Şirkətlərlə əməliyyatlar apararkən, bəzən təqdim olunan məhsul və ya xidmət qeyri -qənaətbəxş olduğu üçün şikayət məktubu təqdim etmə ehtiyacı hiss edirik. Bu yazıda wikiHow məktubun necə yazılacağını izah edir.
Addım
Metod 3: Şikayət məktubu yazmaq
Addım 1. Şikayət məktubunu müştəri xidməti şöbəsinə təqdim edin
Bu şəkildə, məktubunuzun səmərəli və təsirli bir şəkildə işlənməsi üçün müştəri xidməti şöbəsi şikayətlərə cavab verməkdən məsuldur, çünki şirkətdən daha çox cavab alacaqsınız.
- Müştəri xidmətləri menecerinin və ya şirkət direktorunun adını və şəxsən ona yazılan məktubun məqsədini öyrənin. Məktuba "Hörmətli Cənab/Xanım" yazaraq və tam adınızı yazaraq başlayın. Adını bilmirsinizsə, "Hörmətli Müştəri Xidmətləri Meneceri" yazın.
- Adətən müştəri xidməti şöbəsinin ünvanını şirkətin saytında, broşuralarda, reklamlarda və ya məhsul qablaşdırmasında tapa bilərsiniz.
Addım 2. Məktubun mahiyyətini yazmağa davam edin
Məktubu yazmağın səbəbini izah etmək və şikayət etmək üçün birinci cümləni istifadə edin. Xidməti aldığınız və ya məhsulu satın aldığınız tarix, vaxt və yer kimi mümkün qədər çox dəstəkləyici faktları, seriya nömrəsi və məhsul modeli kimi müvafiq məlumatlar ilə təmin edin.
- Oxucunun məktubun mahiyyətini 5 saniyədən az müddətdə anlaya biləcəyinə əmin olun. Buna görə uzun bir giriş yazmağa ehtiyac yoxdur.
- Salamınızı yazdıqdan sonra, yaşadığınız problemi izah etmək üçün ətraflı məlumat verin, ancaq ilk cümlənin oxucunun diqqətini şikayətinizə çəkdiyinə əmin olun.
- Birinci cümlənin nümunəsi: "Bu məktub vasitəsi ilə _ markalı bir saç qurutma maşını ilə əlaqədar bir şikayət vermək istəyirəm. Bu məhsul, _ tarixində Calan _, Cakarta şəhərində yerləşən _ mağazasında alındı".
Addım 3. İstədiyiniz həll və ya çarəni açıq şəkildə bildirin
Bir məhsulun dəyişdirilməsi, geri qaytarılması, məhsulun təmiri və ya başqa bir şəkildə təzminat tələb edirsinizsə, bunu ikinci paraqrafda bildirin. Beləliklə, oxucu sadəcə cavab məktubu göndərmək və ya klişe cavab vermək əvəzinə bir həll təqdim etməlidir.
- Şikayətinizi ən yaxşı həll yolunu gözlədiyinizi və sadiq bir müştəri olaraq qaldığınızı göstərən müsbət sözlərlə ifadə edin. Geri ödəmə və ya başqa bir təzminat tələb etsəniz və sonra məsələni üçüncü bir şəxsə ötürəcəyinizi söyləsəniz, çox güman ki, məktubu oxuyan bir həll təqdim etməkdə maraqlı deyil.
- Əgər şirkətin daha geniş problemlərlə məşğul olmasını gözləyirsinizsə, zəhmət olmasa onlara yazın. Ancaq oxuculara bu kimi məsələlərə cavab vermək üçün ümumiyyətlə daha çox vaxt lazımdır.
- İlk məktubda məhkəməyə verəcəyinizlə hədələməyin. İstədiyiniz ən yaxşı həll yolu ola bilər, ancaq bu dəfə şikayət yazıb cavab gözləyə bilərsiniz.
Addım 4. Təsdiq sənədlərinin surətlərini əlavə edin
Məktubu ödəniş qəbzləri, satınalma hesab -fakturaları, zəmanət kartları, çeklər və ya köçürmə sübutu və lazım olduqda fotoşəkillər və ya videolar kimi təsdiqləyici sənədlərin surətləri ilə tamamladığınızdan əmin olun. Məktuba əlavə olaraq müvafiq sənədləri əlavə edin.
- Göndərdiyinizə əmin olun fotokopiya orijinalın yerinə sənəd əlavə olunur. Bu yolla, əhəmiyyətli məlumatları və ya sənədləri başqalarına göstərmək lazımdırsa itirmək riski daşımırsınız.
- Məktuba əlavə olunan sənədləri daxil edin. Məsələn: "Bu məktubla yanaşı, ödəniş qəbzinin fotokopisini, saç qurutma maşınına zəmanət kartını və məhsulun seriya nömrəsinin fotoşəklini əlavə edirəm."
Addım 5. Problemin həlli üçün son tarix təyin edin
Həlli məktub alana göndərmək üçün son tarix olaraq müəyyən bir tarix daxil etməlisiniz. Bu addım sizi sakitləşdirir və problem daha sürətli həll olunur.
- Vaxt məhdudiyyətinin olması, məktubların itirilməsi və ya nəzərə alınmaması riskini azaldır, çünki bu, narahatlıq və narahatlığa səbəb ola bilər.
- Həqiqi bir vaxt həddi verin. Ümumiyyətlə, 1-2 həftə kifayətdir, ancaq mövcud problemi və gözlənilən həllini nəzərə almalısınız.
Addım 6. Məktubu nəzakətli bir şəkildə bitirin
Göstərilən köməyə görə təşəkkür edirəm deyin. Hər iki tərəfin faydalı hiss etməsinə kömək etmək üçün, oxucularınızın sizə necə danışa biləcəyini paylaşın ki, ünsiyyət daha səmərəli olsun.
Məktubu alan şəxsin adını bilirsinizsə, "Wasalam" sözünü yekun təbrik olaraq yazın. Əgər deyilsə, "Hörmətlə" yazaraq məktubu sonlandırın. Şikayət məktubunu qeyri -rəsmi bir salamla bitirməyin, məsələn, "budur" və ya "təşəkkür edirəm"
Metod 2 /3: Doğru Stil və Formatdan istifadə
Addım 1. Nəzakətli bir tərzdə bir məktub yazın
Hirslənə və haqsızlığa uğradığınızı hiss edə bilərsiniz, ancaq təhqiramiz sözlər işlətsəniz, məktubu oxuyan sizi incidər. Məktubu nəzakətli bir şəkildə yazın və təhdid edən, qəzəbləndirən və ya alay edən şərhlər yazmayın. Unutmayın ki, məktubu oxuyan şəxs baş verən problemlərə görə mütləq məsuliyyət daşımır və başqalarını qınamaq və günahlandırmaqdansa, dost və nəzakətli müştərilərə xidmət göstərməyi üstün tutur.
- Unutmayın ki, məktub göndərilən şirkət sizin işinizi çətinləşdirmək niyyətində deyil. Ümumiyyətlə, şirkət müştəri məmnuniyyətinə böyük önəm verir.
- Məktubunuzun oxucusuna pis niyyətli olduğunu düşünməkdənsə, ona kömək etməyə hazır olan bir insan kimi baxsanız, bir həll tapma şansınız daha çoxdur.
- Əsəbləşəndə məktub yazma. Sakitləşənə qədər gözləyin. Hələ də bir məktub yazmaq istəyirsinizsə, 1-2 gün saxlayıb göndərmədən əvvəl yenidən oxuyun. Bəlkə daha səmimi bir tərzdə yeni bir məktub yazmısınız.
Addım 2. Düz bir məktub yazın
Müştəri xidməti işçiləri hər gün yüzlərlə məktub ala bilərlər. Buna görə də, aydın bir məktub yazdığınızdan əmin olun ki, oxumağa başlayanda nöqtəyə gəlsin. Çox uzun və ya təfərrüatlı məktublar oxucunu məzmunu ümumiləşdirmək istəməyə məcbur edir, buna görə də həqiqətən yaşadıqlarınızı və istədiklərinizi anlamırlar.
- Uzunmüddətli məlumat verməyin və başqalarını təhqir edən ağır sözlər işlətməyin.
- Maksimum 1 səhifə və ya 200 sözdən ibarət şikayət məktubu yazdığınızdan əmin olun.
Addım 3. Nüfuzlu bir dil üslubundan istifadə edin
Bu addım, oxucunun şikayətinizə ciddi yanaşılması lazım olduğunu başa düşməsi üçün təsirli cümlələrdən ibarət bir məktub hazırlamağa kömək edir. Səlahiyyətli dil ciddi bir şikayət edərkən əhəmiyyətli bir rol oynayır, məsələn maliyyə.
- Səlahiyyətli dil tərzi, doğru sözləri seçmək bacarığı, istehlakçı hüquqları və şirkətin öhdəlikləri haqqında biliklər və peşəkar məktub yazma bacarıqları kimi müxtəlif aspektlərdən ibarətdir.
- Bu cəhət etibarınızı artırır, buna görə də müsbət cavab almaq ehtimalı daha yüksəkdir.
Addım 4. Məktubu düzgün yazım və formatla yazın
Yuxarıda təklif edildiyi kimi, peşəkar şəkildə formatlaşdırılmış bir məktub oxucuların şikayətinizə necə cavab verəcəyini təsir edir. Sağ yuxarı küncdə məktubun tarixini daxil edin. Bir sətri atlayın və alıcının tam adını və ya adını sol tərəfə yazın. Növbəti sətirdə şirkətin ünvanını yazın. Bir sətri atlayın və sonra bir təbrik yazın.
- Yazıların daha səliqəli və daha asan oxunması üçün kompüterdən istifadə edərək məktublar yazın. Əllə yazmaq məcburiyyətindəsinizsə, yazılarınızın səliqəli, zolaq və mürəkkəb ləkələri olmadığından və oxunaqlı olduğundan əmin olun.
- İmza üçün "Hörmətlə" və ya "Hörmətlə" altında bir neçə boş sətir hazırlayın. Asan oxumaq üçün tam adınızı imzanın altına aydın yazın.
- Düzgün aralıqlarla yazılmış hərflər yazın və bütün paraqraflar təxminən eyni uzunluqdadır.
Addım 5. Orfoqrafiya və qrammatikanı yoxlayın
Orfoqrafiya və qrammatik səhvlər varsa şikayətinizə məhəl qoyula bilməz. Məktub çap edilməzdən əvvəl kompüterdən istifadə edərək orfoqrafiyanı yoxlamaq vaxtıdır. Məktubu göndərməzdən əvvəl digər şəxsdən oxusun.
Metod 3 /3: Məktubları təqib etmək
Addım 1. Göstərilən müddət bitənə qədər gözləyin
Səbirli olun və göstərilən müddətə qədər heç bir tədbir görməyin. Cavab yoxdursa, məktubunuzun alındığını və ya alınmadığını soruşmaq üçün zəng edə və ya e -poçt göndərə bilərsiniz. Məktub alan şəxsə qarşı qərəzli davranmayın.
Məktuba cavab almamısınızsa və ya cavabınız qənaətbəxş deyilsə, şikayətinizi daha yüksək vəzifədə olan birinə bildirin
Addım 2. Daha yüksək vəzifəli şəxsə məktub göndərin
Müştəri xidməti müdiri ilə ünsiyyət qurduqdan sonra bir həll tapmasanız, daha yüksək vəzifədə olan birini tapın və ona yazın. Nə vaxt yüksək rütbəli bir məmura məktub çatdırsanız, istər kadrdan rəhbərdən direktora direktor müavinindən direktora, ən son yazışmaları əlavə edin. Beləliklə, məktubu alan şəxs ən son statusu ilə tam məlumat alır və qısa müddətdə ən yaxşı həll yolunu təqdim edə biləcəyi gözlənilir.
- İlk addım olaraq birbaşa prezidentə getmək əvəzinə müştəri xidməti şöbəsinə şikayət etmək yaxşı olar. Müştəri xidməti işçiləri şikayətlərə necə baxılacağını daha yaxşı başa düşürlər və direktora ünvanlanan məktublar ümumiyyətlə bu şöbəyə qaytarılır.
- Müştəri xidməti şöbəsini aşarsanız, şikayətinizə baxıla bilməz.
- Direktora və ya icra başçısına şikayət edirsinizsə, çox aydın, qısa və sistemli bir məlumat yazdığınızdan əmin olun, çünki o, əvvəlcədən nə baş verdiyini bilmir.
Addım 3. Qanuni tədbir görmək istəyirsinizsə vəkilə müraciət edin
Vəkillər məhkəmələr vasitəsilə necə iddia qaldırılacağını başa düşürlər. Unutmayın ki, bu üsul son seçim olmalıdır. Qanuni kanalları birbaşa müzakirə edən bir şikayət məktubu, məktubun məzmununu simpatik edir və təzminat tələbiniz rədd edilir. Təhdidinizə cavab verilsə, bu addım özünü məğlub edə bilər.
İpuçları
- Adınızı, ev ünvanınızı, e -poçt ünvanınızı və telefon nömrənizi (ev, iş, cib telefonu) daxil etdiyinizə əmin olun. Əlavə olaraq, məktubun oxucusundan hər iki tərəfin şikayətin həllinin gedişi barədə məlumat verməyə davam etməsi üçün əlaqə məlumatı verməsini xahiş edin.
- Göndərməzdən əvvəl məktubu yenidən oxuyun və düzgün və yoxlanıla bilən məlumatlar verərək pozitiv olun.
- Poçtla şikayət etmək, e -poçt, faks və ya şirkətin blogunda/veb saytında yazmaqdan daha təsirli olur. Bir çox şirkət rəsmi məktublarla verilən şikayətlərə üstünlük verir.
- Bütün yazışmaların fotokopilerini saxlayın və məktubun göndərildiyi tarixi qeyd edin.
- Bir məktub yazmadan əvvəl baş verənləri düşünmək üçün bir az vaxt ayırın. Bir az düşündükdən sonra, hansı həll yolunu istədiyinizi və necə müraciət edəcəyinizi bildiyiniz zaman bir məktub yazmağa hazırsınız.
- Birindən şikayət etmək istəyirsinizsə, onun xəyal qırıqlığı haqqında danışın. Şirkəti hərtərəfli tənqid etməyin. Şirkət siyasətinə etiraz edirsinizsə, poçt oxuyucusunu və rəhbərliyini tənqid etməyin. Problemi və istədiyiniz həll yolunu təsvir edin.
- İstehlakçılara şikayət göndərmək və müəyyən şirkətlərlə problem yaşayan alıcıların olub olmadığını öyrənmək üçün imkanlar açan saytlardan faydalanın. Bu veb sayt vasitəsilə göndərilən istehlakçı şikayətlərini saxlamağı məsləhət görürük.
- Qanuniləşdirilmiş şahidlərdən məktub göndərməyin. Məsələni məhkəmədə həll etmək istəyirsinizsə, şahidin ifadəsini və adını saxladığınızdan əmin olun. Məhkəmə xərclərinin ümumiyyətlə çox yüksək olduğunu unutmayın. Qeyri -rəsmi müqavilə bağlamağı və ya arbitraj yolu ilə etməyi məsləhət görürük.
- Şirkəti tənqid etməyin. Tazminat və ya həll almaq istədiyinizi unutmayın. Məktubun oxucusuna hücum etsəniz, bu reallaşmaz. Daha yüksək tonda bir məktub yazmaq istəyirsinizsə, passiv səsdən çəkinin, birbaşa və təsviri bir dil tərzindən istifadə edin. Məsələn, sadəcə "xəyal qırıqlığı" hiss etmək əvəzinə, bu problemin nəticəsi olaraq "itkin düşdüyünüzü" və ya "çətin olduğunuzu" söyləyin.
