Yaddaşlar, adətən, bir qrup insanlara, məsələn, fəaliyyətlər, siyasətlər və ya mövcud mənbələr haqqında müəyyən məlumatları çatdırmaq və onlardan hərəkət etmələrini istəmək üçün istifadə olunur. "Memorandum" sözü xatırlanmalı və ya diqqət edilməli bir şey deməkdir. Bu ipuçlarını öyrənərək yaxşı, başa düşülən bir xatirə yaza bilərsiniz.
Addım
4 -dən 1 -ci hissə: Memo başlıqlarının yazılması
Addım 1. Memo yazmaq üçün kağızın üstünə "MEMORRANDUM" yazın
Əvvəlcə bu sənədin bir memorandum olduğunu izah edin. Kağızın yuxarı kənarından 3 sm məsafədə "MEMORDUM" sözünü ilk sətir olaraq qalın hərflərlə yazın. Bu söz böyük hərfin ortasına və ya soluna yerləşdirilə bilər.
Növbəti sətri yazmadan əvvəl iki boş sətri atlayın
Addım 2. Notu alanın adını düzgün yazın
Memo rəsmi işgüzar ünsiyyət vasitəsi olduğu üçün alıcı da rəsmi olaraq siyahıya alınmalıdır. Notu alanın tam adını və adını yazın.
Bu qeyd bütün işçilərə ünvanlanıbsa, "Kimə: Bütün İşçilərə" yazın
Addım 3. Digər alıcıları da "CC" sətrinə yazın
"CC" xətti (nəzakət surəti deməkdir), məktubun kimə göndəriləcəyini deyil, bir nüsxəsini alacaq şəxsin və ya şəxslərin adını yazmaq üçün istifadə olunur. "CC" sətirində sadalanan ad, memoda təsvir olunan siyasət və ya məsələ ilə bağlı məlumatlandırılması lazım olan tərəfdir.
Addım 4. Adınızı "Kimdən" sətrinə yazın
Yaddaşın başlığında müəllifin və göndərənin adı olmalıdır. Bu sətirdə tam adınızı və başlığınızı yazın.
Addım 5. Tarixi daxil edin
Memonun hazırlanma tarixini format tarixi, ayı, ili ilə birlikdə tam olaraq yazın. Məsələn: "Tarix: 9 Dekabr 2015" və ya "12/9/2015".
Addım 6. Yaddaşın mövzusunu müəyyənləşdirin və "Haqqında" başlığı ilə ayrı bir sətir olaraq yazın
Yaddaşın mövzusu, xatirədə nələrin müzakirə edildiyi barədə bir fikir verəcəkdir. Xüsusi, lakin qısa bir mövzu seçin.
Məsələn, mövzu olaraq "Qarışqalar" yazmaq yerinə daha konkret bir şey seçin, məsələn: "Ofisdəki Qarışqa Problemi"
Addım 7. Memo başlığının formatını yaxşı bilin
Qeyd başlığı sol tərəfin yuxarı hissəsində olmalıdır. "Kimə:", "Kimdən:", "Tarix:" və "Haqqında:" sözləri üçün böyük və ya kiçik hərflərdən istifadə edə bilərsiniz.
-
Qeyd başlığı aşağıdakı nümunəyə bənzəyəcək:
Kimə: Alıcının adı və adı
Kimdən: Adınız və başlığınız
Tarix: Memo yazma tarixi
Mövzu: Memoda yer alan mövzular (vacib hesab etdiyiniz şeylər üçün qalın və ya müəyyən bir rəng istifadə edin).
- Yaddaş başlığı yazarkən, səliqəli görünməsi üçün iki nöqtədən sonra boşluq qoyun.
- Yaddaş başlığını yazmağı bitirdikdə, memo başlığını yaddaş gövdəsindən ayırmaq üçün yazmağa davam etməzdən əvvəl bir sətri atlayın.
4 -dən 2 -ci hissə: Xatirənin Bədənini Yazmaq
Addım 1. Yaddaşı alacaq tamaşaçıları düşünün
İnsanları oxumaq və cavablandırmaqla maraqlandıran bir xatirə yazmaq üçün onu oxuyacaq tamaşaçılara əsaslanaraq izahın tərzini, uzunluğunu və rəsmiliyini notun əsas hissəsində müəyyən etməlisiniz. Bunun üçün bu xatirəni kimin alacağını və oxuyacağını bilməlisiniz.
- Not alanın prioritetləri və narahatlıqlarının nə olduğunu öyrənin.
- Memo oxucularının soruşacağı sualları əvvəlcədən bilməyə çalışın. Oxucunu təsir edə biləcək bəzi nümunələr, sübutlar və ya digər məlumatlar verərək izahınızı dəstəkləyin.
- Notu oxuyacaq tamaşaçıları nəzərə alaraq, notdakı doğru məlumatları və ya fikirləri çatdıra bilərsiniz.
Addım 2. Rəsmi bir salam verməyin
Xatirə "Hörmətli cənab Ənvər" kimi bir təbriklə başlamağa ehtiyac yoxdur. Əksinə, əhatə etmək istədiyiniz mövzunu izah etmək üçün bir açılış cümləsi yazın.
Addım 3. Birinci abzasda problemi və ya məsələni qeyd edin
Etmək istədiyiniz hərəkətin fonunu qısaca təsvir edin. Bir tezis ifadəsi təqdim edərkən olduğu kimi mövzunu izah edin və bu hərəkətin niyə vacib olduğunu izah edin. Bu giriş cümləsini mücərrəd və ya memo xülasəsi kimi istifadə edə bilərsiniz.
Ümumi bələdçi olaraq açılış bölməsi bir paraqrafda yazılmalıdır
Addım 4. Məsələn, qeydin əvvəlində yaza bilərsiniz:
1 Yanvar 2016 tarixindən etibarən PT XYZ sağlamlığın qorunması ilə bağlı yeni bir siyasət həyata keçirəcək. Bütün işçilər və onların ailə üzvləri hər ay BPJS 1 -ci sinif sağlamlıq yardımı alacaqlar.
Addım 5. Memoda qaldırdığınız məsələnin kontekstini təsvir edin
Oxuculara təqdim etdiyiniz məsələnin arxa planı haqqında məlumat lazım ola bilər. Konteksti qısaca izah edin və yalnız vacib olanı söyləyin.
Lazım gələrsə, bu siyasətin niyə tətbiq olunmasını istədiyinizi izah edən memo yazmağa davam edin. Məsələn, yazın: "Hökumət hər bir şirkətin işçilərini və onların ailə üzvlərini BPJS Kesehatan iştirakçısı kimi qeydiyyata almalı olduğu bir tənzimləmə çıxardı"
Addım 6. Müzakirə bölməsində bir izahat verərək planınızı dəstəkləyin
Görəcəyiniz hərəkəti qısaca təsvir edin. Təklifinizi dəstəkləmək üçün dəlil və məntiqi səbəblər göstərin. Ən vacib məlumatı çatdırmaqla başlayın, sonra konkret və ya təsdiqləyici faktlar verin. Oxucunun təklif etdiyiniz hərəkətdən nə fayda əldə edəcəyini və ya bu tədbir görülmədiyi təqdirdə baş verəcək ziyanı bildirin.
- Daha uzun bir qeyd yaratmaq istəyirsinizsə, müvafiq və inandırıcı qrafikləri, siyahıları və ya cədvəlləri də təqdim edin.
- Daha uzun xatirələr üçün hər bölmənin məzmununu izah edən qısa bir başlıq verə bilərsiniz. Məsələn, "Siyasət" başlığı yaratmaq əvəzinə "Bütün İşçilər üçün Yeni Siyasət" yazın. Başlığı konkret və qısa yazın ki, xatirədəki vacib şeylər oxucu tərəfindən dərhal bilinsin.
Addım 7. Oxucu tərəfindən görüləcək tədbirləri təklif edin
Xatırlatma vasitəsi ilə başqalarından yeni bir məhsul haqqında bir açıqlama, xərc hesabatında yeni bir siyasət və ya şirkətin bir problemi necə həll etməsi ilə bağlı bir konkret bir mövzuda hərəkət etmələrini xahiş edirsiniz. Bir yekun paraqrafda və ya cümlədə hansı hərəkətin edilməli olduğunu izah edin.
- Məsələn, yazın: "Bütün işçilər 1 Mart 2016 -cı ildən başlayaraq yeni mühasibat sistemindən istifadə etməlidirlər".
- Təklifinizi təsdiqləyən sübutlar da təqdim edin.
Addım 8. Müsbət və dəstəkləyici bir xülasə verərək notu bağlayın
Sonuncu paraqraf problemi həll edə biləcək növbəti addımı təsvir etməlidir. Təşkilat həmrəyliyi ilə əlaqədar bir dəstək mesajı da verin.
- "Bu təklifi daha da müzakirə etməyə və qarşılıqlı razılaşdığımız qərarı həyata keçirməyə hazıram" deyə bilərsiniz.
- Və ya yazaraq xatirəni bağlaya bilərsiniz: “İstehsal xəttini əlavə etmək planından çox həyəcanlıyıq. İnanırıq ki, bu plan şirkəti inkişaf etdirəcək və işimizin davamlılığını təmin edəcək”.
- Notu bir və ya iki cümlə ilə bağlayın.
4 -dən 3 -cü hissə: Xatirəni bitirmək
Addım 1. Memonun formatını yaxşı bilin
Daha asan oxumaq üçün standart memo formatından istifadə edin. Yaddaşı Times New Roman və ya Arial şriftində 12 sm ölçüdə 3 sm sola, sağa və alt kənarlara yazın.
Sola uyğunlaşdırılmış paraqraf formatından istifadə edin. Paraqrafın sonunda iki boş sətri atlayın və paraqrafın əvvəlində boşluq qoymağa ehtiyac yoxdur
Addım 2. Yaddaşınızı yoxlayın
Düzgün, aydın, qısa və inandırıcı olduğundan əmin olmaq üçün yenidən oxuyun və xatirəni redaktə edin. Doğru yazı tərzindən istifadə etdiyinizə əmin olun. Lazımsız elmi terminləri və ya jarqonları aradan qaldırın.
- Hələ də orfoqrafiya, qrammatika və müzakirə səhvlərinin olub olmadığını görmək üçün yenidən yoxlayın. Adların, tarixlərin və rəqəmlərin yazılmasına diqqət yetirin.
- Qeydinizin kifayət qədər qısa olduğundan əmin olun və artıq məlumatları aradan qaldırın.
Addım 3. Adınızın yanında başlayın
Yaddaşın imzalanmasına ehtiyac yoxdur, ancaq qeydin başında adınızın yanındakı bir tükənməz qələmlə başlanması lazımdır. Başlanğıclar bu məktubu təsdiq etdiyinizi göstərir.
Addım 4. Antetli kağızdan istifadə edin
Notlar üçün xüsusi olaraq hazırlanmış antetli kağızlarla çap olunan və ya adi məktub kağızından istifadə edən məktub kağızları var.
Notu kompüterdə yaratmısınızsa (və e -poçtla göndərmisinizsə), şirkətin loqotipi və əlaqə məlumatları olan Word proqramını istifadə edərək öz antetli kağızınızı yaradın. Gələcək memo təqdimatları üçün bu qeyd şablonundan istifadə edin
Addım 5. Memonun necə göndəriləcəyinə qərar verin
Memo paylamaq üçün ən yaxşı yolu seçin. Yazdıra və paylaşa və ya e -poçtla göndərə bilərsiniz.
Notları e -poçt vasitəsi ilə göndərmək üçün, bir Word sənədindən HTML -yə və ya PDF -ə çevirə bilərsiniz və e -poçt əlavəsi olaraq göndərə bilərsiniz
4 -cü hissə 4: Memo şablonlarından istifadə
Addım 1. Bir memo şablonu axtarın
Xatirələr sıfırdan qurmaq əvəzinə şablonlardan istifadə etməklə yaradıla bilər. Bunun üçün İnternetdə, məsələn, Microsoft Word -də yaxşı yaddaş şablonları axtarın. İstifadə olunan formatlar ümumiyyətlə demək olar ki, eynidir, lakin yazı tipi ölçüsü, uzunluğu və dizaynı fərqli ola bilər.
- Ehtiyaclarınıza ən uyğun şablonu yükləyin.
- Hər hansı bir veb saytdan şablon istifadə etməzdən əvvəl qaydaları oxuduğunuzdan əmin olun.
Addım 2. Kompüterinizə yüklədiyiniz şablonu açın
Yükləmə düyməsini tıkladıqdan sonra şablon ya birbaşa kompüterinizə endiriləcək, ya da etməli olduğunuz bir neçə addım var. Nəticə sıxılmış bir sənəddirsə, əvvəlcə bu faylı açmalı və sonra Microsoft Word -də açmalısınız.
Microsoft Word proqramının ən son versiyasını istifadə etməyinizi tövsiyə edirik ki, problem yaşamayasınız və bu şablon sizin üçün yaxşı işləsin. Hələ də Microsoft Word proqramının əvvəlki bir versiyasını istifadə edirsinizsə, hər hansı bir faylı yükləməzdən əvvəl onu yeniləyin
Addım 3. Öz antetli kağızınızı təyin edin
Bütün şablonlar dəyişdirilə bilər. Memo şablonunun hər bir hissəsini ehtiyaclarınıza uyğun olaraq düzəldə bilərsiniz. Məsələn, antetli bölmə şablonuna logo və ticarət nişanı qeydiyyat nişanı əlavə edin. Şirkət məlumatlarını yazmaq üçün antetli bölməni basın.
Addım 4. Memo başlığındakı şablon sahələrini doldurun
"Kimə", "Kimdən", "CC" və "Haqqında" sahələrini doldurmalısınız. Hər bir sahəni doldurarkən diqqətli olun ki, bu bölmədə çaşmasın, qaçırılmasın və ya səhv yazılmasın.
Addım 5. Mesajınızı yazın
Giriş hissəsini, kontekstini, müzakirəsini və xülasəsini memonun əsas hissəsinə yazın. Məlumatları çatdırmaq üçün siyahı şəklində qeydlər yaza bilərsiniz.
- Yaddaşdakı bütün paraqrafları düzgün haşiyələr və şrift ölçüləri ilə səliqəli şəkildə təşkil etmək üçün eyni şablon formatından istifadə edin.
- Lazım gələrsə, cədvəli göstərmək üçün memo şablonundan istifadə edə bilərsiniz. Xüsusilə bir siyahıda və ya başqa formatda hazırlanan xatirələr qeyri -səlis və ya oxumaq çətin görünsə, bu daha faydalı ola bilər.
- Artıq şablonda olan sözləri silməyi unutmayın. Göndərməzdən əvvəl yenidən diqqətlə yoxlayın.
Addım 6. Həm də hurda ayaqlarını yoxlayın
Yaddaşın ayağı, adətən əlavə məlumat vermək üçün, məsələn, şirkət məlumatlarınızı və ya telefon nömrənizi yazmaq üçün istifadə olunan notun altındadır. Bütün bu məlumatların düzgün yazıldığını diqqətlə yoxlayın. Əlbəttə ki, səhv əlaqə məlumatları və ya itkin məlumatlar olmadan yaxşı bir qeyd göndərmək istəyirsiniz.
Addım 7. Ekranı tənzimləyin
Şablondan əldə edə biləcəyiniz üstünlüklərdən biri də sənədin rəngini dəyişdirmək imkanıdır. Yaddaşın ekranı şəxsiyyətə uyğunlaşdırıla və daha cəlbedici görünə bilər. Əlavə olaraq, diqqəti daha çox cəlb etmək üçün hazırkı vəziyyətə ən uyğun rəng seçə bilərsiniz, lakin yenə də professionaldır.
Addım 8. Yaddaşı yeni bir sənəd olaraq qeyd edin
Sahib olduğunuz hər hansı bir iş ünsiyyətinin sübutu olaraq rəqəmsal bir ehtiyat nüsxəsi olması üçün bu yaddaş sənədinin bir nüsxəsini saxladığınızdan əmin olun.
Addım 9. Yenidən istifadə etmək üçün bu şablonu qeyd edin
Bir az fərqli mövzu ilə əlaqədar bir xatirə yazmaq lazım gəldikdə, içindəki məlumatı göndərmək istədiyiniz məktubun mövzusu ilə əvəz edin. Vaxtınıza qənaət etməklə yanaşı, ardıcıl formatda xatirələr yarada bilərsiniz ki, onlar peşəkar görünsünlər. Bu yolla oxucular daha çox diqqət yetirəcək və göndərdiyiniz məktubu diqqətlə oxuyacaqlar.
İpuçları
- Çox səbəb göstərməyin. Niyə müəyyən hərəkətlərin edilməli olduğunu izah etməlisiniz, amma bunu aşmayın.
- Qeyddə yazılan izahat/məlumatlar qısa şəkildə təqdim edilməlidir.
Əlaqəli məqalə
- Bir İş Xatirəsi necə yazılır
- Bir məktub necə yazılır
- Necə təsirli ünsiyyət qurmaq olar
- Bir oxucu məktubu necə yazılır
