İş və iş, xüsusən də ofis mühitində, müəyyən səviyyədə əməkdaşlıq tələb edir. Məsələn, vacib qərarlar çox vaxt bir fərd baxımından daha çox şey tələb edir və ümumiyyətlə əhəmiyyətli bir işin müvəffəqiyyəti bir çox insanın təcrübəsini tələb edir. Görüşlər, strukturlaşdırılmış və mütəşəkkil bir əməkdaşlıq qurmağın bir yoludur, ancaq məqsəd və nəzarət olmadan görüşlər çox uzun və səmərəsiz ola bilər. Görüşləri necə planlaşdırmağı, hazırlamağı və onlara rəhbərlik etməyi bilmək təsirli bir görüş ilə vaxt itirmə arasındakı fərqi yarada bilər.
Addım
3 -dən 1 -ci hissə: Görüşə hazırlaşmaq
Addım 1. Qarşıdakı görüşü iştirakçılarla müzakirə edin
Qarşıdan gələn bir yığıncağa rəhbərlik edəcəyinizi bildiyiniz zaman, etməli olduğunuz ilk şeylərdən biri, iştirak edəcək insanlarla (xüsusilə vacib və yüksək səviyyəli insanlar) danışmaq üçün bir az vaxt ayırmaqdır. Görüşdə müzakirə etmək istədikləri xüsusi bir şey olub olmadığını soruşun. Gündəliyinizi yazarkən cavablarını qeyd edin və bələdçi olaraq istifadə edin.
İştirakçılardan nəyi müzakirə etmək istədiklərini soruşmaq ağıllı bir hərəkətdir, nəinki gündəmi yazmağınızı asanlaşdırmaq, həm də iclas başlamazdan əvvəl onları görüş prosesinə cəlb etmək. İnsanlar, özləri üçün vacib olan məsələlərin müzakirə olunacağını bildikləri zaman, toplantılarda iştirak etmək və diqqət yetirmək ehtimalı daha çoxdur
Addım 2. Gündəlik yazın və paylaşın
Görüş gündəliyi təkcə toplantı rəhbəri üçün deyil, həm də hazırkı qonaqlar üçün faydalıdır. Gündəlik, toplantı haqqında nə vaxt, harada və kimin iştirak edəcəyi kimi faydalı məlumatları ehtiva edir. Ən əsası, gündəmdə hər kəsin hazırlaşa bilməsi üçün müzakirə ediləcək mövzular da müəyyən edilir. Gündəmi görüşdən əvvəl göndərin - görüş nə qədər önəmli olsa, gündəmi bir o qədər tez göndərməlisiniz.
Gündəliyə qoyulmalı olan bir şey, hər bir müzakirə üçün təxmini müddətdir. Daha əvvəl təsvir edilmiş kobud bir cədvələ sahib olmaq, görüşü düzgün istiqamətdə qurmağı asanlaşdıra bilər. Gündəminizdəki bəzi hadisələr daha uzun çəksə də (digərləri daha sürətli), cədvəl ümumi vaxtı təşkil etməyi və tənzimləməyi asanlaşdıracaq
Addım 3. Əvvəlki müzakirələr və görüşlər mövzusunda bir az araşdırma aparın
Görüşə qatılan insanlar müzakirə etməyi planlaşdırdığınız mövzu ilə bağlı bütün məlumatları bilməyə bilər - bəziləri son görüşdə iştirak etməmiş ola bilər, digərləri isə unudmuş ola bilərlər. Toplantının sədri olaraq indiyə qədər müzakirənin tarixini bilmək sizin üçün yaxşı bir fikirdir. Hələlik həll olunmamış problemləri öyrənmək üçün vacib görüşlərə qatılan insanlarla danışmağa çalışın ki, bunları görüşdə müzakirə edə biləsiniz. Planlarınızı təşkil etməyə kömək etmək üçün qeydləri saxlayan vəzifəli şəxsdən son görüşün protokollarını almalısınız.
Bir lider olaraq əvvəlki görüşlərdən alınan dəqiqələr sizin üçün əhəmiyyətli bir qaynaq ola bilər. Dəqiqələr son görüş zamanı baş verən müzakirələri və qərarları ümumiləşdirir, beləliklə bütün vacib məlumatları nisbətən tez və asanlıqla tapa bilərsiniz. Bir gündəmlə birlikdə iştirakçılarla vacib görüş protokollarını paylaşmanız lazım ola bilər
Addım 4. Görüş yerini əvvəlcədən hazırlayın
Görüş günü istifadə ediləcək otaq və ya yerin təmiz, səliqəli və yığıncaq iştirakçılarını yerləşdirməyə hazır olduğundan əmin olmalısınız. Bütün görüş texnologiyası komponentlərinin (təqdimatlar, proyektorlar, vizual qurğular və s.) Düzgün işlədiyini və istifadəyə hazır olmasını təmin etməlisiniz - texniki qarışıqlıq qiymətli vaxt itkisinə səbəb ola bilər və yığıncağın düzgün işləməsini poza bilər.
Elektron bir təqdimat (məsələn, PowerPoint və s.) İstifadə edirsinizsə, təqdimatda istifadə ediləcək uzaqdan idarəetmə və ya tıklayıcı ilə tanış olmaq üçün vaxt ayırın. Əlbəttə ki, vacib məsələləri müzakirə edərkən bu nəzarətçilərlə vaxt keçirmək istəmirsiniz
3 -cü hissənin 2 -si: Görüşlər zamanı Lider kimi çıxış etmək
Addım 1. Yığıncağı rəsmi olaraq açın
Planlaşdırılan vaxt bitdikdə və bütün iştirakçılar (və ya ən azı bütün vacib iştirakçılar) hazır olduqda, otaqdakı hər kəsə diqqət yetirin. Özünüzü lider olaraq təqdim edin və görüşün məqsədi nədir. Planlaşdırdığınız görüşün nə vaxt bitəcəyini bildirərək bir zaman çərçivəsi təyin edin - uzun və ya qısa bir görüş keçirə bilərsiniz, ancaq vaxtın əvvəlcədən bildirilməsi görüşün vaxtında keçirilməsinə kömək edəcək. İştirakçılardan bəziləri bir -birini tanımırsa, iştirakçıların adlarını qısaca oxumağa və vacib iştirakçıları tanıtmağa vaxt ayırın.
Qeyd etmək lazımdır ki, bəzi müəssisə və təşkilatlarda görüşlərin açılması və keçirilməsi üçün ciddi və müntəzəm prosedurlar mövcuddur. Məsələn, bəzi təşkilatlar var ki, görüşləri çəkic çalmaqla açırlar
Addım 2. Əvvəlki görüşlərin müvafiq xülasələrini təqdim edin
Uzun müddət davam edən bir layihənin bir hissəsi olan bir görüşün əvvəlində, əvvəlki iclasın hadisələrinin və ya qərarlarının qısa bir xülasəsini verərək layihə haqqında qısa məlumat verməlisiniz. Bütün iştirakçılar müzakirə mövzusu haqqında sizin qədər məlumatlı deyillər, buna görə də bu addım görüşün təsirli və səmərəli olmasına kömək edə bilər.
- Əvvəlki görüşlərin nəticələrini özünüz ümumiləşdirmək əvəzinə, iclas katibindən və ya qeydləri aparan məmurdan xülasəyə rəsmi bir fikir vermək üçün əvvəlki görüşlərin protokollarını oxumasını istəyə bilərsiniz.
- Əvvəlki görüşdən sonra baş verən vacib yazışmaları və ya mesajları oxumağı da düşünməlisiniz.
- Qeyd etmək lazımdır ki, iştirakçılara protokolların/yazışmaların surətlərini təqdim edirsinizsə, onları oxumaq lazım olmaya bilər.
Addım 3. Mühüm iştirakçılara ümumi vəziyyət haqqında məlumat vermələrinə icazə verin
Sonra, son görüşdən sonra baş verən yeni inkişaflar haqqında sizə məlumat vermək üçün müvafiq məlumatı olan insanları dəvət edin. Bu hər şey ola bilər - məsələn, burada müzakirə edilə bilən iş və ya təşkilatın qarşısında duran yeni problemlər, kadr dəyişiklikləri, layihə inkişafları və strategiyadakı dəyişikliklər. Toplantı iştirakçıları əvvəlki görüşlər nəticəsində atılan konkret hərəkətlərin nəticələrini də eşitmək istəyirlər.
Addım 4. Bütün bitməmiş işləri bitirin
Hələ həll olunmamış məsələlər və son görüşdən alınmamış qərarlar varsa, yeni problemləri müzakirə etməzdən əvvəl onları həll etməyə çalışın. Əvvəlki məsələ nə qədər gecikirsə, iştirakçılar da o qədər məsuliyyət daşımaq istəməyəcək, buna görə də görüş zamanı bitməmiş hər hansı bir işi müəyyən etməyə və həll etməyə çalışın. Ümumiyyətlə, bitməmiş işlər əvvəlki iclasın protokollarında xüsusi olaraq "qərarsız" və ya "əlavə müzakirəyə təqdim olunur" kimi qeyd olunur.
- İşlədiyiniz mədəniyyətdən və qaydalardan asılı olaraq, işinizin və ya təşkilatınızın qərar qəbul etmək üçün xüsusi prosedurları ola bilər-məsələn, görüş iştirakçılarının yalnız çoxluq konsensusuna gəlməsi lazım ola bilər və ya bəlkə də bir qrup yüksək səviyyəli insan qərar qəbul etmək vəzifəsinə malikdir. bütün qərarlar qərar.
- Yığıncaq zamanı bəzi şeylərin bitə bilməyəcəyi qədər böyük olduğunu unutmayın. Yarımçıq qalan layihələrin uzunmüddətli inkişafı barədə düşünmək lazım deyil. Bununla birlikdə, bu anda hərəkət tələb edən bir qərar və ya layihə qaldırmalısınız.
Addım 5. Yeni işi müzakirə edin
Sonra, müzakirə edilməli olan hər hansı bir yeni məsələ, narahatlıq və problemlə çıxış edin. Bunlar təbii olaraq əvvəlki və indiki görüşlər arasında baş verən inkişaflardan qaynaqlanan şeylərdir. İştirakçılardan konkret, qəti qərarlar almağa çalışın - nə qədər çox şeyi cavabsız qoysanız, bir o qədər həll olunmamış məsələləri növbəti görüşünüzə gətirəcəksiniz.
Addım 6. Görüşün nəticəsini oxuyun
Bütün köhnə və cari məsələlərinizi həll etdikdən sonra, toplantının nəticəsini hazır olan hər kəs üçün oxumaq üçün vaxt ayırın. Fərdi olaraq verilən bütün qərarları sadalayın və lazım gələrsə, iştirakçıların növbəti görüşdən əvvəl etməli olduqları konkret hərəkətləri təsvir edin.
Bu addım çox vacibdir - hər kəsin layihənin harada olduğunu və onlardan nə gözlədiyini bilə -bilə görüşdən çıxmasını təmin etmək üçün son şansınızdır
Addım 7. Növbəti görüşün əsaslarını izah edərək yekunlaşdırın
Nəhayət, növbəti görüşdə nələrin müzakirə olunacağını bildirin və planlaşdırmağa başladığınız zaman görüşün nə vaxt və harada keçiriləcəyini söyləyin. Bu, iştirakçıların bir vacib layihədən və ya qərardan digərinə davamlılıq hissi yaratmasına kömək edir və onlara tapşırılan işi davam etdirmək və ya başa çatdırmaq üçün vaxt verir.
Qeyd etmək lazımdır ki, cari iclasda bütün köhnə və yeni problemləri əhatə etmisinizsə, başqa bir görüş planlaşdırmaq məcburiyyətində deyilsiniz. Bununla birlikdə, əlavə müzakirə tələb edən kifayət qədər həll olunmamış problemlər varsa və ya müəyyən bir layihədə irəliləyiş görmək istəyirsinizsə, başqa bir görüş yaxşı bir fikir ola bilər
3 -dən 3 -cü hissə: Görüşləri effektiv şəkildə aparın
Addım 1. Müzakirəyə rəhbərlik edin, amma ona hakim olmayın
Görüş lideri olaraq rollarınızdan biri, müzakirəni düzgün şəkildə davam etdirməkdir. Sənin rolun bütün məsələlər barədə fikir bildirmək və ya müzakirənin müəyyən bir cədvəl üzrə getdiyinə əmin olmaq deyil. Elastikliyiniz olmalıdır. Digər iştirakçıların sərbəst danışmasına icazə verin və gündəmdə olmasa da yeni müzakirə mövzularının ortaya çıxmasına icazə verin. Müzakirəni davam etdirmək üçün bir mövzunu incə bir şəkildə bitirmək və ya müəyyən bir müzakirə mövzusunu dəyişdirmək lazım ola bilər, ancaq görüşün bütün aspektlərinə nəzarət etməli olduğunuzu hiss etməməlisiniz. Axı görüşlər birgə bir prosesdir.
Görüş zamanı gündəminizə diqqət yetirin. Bir görüş gündəmdə deyilsə, müəyyən müzakirə mövzularını atlamalı və ya daha sonra təxirə salmalısınız. Müzakirə olunan mövzu çox vacibdirsə bunu etməkdən qorxmayın
Addım 2. Bütün iştirakçıları iştiraka təşviq edin
Görüş lideri olaraq, işiniz açıq və məhsuldar bir görüş təmin etməkdir. Müzakirə olunan mövzu ilə əlaqədar biliklərə sahib olan bəzi iştirakçıların qrupa açıq olmadığını görsəniz, onları danışmağa təşviq edin. Onlara meydan oxumağa və ya birbaşa zəng etməyə ehtiyac yoxdur-sadəcə "Mitha xanımın təcrübəsi burada faydalı olacaq" kimi bir şey söyləyin və bu, daha az fəal üzvləri toplantıya cəlb etmək üçün əla bir yoldur.
Addım 3. Hər kəsin müzakirə olunanları anladığından əmin olun
Yığıncağa qatılan hər kəsin müzakirə mövzusu ilə bağlı eyni təcrübəyə malik olduğunu xatırlamaq çətindir. İştirakçıların yığıncaqda vaxtlarını ağıllı keçirmələrini təmin etmək üçün fürsətdən istifadə edərək mürəkkəb bir məsələni və ya mövzunu qısaca sadələşdirə bilərsiniz. Bu məlumatı bilməyən iştirakçılar bunu mütləq qiymətləndirəcəklər.
Addım 4. Çətin və ya yöndəmsiz sualları laqeyd yanaşmayın
Bu cür suallara səlahiyyətli bir lider nəzarət etməsə, görüş səmərəsiz olacaq. Müzakirə etmək istədiyiniz bütün vacib məsələlərin görüşdə müzakirə olunduğundan əmin olun. İştirakçıların günahını dəyişməsinə və ya həll olunmamış məsələlər üçün qeyri -müəyyən bəhanələr verməsinə icazə verməyin. Heç kimin müzakirə etmək istəmədiyi məsələləri aydınlaşdırmağa və cavab almağa çalışın. İştirakçılar bunu istəməsə də, görüşün təsirli olması üçün cavablandırılması lazım olan suallardır.
Bütün vacib qərarların yazıldığından əmin olun (bir məmur və ya qeyd sahibi varsa, bu işi onlara həvalə edin). Çətin bir sual verməkdə çətinlik çəkməli olsanız, cavablarınızın yaxşı sənədləşdirildiyinə əmin olmaq istərdiniz
Addım 5. Vaxtınızı izləyin
Görüşlərin pis nüfuz qazanmasının bir səbəbi var-əksər insanlar üçün görüşlər vaxt aparan bir fəaliyyətdir. Görüşün çox uzun müddət davam etməməsi üçün müzakirəni davam etdirmək üçün gücünüzü lider olaraq istifadə edin. Görüşün gözlədiyinizdən daha uzun davam edəcəyi görünürsə, bəzi vacib olmayan məsələləri və ya söhbətləri növbəti müzakirəyə qədər təxirə salmaqdan qorxmayın. Heç bir iştirakçının vaxtının boşa çıxmamasını təmin etmək üçün cədvəli düzəltməyə hazır olmalı və istəkli olmalısınız.
