Hamımız iş yerində təşkilatlanmağın vacib olduğunu bilirik, amma insanların çoxu bunu etməkdə çətinlik çəkir. İnanın ya da inanmayın, təşkilatlanmaq göründüyü qədər çətin deyil. Bir neçə düzəliş və həll, düşündüyünüzdən daha mütəşəkkil bir insan olmağınızı asanlaşdıracaq.
Addım
Metod 1 /4: Yer və Zamanı Ayarlayın
Addım 1. Fəaliyyətlərinizi izləyin
Gündəlik fəaliyyətinizi izləmək və ya qeyd etmək üçün bir neçə gün sərf edin. Gündəlik saxlamaqla, əvvəllər anlamadığınız şeyləri görə bilərsiniz. Əlavə olaraq, qeydlər də işlərin təşkilində və məhsuldar olmağınızdakı çatışmazlıqlarınız haqqında sizə bir az fikir verə bilər. Bu məşq böyük bir məqsəd nəzərə alınmaqla edilməlidir. Fəaliyyət qeydləri vasitəsi ilə hansı fəaliyyətlərin vaxt itkisi olduğunu və hansı fəaliyyətlərin məqsədlərinizə çatmaqda sizə dəstək ola biləcəyini görə bilərsiniz.
Addım 2. Məhsuldar vaxtınızı təyin edin
Bəzilərimiz erkən qalxanlar, bəzilərimiz isə yox. Yəqin ki, məhsuldar vaxtınızın nə vaxt olduğunu artıq bilirsiniz. İstər axşamlar, istər səhərlər, istər nahar vaxtı, istər iş gününün ən pik saatlarından əvvəl, istərsə də sonra, məhsuldarlığınızı artırmaq üçün bu vaxtlardan yararlanın.
Addım 3. İşinizə üstünlük verin
Hamımız bilirik ki, bəzi vəzifələr digərlərindən daha vacibdir, lakin biz həmişə onları düzgün sıralamırıq. Vəzifələri vacib olaraq qeyd edərək bir sıralama sistemi hazırlayın və dürüst və çevik olun. Kompüterinizdə və ya masanızda rəqəmsal bir təqvim və ya yapışqan qeydlər istifadə edərək xatırlatmalardan istifadə edin. Siyahınızda ən çox üstünlük verilən şeylərə daha çox vaxt və enerji ayırın. Nümunələr, bu gün və ya sabah tamamlanmalı olan işlər kimi zamana həssas vəzifələrdir. Müştərilərə, müdirlərə və ya maaşınızı ödəyən hər kəsə cavab verməyi də üstün tutmalısınız. Bir işin həssaslığından və əhəmiyyətindən əmin deyilsinizsə, birindən soruşmaq daha yaxşıdır.
Addım 4. Kiçik işləri dərhal tamamlayın
Bütün vəzifələrin müəyyən bir müddət ərzində yerinə yetirilməsi üçün prioritet verilməsi və planlaşdırılması lazım deyil. Bəzi işlər planlaşdırma və ya planlaşdırma tələb etmir, çünki dərhal başa çatdırıla bilər. Əgər belədirsə, tapşırığı dərhal yerinə yetirə bilərsiniz. Beləliklə, indi et! Yüngül vəzifələri dərhal yerinə yetirməklə işi təxirə salmazsınız.
Addım 5. Alətləri və iş alətlərini təşkil edin
Masalarımız çirkli qayıqlara asanlıqla keçə bilər və bu sizi mütəşəkkil bir insan olmağınıza mane ola bilər. Bəzi insanlar hətta "təmiz masa" siyasətinə sahibdirlər. Həqiqətən lazım olmasa da, iş yerinizi təmizləmək daha yaxşıdır.
- Masanı səliqəyə salın. Bütün zibilləri çıxarın və ehtiyac duyduğunuz şeyi sistemli bir şəkildə təşkil edin. Mümkün olduğunca masanı təmizləyin: ofisdə, fasilələrdə və ya işlər arasında heç bir iş olmadıqda.
- Tullantılarınızı dərhal təmizləyin. Bu yolla masanızı təmizləməyi həmişə xatırlayacaqsınız. Əlavə olaraq, yığılmış zibillərdən əsəbləşməyin qarşısını ala bilərsiniz.
- Lazım olan şeyləri asanlıqla əldə edilə bilən bir yerdə saxlayın. Əlbəttə ki, ətrafınızdakı hər şey zibil deyil. Lazımi alətləri yaxınlıqda saxlamaq da dəyərli vaxtınıza və iş sahənizə qənaət edə bilər.
Addım 6. Fəaliyyət və görüşlər planlaşdırın
Bəzi insanlar yalnız görüşlər planlaşdırırlar, ancaq işlər siyahısındakı fəaliyyətlərlə deyil. Vacib işlərin və görüşlərin planlaşdırılması çox faydalı ola bilər. Məsələn, yalnız çərşənbə axşamı və cümə axşamı günləri görüşlər keçirərək günlərinizi qruplaşdıra bilərsiniz. Cədvəlinizə "yaradıcı vaxt" və ya gözlənilməz vaxt ayırın.
- Cədvəl və təqvim menecerindən istifadə edin. Kağız və qələmdən istifadə edərək öz cədvəl menecerinizi yarada bilərsiniz və ya iCalendar və ya Google İndi kimi proqram və tətbiqlər ola bilər.
- Fəaliyyətlərinizi təsnif edin. Fəaliyyətlərinizi təsnif etmək və ya rəng kodlaşdırmaq, vacib olanları vizual olaraq xatırlatmaq olar. Məsələn, yaratdığınız kateqoriyalar ola bilər: yazışmalar, layihələr, hadisələr, görüşlər, beyin fırtınası, fasilələr və məşq vaxtı.
- Cədvəlinizi idarə etmək üçün texnologiyadan istifadə edin. Outlook kimi onlayn cədvəl menecerləri və e-poçt platformaları, işlər siyahıları, təqvimlər və ünvan siyahılarını birləşdirə bilər. Bu cədvəl meneceri səmərəliliyinizi artırmaqla yanaşı düşüncənizi də asanlaşdıra bilər.
- Mümkün olduğunda işə başlayın. Yoğun bir iş günündə, hər şeyi tək etmək lazım olmadığını unutmağa meyllidirsiniz. İşinizi bir köməkçiyə həvalə edin və ya həqiqətən işlə məşğulsunuzsa, iş yoldaşlarınızdan müəyyən bir işdə sizə kömək etmələrini istəyin. İş dayandırılmağa başlayanda həmkarınızın köməyini geri qaytara bilərsiniz.
Metod 2 /4: E -poçtları sistematik şəkildə təşkil etmək
Addım 1. E -poçtunuzu təyin olunmuş vaxtda yoxlayın
Gələnlər qutusunu yoxlamaq həmişə lazım deyil, çünki əksər mesajlar düşündüyünüz qədər əhəmiyyətli deyil. Sürətli təqib tələb etməyən bir iş üzərində işləyirsinizsə, e-poçtunuzu mütəmadi olaraq gündə 3-4 dəfə yoxlayın.
Addım 2. E -poçt təşkil edin
Mesajlarınızın gələnlər qutunuzda yığılmasına icazə vermək əvəzinə qovluq və bayraqlar xüsusiyyətindən yararlanın. Məsələn, Outlook -da qovluqlar və alt qovluqlar və ya Gmail -də çoxlu etiketlər və gələnlər xüsusiyyətləri gəlirli ola bilər. Jurnalist olsanız, sənədləriniz "Ən Son Xəbərlər", "Gələcək Xəbərlər", "Köhnə Xəbərlər", "Müsahibələr və Resurslar" və "Fikirlər" olaraq adlandırıla bilər.
E -poçtlarınızı silin və arxivləşdirin. Önəmli və köhnə məktubları arxiv edin, sonra qalanlarını silin. Yuxarıdakı nümunə kimi, "Köhnə Xəbərlər" bir jurnalistin arxividir. Köhnə e -poçtları silməyə başladığınız zaman, nə qədər e -poçtun verilməsi yerinə atılmağa dəyər olduğunu görəcəksiniz. Bəzi insanlar hətta "sıfır gələn qutusu" olmağa qərar verirlər, yəni oxunmamış e -poçt və ya gələn qutunuzda e -poçt yoxdur. Faylları və etiketləri istifadə etməklə yanaşı, arxivləşdirmə vasitəsini istifadə edərək, köhnə e -poçtları silməklə və e -poçt təmizləmə tətbiqindən istifadə edərək gələn qutunuzu boşalda bilərsiniz
Addım 3. Digər, daha səmərəli ünsiyyət formalarından istifadə edin
Bəzən sürətli bir telefon zəngi, 10 e -poçt göndərmək və almaqla bərabərdir. Əgər belədirsə, zəng edin! E-poçt mübadiləsinin müzakirəyə mane ola biləcəyini və irəli-geri edilməli olduğunu bilirsinizsə, telefonla ünsiyyət qurmaq daha yaxşıdır. Uzun, ətraflı, vaxt aparan e-poçt müzakirələri aparmaq əvəzinə zəng edərək daha çox məlumat əldə edəcəksiniz. İş yoldaşlarınıza e -poçt göndərə və "Bu mövzuda çoxlu suallarım var. Bəlkə telefonla danışmaq daha asan olardı? Sənə 5 -də zəng edə bilərəmmi?"
Addım 4. Fasilələri məhdudlaşdırın
Strateji fasilələr həqiqətən kömək edə bilər, amma iş vaxtı fasilələr əksinədir. Fasilələr işinizi ləngidə, ritminizi poza və diqqətinizi itirə bilər. Beləliklə, məşğul olduğunuz zaman səsli poçtdan istifadə etməyə çalışın. Bu vasitələr yalnız ofisdə olmadığınız zamanlar üçün deyil; bu vasitələr çox məşğul olduğunuz zaman da istifadə edilə bilər. Bir çox insanın "açıq qapı" siyasəti var, ancaq qapınızı hər zaman açıq saxlamaq lazım deyil. Qapıda "Zəngdə" və ya "Otaq istifadə olunur" yazan bir mesaj buraxa bilərsiniz. Zəhmət olmasa yenidən qayıdın və ya e -poçt göndərin."
Addım 5. Buluddan yararlanın
Bulud hesablamasını nəzərdən keçirməyə dəyər, çünki daha ucuz, ölçeklenebilir, daha səmərəli və yenilənməsi daha asandır. Buludda olan məzmun çox faydalıdır, çünki ona müxtəlif cihazlardan: kompüterlərdən, planşetlərdən, smartfonlardan və digərlərindən daxil olmaq mümkündür. Bulud saxlama həm də rəqəmsal ehtiyatın əsas və ikincil forması kimi çıxış edir. İKT meneceri və ya proqram təminatçısı ilə müzakirə edin, çünki artıq buludda bir az boş yer ola bilər və ya aşağı illik ödəniş üçün mövcuddur.
Addım 6. Onlayn əlfəcinlərdən istifadə edin
Əksər brauzerlərdə sevdiyiniz veb ünvanlarını və ya tez -tez ziyarət etdiyiniz ünvanları asanlıqla və tez əldə etmək üçün onları saxlamaq və təşkil etmək üçün bir əlfəcin xüsusiyyəti var. Ən son xəbərləri yoxlamaq üçün vacib saytları unutmamaq üçün bu xüsusiyyətdən istifadə edin.
Metod 3 /4: Vaxtdan çox istifadə etmək
Addım 1. Eyni anda bir neçə şeyi etməkdən çəkinin (çoxlu tapşırıq)
Bütün mütəxəssislər buna inanırlar. Bu, TV -də sürətli və sərin görünsə də, eyni zamanda bir çox şeyi etmək səmərəsizdir və təşkilatlanma səylərinizin effektivliyinə mane ola bilər. Bunun əvəzinə, bütün diqqətinizi əvvəlcə bir işə həsr etməyiniz, onu həll etməyiniz və siyahınızdakı digər şeylərə keçməyiniz daha yaxşıdır.
Addım 2. Özünüz üçün bir cədvəl hazırlayın
Xoşbəxtlikdən, işlərin çoxu dəqiqələrə əsaslanaraq gündəlik cədvəl yaratmağınızı tələb etmir. Bununla birlikdə, gündəlik cədvəlinizi və günün vacib vəzifələrini və ya hadisələrini qeyd etmək sizi vəzifələrinizə yönəldə bilər.
- Müəyyən fəaliyyətlər üçün vaxt məhdudiyyəti təyin edin. Bəzi vəzifələr vaxt məhdudiyyəti tələb etmir, amma digərləri məhsuldarlığınızı artırmaq üçün parametrləşdirilməlidir. Lazım olandan daha çox vaxt aparan bəzi vəzifələri düşünün və sonradan onlara vaxt məhdudiyyəti qoyun.
- Digər fəaliyyətlər üçün əlavə vaxt ayırın. Təcrübədən öyrənəcəyiniz kimi bəzi işlər, ümumiyyətlə, lazım olduqlarından daha uzun çəkir, amma bu pis bir şey deyil. Bu fəaliyyət növü və xüsusilə də əhəmiyyətli hadisələr və görüşlər üçün əvvəl və sonra əlavə vaxt ayırın.
Addım 3. Taymer, saniyəölçən və ya zəngli saat tətbiqindən istifadə edin
Bu obyektlər düzgün istifadə edildikdə təsirli ola bilər. Bəzi insanlar bir işə başlamazdan əvvəl onlara kifayət qədər xəbərdarlıq vermək üçün həyəcan siqnalını lazım olan vaxtdan 10, 15 və ya 30 dəqiqə əvvəl qurmağı seçirlər. Bir xatırlatma vasitəsi (xatırlatma) da təyin edə bilərsiniz.
Addım 4. Tələsməyin
Özünüzdən soruşun ki, həqiqətən bir işi təxirə salmalısınız, yoxsa sadəcə tənbəl olmaq istəyirsiniz? Yorğunluq hiss edirsinizsə, tələsməyin - bunu edin! Ancaq bir fəaliyyətin təxirə salınması qaçılmazdırsa, qeydlər apardığınızdan və konkret bir planla fəaliyyətinizi yenidən planlaşdırdığınızdan əmin olun. Yoxsa hazır bir plan düşünə bilərsiniz. Məsələn, fərdi görüşü ləğv etməlisinizsə, bunun əvəzinə bir konfrans zəngi və ya veb konfransı etmək istəyə bilərsiniz.
Metod 4 /4: Fiziki və Psixi Sağlamlığın Qorunması
Addım 1. Fasilə verin
Ağlınızı dincəltmək məhsuldarlığınızı və zehni sağlamlığınızı qorumaq üçün vacibdir. İstirahətə vaxtımız olmadığı üçün ümumiyyətlə çox məşğul oluruq. İstirahət etmək məhsuldarlığımızı artırmaq üçün bizə çox lazım olan bir fasilə verir. Ancaq fasilələr də dayanmaq və vaxtımızdan yaxşı istifadə edib etmədiyimizi soruşmaq imkanı verir.
Addım 2. Daha yaxşı yatın
Yaxşı bir yuxu görməsəniz, ertəsi gün başgicəllənmə, yorğunluq və ya letarji hiss edəcəksiniz. Bu, iş qrafikinizə və işinizin səmərəliliyinə mane ola bilər. Hər gecə 7-8 saat fasiləsiz yuxu almağı qarşınıza məqsəd qoyun.
Addım 3. Özünüzü iş yoldaşlarınızla müqayisə etməyin
İş yoldaşlarınızın işlərinin çoxu etməli olduğunuz işdən fərqlidir və hər kəsin öz işini təşkil etmək üsulu var. İş yoldaşlarınız üçün mənalı və səmərəli bir üsul sizin üçün işləməyəcək və əksinə ola bilər.
Addım 4. Təşkil olunmanın davam edən bir proses olduğunu qəbul edin
Mükəmməl olacağını gözləməyin. Sifariş, daimi diqqət tələb edən uzun bir prosesdir. Hər gün optimal şəkildə təşkil olunmayacaqsınız, ancaq nizamlı bir insan olmağa çalışmaq səmərəliliyinizi artıra bilər.
