İş hesabatları, bugünkü iş dünyasında ən təsirli ünsiyyət vasitələrindən biridir. İş hesabatlarının faydaları çoxdur. Şirkətlər və ya fərdlər əhəmiyyətli qərarlar vermək üçün iş hesabatlarından istifadə edə bilərlər. Yaxşı bir iş hesabatı yazmaq istəyirsinizsə, hesabat yazmağın məqsədini necə başa düşəcəyinizi öyrənin.
Addım
2 -dən 1 -ci hissə: Hansı növ iş hesabatı yazmaq istədiyinizə qərar verin
Addım 1. Fikirləri çatdırmaq üçün iş hesabatlarından istifadə edin
Bu hesabata "əsaslandırma/tövsiyə hesabatı" deyilir. Meneceriniz və ya direktorunuzla fikir mübadiləsi etmək üçün bu hesabatdan istifadə edə bilərsiniz. Adətən hesabatın xülasəsini və əsas hissəsini hazırlamalısınız. Xülasə fikirləri çatdırmaq vasitəsidir. Bədəndə fikirlərinizlə əlaqəli fayda, xərc, risk və digər məlumatlar var.
Məsələn, bölməniz üçün bir printer almaq istəyirsiniz. Meneceri printerin həqiqətən ehtiyac duyduğuna inandırmaq üçün rəsmi olaraq printer satın alma sorğusunu rəhbərliyə təqdim etmək üçün əsaslandırma/tövsiyə hesabatı hazırlayın
Addım 2. İş imkanını müşayiət edən riskləri təqdim edin
"Araşdırma hesabatları" qərar verənlərə rəhbərliyin gözlənilməz təsirləri gözləyə bilməsi üçün müəyyən hərəkətlər etmək istədikdə qarşılaşmalı olduqları riskləri nəzərə almağa kömək edir. Bu hesabat bir girişdən, bir hissədən və bir nəticədən ibarətdir. Ön sözdə araşdırılan məsələ ilə bağlı vacib məlumatlar var. Qurumda faktların və araşdırmanın nəticələrinin izahı var. Nəticədə hesabatın xülasəsi var.
Məsələn, əczaçılıq şirkəti X, problemlə üzləşən Y dərman şirkəti ilə işləmək istəyir. X şirkəti hal -hazırda maliyyə problemləri yaşayan şirkətlərlə işləmək istəmir. Bu səbəbdən, X şirkəti Y şirkəti haqqında tam məlumat əldə edir və sonra Y şirkətinin maliyyə məlumatlarını maliyyə direktoru ilə müzakirə etmək üçün araşdırma hesabatı hazırlayır
Addım 3. Uyğunluq məlumatlarını dövlət orqanlarına təqdim edin
Ümumiyyətlə "uyğunluq hesabatı" olaraq adlandırılan bu hesabat, rəhbərliyin tətbiq olunan qanunlara/qaydalara uyğun işlədiyini və prosedurlara uyğun olaraq maliyyəni idarə etdiyini dövlət qurumlarına (şəhər, əyalət, mərkəz və s.). Bu hesabat bir girişdən, bir hissədən və bir nəticədən ibarətdir. Ön söz hesabatda əks olunan əsas mövzuların izahını ehtiva edir. Baqajda dövlət qurumlarının bilməli olduğu məlumatlar, faktlar və digər məlumatlar var. Nəticədə hesabatın xülasəsi var.
Məsələn, bir dövlət sığorta şirkətinin idarə heyəti, 2019 -cu ildə qüvvədə olan qanun və qaydalara uyğun olaraq şirkətin idarə olunmasını maliyyə nazirinə təqdim etməlidir. Bunun üçün idarə heyəti illik 2019 -cu ildə şirkətin fəaliyyətini təqdim etmək üçün uyğunluq hesabatı
Addım 4. Təklif olunan fikir və ya layihənin mümkünlüyünü təqdim edin
Bir fikrin qəbul edilib -edilmədiyini müəyyən etmək üçün izahatı olan bir hesabata "fizibilite hesabatı" deyilir. Bu hesabat bir xülasə və bir hissədən ibarətdir. Xülasə fikirləri ehtiva edir, bədən təklif olunan fikirlə əlaqədar faydaları, mümkün problemləri, xərcləri və digər məsələləri təsvir edir. Rəhbərlik aşağıdakı suallara cavab vermək üçün texniki -iqtisadi hesabatdan istifadə edə bilər:
- Bu layihə maliyyə büdcəsi çərçivəsində tamamlana bilərmi?
- Bu layihə gəlirlidirmi?
- Bu layihə əvvəlcədən müəyyən edilmiş bir cədvələ uyğun olaraq başa çatdırıla bilərmi?
Addım 5. Araşdırma nəticəsində əldə edilən tədqiqat nəticələrini təqdim edin
"Tədqiqat hesabatı" çox spesifik bir problem və ya problemin ətraflı araşdırmasının nəticələrini təqdim edir. Bu hesabat mücərrəd (xülasə), ön söz, istifadə olunan üsullar, tədqiqat nəticələri, nəticə və təkliflərdən ibarətdir. Bir hesabat hazırlayarkən, istinad olaraq istifadə edilən araşdırmaların nəticələrini məlumatlandırmalısınız.
Məsələn, rəhbərlik, işçilərin şirkət yeməkxanasında siqaret çəkməsini qadağan edib -etməməsinə qərar vermək üçün bütün işçiləri əhatə edən bir araşdırma aparmaq istəyir. Araşdırma aparan şəxs tədqiqat nəticələri haqqında bir hesabat yazacaq
Addım 6. Şirkətə ardıcıl nəzarət vasitəsi ilə siyasətlərini, məhsullarını və ya prosedurlarını təkmilləşdirməyə kömək edin
Sonra, hər müəyyən bir zaman aralığında yazılan "dövri hesabat" hazırlayın, məsələn həftəlik, aylıq, rüblük və s. Bu hesabat, şirkətin səmərəlilik səviyyəsini, mənfəət/zərərini və müəyyən bir dövr üçün digər məlumatları təqdim edir.
Məsələn, bir əczaxana sahibi, satıcıdan gələn ayın hər 3 -cü aylıq satış hesabatını təqdim etməsini istəyəcək
Addım 7. Müəyyən vəziyyətlərdə bir hesabat təqdim edin
Dövri hesabatlardan fərqli olaraq, "vəziyyət hesabatları" xüsusi ehtiyaclar üçün yazılır, məsələn, sadəcə görüşlərdə məlumat vermək və ya təbii fəlakətlərin öhdəsindən gəlmək üçün edilən səylər haqqında məlumat vermək. Bu hesabat bir girişdən, bir hissədən və bir nəticədən ibarətdir. Giriş, bildirilən hadisələrin izahını ehtiva edir və hesabatın əsas hissəsində müzakirə olunan məsələlərə qısa bir baxış təqdim edir. Sonda, həyata keçirilmiş və ediləcək həlləri izah edin.
Məsələn, qubernator bələdiyyə başçısından məsuliyyət daşıdığı ərazidə qasırğa meydana gəldikdən sonra vəziyyətlə bağlı hesabat verməsini xahiş edir
Addım 8. Problemi həll etmək üçün bəzi həllər təqdim edin
"Qiymətləndirmə hesabatı" qərar qəbul etmək üçün bir neçə həll variantını təqdim edir. Məqsədinə görə müəllif, görülməli olan bir neçə hərəkəti tövsiyə edir. Bu hesabat bir girişdən, bir hissədən və bir nəticədən ibarətdir. Ön söz hesabatın yazılmasının məqsədini izah edir. Torso, mövcud vəziyyəti və ya problemi bir neçə həll variantı ilə birlikdə ifadə edir. Nəticə ən yaxşı həll yolu verir.
Məsələn, bir avtomobil şirkəti Asiyada fabrik tikmək istəyir. Qiymətləndirmə hesabatını yazarkən, şirkətin ehtiyaclarına uyğun olaraq ən çox 3 ölkəni qeyd edin və nəticədə ən yaxşı yeri təklif edin
2 -dən 2 -ci hissə: Bir iş hesabatı yazmaq
Addım 1. Hesabatın yazılmasının məqsədini müəyyənləşdirin və formatlayın
Niyə bir iş hesabatı yazmaq istədiyinizi özünüzdən soruşun. Əldə ediləcək məqsədlərə görə yuxarıdakı siyahıdan hesabat növünü seçin.
- Səbəb nə olursa olsun, qısa və aydın məqsədlər qoyduğunuzdan əmin olun. Məqsədlərin formalaşdırılması uzun müddətdirsə, hesabatın etibarlılığı şübhə altına alınarsa, hesabat oxucuları çaş-baş qalırlar.
- Məsələn, şöbənizin əlavə promosyon fondlarına ehtiyacı var. Hesabatı yazarkən, hazırda mövcud olan promosyon büdcəsinə diqqət yetirin və əlavə vəsaitlərdən maksimum istifadə etmək üçün təsirli bir iş planı təqdim edin.
Addım 2. Hesabatı oxuyacaq auditoriyanı düşünün
Hesabat oxucuları şirkətin xaricindən (işçilərdən deyil) və ya şirkətin içindən gələ bilərlər. Bir hesabat yazarkən, oxucunun müzakirə olunan məsələ ilə bağlı nə dərəcədə yaxşı başa düşdüyünü və ya məlumat sahibi olduğunu düşünün. Həm də hesabatda təqdim olunan məlumatların oxucu üçün nə qədər faydalı olacağını düşünün.
- Hesabatı kim oxuyacaqsa, maliyyə tərəfi həmişə rəhbərlik və ya müştərilər üçün ən yüksək prioritetdir.
- Məsələn, bölmənizdə bir iş payı proqramını həyata keçirmək istəyirsiniz. Bunun üçün kadrlar müdiri, əməliyyat direktoru və baş icraçı direktor tərəfindən oxunacaq bir iş hesabatı yazmalısınız. Hesabatda müvafiq məlumatlar verə bilmək üçün proqram haqqında artıq bildiklərini düşünün. Rəhbərlik heç vaxt bir iş payı proqramı müzakirə etməyibsə, hesabatınız məlumatlıdır və faydalıdır. Şirkət bu proqramı əvvəlcədən planlaşdırıbsa, hesabatınız təsirsiz və daha az inandırıcı olacaq.
Addım 3. Nəyi öyrənmək lazım olduğunu müəyyənləşdirin
Bir iş hesabatı hazırlayarkən ən çətin addım yazmamaqdır. Nəticə çıxarmaq və dəstəkləyici məlumatlar toplamaq ən çətindir. Məlumat toplamaq və bazarı təhlil etmək kimi geniş vərdişlərə malik olmalısınız. Hesabatınızda əks olunan mövzular haqqında məlumatlı qərarlar qəbul etmək üçün sizin və rəhbərliyin nələri bilməlisiniz?
Addım 4. Hesabat yazmaq üçün müvafiq məlumatları toplayın
Verdiyiniz dəstəkləyici məlumatların araşdırmanın nəticəsi olduğundan əmin olun. Əks təqdirdə etibarınızı itirə bilərsiniz. Məlumat toplanması yazılacaq hesabatın növünə görə də müəyyən edilir. Hesabatın yazılması məqsədinə uyğun olan və dəqiq məlumatlardan istifadə etdiyinizə əmin olun.
- Daxili mənbələrdən alınan məlumatları toplamaq daha tez olur. Məsələn, məhsul satış məlumatları satış şöbəsindən telefonla tələb oluna bilər. Beləliklə, məlumatlar dərhal alınır və hesabata daxil edilir.
- Xarici məlumatlar şirkətdən əldə edilə bilər. Digər şöbələr istehlakçı məlumatlarını topladı və təhlil etdilərsə, öz araşdırmalarınızı aparmamaq üçün bunu istəyin. Lazım olan məlumatlar iş sahəsinə uyğunlaşdırılmalıdır, lakin iş hesabatı yazanların ümumiyyətlə əvvəlcə araşdırma aparmasına ehtiyac yoxdur.
- Məsələn, bir əsaslandırma/tövsiyə hesabatı yazmaq istəyirsinizsə, təqdim olunan fikirlərin faydalarını öyrənmək üçün araşdırma aparın və sonra araşdırmanın nəticələrini hesabata daxil edin.
Addım 5. Hesabatı yazmadan əvvəl necə qurulacağına qərar verin
Bu qərar, hesabatın yazılmasının məqsədindən təsirlənir. Məsələn, uyğunluq hesabatının və texniki -iqtisadi hesabatın necə hazırlanacağı fərqlidir. Hesabatı necə tərtib edəcəyinizi başa düşdüyünüz zaman yazmağa başlayın.
- Dəstəkləyən məlumatları bir neçə qrupa bölün. İş hesabatları ümumiyyətlə bir çox məlumat və məlumat ehtiva edir. Məlumatları qruplara bölmək yaxşı bir iş hesabatı yazmağın açarıdır. Məsələn, satış məlumatlarını müştəri məlumatlarından ayrı olaraq təqdim edin və hər bir məlumatın xülasəsi üçün bir başlıq daxil edin.
- Oxumağı və başa düşməyi asanlaşdırmaq üçün xülasə məlumatlarını başlığa görə sıralayaraq hesabat tərtib edin. Beləliklə, təqdim olunan məlumatlar hesabatın yazılmasının əsas məqsədini dəstəkləyə bilər.
- Bəzən başqasının məlumatları təhlil etməsini və ya daxil etməsini gözləmək lazımdır. Gözləyərkən, tam məlumat dəstini işlədə bilərsiniz.
Addım 6. Nəticələr çıxarın və xüsusi təkliflər verin
Hesabatda olan məlumatlardan istifadə edərək məntiqi nəticələr çıxardığınızdan əmin olun. Bu nəticələrə əsasən edilməli olan hərəkətləri izah edin.
Təklif etdiyiniz hər bir həll xüsusi, ölçülə bilən hərəkətlərlə izlənilməlidir. İş təsvirində, cədvəlində və ya yeni iş planını həyata keçirmək üçün lazım olan vəsaitin ayrılmasında dəyişiklikləri təsvir edin. Təkliflərinizin hesabatda təqdim olunan həlləri tətbiq edərək rəhbərliyin hədəflərə çata bildiyini sübut edən məlumatlar tərəfindən dəstəkləndiyinə əmin olun
Addım 7. İcra xülasəsi hazırlayın
Bu xülasə iş hesabatının ilk səhifəsi olacaq, amma ən sonunda yazılmışdır. İcra xülasəsi, kiminsə sona qədər oxumağa vaxtı olmadığı təqdirdə, hesabatın məzmununa fikir vermək üçün tədqiqatın nəticələrini və nəticələrini təqdim etmək vasitəsidir. Bir nümunə olaraq, icra xülasəsi bir film treyleri və ya tezis abstraktına bənzəyir.
Bu hesabat icra xülasəsi adlanır, çünki məşğul idarəçilər yalnız bu xülasəni oxuya bilərlər. İcra xülasəsi şəklində vacib məlumatları 200-300 sözlə rəhbərlərə çatdırın. Detallarını bilmək istəsə daha çox oxuya bilərdi
Addım 8. Xüsusi məlumatları çatdırmaq üçün infoqrafikadan istifadə edin
Bəzən qrafiklərdən və ya qrafiklərdən istifadə edərək kəmiyyət məlumatlarını təqdim etməlisiniz. Daha cəlbedici və başa düşülməsi asan olan məlumatları müxtəlif rənglərlə təqdim edin. Verilənlərin oxunmasını asanlaşdırmaq üçün güllə nöqtələrindən, ardıcıl nömrələrdən və ya cədvəllərdən istifadə edin. Bu addım, əhəmiyyətini göstərmək üçün məlumatların təqdimatını fərqli edir.
- Adətən, şəkillər iş hesabatlarını daha cəlbedici edir. Hesabatlar yalnız mətn və rəqəmlərdən ibarət olduqda monoton görünür. Müvafiq və faydalı infoqrafikanı təqdim edin, amma onu aşmayın.
- Məlumatı demək olar ki, tamamilə mətn olan, cədvəl və ya rəqəm olmayan bir səhifəyə qutulara yazın. Tam mətnli səhifələr cansıxıcı olur. Mühüm məlumatların xülasəsi bir qutuda verilə bilər.
Addım 9. Məlumat mənbələrini sadalayın
Etdiyiniz araşdırmanın növündən asılı olaraq məlumat təminatçısını siyahıya salmaq lazım ola bilər. Bir iş hesabatında, bir biblioqrafiya və ya mənbə səhifəsi, başqa məlumatları yoxlamaq və ya axtarmaq istəsə oxucuya məlumat verməyi hədəfləyir.
Hesabatlara iş növünə görə sitatlar daxil edərkən düzgün formatdan istifadə edin
Addım 10. Hesabatı 2 dəfə yoxlayın
Orfoqrafiya və ya qrammatik səhvlər barədə məlumat verəndə ciddi görünmürsən. Bu səhvlər tədqiqatınızın etibarlılığını şübhə altına alır. Əlavə olaraq aydın və birmənalı məlumat təqdim edin.
- Məsələn, başa düşülməsi çətin olan sözləri və ya çox uzun cümlələri istifadə etməyin.
- Müxtəlif söhbətlərdən çəkinin.
- Hesabat oxuyucusu eyni işlə məşğuldursa, jargon və ya texniki terminlərdən istifadə edə bilərsiniz, ancaq bunu aşmayın.
- Adətən, iş hesabatları passiv səsdən istifadə etməklə yazılır. Bu hesabat, passiv cümlələrdən istifadə edərək yazmağın aktiv cümlələrdən daha yaxşı olduğunu göstərən bir nümunədir.
- Hesabatları yoxlayarkən, özünüz yazdığınız üçün səhvlər göz ardı edilə bilər. Dəstəkləyici bir iş yoldaşınızdan hesabatınızı oxusun və sonra rəy istəsin. Üstünlərdən səhvləri iş yoldaşlarından bilmək daha yaxşıdır. Təklifləri nəzərə alaraq hesabatları yaxşılaşdırmaq üçün həmyaşıdlarınızdan istifadə edin.
Addım 11. Məzmun cədvəli yaradın
Müəyyən bir səhifəni axtararkən istinad olaraq faydalı bir məzmun cədvəli yaradaraq rəsmi formata uyğun olaraq bir iş hesabatı yazın. Hesabatın hər bir hissəsinin səhifə nömrələrini məzmun cədvəlinə daxil edin, xüsusən də icra xülasəsi və nəticə.
Addım 12. Hesabatı bağlamaq vaxtıdır
Faydalı bir tam araşdırma təqdim edən bir hesabatı yaxşılaşdırmağın ən yaxşı yolu, məsələn spiral tel, bağlayıcı və ya karton örtüklərdən istifadə etməklə mümkün qədər yaxşı bağlamaqdır. Beləliklə, hesabat səliqəli və cəlbedici görünür ki, başqaları onu sona qədər oxumaq istəsinlər.
