Nəticələri məqsədləri ilə müqayisə edərək bir hadisənin müvəffəqiyyətini qiymətləndirmək üçün bir hadisə hesabatı yazmalısınız. Bu hesabat, tədbiri keçirən şirkət və ya fərd tərəfindən dəyişikliklərin edilməsinin lazım olub olmadığını müəyyən etmək üçün tələb olunur. Uğurlu bir hadisə hesabatının yaxşı yazılmasını təmin etməyin bir neçə yolu var. Başqa bir tədbirə ev sahibliyi etsəniz buna ehtiyacınız olacaq!
Addım
3 -dən 1 -ci hissə: Hadisə Hesabatlarının tərtib edilməsi
Addım 1. Hər bir tamaşaçı üçün təqdimat tərzini və formatını müəyyənləşdirin
Tədbir hesabatları zımbalana bilər, zımbalana bilər, PDF sənədləri, PowerPoint təqdimatları və s.
- Tədbir hesabatının aydın hissələrə bölündüyündən əmin olun. Tədbirin nəticələrini məqsədləri ilə necə müqayisə edəcəyinizi təyin etməlisiniz. Həyata keçirilən tədbirlərin əsas nəticələrini ümumiləşdirin.
- Hər bir sponsorun və tamaşaçının ehtiyac və maraqlarına uyğun olaraq hadisə hesabatlarını fərdiləşdirin. Sponsorların məqsədlərini nəzərdən keçirin. Bir dərəcədə, sponsorlar hadisə hesabatlarının əsas auditoriyasıdır. Sponsorluq edilən tədbirin uyğunluğunu qiymətləndirmək istəyirlər. Buna görə də nə istədiklərini və ən çox maraqlandıqlarını bildiyinizə əmin olun.
- Unikal hadisələr və sponsorlar ilə bağlı xüsusi ehtiyacları qarşılamaq üçün hadisə hesabatlarını fərdiləşdirin. Bir növ auditoriyaya yönəlmiş kimi bir hesabat yazmayın. Yüksək səviyyəli idarəçilər və maliyyə menecerləri də hadisə hesabatlarınız üçün başqa bir auditoriyadır.
Addım 2. Tədbir boyunca lazım olan məlumatları izləmək üçün bir proses yaradın
Yalnız yaddaşa güvənmək olmaz.
- Daha konkret və hər şeydən əvvəl daha təsirli hesabatlar yaratmaq üçün tədbirdən əvvəl, zamanı və sonra əsas məlumatları izləyin. Bu üsul həm də zaman cədvəlinə uyğun olaraq hesabat tərtib etməyə imkan verir.
- Lazım gələrsə (təcrübəçilər də daxil olmaqla) birdən çox insanın köməyi ilə davam edən məlumatların toplanmasını həyata keçirməyi düşünün. Əslində hesabat vermə hadisənin bitməsini gözləməməlidir.
Addım 3. Hesabatı əsas məqamlara ümumiləşdirin
Hadisə hesabatları ilə bağlı problemlərdən biri, gündəmi az əhatə etmələri və ya şirin ifadələrə diqqət yetirmələridir. Bunu etməyin. Əsas məqamları aydın və analitik şəkildə vurğulamaq yaxşı olar.
- Daha ətraflı müzakirə ediləcək hadisənin bəzi vacib hissələrini seçin. Ən uğurlu baş verən üç şeyi və ən çox təəccübləndirən üç nöqtəni tapın.
- Hesabatı nahar menyusu və ya bütün əsas təqdimatın ətraflı xülasəsi kimi əhəmiyyətsiz detallarla doldurmayın. Əhəmiyyətli olanları daxil etməlisiniz.
3 -dən 2 -ci hissə: Hesabata Doğru Məzmunun qoyulması
Addım 1. İcra xülasəsi yazın
Tədbir hesabatı, tam hesabatın qısaldılmış bir versiyası olan bir ümumi məlumatı ehtiva etməlidir. İcra xülasəsini hadisə hesabatına giriş kimi düşünün.
- Tədbirin nəticəsi ilə maraqlanan insanlar üçün hazırlanmış bir icra xülasəsi və tədbirin hazırlanması, icrası və sponsorluğu ilə məşğul olan insanlar üçün daha ətraflı hesabat olmaqla iki hesabat yarada bilərsiniz.
- İcra xülasəsində əsas obyektləri və nəticələri müzakirə etməli və onlara diqqət yetirməlisiniz. İcra xülasəsi qısa olmalıdır, yalnız bir və ya iki səhifə. Hesabat hadisənin əsas elementlərini ümumiləşdirməli və məlumatların qısa şərhini ehtiva etməlidir
Addım 2. Hesabatlarınıza dərin əyani vəsaitlər daxil edin
Çox vaxt hesabatlar, oxucuya bir çox rəqəm bildirməkdənsə, statistik meylləri göstərən qrafikləri daxil etdikdə daha təsirli olur.
- Tədbirdə yeni bir məhsul varsa, həmin məhsulun fotoşəkilini əlavə etməyi məsləhət görürük. Tədbir zamanı anı əks etdirən fotoşəkillər, xəbəri oxuyanlara keçirilən tədbir haqqında fikir əldə etməyə kömək edə bilər. Hesabatda sənədləşdiriləcək sponsorun tədbirdə iştirakını göstərən fotoşəkillər çəkməyə çalışın. Yenə də bu vəzifə hadisənin bitməsini gözləyə bilməz.
- Saytda baş verən nümunələri, reproduksiyaları və digər nümunələri də daxil edə bilərsiniz. Sponsorluq kuponları alan insanların sayını bildirin və s. Sponsorlar üçün hadisənin mediada, izləyicilərə təqdim etdiyi hadisə yerində və xaricində məruz qalmağı sənədləşdirin.
Addım 3. Bütün reklam və mediaya məruz qalmağı sənədləşdirin
Yaranan medianın hadisənin məqsədləri ilə müqayisəsini qiymətləndirməyi məsləhət görürük.
- Gündəlik qəzet paylamalarının və reklam reytinqlərinin sayına əlavə olaraq sponsorun adını və reklamını ehtiva edən çap reklamlarına və məqalələrə diqqət yetirin.
- Televiziya reklamlarını, ictimai elanları, dərəcələr kartını və reytinq kartlarının dəyərlərini və xəbərlərin əhatə olunmasını sənədləşdirin.
- Radio sənədlərini, qiymət kartı reklamlarını, reklam və promosyonların qiymətlərini, yoxlanılmış hesabatları və s.
Addım 4. Tədbirin məqsədi haqqında bir bəyanat əlavə edin
Tədbirin məqsədlərini nəticə ilə əlaqələndirməlisiniz, buna görə də hadisənin orijinal missiyası və məqsədləri haqqında bir xatırlatma daxil etməyinizə əmin olun.
- Tədbirlərin proqram siyahısını daxil edə bilərsiniz. Tədbir zamanı əsas iştirakçıların kim olacağını da müzakirə etməlisiniz. Lakin, qısa saxlayın.
- Tədbirin xüsusi əsas nəticələrini qeyd etmək və müzakirə etmək və onları qeydə alınan nəticələrlə uyğunlaşdırmaq üçün çox vaxt sərf etdiyinizə əmin olun. Realist olun və lazım olduğu kimi işləməyən şeyləri şirinləşdirməyin.
Addım 5. Tədbir hesabatına maliyyə məlumatları daxil edin
Tədbirin işləyən büdcəsi və faktiki xərcləri haqqında ətraflı bir müzakirə verməlisiniz. Büdcənizi faktiki xərclərlə müqayisə etdiyinizə əmin olun, həmçinin yaxşı gedən bəzi şeyləri və təkmilləşdirməyə ehtiyacı olan sahələri vurğulayın.
- Marketinq və tanıtım fəaliyyəti xərcləri, işçilərin xərcləri və sponsorluq xərcləri də daxil olmaqla bütün xərcləri təsnif etməlisiniz. Ətraflı bir büdcə tərtib etməyi məsləhət görürük. Maliyyə menecerləri və yüksək səviyyəli menecerlər, xərclərinizin nəticələrini təsdiqləyəcək sübutlar görmək istəyəcəklər.
- Gəlir hesablamalarını daxil edin, məsələn biletlərdən, sponsorlardan və sərgilərdən. Bununla birlikdə, real gəliri proqnozlarla müqayisə etdiyinizə əmin olun.
Addım 6. Oxucu ilə əlaqəli statistikanı daxil edin
Hesabatınızın şirin məlumatlarla doldurulmasına imkan verməyin. Tədbirə qatılan insanların sayı daxil etməyiniz lazım olan məlumatlardan biridir. Hesabatlarda ölçülə bilən məlumatları təqdim etməyi məsləhət görürük.
- Satış sayı və müəyyən bir kabinədəki ziyarətçilərin sayı kimi daxil edilə bilən statistika və digər əlaqəli məlumatlar. Verilən məlumatlar tam olduqda hadisə hesabatı daha etibarlı olacaq. İştirakçılar/ziyarətçilər haqqında məlumat daxil edin. Demoqrafiya, ziyarətçi sayı və ziyarətçi araşdırma nəticələrini (məsələn, alış vərdişləri) daxil edin.
- Sponsorluq kampaniyalarına və qeyri -kommersiya təşkilatlarına bağışlara cavab verən insanların sayını bildirin. İşçilərin iqtisadi təsirini və iştirakını sənədləşdirin.
Addım 7. Məlumatları kontekstləşdirən keyfiyyət elementləri daxil edin
Hesabatınızda bəzi statistik məlumatlar olmalıdır, ancaq kontekstlə əlaqəli rəy vermək üçün insanların sitatlarına da ehtiyacınız olacaq.
- İştirakçılardan və hadisə qrupu üzvlərindən rəy və rəy toplayın ki, hadisənin uğurunun qiymətləndirilməsi yalnız hadisə hesabatı yazarlarından gəlmir. Bu, hesabatınızı daha etibarlı edir.
- Üçüncü tərəf araşdırmalarını da nəzərdən keçirin. Medianın məruz qalmasına dəyər vermək, üçüncü tərəflərin araşdıra biləcəyinə bir nümunədir.
- Məkanın dəyəri və hadisəyə hazırlıq. Saytın effektivliyini və hazırlığını başqa bir şəxsin nöqteyi -nəzərindən qiymətləndirmək üçün vaxt ayırmalısınız. Məkanı konfranslar, tədbirlər və s. Üçün necə istifadə edəcəyinizi müzakirə edin.
3 -dən 3 -cü hissə: Hadisə Hesabatının tamamlanması
Addım 1. Bir hadisə hesabatını vaxtında hazırlayın
Tədbirdən sonra ən qısa zamanda hesabatı yazmağa və dərc etməyə çalışın. Vaxtında olduğundan əmin olmaq üçün bunu təqviminizə qoyduğunuzdan əmin olun. Bəziləri hesabatı hadisədən 30 gün sonra nəşr etməyi məsləhət görür, digərləri isə hesabatın hadisədən bir neçə gün sonra dərc edilməli olduğunu iddia edirlər.
- Son tarix nə vaxt olursa olsun, qaçırmadığınızdan əmin olun. Bəlkə də müəyyən bir müştəri tərəfindən tələb olunan bir agentlik üçün bir hadisə hesabatı yazırsınız. Bütün müraciətlərə diqqət yetirin.
- Əslində dinləyiciləriniz hərtərəfli və vaxtında bir hesabat gözləyir. Beləliklə, gözləntiləri doğrultan və köhnəlmək üçün çox gözləməyən hesabatlar hazırlayın.
Addım 2. Tədbir hesabatınızı nəzərdən keçirin
Tədbir hesabatının yaxşı qrammatikadan istifadə etdiyinə və yazım səhvlərinin, durğu işarələrinin və digər səhvlərin olmadığından əmin olun.
- Cavablarınızın dayaz olmadığından əmin olun. Ümumiyyətlə, "şou, demə" yazma texnikasından istifadə etməlisiniz. Bu o deməkdir ki, hesabatda verilmiş ümumi fikirləri dəstəkləmək üçün bəzi xüsusi nümunələr verməlisiniz.
- İzləyicilərinizi də unutmayın və hesabatın rəsmi və peşəkar göründüyünə əmin olun. Hadisə hesabatları qeyri -rəsmi sənədlərdir; Bu sənəd, hadisənin satın alınmasının məqsədəuyğunluğunu müəyyən etmək üçün vacibdir, buna görə də mötəbər səslənməlidir.
İpuçları
- Lazım olandan daha çox şəkil çəkin. Seçimlər nə qədər çox olsa, bir o qədər yaxşıdır.
- Liderlərdən və planlaşdırıcılardan qiymətlər topladığınız zaman onlara birbaşa getməyin. Tədbirin bitməsindən çox sonra hələ də ətrafında olan insanlardır. İlk olaraq izdihamdakı insanlara sualınızı vermək ən yaxşısıdır, çünki onlar ilk ayrılacaqlar. Ayrıca, məşğul olduğu təqdirdə spikeri və ya tədbir rəhbərini narahat etməyin. Daha sonra sorğu -sual oluna biləcəklər.
- Sitatlar toplayarkən, söhbəti normal tutun və digər insan öz fikrini söyləmək istəyənə qədər təbii olaraq suallar verməyə davam edin.
- Lazım olandan daha çox qiymət toplayın. Nə qədər çox olsa, bir o qədər yaxşıdır.
- Yaxşı bir şəkil, hadisənin necə getdiyini və ya insanların hadisəyə necə reaksiya verdiyini göstərə bilər.
- Oxuculara hadisənin böyüklüyünü göstərmək üçün bir şəkildəki izdihamın və dinamiklərin fotoşəkilləri də daxil olmaqla, bir bütün olaraq hadisənin böyük mənzərəsini göstərən fotoşəkillər çəkməyə çalışın.
