Bəzi insanlar müştəri xidməti (müştəri xidməti) üçün bir e -poçt yazarkən özünü sıxılmış hiss edə bilər. Adətən yazışma bir kağız üzərində aparıldığı üçün e -poçt şəklində bir məktub necə yazılır? Müştəri xidməti ilə əlaqə qurmağın qaydaları və protokolları nələrdir? Müştəri xidməti üçün bir e -poçt yazarkən, əlaqə qurduğunuz iş birliyinin sənayesinə, bölgəsinə və mədəniyyətinə uyğun olaraq hazırlanmalı olsa da, təsirli bir müştəri xidməti məktubu yazmaq üçün bəzi əsas qaydalar mövcuddur.
Addım
3 -dən 1 -ci hissə: Şirkət Veb saytını nəzərdən keçirin
Addım 1. Cavabları tapın
Bir şirkətin müştəri xidməti şöbəsinə bir e -poçt yazmağa başlamazdan əvvəl, istədiyiniz cavabın artıq şirkətin saytında olub olmadığını öyrənmək yaxşı olar. Müştərilərin şirkətlərə verdiyi vahid suallar ümumiyyətlə FAQ (Tez -tez verilən suallar və ya tez -tez verilən suallar) və kömək səhifələrində ümumiləşdirilir.
Adətən bu səhifəyə şirkətin veb saytı vasitəsilə daxil olmaq olar. Şirkətin veb saytının altına keçərək "Əlaqə" və ya "Yardım" və "Müştəri Xidmətləri" yazan bağlantıları tıklamağa çalışın
Addım 2. Müştəri üçün yardım səhifəsinə baxın
Saytın altındakı müştəri xidməti bağlantısını tapmasanız, axtarış qutusunu istifadə etməyə çalışın. Ümumiyyətlə, veb səhifədə mətnlə doldurula bilən və böyüdücü şüşə simvolu olan bir qutu olur. "Müştəri xidməti" və ya "əlaqə" yazın və enter düyməsini basın.
-
Adətən şirkətlər müştərilərin şikayətlərini və ya şərhlərini yazmaq üçün istifadə edə biləcəkləri "Əlaqə" səhifəsinə bir mətn qutusu yapışdırıb sonra e -poçt olaraq müştəri xidmətinə göndərirlər.
E -poçtun bir nüsxəsinin sizə göndəriləcəyinə əmin olmaq üçün bu səhifəni yoxlayın. Əks təqdirdə, şirkətin veb saytında şirkətin e -poçt ünvanına baxın və şəxsi e -poçt hesabınıza göndərin. Bu şəkildə göndərdiyiniz e -poçtun bir nüsxəsini saxlaya bilərsiniz
Addım 3. Axtarış çubuğundan istifadə edin
Axtarış sahəsinə (şirkətin e -poçt ünvanlarını tapmaq üçün istifadə etdiyiniz qutu) sualınıza aid açar sözlər daxil edərək əvvəlcə sualınızın cavabını tapmağa çalışın. Bu şəkildə müştəri xidmətinə e -poçt göndərmədən problemi həll edə bilərsiniz.
- Nəhayət bir e -poçt göndərmək lazım olduqda ağıllı görünməyiniz və hörmət yaratmağınız üçün bu vacibdir. Suallarınızın cavabları saytda artıq izah edilərsə, müştəri xidməti komandası sizi korlanmış və tənbəl görəcək. Nəticədə e -poçtlarınız ciddi qəbul edilmir.
- FAQ bölməsini də yoxlayın. Tez -tez verilən suallar ümumiyyətlə Tez -tez Verilən Suallar şəklində cavablandırılır. Bu səbəbdən bir çox saytlarda bu səhifə var. Bu səhifə sayəsində müştəri xidmətinə gedən e -poçtların sayı kəskin şəkildə azalır.
Addım 4. Şirkət siyasətlərini nəzərdən keçirin
Axtarış və ya FAQ səhifəsində sualınıza cavab tapa bilmirsinizsə, "Haqqımızda" və ya geri qaytarma siyasəti səhifəsinə daxil olmağı məsləhət görürük. Saytın sonuna qədər gedin və bağlantıları yoxlayın. Suallarınızı təxminən cavablandıran bağlantıları axtarın: Haqqımızda, İndeks, Kredit Kartı, Məhsul Mövcudluğu, Qaytarılma Siyasəti, Məxfilik Siyasəti, İstifadə Şərtləri və s.
Bu səhifələrdə cavab tapmasanız belə, müştəri xidmətinə e -poçt göndərmək məcburiyyətində qaldığınız halda faydalı ola biləcək məlumatlar tapa bilərsiniz
3 -cü hissənin 2 -si: E -poçt yazmaq
Addım 1. E -poçtunuzun şikayət və ya iltifat olduğuna qərar verin
Müştəri xidmətinə göndərilən e -poçtlar yalnız şikayət və ya sual deyil. Bəlkə də böyük bir xidmət üçün mənə təşəkkür etmək istəyirsən. Əksər şirkətlər bu kimi müsbət e -poçt almağı sevirlər.
Əslində bəzən şikayətlər e -poçtla deyil, telefonla göndərildikdə daha sürətli və birbaşa cavablandırılacaq. E -poçtlar minnətdarlıq göstərmək və ya dərhal cavablandırılması lazım olmayan suallar vermək üçün əladır. Probleminizin ən qısa zamanda həll edilməsi lazımdırsa, müştəri xidməti ilə telefonla əlaqə saxlamağı məsləhət görürük
Addım 2. Məktubun aydın bir başlığını yazın
Başlığınızın mənalı və məqamlı olduğundan əmin olun. Məqsədiniz, müştəri xidməti qrupunun diqqətini asanlıqla cəlb edən bir başlıq yaratmaqdır ki, ona tez cavab alsın. Qısa bir başlıq yaradın, e -poçtun mahiyyətini ehtiva edin və cavab istəyin.
Məsələn, "Yükləmə uğursuz oldu-zəhmət olmasa cavab verin"
Addım 3. Salamla başlayın
Möhkəm bir e -poçt adı yazdıqdan sonra müştəri xidməti nümayəndəsinə salam deyin. Yazışmada nəzakət saxlamaq üçün salamlaşmaq çox vacibdir. Sadəcə "Hörmətli Müştəri Xidmətləri Komandası" yaza bilərsiniz.
- Adınızı salamınıza daxil etməyə çalışın. Kiçik şirkətlər şirkətin müştəri xidməti nümayəndəsi kimi xidmət edən şəxsin adını daxil edə bilər. Şəxsi və səmimi bir e -poçt yaratmaq üçün bundan istifadə edin.
- Salamlamanı vergül və ya iki nöqtə ilə bitirə bilərsiniz. Məsələn, "Hörmətli müştəri xidməti nümayəndəsi" və ya "Hörmətli müştəri xidməti nümayəndəsi:"
Addım 4. Standart məktub yazmağı tətbiq edin
Standart məktub yazma təcrübələrindən istifadə edərək müştəri xidməti nümayəndələrinə hörmət edin. Yalnız böyük, qarışıq və ya skript yazı tiplərində yazmayın. Hərf yazarkən standart durğu işarələri, orfoqrafiya və böyük hərfdən istifadə edin. Bu yolla e -poçtunuz ciddi qəbul ediləcək.
Addım 5. Məktublar yazarkən nəzakətinizi qoruyun
Şikayət və ya məyusluğunuzu ifadə etsəniz də, nəzakətli bir ton istifadə edin. Müştəri statusunuz daha yüksək qiymətləndiriləcək və daha nəzakətli cavab veriləcəkdir.
Addım 6. Özünüzü tanıdın
Müştəri xidməti nümayəndəsi ilə salamlaşdıqdan sonra özünüzü təqdim edin. Adınızı verin və müştərinizin vəziyyətini təsvir edin (məsələn, yeni müştəri və ya təkrar müştəri). Müştəri xidməti nümayəndələri sadiqliyinizi qorumaq istəyəcəklər. Lazım gələrsə, coğrafi yerinizi açıqlayın (məsələn, açıq hava məhsulları və ya xidmətlər üçün).
Addım 7. Konkret olun
E -poçtunuzda xüsusi şərtlərdən istifadə edin. "Məhsulum" yazmaqdan çəkinin və məhsulu və ya xidməti və e -poçtu niyə göndərdiyinizi ətraflı təsvir edin. Müştəri xidməti nümayəndəsi problemi müəyyən edə bilməsi üçün müvafiq hadisəni təsvir edin. Məktubun əvvəlində aydın şəkildə məlumat verilməsi uzun e -poçt danışıqlarının qarşısını alacaq.
- Məhsul URL -dən istifadə edin (varsa). Beləliklə, müştəri xidməti nümayəndəsi nəzərdə tutulan məhsulu dərhal anlaya bilər.
- Rezervasyon şəxsiyyət nömrənizi daxil edin və müştəri xidməti nümayəndələri ümumiyyətlə tələb edəcəklər. Bu şəxsiyyət nömrəsi vasitəsilə sifarişiniz sistemdə izlənilir və idarə olunur.
Addım 8. Sualları aydın şəkildə verin
E -poçtunuzu tərtib edərkən birbaşa nöqtəyə çatın. Salam verdikdən və özünüzü təqdim etdikdən sonra, yuxarıda təsvir olunan xüsusi dili istifadə edərək probleminizi və ya e -poçt göndərməyinizin səbəbini yazaraq yeni bir paraqrafa başlayın.
Yalnız bilmək istədiyinizi soruşun. Soruşmaqdan utanırsınızsa, bu hissləri dərhal e -poçtdan silin. Qüsurlu bir məhsulun yerinə yeni bir məhsul almaq istəyirsinizsə, bunu açıq şəkildə bildirin
Addım 9. Qısa bir paraqraf yazın
Paraqraflarınızın uzun olmadığından əmin olun. Asan oxumaq üçün bir paraqrafda yalnız bir, iki və ya ən çox üç cümlənin olması yaxşı bir fikirdir. Müştəri xidməti nümayəndələrinə e -poçtları tez bir zamanda taramağa və prioritetlərini təyin etməyə imkan verir. Çox mətn varsa, e -poçtunuza ən aşağı prioritet veriləcək, çünki müştəri xidməti nümayəndəsinin hamısını oxumağa vaxtı yoxdur.
Addım 10. Məktubu imza ilə bağlayın
E -poçtu, istəyinizi və ya iltifatınızı ümumiləşdirən bir cümlə ilə tamamlayın və ardınca bir təbrik yazın. Məktubu "Hörmətlə" ilə bağlaya bilərsiniz, ancaq təbrik və e -poçt imzanızı tərk edə bilərsiniz. Tələsikliyinizi "İnşallah bu e -poçta tezliklə qayıda bilərəm" və ya belə bir şey söyləyərək ifadə edə bilərsiniz.
E -poçt imzası, adınızı, peşənizi və əlaqə məlumatlarınızı ehtiva edən qısa bir mətndir. E -poçt ayarları seçimlərində bir e -poçt imzası qura bilərsiniz ki, həmişə yeni bir mesaj göndərərkən görünsün
Addım 11. Əlavələr daxil etməyin
İlk olaraq kiməsə göndərilən e -poçtlara əlavələr yükləməməyə çalışın. Bir çox veb saytlarda e -poçtlarınız oxunmadan əvvəl spam qutusuna göndərilməsi üçün əlavə edilmiş e -poçtlara üstünlük verən spam filtrləri var.
- Əlbəttə ki, bir iş ərizəsi təqdim edirsinizsə və bir CV -ni bir Word sənədinə əlavə etməyiniz xahiş olunursa bir əlavə əlavə etməlisiniz.
- İstifadəçi adlarını, parolları və ya kredit/ödəniş kartı məlumatlarını daxil etməyin.
Addım 12. Poçt göndərməzdən əvvəl yenidən oxuyun və yoxlayın
E -poçt yazılıbsa, dərhal göndər düyməsini (göndər) basmayın. Məktubunuzu nəzərdən keçirməli və yazım səhvlərinin olmadığından əmin olmalısınız. E -poçtunuzu bir smartfon istifadə edərək yazsanız da, "iPhone'umdan göndərilən" xətti məktubunuzun daha peşəkar görünməsi üçün qrammatika və durğu işarələri üçün heç bir bəhanə deyil.
Addım 13. İzləyin
Bir neçə gün ərzində bir e -poçt cavabını almazsınızsa, çox güman ki, e -poçt spam filtrindən keçdi və ya gələnlər qutunuzun altına yapışdı. Köhnənizi təhqir edən yeni bir e -poçt göndərin və alındığını soruşun.
3 -cü hissədən 3 -ü: nəzakət saxlamaq
Addım 1. Düzgün qrammatika və yazımdan istifadə edin
Yazışmalarda nəzakət saxlamağın bir hissəsi yaxşı və düzgün qrammatika və yazımdan istifadə etməkdir. Yaxşı ünsiyyət e -poçt alıcısına hörmət göstərəcək və həqiqətən nəzakətli bir insan olduğunuzu göstərəcəkdir.
Addım 2. Təhsilinizi və biliklərinizi göstərin
Bir meraklı kimi çıxmayın, ancaq yaxşı bir söz ehtiyatı ilə ağıllarınızı göstərin. Ayrıca, şirkətin veb saytına baxdınız və siyasətlərini öyrəndinizsə, bunu məktubda ifadə edin və probleminizə cavab tapa bilmədiyinizi söyləyin.
Addım 3. Zarafat etməyin
Müştəri xidməti qrupuna göndərilən məktublar, ən azından ilk təmasda ciddi qəbul edilməlidir. Ona görə də zarafat və zarafatlar məktuba daxil edilməməlidir. Zarafat kobud sayılacaq və hər hansı bir işlə məşğul olarkən ondan çəkinmək lazımdır.
Müştəri xidməti nümayəndələri ilə e -poçt vasitəsi ilə tez -tez əlaqə saxlayırsınızsa, bir -birinizi tanıdığınız üçün bir az zarafat etməkdən çekinmeyin
Addım 4. Sərt davranmadan özünüzü ifadə edin
Təqdim olunan məhsula və ya xidmətə qəzəblənsəniz də, e -poçtla qəzəblənmək problemi həll etməyəcək. Kobud bir e -poçt göndərmədən təsirli bir şəkildə həll edilməsi üçün narahatlıqlarınızı hörmətli və nəzakətli şəkildə bildirin.
Yazmaqla duyğularınızı ifadə edə bilməyəcəyinizi unutmayın. Çox məyus olsanız və dərhal diqqətə ehtiyacınız varsa, daha təsirli olduğu üçün telefonla şikayət etmək daha yaxşıdır
Addım 5. Sadiqliyinizi və minnətdarlığınızı qeyd edin
Nəhayət, şirkətə nə qədər sadiq olduğunuzu və göstərilən xidmətə görə minnətdarlığınızı bildirin ki, müştəri xidməti nümayəndəsi e -poçtunuzu qiymətləndirsin və daha tez cavab versin.
