Memorandum, şirkət işçiləri arasında daxili ünsiyyət üçün istifadə olunan bir sənəd növüdür. Xatirələr, iş dünyasının zamanla sınaqdan keçirilmiş bir tərəfidir, düzgün yazıldıqda, hər şeyin axmasına kömək edə bilər.
Addım
3 -dən 1 -ci hissə: Dil və Format Seçilməsi
Addım 1. Həddindən artıq təsadüfi dildən çəkinin
Ümumiyyətlə, memonun dili aydın və sadə, lakin peşəkar olmalıdır. Memoda təsadüfi söhbət tonundan çəkinməlisiniz.
- Məsələn, “Hamıya salam! Şükürlər olsun ki, cümə günüdür? Mən vacib bir iş mövzusundan danışmaq istəyirəm."
- Bunun əvəzinə, "Project Z -in gedişat hesabatını bölüşmək istəyirəm."
Addım 2. Emosional dildən çəkinin
Həm də neytral bir ton istifadə etməyə və emosional dildən çəkinməyə çalışmalısan. İddiaları dəstəkləmək üçün faktlar və dəlillər göstərməyə çalışın.
- Məsələn, "Cümə günləri təsadüfi geyinməyimizə icazə verilsəydi, hamımızın daha xoşbəxt olacağını düşünürəm" kimi iddialardan çəkinin.
- Bunun əvəzinə, işçilərin paltar seçməsinə icazə verildikdə mənəviyyatın artıb -artmayacağı ilə bağlı araşdırma məlumatlarını axtarın və bu məlumatı memoda qeyd edin.
Addım 3. Siqnal ifadələrindən istifadə edin
Dəlil və ya mənbələrə istinad etmək istəyirsinizsə, oxucunun nə etdiyinizi bilməsinə imkan verən dildən istifadə etdiyinizə əmin olun.
Məsələn, "Bulgularımıza görə …" və ya "EPA tərəfindən tamamlanan araşdırma bunu göstərir …" ifadəsini sınayın
Addım 4. Müvafiq modeli və şrift ölçüsünü seçin
Memoları oxumaq asan olmalıdır. Beləliklə, kiçik şriftlərdən istifadə etməyin, standart ölçü 11 və ya 12 -dir.
Times New Roman kimi sadə bir şrift də seçməlisiniz. Comic Sans kimi "məzəli" şriftləri sınamağın vaxtı deyil (bu şrift seçdiyiniz üçün gülmək olar)
Addım 5. Standart marjlardan istifadə edin
Bəzi işləmə proqramları bir az daha geniş kənarları olan (məsələn, 1.25 düym və ya 3.18 sm) memo şablonları hazırlamasına baxmayaraq, bir iş xatirəsi üçün tipik marj 1 düym və ya 2.54 sm -dir.
Addım 6. Tək bir yer seçin
İş qeydlərində ümumiyyətlə ikiqat boşluq istifadə edilmir. Albom səhifəsini kiçik saxlamaq üçün tək aralığa fikir verin, ancaq paraqraflar və ya bölmələr arasında boşluq əlavə edin.
Paraqraf girintiləri ümumiyyətlə tələb olunmur
3 -dən 2 -ci hissə: İş Xatirəsi Yazmağa Hazırlaşmaq
Addım 1. Memonun göndərilməsinə ehtiyac olub olmadığına qərar verin
Komandanızdakı bir neçə nəfərlə vacib iş mövzularını bölüşmək məcburiyyətindəsinizsə, bir məktub göndərmək yaxşı olar. Yalnız bir şəxslə ünsiyyət qursanız və ya yazışmaların qeydini saxlamaq istəsəniz də xatirələr göndərilə bilər.
- Bununla birlikdə, bəzi hallarda birbaşa əlaqədar şəxslə danışmaq daha təsirli olur.
- Bundan əlavə, bəzi məlumatlar yaddaşa göndərilmək üçün çox həssas ola bilər.
Addım 2. Memonun yazılmasının məqsədini müəyyənləşdirin
Qeydlərin məzmunu və parametrləri məqsəddən asılı olaraq dəyişir. Xatirələrin əksəriyyəti aşağıdakı səbəblərə görə yazılır:
- Bir fikir və ya həll təklif etmək. Məsələn, iş vaxtının çox olması ilə əlaqədar bir problemi necə həll edəcəyinizi bilirsinizsə, fikir bir xatirə yazılaraq müdirinizə göndərilə bilər.
- Sifariş vermək. Məsələn, qeydlər göndərmək, şöbənizin ev sahibliyi etdiyi bir konfransın məsuliyyətini həvalə etmək üçün də təsirli bir yoldur.
- Hesabatlar üçün. Həmkarlarını son hadisələr barədə məlumatlandırmaq, bir layihə ilə bağlı yenilikləri bildirmək, gedişat hesabatlarını vermək və ya araşdırma nəticələrini bildirmək üçün xatirələr də göndərə bilərsiniz.
Addım 3. Mövzunu daraltın
Birdən çox layihə ilə məşğul ola bilərsiniz və işlərin gedişi ilə bağlı həmkarlarına, müdirlərinə və ya müştərilərinə xatirələr göndərmək istəyiniz ola bilər. Ancaq unutmayın ki, iş notlarında yalnız bir məsələyə diqqət yetirilməlidir.
Yaddaşlar qısa, aydın və məşğul insanların tez oxuması üçün asan olmalıdır. Beləliklə, vacib məlumatların göz ardı edilməsinə icazə verməyin. Fokuslanmış notlar mesajınızın qəbul edilməsini və başa düşülməsini təmin edir
Addım 4. Tamaşaçıları düşünün
İş notunun məzmunu, üslubu və tonu nəzərdə tutulan auditoriya tərəfindən müəyyən edilir. Odur ki, məktubu kimin alacağını diqqətlə düşünün.
Məsələn, ofisdəki birisi üçün bir iş yoldaşına sürpriz bir partiya hazırlamaq haqqında bir məktub, aylarla etdiyiniz bir araşdırmanın nəticələrinə dair bir nəzarətçiyə yazılan məktubdan fərqlidir
3 -dən 3 -cü hissə: Bir iş xatirəsi tərtib edin
Addım 1. İşarələyin
İşgüzar yazışmaların bir çox növü var. Memoların standart yolu sənədin açıq şəkildə etiketlənməsidir.
- Məsələn, səhifənin yuxarısına "Memo" və ya "Memorandum" yazın.
- Mövqe ortada və ya sola düzülmüş ola bilər. İlham almaq üçün aldığınız iş məktublarını nəzərdən keçirin və formatı kopyalayın.
Addım 2. Başlıq yazın
Qeydin birinci hissəsində vacib məqamlar olmalıdır. Növbəti addımda hər bir komponent haqqında ətraflı məlumat veriləcəkdir.
- TO: memo alan insanların adlarını və başlıqlarını yazın.
- FROM: tam adı və adı yazın.
- TARİX: tam və dəqiq tarixi yazın, ili unutmayın.
- MÖVZU: memonun məzmununun qısa və konkret təsvirini yazın.
- Diqqət yetirin ki, mövzu ümumiyyətlə "Re:" və ya "RE:" ilə göstərilir (hər ikisi də aiddir).
Addım 3. Alıcı siyahısını diqqətlə seçin
Məlumat və ya inkişafa ehtiyacı olan hər kəsi daxil etdiyinizə əmin olun. Bilməli olan insanlara xatirələrin yayılmasını məhdudlaşdırın.
- Yalnız bir neçəsi narahat olsa və ya işlə məşğul olsa, iş adamları üçün ofisdəki hər kəsə xatirələr göndərmək ağıllı deyil.
- İnsanlar bir çox xatirələrdən əziyyət çəkəcəklər və əlaqəsiz xatirələri görməməzlikdən gələ bilərlər.
Addım 4. Alıcı siyahısındakı insanlar üçün düzgün adları, başlıqları və başlıqları istifadə edin
Siz və patronunuz gündəlik tanış olsanız da, yazılı yazışmalarınızı formal saxlamaq daha yaxşıdır. Məsələn, bəlkə də ofis koridorunda görüşəndə patronunuzu adla salamlayırsınız, ancaq xatirələr üçün onu "Xanım Riana" və ya "Dr. Riana ".
Unutmayın ki, yazdığınız məlumatlar alıcılar siyahısındakı hər kəs üçündür. Beləliklə, tam adı və başlığı yazın
Addım 5. Xarici məktubda müraciət etdiyiniz şəxsin adını tapın
Ofis xaricində kiməsə bir məktub göndərirsinizsə, düzgün salamlamanı təyin etmək vacibdir. Sözügedən profili axtarmağa vaxt ayırın, şəxsi məlumatlar adətən şirkətlərinin veb saytında təsvir olunur.
- Məsələn, dərəcənin doktorluq dərəcəsi olduğuna şübhə edirsiniz. Əgər belədirsə, ümumiyyətlə düzgün salam Dr. X
- Onun mövqeyi nədir? Direktor müavini, yoxsa dekan? Əgər belədirsə, bunu memoda qeyd etdiyinizə əmin olun.
Addım 6. Mövzunu diqqətlə yazın
Mövzunun qısa, aydın və çox ümumi olmadığından əmin olun.
- Məsələn, "Yeni İş" mövzusu qeyri -müəyyən görünür və kimsə faylı həftələr və ya günlər əvvəl axtarırsa, qeydlərinizdən hansına qərar verməkdə çətinlik çəkə bilər.
- Daha yaxşı bir mövzu, "Müştəri Bazasının Genişləndirilməsi Araşdırmalarının İnkişaf Hesabatı" kimi bir şey olardı.
Addım 7. Salamı atlamağı düşünün
Mesaja salamla başlamaq istədiyinizi seçməkdə sərbəstsiniz, məsələn "Əzizim. Xanım Vardani”və ya“Əzizim. Həmkarlar. " Ancaq unutmayın ki, iş məktubunda salamlaşma gözlənilmir.
Yaddaşlar vacib məlumatları çatdırmaq üçün sürətli və təsirli bir vasitədir və tamaşaçılar bu məktubu kimin alaraq göndərdiyini yaxşı bilir
Addım 8. Giriş yazın
Memo yazmaq və göndərmək məqsədinizi izah edin.
Məsələn, "Bununla sizə xəbər verirəm ki …". Giriş notun məzmununun xülasəsini təqdim etməlidir
Addım 9. Giriş haqqında qısa məlumat verin
Birinci hissədə bütün detalları və/və ya sübutları təqdim etməyə ehtiyac yoxdur.
Bir neçə cümlə və ya qısa bir abzas kifayət edər
Addım 10. Memo bədən parametrlərini təyin edin
Girişdən sonra bir iş notu, ümumiyyətlə, nəticədən əvvəl iki -dörd əlavə paraqrafdan ibarətdir. Məzmun və parametrlər mövzudan asılıdır.
Məsələn, məlumatları əhəmiyyət sırasına görə təşkil edə bilərsiniz. Və ya bir prosesi təsvir edirsinizsə, qeydin gövdəsini prosesin mərhələlərinə uyğun olaraq bölün
Addım 11. Altyazı əlavə etmək istəməyinizə qərar verin
İş qeydləri aydın bölmələrdən ibarət olmalıdır. Adi məlumatları asanlıqla oxuya və həzm edə bilməsi üçün ümumiyyətlə iş qeydləri aydın şəkildə bölünür. Alt hissələri etiketləyərək güllə nöqtələrini anlamalarına kömək edə bilərsiniz.
Addım 12. Xüsusi bir altyazı yazın
Hər bir alt hissənin diqqətinin alıcıya aydın olduğundan əmin olun.
Məsələn, planlaşdırılan bir ofis hərəkəti haqqında bir qeyd yazarkən aşağıdakı alt hissələri daxil edin: "Baş Ofisimiz üçün Yeni Yer", "Ofis Təchizatları üçün Önəmli İstiqamətlər" və "Ofis Taşıma Tamamlama Cədvəli"
Addım 13. Əsas abzasa mövzu cümləsini daxil edin
Hər bir alt hissənin və ya paraqrafın birinci cümləsi bölmənin əsas nöqtəsini ifadə etməlidir.
Yaddaşın hər bir abzası və ya bölməsi yalnız bir fikrə yönəlməlidir
Addım 14. Güllə nöqtələrindən istifadə etməyi düşünün
Vacib məqamları vurğulamaq istəyirsinizsə, güllə nöqtələri və ya siyahılar çox faydalı ola bilər. Bu format oxucuları vacib məqamlara diqqət yetirməyə təşviq edir və onların xatirələri daha tez və səmərəli oxumasına kömək edir.
Addım 15. Yaddaşı qısa saxlayın
Ümumiyyətlə, iş xatirələri bir -iki səhifədən artıq deyil.
Bu standart səhifə limiti, ümumiyyətlə bölmələr arasında əlavə xətlər olmayan tək aralı sənədlər üçündür
Addım 16. Xülasə bir paraqrafa ehtiyacınız olub olmadığına qərar verin
Ümumiyyətlə, xatirələr, xüsusən bir səhifədən az olduqda, xülasə tələb etmir.
Bununla birlikdə, təsvir olunan məlumatlar mürəkkəbdirsə və ya qeyd normaldan daha uzun olarsa, əsas məqamların xülasəsinin olması faydalıdır
Addım 17. Bir yekun bölmə və ya paraqraf daxil edin
Xülasə xatirəsinə ehtiyacınız olmasa belə, yekun cümlə ilə bitirməlisiniz. Aşağıdakıları düşünün:
- Memonun əsas mesajı nədir? Alıcının bir şey etməsini istəyirsən? Hər hansı bir gündən gec olmayaraq cavab verməlidirlərmi? Əgər belədirsə, açıq şəkildə bildirin.
- Heç bir hərəkətə ehtiyac yoxdursa, "daha çox müzakirə etməkdən məmnun olarıq" və ya "hər hansı bir problem və ya sualınız üçün mənimlə əlaqə saxlayın" kimi sadə bir yekun cümlə daxil edin.
Addım 18. İstəyirsinizsə imzalayın
Ümumiyyətlə, qeydin sonunda bir ad və ya imza əlavə etməyə ehtiyac yoxdur. Ancaq unutmayın ki, sahənizdəki digər memo nümunələrini izləmək ən təhlükəsizdir.
- Digəri rəsmi olaraq bitərsə (məsələn, “Hörmətlə, Dr. Sari), nümunəni izləyin.
- İmza tələb etməsə də, sənədin sonuna baş hərflərinizi daxil etməyiniz lazım ola bilər.
Addım 19. Əlavə olub olmadığını bildirin
Yadda cədvəllər, qrafiklər və ya hesabatlar kimi əlavələr də varsa, yaddaşın sonunda əlavələrdən bəhs etdiyinizə əmin olun. Məsələn, "Əlavə: Cədvəl 1".
- Notun gövdəsindəki əlavəyə də istinad etməlisiniz.
- Məsələn, yaxınlaşan bir ofis hərəkəti haqqında işçiləri xəbərdar etmək üçün aşağıdakıları yaza bilərsiniz: “Hərəkət prosesini bu rübün sonuna qədər başa çatdırmaq niyyətindəyik. Daha ətraflı cədvəl üçün əlavə olunmuş Cədvəl 1 -ə baxın.”
Addım 20. Diqqətlə yazılmış xatirəni yenidən oxuyun
Göndərməzdən əvvəl yenidən oxuyun və düzəldin. Cümlənin qrammatikasının düzgün olduğundan, orfoqrafiya və durğu işarələrinin işlənməməsindən və məzmunun başa düşülməsi asan olduğundan əmin olun.
- Zamanlama problem deyilsə, ilk düzəlişdən sonra çatdırılmasını təxirə salın. Xatırlamanı bir -iki saat sonra yenidən oxusanız, əvvəlcə gözdən qaçan səhvlər tapa bilərsiniz.
- Qeyddə həssas məlumatlar varsa, notu sizin üçün kimin nəzərdən keçirə biləcəyini və məzmununa son razılıq verə biləcəyini görmək üçün şirkət siyasətini yoxlayın.
