədəsi haqqında Görüş" e -poçtunun adı olduqca qısa və aydındır. Bu başlıq, alıcıya əsas mövzu haqqında ümumi məlumat verə bilər, həm də dəqiq bir tarix verə bilər.
Metod 2 /3: Məzmun yazmaq
Addım 1. Müvafiq salamdan istifadə edin
Həmişə bir təbriklə rəsmi bir e -poçt başlayın. Alıcının adını birbaşa yaza bilərsiniz (bilirsinizsə). Alıcının adını başlığı və ya adı ilə tamamlayın (Cənab, Xanım, Dr. və s.). İstəyirsinizsə alıcının adından və başlığından əvvəl "Əziz" yaza bilərsiniz.
- E -poçt alıcısının adını bilmirsinizsə, sadəcə "Hörmətli Cənab/Xanım" və ya "Maraqlı şəxslərə" yazın.
- "Salam", "Salam" və ya digər qeyri -rəsmi təbriklərdən istifadə etməyin.
Addım 2. İlk paraqrafda özünüzü təqdim edin (lazım olduqda)
Yeni bir müştəri, insan resursları meneceri və ya dövlət məmuru kimi əvvəllər heç vaxt əlaqə saxlamadığınız birinə yazırsınızsa, özünüzü təqdim edin və niyə e -poçt göndərdiyinizi izah edin. Bunu e -poçtunuzun birinci və ya ikinci cümləsinə yazın.
Məsələn, bir iş ərizəsi göndərərkən "Adım Maria Isabelladır. JobXYZ.com saytında elan edilmiş inzibati köməkçi kimi işə qəbul olmaq üçün sizinlə əlaqə saxladım" yaza bilərsiniz
Addım 3. Ən vacib məlumatlara üstünlük verin
Özünüzü təqdim etdikdən və e -poçt göndərmək üçün əsas məqsədinizi bildirdikdən sonra, e -poçtun mətninə davam edə bilərsiniz. Ən başında ən vacib məlumatları yazın. Bu şəkildə alıcının vaxtını daha çox qiymətləndirəcək və e -poçtun məqsədini daha aydın edəcəksiniz.
Hökumət nümayəndəsinə e -poçt yazarkən, məsələn, "Adım Maria Isabella. E -poçt ünvanınızı Salatiga Şəhər Məhkəməsinin rəsmi saytından aldım. Bu məktubu öz etirazımı bildirmək üçün göndərirəm. 29 fevral 2015 -ci ildə aldığım bilet."
Addım 4. Birbaşa məktubun nöqtəsinə gəlin
Rəsmi bir məktubda fikrinizi birbaşa ifadə edə bilərsiniz. Kiçik söhbət oxucunu yalnız çaşqın vəziyyətə salacaq və onlardan nəyə ehtiyacınız olduğunu və ya nəyə ehtiyacınız olduğunu başa düşməyi çətinləşdirəcək.
- Məsələn, kampusdakı bir professora məktub yazarkən, dolaşmaq və belə şeylər yazmaq lazım deyil: "Mən Maria Isabella'yam. Məni tanıyırsan? Kimya 221 mənim ən sevimli kursumdur, çünki sənin tədris materialları çox yaxşı təşkil olunmuşdur. Buna görə də hər zaman nəyi sınayacağımı izləyə və bilə bilərəm. İmtahanla əlaqədar olaraq qarşıdakı imtahanı xatırlayıram."
- Digər tərəfdən, belə bir e -poçt yazmaq daha aydın ola bilər: "Mən Maria Isabella'yam. Chemistry 221 -də oxuyan bir tələbəyəm və sizə imtahan cədvəllərinin mümkün bir toqquşması haqqında danışmaq istədim."
Addım 5. Qısa bir e -poçt yazın
Xüsusi bir uzunluq məhdudiyyəti olmasa da, bir laptop və ya kompüter ekranı olduğu müddətdə bir e -poçt göndərmək yaxşı bir fikirdir.
E -poçtunuz kifayət qədər uzunsa, onu bir neçə qısa paraqrafa bölün. Hər abzas daxilində boşluq yazmaq əvəzinə boş bir xətt buraxın
Addım 6. Rəsmi dili istifadə edin
Rəsmi e -poçtlar peşəkar məqsədlər üçün edildiyindən yaxşı bir təəssürat yaratmalısınız. Tam cümlələr və nəzakətli ifadələr işlədin. Aşağıdakılardan çəkinin:
- Jarqon
- Lazımsız ixtisarlar
- Emoji və ifadələrdən istifadə
- Hörmətsiz sözlər
- Zarafat
Addım 7. Müvafiq yekun salamını istifadə edin
Təbrikləri açmaq kimi, rəsmi məktublarda istifadə edilə bilən salamlaşmaları bağlamaq üçün bir neçə variant var. Tam adınızı və titulunuzu, digər başlıqlarınızı (varsa) daxil etməyinizə əmin olun. İstifadə edilə bilən salamlama nümunələrinə aşağıdakılar daxildir:
- "Hörmətlə,"
- "Hörmətlə"
- "Çox sağ ol,"
- "Salam"
- "Şagirdiniz"
Metod 3 /3: Məktub göndərməyə hazırlaşmaq
Addım 1. Lazım olan əlavələri daxil edin
Bir əlavəni daxil etməlisinizsə, onu oxuyan insanların görə bilməsi üçün e -poçtun gövdəsinə daxil etməyinizə əmin olun. Əlavələrin sayını və fayl ölçülərini məhdudlaşdırmağa çalışın və ümumi və geniş istifadə olunan fayl növlərindən istifadə edin.
Məsələn, "Tərcümeyi -hal və portfelimin PDF nüsxəsini əlavə edirəm" kimi bir bildiriş daxil edin
Addım 2. E -poçtun məzmununu, orfoqrafiyasını və qrammatikasını təkmilləşdirin
Orfoqrafiya və qrammatik səhvlərinizi aşkar etmək üçün yalnız e -poçt xidmətlərinə etibar etməyin. E -poçtunuzu ucadan oxuyun və ya kimdənsə yoxlayıb düzəldin. Bu şəkildə orfoqrafik səhvləri və anlaşılmaz cümlələri asanlıqla tapa bilərsiniz.
Addım 3. E -poçtunuzda heç bir həssas məlumat olmadığından əmin olun
Həmişə unutmayın ki, e -poçt təhlükəsiz bir əlaqə vasitəsi deyil. Unutmayın ki, e -poçt serverləri hack edilə bilər, ya da alıcı qəsdən və ya istəmədən açıqlamaq istəmədiyiniz məlumatları paylaşa bilər.
