Bir çox şirkət, işçilərindən müəyyən bir müddət ərzində etdiklərini bildirmək üçün özlərini qiymətləndirərək iş müvəffəqiyyəti hesabatları hazırlamalarını xahiş edir. Bir yığıncaq yazan kimi işləyirsinizsə, sizdən də hesabat hazırlamağınız tələb oluna bilər. Bu məqalə, karyeranızın uğur və ya uğursuzluğunu təyin etməkdə əhəmiyyətli bir rol oynadığı üçün yaxşı bir performans hesabatı hazırlamağı izah edir.
Addım
3 -dən 1 -ci hissə: İş Nailiyyət Hesabatı Formatını Anlamaq
Addım 1. Nailiyyətlərinizin qısa xülasəsini yazaraq hesabatın hazırlanmasına başlayın
Hesabatın yuxarı hissəsində, işinizin ümumi görünüşünü vermək üçün təqdim etdiyiniz məlumatların xülasəsini təqdim edin.
- Məsələn: Qeyri-kommersiya təşkilatında işləyirsiniz və patronunuz bir performans hesabatı hazırlamağınızı xahiş edir. Tamamlanmış bütün vəzifələri bir paraqrafda qısaca bildirin, məsələn: təşkilatın sahibinə faydalı olan fəaliyyətlər təşkil etdiniz, sənayedə tanınmağa müvəffəq oldunuz və iş ortaqları ilə əlaqələr qurdunuz.
- Xülasəyə konkret şeylər daxil etməyin, çünki ümumilikdə iş nailiyyətləri haqqında ümumi məlumat vermək üçün yalnız vacib məlumatları təqdim etməlisiniz. Bələdçi olaraq, işəgötürən fərqli bir format göstərmədiyi təqdirdə, hesabatlar 2 səhifədə təqdim edilməlidir. Əvvəlcə müəyyən bir formata uyğun bir hesabat hazırlamağınızdan əmin olun.
Addım 2. Ətraflı dəstəkləyici faktlar təqdim edin
Hesabatın əvvəlində təqdim olunan xülasədə hər bir məlumatı dəstəkləmək üçün aşağıdakı təlimatlara uyğun olaraq detalları yazın:
- Siyahı formatından istifadə edin. Hər bir fəaliyyət üçün ayrıca hesabat hazırlayın. Fəaliyyəti hesabatın adı kimi daxil edin və başlığın altındakı fəaliyyətin təsvirini daxil edin. Məsələn: etdiyiniz fəaliyyət "Hadisəyə Hazırlıq və İcra" dır.
- Başlığın altında, təşkilatın missiyasına nail olmağı dəstəkləyən məqsədi və faydaları da daxil olmaqla təşkil etdiyiniz hadisəni qısa və xüsusi olaraq təsvir etmək üçün rəqəmlərdən və ya hərflərdən istifadə edərək bir siyahı yaradın.
Addım 3. Professional görünməsi üçün standart formatda bir hesabat yaradın
Təsadüfi hesabatlar təqdim etməyin. Bunun əvəzinə, standart ölçülü kağızdan istifadə edərək peşəkar şriftlə səliqəli yazılmış bir hesabat hazırlayın.
- Məlumatın səliqəli şəkildə təşkil edilməsi üçün hesabatın adını qalın hərflərlə ortasına qoyun.
- Hesabatın yuxarı hissəsinə hesabatın tamamlandığı tarixi yazın. Hesabatı hazırlayan şəxsin adını, adını və adını da daxil edin.
Addım 4. Hesabat dövründə jurnalistika aparın
Fəaliyyətlər işləyərkən dərhal qeydlər aparsanız, hesabat tərtib etməyiniz daha asan olacaq.
- Müəyyən bir müddət ərzində iş nailiyyətlərini qeyd etmək üçün bir notebook və ya qovluq hazırlayın. Bu, müdiriniz istəsə hesabat hazırlamağı asanlaşdıracaq.
- Bu edilmədikdə, hesabat dövrünün əvvəlindəki əhəmiyyətli nailiyyətlər unudula bilər.
3 -dən 2 -ci hissə: Keyfiyyətli məzmun təqdim etmək
Addım 1. Uğurlamaq istədiyiniz hədəfi və qarşılamağınız lazım olan iş gözləntilərinizi təsvir edin
Oxuculara hesabat dövrünün əvvəlində nail olmaq istədiyiniz bir hədəf olduğunu xatırlat. Təşkilatın məqsədlərini və sizdən gözlənilən iş qatqısını bildiyinizə əmin olun. Hələ bilmirsinizsə, işəgötürəndən bunları soruşun.
- Daha sonra, faktiki məlumatlar verərək hədəfinizə çatdığınızı izah edin. Hədəf və həyata keçirilməsi arasındakı məlumatların müqayisəsini təqdim edən bir hesabat hazırlayın.
- Məsələn: Hədəfdən daha çox vəsait toplaya bildiniz və bu nailiyyət investorlar və işəgötürənlər üçün müsbət haldır. Ancaq bu işin nəticələrini müvəffəqiyyət hesab etmək olmaz və müqayisə məlumatları olmadıqda uğurunuzun nə qədər yüksək olduğunu müəyyən etmək çətindir.
Addım 2. Hesabata vizual məlumat daxil edin
Oxucuların təqdim etdiyiniz məlumatları görselleştirmesini asanlaşdıran bəzi cədvəllər və ya qrafiklər əlavə edin.
- Yadda saxlayın ki, məşğul oxucular adətən yalnız hesabatlara göz yumurlar. Bəzən vizual vasitələr məlumatı daha təsirli şəkildə çatdıra bilir.
- Ancaq çox qrafik təqdim etməyin. Mühüm məlumatları izah edə biləcək 1-2 qrafik seçin.
Addım 3. "CAR" a diqqət yetirin
CAR -ın mənası: Çağırış (çağırış), Fəaliyyət (hərəkət), Nəticələr (nəticələr). Bu üç şeyi müzakirə edərək sistemli bir iş uğuru hesabatı hazırlaya bilərsiniz.
- Qarşılaşdığınız çətinlikləri müəyyənləşdirin. Çətinliklərin öhdəsindən gəlmək üçün etdiyiniz hərəkətləri və nəticələrin nə olduğunu təsvir edin. Məsələn: bir restoran müdiri olaraq bir hesabatda yazın: “Çağırış: nahar zamanı pik saatda növbələr uzanır və şikayətçi müştərilər 10%artır. Fəaliyyət: pik saatlarında xidmət keyfiyyətini artırmaq üçün 1 garsondan işə 1 saat əvvəl başlamasını istəyin. Nəticə: şikayət edən müştərilər 2 nəfərə düşdü və ya 80%azaldı”.
- Xüsusi məlumatlar verərək bir hesabat hazırlayın. Ölçülə bilməyən nailiyyətlər, məsələn: "Bir komandada yaxşı işləyə bilirəm" faydasızdır, çünki hamı eyni şeyi deyə bilər. Beləliklə, həll edilməli olan nəticələr və problemlər arasındakı əlaqəni göstərə bilməli və konkret məlumatlar və məlumatlar təqdim edərək performans haqqında məlumat verməlisiniz.
Addım 4. İstifadə etdiyiniz metodologiyanı təsvir edin
Hesabat yazmaq üçün əsas kimi məlumat toplamalısınızsa, tətbiq etdiyiniz məlumat toplama metodologiyasını qısaca təsvir edin.
- Oxucuya sorğu metodunun seçilməsinin səbəbləri, faydaları və nəticələri barədə məlumat verin. Metodun niyə etibarlı hesab edildiyini də izah edin. Yuxarıdakı nümunədə restoran ssenarisini davam etdirərək, müştəri şikayət məlumatlarını niyə sorğu metodu olaraq istifadə etdiyinizi izah edin.
- Anketin tarixini və müddətini və sorğudan əldə etmək istədiyinizi daxil edin.
Addım 5. İş nailiyyətlərinin hesabatına diqqət yetirin
Hesabatdakı məlumatları iş uğurlarına yönəltmək üçün hesabat dövründə ən çox qürur duyduğunuz şeyi düşünün, məsələn: narahat bir qonağı sakitləşdirə və ya tabeçiliyinizə təlim verə bilərsiniz. Oxucuya çox ətraflı məlumat verməyin.
- Başqa bir yol, "vəziyyət" (problem), tapşırıq (tapşırıq), hərəkət (hərəkət), nəticələr (nəticə) mənasını verən "STAR" metodundan istifadə etməkdir. İçində olduğunuz vəziyyəti, etməli olduğunuz işi, işi başa çatdırmaq üçün etdiyiniz hərəkətləri və əldə etdiyiniz nəticələri qısaca təsvir edin. "CAR" metodu kimi, məqsəd də "problem" ilə "nəticə" arasındakı əlaqəni göstərmək və buna necə nail olmağı izah etməkdir.
- Aşağıdakıları göstərə biləcək hesabatların hazırlanmasına diqqət yetirin: çətinlik, imtiyaz, prioritet, yüksək görünürlük, son tarixlər, yenilik, iş təsviri və işinizin təşkilata təsiri.
- Məsələn: hesabatda şöbə müdiri vəzifəsinə yüksəldikdə işçilərin illik dövriyyəsinin 35% olduğunu bildirin. İşçilərdən məmnunluq anketləri, işçilərə mentorluq etmək və bütün heyətlə həftəlik görüşlər keçirdikdən sonra işçi dövriyyəsi 15%-ə enir. Bu nümunə göstərir ki, oxucu əlaqəni düzgün başa düşə bildiyi müddətdə nailiyyət hesabatında uzun cümlələr işlətmək lazım deyil.
Addım 6. Hərəkətinizin mahiyyətini izah edin
Yalnız nəticələr verməyin. Nailiyyətin təşkilat üçün nə üçün faydalı olduğunu da izah etməlisiniz.
- Məsələn: İşçilərlə görüşünüz var. Təqibin nə olduğunu və təşkilat üçün faydalarını izah edin? Nəyi bildirmək istədiyinizi diqqətlə düşünün. Faydalı deyilsə, başqa işi bildirməlisiniz.
- İşçilərlə görüş iş motivasiyasını artıra bilirsə, işçilərin işdən kənar qalması şirkətin sahiblərinə pul qazandırır. Bu faydalı hesab edilən işin nəticəsidir.
Addım 7. Hesabatı təqdim etməzdən əvvəl onu yoxlayın
Çoxlu səhvləri və peşəkar olmayan yazı formatları olan bir hesabat təqdim etsəniz, hesabat yazma məqsədlərinə nail ola bilməzsiniz.
- Sözlərin qrammatikasını, durğu işarələrini və orfoqrafiyasını yoxlayın. Hesabatınızı 1 gecə saxlayın və səhər yenidən oxuyun. Son dəqiqə hesabatları verməyin.
- Hesabatı kağıza yazdırın və düzəldilməsi lazım olan başqa bir şey olub olmadığını yoxlayın. Bəzən gözlərimiz uzun müddət kompüter ekranına baxmaqdan o qədər yorulur ki, səhvlərə fikir verilmir.
3 -cü hissə 3: Doğru sözləri istifadə etmək
Addım 1. Mənfi şeyləri müsbət bir şəkildə söyləyin
Əldə olunmayan bir hədəf varsa, bunu bildirməmək daha yaxşıdır. Oxucunu buna yönəltmək əvəzinə, başqa bir şəkildə məlumatlandırmağa çalışın.
- Müsbət cümlələrdən istifadə edərək qənaətbəxş olmayan iş nəticələrini təsvir edin, məsələn, izahı başqalarını günahlandırmaq və ya bəhanə gətirmək əvəzinə problemi həll etmək üçün atacağınız konkret addımlara yönəltməklə.
- Başqalarını günahlandırmayın. Etdiyiniz hərəkətləri izah etməyə və müsbət bir insan olduğunuzu göstərməyə diqqət edin. Sizin və ya komandanızın yaxşı gördüyü işləri paylaşın. Qürur duyacağınız işlərə diqqət yetirin.
Addım 2. Hesabatlarda nömrələri təqdim edin və ölçüləri istifadə edin
Çox spesifik məlumatlar təqdim edə bilsəniz, iş nailiyyətləriniz daha etibarlı olacaq. Verdiyiniz məlumatları dəstəkləyici sübut kimi ölçülə bilən bir şeylə tamamlayın.
- Çox istifadə olunan üstün sözlər, məsələn: "ən yaxşı" və ya "etibarlı" daha az faydalıdır. Hər kəs "Bu il iş performansım çox yaxşı idi" deyə bilər.
- Bu ifadəni xatırlayın: "Sübut et, sadəcə danışma!" Başqalarına bu il yaxşı bir iş görə bildiyinizi söyləmək əvəzinə, yaxşı etdiklərinizi məlumat və ölçülərlə ətraflı şəkildə göstərin. Yalnız müştərilərlə yaxşı əlaqələr qura biləcəyinizi söyləməyin. Bunun əvəzinə müştəri məmnuniyyəti sorğusunun nəticələrini sitat gətirin, müştəridən aldığınız bir məktubu əlavə edin və şikayətçi müştərilərin sayının azalması haqqında məlumat verin.
- Mövcud nömrələr. Bir çox işçiyə rəhbərlik edə biləcəyinizi söyləmək mənasızdır, əgər oxucular heyətinizdə neçə nəfər olduğunuzu bilmirsə. Verilənləri oxuculara "çox" dediyiniz neçə adamın bilməsi və gördüyünüz işin təsvirini izah etməsi üçün rəqəmsal formada təqdim edin.
Addım 3. Hər halda həqiqəti söyləyin
Şişirtməyin və yalan danışmayın. Tutulsanız böyük bəla ilə üzləşəcəksiniz.
- Tamamilə təsadüfən olsa belə, yalan danışsanız böyük problemlərlə üzləşəcəksiniz. Özünüzü etibarsız hiss edəcəksiniz və karyera yolunuz bağlanacaq.
- Güclü və zəif tərəflərinizi olduğu kimi bildirmək üçün vicdanlı bir özünü qiymətləndirmə aparın. Qüsurları pozitiv şəkildə aradan qaldırmağa çalışın.
Addım 4. Başqalarının işini tanıyın
İş və mühəndislik hesabatı yazma kursları "Mən" sözünü istifadə etməməyinizi təklif edir, lakin müəyyən hallarda performans hesabatlarında istifadə edilə bilər.
- Məsələn: "100 işçini işə götürdüm" hesabatını verdiyiniz təqdirdə, uğurunuzun digər insanların və ya komandanın töhfələri ilə dəstəkləndiyini izah etməyi unutmayın.
- Təkəbbürlü deyilsinizsə əlavə dəyər əldə edəcəksiniz. Həmişə "mən" sözü ilə başlamamaları üçün müxtəlif cümlələr düzün.
İpuçları
- Heç vaxt performans hesabatında qəzəbini ifadə edən sözləri istifadə etməyin. Həmişə pozitiv olsanız yaxşı bir təəssürat yaradacaqsınız.
- Peşəkar sözlərdən istifadə edin. Qeyri -rəsmi dil üslubundan istifadə etməyin.
