Banklar, sığorta şirkətləri, dövlət qurumları, şirkətlərdəki işəgötürənlər və ya hətta məktəblərlə məşğul olmalısınız. Əgər belədirsə, kimisə bir şey etməyə razı salmalı və ya kömək etməlisiniz. Nəticə verən inandırıcı və ya inandırıcı bir məktub necə yazılır? İnandırıcı məktubunuzda istifadə etmək üçün bəzi əsas fikirlər.
Addım
4 -dən 1 -ci hissə: Məktub yazmağa hazırlaşmaq
Addım 1. Yaxşı fikirləri stimullaşdırın
Bir məktub yazmadan əvvəl nə istədiyinizi, niyə istədiyinizi, niyə verilməli olduğunu, habelə əleyhinizə olan arqumentləri bildirin. Əlinizdəki bütün fikirləri vurğulamaq, məktubu tərtib etməyə və mövzu ilə bağlı mövqeyinizi tam anlamağa kömək edə bilər.
- Bununla başlayın: "oxucularımı" "məqsədim" olmağına inandırmaq istəyirəm. İnandırmaq istədiklərinizlə "oxucularımı", inandırdıqlarınızı isə "məqsədimi" əvəz edin.
- Yuxarıdakılar aydın və birmənalı olduqda özünüzə sual verin: Niyə belədir? Oxucularınızın istədiyinizi etməsini istəməyinizin səbəblərini sadalayın.
- Səbəbləri xəritələşdirdikdən sonra hansı səviyyənin daha vacib olduğuna görə sıralayın. Bütün vacib detalları bir sütuna qoyun, sonra digərinə daha az əhəmiyyət kəsb edin. Bu, zehninizi ən uyğun və əsas vurğu nöqtələrinə qədər daraltmanıza kömək edəcək.
Addım 2. Məqsədlərinizi bilin
Nə istədiyinizi və ya nəyə ehtiyacınız olduğunu dəqiq bildiyinizə əmin olun. Nə əldə etmək istəyirsən? Bu ofis necə davranmalıdır?
Məqsədləri təyin edərkən, təklif edə biləcəyiniz bütün mümkün həlləri düşünün
Addım 3. Oxucularınızı tanıyın
Oxucularınızı təhlil etmək və başa düşmək, məktubunuzu necə çərçivəyə salacağınıza qərar verməyə kömək edəcək. Mümkünsə, oxucunun sizinlə razılaşıb -razılaşmayacağına və ya bitərəf olacağına qərar verin. Bu, mübahisənizin hər tərəfinə nə qədər ağırlıq verəcəyinizə qərar verməyə kömək edəcək.
- Məktubda müraciət edə biləcəyiniz bir adam tapmağa çalışın. Onlar kimlərdir, sizə kömək edəcək nə gücü var? Şikayətinizə məhəl qoymayacaqlarmı? Onları necə salamlamaq lazımdır? Yüksək və ya funksional vəzifələrdədirlərmi? Vəzifələrinə görə danışın.
- Mövzu ilə bağlı oxucuların inanclarını və qərəzlərini açmağa çalışın. Oxucularınızla aranızda hansı mübahisə yarana bilər? Qarşı arqumenti hörmətlə necə təqdim edirsiniz?
- Oxucularınızın mövzunuzla bağlı nə narahat olduqlarını öyrənin. Onların xərcləyə biləcək məhdud vəsaitləri varmı? Mövzunuzdan birbaşa təsirlənirlərmi? Sənədinizə baxmağa nə qədər vaxtları var?
- Oxucularınızın onları inandırmaq üçün bir dəlildə ehtiyac duyacaqları dəlil növünü düşünün.
Addım 4. Mövzunu araşdırın
Etibarlı bir inandırma məktubu, mövqeyi dəstəkləyən sübutlar və faktiki məlumatlar ehtiva edir. Çoxlu nöqteyi -nəzərləri nəzərə aldığınızdan əmin olun. Yalnız fikirlərinizi araşdırmayın; Əks fikirləri və onları əhatə edən faktları da qeyd edin.
- İddialarınızı dəstəkləmək üçün faktlardan, məntiqdən, statistikadan və lətifə sübutlardan istifadə edin.
- Müxalifətin səhv olduğunu dərhal deməyin. Bunun əvəzinə mövqeyinizin niyə daha güclü olduğunu və diqqətə layiq olduğunu izah edərkən hörmətli olun.
4 -dən 2 -ci hissə: məktubları formatlaşdırmaq
Addım 1. Blok formatından istifadə edin
İş məktublarının xüsusi bir formatı var. Format səliqəli və düzgündürsə, oxucuların fikrini zərrə qədər də dəyişməyəcək. Ancaq format səhv və qarışıq olarsa, onlar sizə pis təsir edəcək və atıla bilər.
- İki boşluqlu, bloklu paraqraflardan istifadə edərək başlayın.
- Hər paraqrafı sola hizalayın; başqa sözlə desək, nəsr və ya esselərdəki kimi paraqraflar daxil etməyin.
- Hər paraqrafdan sonra bir sətir boşluq buraxın.
- Adətən Times New Roman və ya Arial 12 ölçülü standart şriftdən istifadə edin.
Addım 2. Antetli kağızı düzgün ünvanlayın
Sol üst küncdə ünvanınızı yazaraq başlayın. Adınızı yazmayın - yalnız küçə adını, şəhəri, ərazini və poçt kodunu yazın. Ayrıca hər birini ayrı bir sətirdə bir telefon nömrəsi və e-poçt ünvanı da daxil edə bilərsiniz. İngiltərədə yaşayırsınızsa, ünvan sağa yazılmalıdır. Bir sətri tamamlayın.
- Tarixi yazın. Tam tarixi, ayın adını və ilini yazın. Bir sətri tamamlayın.
- "4 iyun 2013"
- Alıcının adını və ünvanını yazın. Məktubu göndərmək üçün müəyyən bir tərəf tapmağa çalışın. Bir sətri tamamlayın.
Addım 3. Məktubu salam və ya salamla başlayın
Adətən "Əziz" sözü şəklində və sonra müraciət edilən şəxsin adı yazılır. Yazarkən adı düzgün yazdığınızdan əmin olun. Buradakı ad, ünvanın antetli kağızında yazılan adla eyni olmalıdır.
- Birini salamlayarkən, soyadın ardınca düzgün başlıq və ya rütbə (Pak/Xanım/Dr./və s.) İstifadə edin. Bir qadının nə adlandırılmağa üstünlük verdiyindən əmin deyilsinizsə, "Miss" yazın.
- Həmişə bundan sonra iki nöqtə ilə izləyin.
- Salam və birinci abzas arasında bir xətt tamamlayın.
- "Hörmətli Dr. Qəhvəyi:"
Addım 4. Məktubu yekun ifadəsi ilə bağlayın
Bir yekun bəyanat seçərkən yazının tonunu düşünün. "Təşəkkür edirəm" kimi ifadələr olduqca standartdır, "Salam" kimi digər formalar isə daha yaxındır. Qapaq məktubunuzun rəsmi və ya yaxın olmasını istədiyinizə qərar verin. Hansını seçdiyinizdən asılı olmayaraq, ilk söz böyük hərflə yazılmalıdır, sonrakı söz isə sadədir. Bağlanmanı vergüllə izləyin.
- Daha rəsmi olmasını istəyirsinizsə "hörmətlə" sözünü seçin. "Salamlar", "Salamlar", "Təşəkkürlər" və ya "Hörmətlə", iş e-poçtları üçün standart yekun sözlərdir. "Salamlar", "Salamlar" və ya "Görüşərik" sözləri daha rahat və səmimi görünür.
- Adınızı yazmadan əvvəl imzanız üçün yer buraxmaq üçün növbəti 4 sətri atlayın.
- "Çox sağ ol,"
4 -dən 3 -cü hissə: Məktublar yazmaq
Addım 1. Qısa və qısa
İnandırıcı bir məktub və ya inandırıcı qısa və nəzakətli olmalıdır. Məşğul insanlar nadir hallarda bir səhifədən çox olan məktubları oxuyurlar və ya tonları sərtdirlər. Çox güllü sözlər etməyin. Aydın və səliqəli cümlələrdən istifadə etməyə çalışın. Lətifələr də daxil olmaqla təhrif edilmiş və lazımsız məlumatları təqdim etməyin.
- Çox uzun cümlələrdən çəkinin. Güclü deklarativ cümlələrdən istifadə etdiyinizə əmin olun. Yazınız qısa, qısa, nöqtəyə uyğun və oxunması asan olmalıdır.
- Paraqrafları çox uzun sürükləməyin. Oxucunun marağını itirəcək, əsas nöqtədən uzaqlaşan və ya fikrinizi başa düşməyi çətinləşdirəcək qədər məlumatı sıxmayın. Müvafiq məlumatlarla qalın və yeni bir fikir və ya fikir çatdırmaq istədiyiniz zaman paraqrafları dəyişdirin.
Addım 2. İlk bir neçə cümlədə əsas fikrinizi bildirin
Səmimi bir açılış cümləsi ilə başlayın, sonra nöqtəyə gəlin. İlk iki cümlədə ehtiyacınızı (məktubu yazmağın əsas məqsədi) bildirin.
Bu paraqraf yalnız 2-4 cümlədən ibarət ola bilər
Addım 3. İkinci abzasda sorğunuzun əhəmiyyətini vurğulayın
Bu paraqrafda narahatlığınızı, tələbinizi və ya iddianızı ümumiləşdirin. Bu mərhələdə heç bir konkret səbəb, dəstək və ya əsas fikir verməmisiniz; bu mərhələdə mövqeyinizi, narahatçılığınızın və ya istəyinizin parametrlərini və hərəkətə keçməyinizin nə üçün vacib olduğunu səbəblərini tam izah edirsiniz.
Məktubun gövdəsini məntiqli, nəzakətli və faktiki saxlamağı unutmayın. Həddindən artıq emosional dildən çəkinin, məktubun ünvanlandığı şəxsə və ya şirkətə və ya müxalifətə qarşı hərəkət tələb etməyin və sərt danışmayın
Addım 4. Növbəti paraqrafda müraciətinizi dəstəkləyin
Növbəti bir neçə paraqraf əsas və ətraflı məlumat verərək mövqeyinizi əsaslandıra bilməlidir. Bu məlumatların məntiqli, faktiki, əsaslandırılmış, praktik və qanuni olduğuna əmin olun. İstəyinizi yalnız şəxsi duyğularınıza, inanclarınıza və ya istəklərinizə əsaslandırmayın. Oxucunu uzun hekayələrlə bezdirməyin; nöqtəyə tez və dəqiq bir şəkildə çatın. Bu məqsədə çatmaq üçün istifadə edə biləcəyiniz bir neçə fərqli strategiya var:
- Oxucuların rəğbətini və məntiqini cəlb etmək üçün statistika və faktların parçalarını təqdim edin. Statistikanın və faktların etibarlı və hörmətli mənbələrdən qaynaqlandığından və məlumatları kontekstdən çıxarmadan səmimi şəkildə istifadə etdiyinizdən əmin olun.
- Mövzu ilə bağlı mövqeyinizi dəstəkləyən və ya müxalifəti təkzib edən mütəxəssislərdən sitatlar təklif edin. Bu mütəxəssislər öz sahələrində hörmətli şəxsiyyətlər olmalı və həqiqətən müzakirə olunan mövzuda fikir sahibi olmaq üçün müvafiq keyfiyyətlərə malik olmalıdırlar.
- Müraciətinizin qəbul edilməsinin səbəblərini göstərin. İnsanları istədiklərini etməyə məcbur etmək təsirli bir inandırma üsulu deyil, amma nəyə görə bir şeyin edilməli olduğuna inandığınızı izah etsəniz, düşüncələrini dəyişməyə kömək edə bilər. Mövcud vəziyyəti və niyə dəyişməli olduğunu izah edin.
- Vəzifənizin və tətbiqinizin detallarını, xüsusiyyətlərini və məhdudiyyətlərini təqdim edin. Tətbiqlə əlaqədar əvvəllər edilən səyləri, hətta bu barədə heç bir tədbir görülməsə də, edilməməsini müzakirə edin.
- Vəzifənizlə əlaqəli ifadələrə nümunələr verin. Vəziyyətinizin niyə vacib olduğuna dair təqdim edilə biləcək digər dəlilləri düşünün.
- Paraqrafa daxil edə biləcəyiniz və daxil etmək istədiyinizi məhdudlaşdırmağı unutmayın. Fikrinizi və vəziyyətinizi aydınlaşdırın. Çox təfərrüatla həddini aşmayın, bütün vacib məqamları daxil edin. Yalnız ən uyğun statistikanı, mütəxəssisləri və ifadələri seçin.
Addım 5. Müxalifəti çağırın
İnandırma və ya inandırmanın ən təsirli yollarından biri müxalifətə müraciət etməkdir. Oxucuların hər hansı bir etirazını, etirazını və ya sualını əvvəlcədən təxmin etməyi bacarmalısan ki, məktubda onlara cavab verəsən. Müxalifətlə ortaq dil tapın və ya öz mövqeyinizə güclü dəstək verin.
- Mövqeyinizlə müxalifət arasındakı fərqləri açıq şəkildə qəbul etdiyinizə əmin olun. Gizlətməyin, çünki mübahisənizi zəiflədəcək. Müxalifətlə paylaşdığınız dəyərləri, təcrübələri və problemləri vurğulayın.
- İttihamçı ifadələrdən çəkinin. Bu, məktubu həddən artıq emosional edəcək və məntiqi cazibənizi zəiflədəcək. Həddindən artıq mənfi və ittihamçı münasibət də müxalifətin fikrinizə razılıq verməsinə mane olacaq.
Addım 6. Ərizənizi bir daha təsdiq edərək məktubu bağlayın
Məktubun sonunda istəyinizi və ya fikrinizi təkrarlayın. Bu, bir həll təqdim etdiyiniz və ya hərəkət üçün müraciət etdiyiniz paraqrafdır. Oxucuya bu yazışmanı telefonla, e -poçtla və ya şəxsən izlədiyinizi bildirin.
- Məktubu oxucunu sizin tərəfinizdə olmağa və ya ən azından sizin nöqteyi -nəzərinizdən daha aydın görməyə inandırmağa kömək edəcək güclü bir cümlə ilə bitirin.
- Öz həll yollarınızı təklif edin və ya kömək edin. Güzəştə getməyi və ya ortada görüşməyi qəbul edin. Vəziyyəti etdiyinizi və ya vəziyyəti həll etməyə hazır olduğunuzu göstərin.
4 -dən 4 -cü hissə: Son toxunuşların qoyulması
Addım 1. Hər hansı bir səhv olub olmadığını yoxlayın
Sözlərin qrammatikasında, tələffüzündə və orfoqrafiyasında səhvlər pis təsir bağışlayacaq. Oxucunun yazım səhvinə deyil, fikrinizə və istəyinizə diqqət yetirməsini istəyirsiniz. Məktubunuzu göndərməzdən əvvəl bir neçə dəfə yenidən oxuyun. Səsin nə olduğunu eşitmək üçün ucadan oxuyun.
Lazım gələrsə, kimdənsə yazınızı orfoqrafik səhvlərə görə yoxlatdırın (və ya proqramın orfoqrafiya yoxlama xüsusiyyətindən istifadə edin)
Addım 2. Öz imzanızı qoyun
Məktubları poçtla e-poçtla göndərmək istəsəniz, imzalamalısınız. Məktubunuzu fərdiləşdirir və təsdiqləyir.
Addım 3. Lazım gələrsə, rəsmi məktubunuzun surətlərini digər əsas tərəflərə təqdim edin
Hədəf şirkətində və ya təşkilatında başqa birisi də məktubunuzu oxumalıdırsa, onlara bir nüsxə verin. Bu, orijinal imzalarla birdən çox məktub çap etmək və göndərmək deməkdir.
Addım 4. Bir nüsxəni özünüz üçün saxlayın
Həmişə məktublarınızın bir nüsxəsini saxlayın və şəxsi qeydlər edin, məktubun nə vaxt və kimə göndərildiyini qeyd edin. Problem həll olunana qədər etdiyiniz təqibləri qeyd edin.
İpuçları
- Mövzu üzərində qalın. Müzakirə etdiyiniz mövzu ilə əlaqəsi olmayan təsadüfi məlumatlar əlavə etməmək üçün diqqətli olun. Müvafiq faktlara riayət edin və sadə saxlayın. Daha çox təsvir etmək üçün bu faktlardan istifadə edin.
- Paraqrafın ortasındakı güllə nöqtələrini yalnız addımlar, hərəkətlər və ya tövsiyələr haqqında tam əmin və aydın olduğunuz halda istifadə edin.
- Güllə nöqtələrinizi şirkətin və ya hədəf təşkilatın növünə uyğunlaşdırın. Qeyri-kommersiya təşkilatlarının böyük şirkətlərdən fərqli düşüncə tərzi var.
- Standart yazılı İndoneziya formasında yazın. Bu mesaj və ya sosial media deyil; ancaq rəsmi bir məktub. Stenoqrafiya, jarqon və ifadələrin istifadəsi sizi gözardı edə bilər.
- Oxucularınıza sanki sənə bir şey borcu var kimi davranma və sonra özünü məhkəməyə verməyə haqqın var. Məktubun tonunu dostcasına və peşəkarlıqla qoruyarkən onları sakitləşdirin.
