Hadisələri necə idarə etmək olar (şəkillərlə)

2024 Müəllif: Jason Gerald | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-16 10:54

Şəxsi bir partiya, korporativ bir hadisə, ailə və dostlar üçün və ya bir toy və digər rəsmi tədbirlər olsun, hadisə idarəçiliyi böyük bir təcrübədir. Bu işi görmək çox çətindir, eyni zamanda çox məmnun edir. Doğum günü, yubileylər, toyun özü və ya hər hansı bir şənliyi təşkil etmək üçün qonaqpərvərliyinizi və səylərinizi qiymətləndirəcək insanlara həqiqətən də bir fərq yarada bilərsiniz. Aşağıdakı addımlar sizə yaxşı bir hadisə meneceri olmağı, problemlərin aradan qaldırılması təkliflərini verməyi və diqqətli planlaşdırma yolu ilə bütün problemlərin qarşısını almağı öyrədəcək.

Addım

5 -in 1 -ci hissəsi: Əsaslara yiyələnmək

Addım 1. Uğurlamaq istədiyiniz hədəfləri və hədəfləri müəyyənləşdirin

Bütün bunlar çox məntiqli görünür, ancaq hansı ölçülü məkanın daha yaxşı işləyəcəyini, büdcənin doğru olduğunu, tədbirin məqsədini, qonaqların sayını (və ya növünü) və hansı strategiyalara riayət etməyi öyrənmək üçün bunu yazmalısınız. xüsusi hadisəniz. İdeal son nəticə nədir? Nə əldə etmək istəyirsən?

• Hansı tədbiri keçirəcəyinizə qərar verdikdən sonra (qeyd etmə, pul yığma, təhsil, satış, təklif və s.), Bunu niyə etdiyinizi düşünün. Motivasiyanızı bilmək, diqqəti cəmləməyə və enerjili olmağa kömək edə bilər.
• Bəzi hədəflər təyin etmək də doğru hədəfə çatmağınıza kömək edə bilər. Qeyri -müəyyən bir qol vurmağa davam edə bilməzsən! Yalnız 40.000.000.000 IDR və 50.000.000.000 IDR əldə etmək istədiyiniz zaman bu məbləği hədəfləyin və finiş xəttinə çatmağınıza kömək edəcək.

Addım 2. Tarix və saatı seçin

Bu iki hadisə planlaşdırmada ən vacib amillərdir. Çox adamın iştirak etməsinə mane olacaq bir tarix və saat seçməyin və ya bütün tədbir planlaşdırma səyləriniz boşa çıxacaq. Həm də bu iki elementi indikindən çox uzaqlaşdırmaqdan çəkinin - hətta çox yaxın - ya da qonaqlarınız tədbirinizi unudacaq və başqa planlar quracaq. Hadisələri idarə edərkən Goldilocks sindromuna qapılmayın!

İdeal olaraq, qonaqları iki həftə əvvəl xəbərdar edin. Bu yolla, planlar qurmağa vaxtları olur və vaxtı çatmamış onlara bir -iki dəfə daha xatırlatmaq olar. Mümkünsə bir neçə həftə əvvəl tədbir dəvətnamələrini göndərin

Addım 3. Bir yer seçin

Tədbirin növünü və vaxtını təyin etdikdən sonra yeri düşünün. Tarixlər və ehtiyacınız olacaq şeyləri hazırlayaraq potensial yerlərə yaxınlaşın. Hansı binadan istifadə etmək istərdiniz və məkanı necə təşkil edərdiniz? Qonaqlar sıralı skamyalarda, müntəzəm skamyalarda, yemək masası və ya açıq piknik xalçalarında oturacaqlarmı? Hava şəraitinin təsiri olacaqmı? Rəqs etməyə, natiq kürsüsünə və ya səhnəyə yer olacaqmı? Əgər belədirsə, istədiyiniz məkanın kifayət qədər böyük olduğundan əmin olun.

• Həmişə potensial yerləri əvvəlcədən ziyarət edin və bir xəritə çəkin. Bu xəritə "müharibə planı" olaraq istifadə edilə bilər və masa sahəsini, yemək üçün xidmət marşrutlarını, əlillərin girişini (lazım gələrsə) və çıxış marşrutlarını, habelə müxtəlif zəruri avadanlıqları necə yükləyəcəyinizi eskiz və ayırmağa imkan verir. Güc generatorlarının, soyuducular, buz maşınları, ızgaralar və ya sobalar kimi xarici avadanlıqların yerini də qeyd etməlisiniz. Ayrıca, elektrik prizlərinin və kabellərin yerini (bir xalçanın altında örtə bilərsiniz) və təhlükəsizlik üçün təhlükə yarada biləcək hər şeyi öyrənin.
• Qanuni olaraq yerli hökumət icazəsinə ehtiyacınız olacaqmı? Əksər hallarda, bu icazə barları açmaq üçün tələb olunur, lakin bəzən səs -küy, nəqliyyat vasitələrinə giriş və dayanacaq, pavilyonlar, izdiham və digər məqsədlər üçün böyük tikililər üçün də lazımdır.

Addım 4. Dəvət edəcək insanların sayını təyin edin

Büdcəyə və məkana görə neçə nəfəri dəvət edə bilərsiniz? Bəzi tədbirlər yalnız dəvət alanların iştirak etməsinə icazə verməklə məhdudlaşır, planlamanı asanlaşdırır, lakin bir çoxları uşaqlar, həyat yoldaşları və ya dostlar kimi əlavə insanlara icazə verə bilər. Həm də bil ki, nə qədər çox qonaq olsan, o qədər çox ekipaj üzvünə ehtiyacın olacaq.

• Logistika problemlərindən qaçınmaq üçün, dəvətlinin ətrafında gəzmək üçün hər zaman kifayət qədər yer olduğundan əmin olun.
• Köhnə müəssisələrdə ümumiyyətlə qonaq sayını "pax" adlandırırlar, buna görə də çox məqsədli bir binada "150 Pax" yazısını görürsünüzsə, bu tutum 150 qonaq ola bilər.

Addım 5. Büdcəni müəyyənləşdirin

İdeal olaraq, bu hadisə üçün nə qədər pul lazım olduğunu hesablaya biləcəyiniz bir neçə adamınız var. İşçilərə maaş verəcəksinizmi? Avadanlıq və görüş yerləri kirayələyirsiniz? Yemək və içki vermək? Kitabçalar və ya kartpostallar çap edin? Uyğun bir məbləğ təyin edin və bu məbləğə əsaslanaraq planı düzəldin. Lazım deyilsə, büdcənizi aşmağınıza icazə verməyin.

Sponsor və ya ianə ala biləcəyiniz bir vəziyyətdə ola bilərsiniz, amma əksəriyyətimiz ümumiyyətlə bu qədər şanslı deyilik. Əlavə pul gələcəyini proqnozlaşdıra bilmirsinizsə, bacardığınız qədər qənaət edin. Yemək xidməti işə götürmək əvəzinə, qazanclı bir hadisə təşkil edin (qonaqlar öz yeməklərini gətirirlər). Yemək hazırlaya bilərsiniz, ancaq ümumiyyətlə yemək masası, yemək qabları və soyuducu vermək kifayətdir. Bir fotoqraf işə götürmək əvəzinə öz tədbirinizi çəkin. Lazım olduqda yaradıcı olun

Addım 6. Bir komanda yığın

Tədbiri peşəkarcasına idarə etməsəniz və yalnız kiçik ailə tədbirləri təşkil etsəniz belə, fərqli əlaqəli bölmələri idarə etmək üçün bir xidmət qrupu (bu komandada dostlarınız, qohumlarınız və ya digər könüllülər olsa belə) yaradın. Yaxşı bir genişmiqyaslı tədbir idarəçiliyinin mahiyyəti insanları müəyyən sahələrə rəhbərlik etməyə və bütün komanda üzvlərinin böyük planı bilmələrinə əmin olmaqdır.

Ödəniş etdiyiniz digər komandalar və dəvət etdiyiniz qonaqlar kimi ekipajınız da vacib məsələlər haqqında mümkün qədər tez məlumatlandırılmalıdır. Hər bir ekipaj üzvünə tapşırığı mümkün qədər tez bildirin və mümkün olduqda onlara seçim verin. Həm də bir neçə nəfəri gözləmə vəziyyətinə gətirməyə çalışın - çünki hadisənin hər tərəfində hər zaman kiçik hıçqırıqlar olacaq

Addım 7. Bir hadisə gündəmi yaradın

Tədbirinizdə nə olacağına qərar verin. Natiqlər nə vaxt danışmağa başlayacaq? Planlaşdırmaq üçün oyunlar, fəaliyyətlər və ya təqdimatlar olacaqmı? Qonaqların yemək yeməsi nə qədər çəkir? Gün ərzində fəaliyyətlər üçün ətraflı bir cədvəl təyin edin.

Həmişə səhv üçün bir yer buraxın; bu dünyada dəqiqliklə planlaşdırıldığı kimi gedə biləcək bir hadisə olmayacaq. İnsanlar gec gələcək, çıxışlar daha uzun sürəcək, yemək növbələri problemsiz keçməyəcək və ya bir milyon başqa problem yolunuza gələ bilər. Nə baş verdiyini bilmək lazım olsa da, bunun yalnız təşkilata kömək etmək olduğunu və heç bir şeyin dəqiq olmadığını anlayın

5 -in 2 -ci hissəsi: Qaçış hadisələri

Addım 1. Dəvəti göndərin

Əks təqdirdə, insanlar bir tədbirə ev sahibliyi etdiyinizi başqa necə biləcəklər? Dəvət göndər! Buna laqeyd yanaşmayın. Dəvətlər tədbirinizin əsas üzüdür. İnsanların nə gözləyə biləcəyi ilə bağlı ilk təəssüratlar və onlara gəlməli olub olmadıqlarına qərar vermələri. Bu dəvət yaxşı olmalıdır.

• Tipik dəvətləri nəzərdən keçirin - kartpostallar, broşuralar və s. Həm də kağızdan istifadə etməməyə çalışın: dəvətlər, qonaq sayları və təqvimlər göndərmək üçün e -poçt, bülleten göndərin və ya Facebook, Twitter və Eventbrite kimi saytlardan istifadə edin.

  Düzəliş: Mümkün qədər çox insan cəlb etmək istəyirsinizsə, Facebook və Twitter -dən istifadə edin. Yalnız VIP qonaqlarla məhdudlaşdırmağa çalışırsınızsa, bu iki xidmətdən çəkinin, yoxsa problemlə üzləşəcəksiniz

Addım 2. Varlığını təsdiqləyənləri qeyd edin

Nə qədər və nəyə ehtiyacınız olduğunu öyrənmək üçün əvvəlcədən saymalısınız, buna görə qeydlər edin! Görünən rəqəmlər olmaya bilər, amma yenə də ümumi bir fikir alacaqsınız. Tədbirləri idarə etmək üçün hazırlanmış saytlar buna kömək edə bilər - baxmayaraq ki, Facebook və Excel iş vərəqlərindən də istifadə edə bilərsiniz.

Addım 3. Kirayəyə götürdüyünüz şeyi idarə edin

Fotoşəkilləri, inşaatçıları, dizaynerləri və dekorativləri, qonaq natiqləri, sponsorları, əyləncələri və ya qrupları, dini liderləri və ya məmurları, rəqqasələri və ya nümayiş tədbirlərini tapmalı, işə götürməli, kitablamalı və ya tapşırmalısınız? Oturmaq və iaşə etmək üçün bütün bu cəhətləri nəzərə alın, lazım olduqda yeməklər və masalar hazırlaya bilərsiniz.

• Yemək və içkilər hazırlayacaqsınız? Əgər belədirsə, yeməyin hazırlanmasına, xidmətinə və gigiyenasına hansı komanda üzvləri nəzarət edəcək? Nə cür yemək verməlisiniz? Qonaqların allergiyası, vegetarian ehtiyacları, şəkərli diabet, halal və ya kosher, glutensiz və s. Kimi dini ehtiyacları ola bilərmi? Qatı yemək yeyə bilməyən körpələr, kiçik uşaqlar və ya qocalar/yaralılar olacaqmı?

• Əyləncə və logistika məsələlərinə diqqət yetirilibmi? Bu bölmədə musiqi avadanlıqları, pavilyonlar və ya çadırlar, həmçinin mikrofonlar və gücləndiricilər, işıqlandırma, elektrik xətləri, proyektorlar və slayd şouları, tüstü maşınları və ya digər sehrli səhnə effektləri kimi səhnə idarəçiliyindən sizə lazım olan dekorativ effektlərdən bəhs edilə bilər.., aynalar, şirkət pankartları və lövhələr və s.

  Əyləncə keçirmək üçün bir subpodratçı işə götürsəniz, xidmət yeri və mərhələsi və cədvəlinə əlavə olaraq avadanlıqları özləri təchiz edə və hazırlaya biləcəklərindən əmin olmaq üçün onlarla məsləhətləşin. Bu şəkildə onlara kömək etmək üçün nə edəcəyinizi bilə bilərsiniz

• Yemək xidməti təminatçıları, çiçəkçilər, əyləncələr və digər önəmli insanlara hazırlaşmaq üçün çox vaxt lazımdır. Ani istəklər ümumiyyətlə daha baha başa gələcək. Üstəlik, sözünə əməl edə bilmirlərsə, alternativ axtarmağa vaxtınız olacaq.

Addım 4. Ev sahibi (MC) olacaq birini tapın

MC həmişə bütün tədbiri təşkil etmək məcburiyyətində deyil, ancaq ona rəhbərlik edəcək. MC ümumiyyətlə bir partiya üzvüdür, bir çıxış hazırlayacaq, yemək, rəqs, vacib qonaqlar və ya əyləncə kimi bir sıra hadisələr elan edəcək. Bu insanla tez -tez ünsiyyətdə olun və onu məlumatlandırın.

Bəzən MC olmaq məcburiyyətində qala bilərsiniz. Əgər belədirsə, vəzifəniz daha çətin olacaq, çünki bütün hadisə başa çatana qədər çalışmalısınız. Xidmət komandanız üçün qrup liderləri qurun ki, normal işlərin əksəriyyəti onlara həvalə olunsun

Addım 5. Avadanlıqları toplayın

Bir komanda işə götürərkən, iki dəfə yoxlayın və yanlarında lazımi əşyaların olduğundan əmin olun. Bəzi hallarda, yalnız özlərini və ya müəyyən əşyaları hazırlaya bilərlər; Ehtiyac duyduqları avadanlıqları ayrıca əldə etməyiniz lazım ola bilər. Bu vasitələri sosial şəbəkələrinizdən icarəyə götürə, ala və hətta borc ala bilərsiniz. Salfetlərdən tutmuş dinamik sisteminə və qoşulma kabellərinə qədər ehtiyacların siyahısını yoxlayın.

Dekorasiya hər hansı bir hadisənin vacib bir hissəsidir. Masa örtükləri, çiçəklər, hədiyyələr, şamlar, şarlar, pankartlar və ya fotoşəkil fonları, qırmızı xalçalar və s. hər zaman əvvəlcədən yaxşı planlaşdırılmalıdır

Addım 6. Əsas ehtiyacları qarşılayın

Bir çox yeni başlayanın unudduğu şeylərdən biri də tədbir yerindəki imkanların üstünlüyüdür. Yerin kifayət qədər imkanları varmı? Nümunələr tualet və duş, avtomobil park yerləri, əlillər üçün asan giriş, soyunma otaqları, saxlama otaqları və mətbəxlər, su kanalizasiyası, şərab soyuducuları, elektrik enerjisinə çıxış və s. Beləliklə, baş verə biləcək maneələri əvvəlcədən görə bilərsiniz.

Tədbirdən kənarda da düşünün: şəhər xaricində/xaricdəki qonaqlar və ya otel nümayəndələri üçün nəqliyyat və yaşayışa ehtiyacınız olacaqmı? Onların tədbirə gediş -gəlişləri üçün yer ayırmaq lazımdırmı?

Addım 7. Kimlə görüşəcəyinizi bilin

Bir hadisənin sosial iyerarxiyasını anlamaq - sizin hadisəniz olmasa belə - hər hansı bir vəziyyəti necə idarə edəcəyinizi bilmək üçün vacibdir. Müştərilərin sizə inanması lazım olduğundan, bunları öyrənin:

• Əsas qonaqlar kimlərdir - hadisəni qeyd edərkən bunu adətən anlamaq asandır - məsələn, toyda gəlin və kürəkən. Bununla birlikdə, müştəri həmişə qrupun tərəflərindən biri kimi təsnif edilə bilsə də, həmişə əsas qonaq deyil. Yoxsa müştəriniz ümumiyyətlə iştirak edə bilməz.
• Ev sahibi qonaq kimdir - bunlar tez -tez öz masalarında ev sahibi kimi çıxış edən və digər qonaqları ünsiyyət qurmaq və motivasiya etməkdə yaxşı olan insanlardır. Xoş bir atmosferi qorumaq və işlər sakitləşəndə söhbət etmək, insanları rəqs etməyə təşviq etmək və ya insanları başqa dostlarla yeni dostluqlarla tanış etmək üçün faydalıdır. Hadisələrdən xəbərdar olmaq üçün ümumiyyətlə etibarlı və faydalıdırlar, çünki təcili vəziyyətdə qonaq natiq/MC kimi kömək edə bilərlər. Bu kimi insanlar, bir tədbirin ən yaxşı şəkildə davam etməsini təmin edir.
• Sülhməramlı tipli qonaqlar kimlərdir? Bu insanları hər zaman ağlınızda saxlamalısınız, çünki onlar problemlərlə bağlı məsləhətləşmək istəyəcəksiniz. Lazım gələrsə, onları müzakirə və müzakirələrə cəlb edəcəksiniz. Bu qrupdakı qonaqlar ümumiyyətlə ailə başçısı, qəyyum və ya mühafizə rəisidir.
• Qərar verən kimdir. Əksər hallarda qərar qəbul edən şəxs özünüzdür, ancaq əsas qrupu cəlb etmədən qonaqlarla məsləhətləşməyiniz lazım olduqda (adətən yaxşı ev sahibi olmağa yönəlmiş kimi), təcili vəziyyətdə kimləri görməli olduğunuzu öyrənin. Sadə dildə desək, bu şəxs xidmətlərinizin hesabını və ya "müştəri" adlandırdığınız hər kəsi ödəyəcək.

5 -in 3 -cü hissəsi: Finiş xəttinə yaxınlaşmaq

Addım 1. Məkanla tanış olun

Tədbir başlamazdan əvvəl məkanı yoxlayın və işləri necə bir araya gətirəcəyinizə qərar verin. Döşəmə planını yerinə yetirmək üçün əlavə tənzimləmələr göstərməyiniz lazım ola bilər - məsələn, naqillər, işıqlandırma və s. Və bunları tapmağınız çətindirsə, qonaqlar da eyni şeyi yaşaya bilər, buna görə də praktiki tərəfi düşünün!

Mümkün olduğunda bir yerləşdirmə planı və vaxtları tərtib edin. Bir şey uyğun gəlmirsə, ondan əl çəkin. Sayt meneceri ilə danışın və kömək etmək üçün nə edə biləcəyini öyrənin və hər hansı bir rayonlaşdırma qaydası varsa, xüsusilə də təcili vəziyyətdə riayət etməlisiniz

Addım 2. Komandanız üçün hədiyyələr hazırlamağı düşünün

İçindəki ekipaj üzvləri çox çalışacaqlar. Minnətdarlıq göstərmək və performansını qorumaq üçün tədbir bitdikdən sonra vermək üçün kiçik bir hədiyyə hazırlayın. Şişelenmiş içkilər, granola barlar, şokoladlar və digər xırda əşyalar, sizə uyğun olan hər şey onları mənəvi cəhətdən saxlamağa kömək edəcək.

Tədbirin bir hissəsi kimi hiss etmələri və xatırlamaları üçün onlara broş və ya kiçik bir partiya işarəsi verməyi də düşünün. Həm də bəsləndiklərinə və sulandıqlarına əmin olun! Komanda gələcəkdə istifadə etməyə davam etməli olduğunuz bir qaynaqdır

Addım 3. Bütün komandaları və kənarları yoxlayın

Tədbirdən əvvəl hər kəsin razılaşdığından əmin olun. Müraciət etmək üçün zəng etmək üçün ekipaja məkana necə çatacağınız və əlaqə nömrənizi və ya vizit kartınızı göstərməyiniz barədə aydın təlimatlar verin. Hər şeyin sualları olmadığından əmin olun.

Hər kəsin tapşırıqdan məmnun olduğuna əmin olun. Bəziləri bunu demək istəmirlər, buna görə də oxumağa çalışın. Özlərinə inamlı və inamlı görünürlərmi? Əks təqdirdə, onları sakitləşdirin, tapşırıqları nəzərdən keçirin və bəzi əsas suallar verin. Şübhə olduqda, şübhə edəni daha bacarıqlı bir tərəfdaşla cütləşdirin

Addım 4. Əlaqə siyahınızı və lazım olduqda digər faylları hazırlayın

Şəxsi parametrlər tədbir tənzimləmələri qədər vacibdir. Həmişə səliqəli olsan, bəzi şeylər qarışsa belə, hər şey yaxşı olacaq. Amma, əks halda, hadisənin vəziyyəti tamamilə bərbad olardı. Özünüzü hazırlamağın bir neçə yolu var:

• Telefon nömrələri və ünvanları olan bir əlaqə vərəqi yaradın. Şirniyyat mağazası sifarişi qəbul etməyə gələnin sən olduğunu düşünürdü? Fərqi yoxdur. Mağazanın yaxınlığında yaşayan komandanızın bir üzvünə zəng edin və onu hadisə yerinə gedərkən yola gətirin.
• Bir yoxlama siyahısı yaradın. Komanda hesabatlarına əsasən hansı əşyaların, avadanlıqların və əşyaların hələ də çatışmadığını biləcəksiniz.
• Buna uyğun olaraq ödəniş və faktura ehtiyaclarını təsdiq edən sənəd hazırlayın. Nə qədər diqqətli olsan, gələcəkdə o qədər az problem yaşayacaqsan.

Addım 5. Son dəqiqə dəyişikliklərindən çəkinin

Müntəzəm bədii dəyişikliklər olacaqmı? Düğünlər ümumiyyətlə belədir, müştəri son dəqiqədə dizayn dəyişikliyi istəyir, ona görə dəyişikliyin son tarixini ona söylədiyinizə əmin olun. Adətən, bu müddət müştəriləri sərbəst saxlamaq üçün tədbirdən 1 həftə əvvəldir, lakin eyni zamanda çətin və bahalı olan son dəyişikliklərdən də qorunursunuz.

Dəyişikliklər sadə, kiçik və ya əsasdırsa və artıq quraşdırılmış bəzəklərdən istifadə edə bilərsə, müştərinin istəyini mümkün qədər rədd etməməyə çalışın. Çox duygusal ola biləcək bir hadisədə müştərinin ehtiyaclarını ən yaxşı şəkildə təmin etdiyinizə əmin olun

5 -dən 4 -cü hissə: Real Hadisəni idarə etmək

Addım 1. Hər şeyi hazırlayın

Hazırlıqlara nəzarət etmək üçün səhnədə ilk siz olun. Hər kəsin düzgün hesabat verdiyinə əmin olun və verməsələr zəng etməyə başlayın. Yardıma ehtiyacı olanlara kömək edin, yönləndirilməsi lazım olanları göstərin və lazım olduqda kənara çəkin. Tədbir bitənə qədər özünüzü zədələnmədən qoruyun.

Yoxlama siyahınız varsa, özünüzü bir az sakit hiss edəcəksiniz. Bu siyahını ekipaj, kənar ekipaj, dekorasiya və quraşdırma və avadanlıqlar üçün hazırlayın. Hər şey yoxlanıldıqdan sonra rahat bir nəfəs ala bilərsiniz

Addım 2. Tapşırıqları həvalə edin

Bunu etməkdən qorxma. Bir hadisədə stres yaradan əsas faktor zamandır. Pula qənaət etmək üçün işi bölməyə hazır olun. Kimsə optimal işləmirsə, ona daha uyğun olan başqa bir tapşırıq verin. Bir düzəldici və ya həddi aşan deyilsən; Yalnız borcunuz olan işi görürsünüz.

Vəzifələri təhvil verərkən qətiyyətli, lakin nəzakətli olun. De: "John, iaşə işində kömək etmək üçün indi bura ehtiyacım var. Təşəkkür edirəm." Heyətiniz hadisəni idarə etməkdə ehtiraslı olmalıdır. Lazım olan lider fiqur olaraq hər şeyin düzgün getdiyinə əmin olun

Addım 3. Çevik olun

Bu o deməkdir ki, hər şeyin plana uyğun getdiyinə əmin olmalısan və bir şeyin səhv getməsi halında kömək planını həyata keçirməli və qəbul etməlisən. Stresli olmağa başlasanız, düz düşünə bilməyəcəksiniz. Ağıl aydın olmadıqda heç vaxt yaxşı nəticələr əldə edə bilməzsən. Natiq on dəqiqə çox uzun çəkəndə və siqnallarınızı görməməzliyə vuranda və ya fikrini yayındırmağa çalışanda rahatlayın. Yalnız desert sessiyasını tənzimləyin, heç kim bunu görməyəcək. Tədbir eyni zamanda problemsiz şəkildə davam edəcək.

Problemlər həmişə olacaq. Hər şeyi proqnozlaşdıra bilməzsiniz və bunu nə qədər tez qəbul etsəniz, bir o qədər yaxşıdır. Sakit və sabit bir hadisə meneceri hər hansı bir hadisə üçün çox faydalı ola bilər; amma gərgin və sakit deyilsinizsə, hadisələr pis gedə bilər. Beləliklə, rahatlayın və axınla gedin - şousunuz başa çatmaq üzrədir

Addım 4. Hər kəsə ən son inkişafları söyləyin

Tədbirin keçirildiyi gün qonaqların sayının və ehtiyaclarının hələ də doğru olduğundan əmin olun və mümkün olan hər hansı bir dəyişiklik barədə xidmət qrupunu xəbərdar edin. Bir şeyin səhv olduğunu görən ilk göz cütü olmalısan.

Müştəridən nə hiss etdiyini öyrənmək üçün ona müraciət edin; həyəcanlı, əsəbi, narahat, cansıxıcı və ya tükənmiş və problemləri ola bilər. Anlayaraq, xoş sözlər söyləməklə və praktik olaraq kömək etməklə ona kömək edə bilərsiniz. Lazım olduqda qonaqlar və komanda üçün coşğu yaratmaq üçün vaxt ayırın

Addım 5. İşinizi edin

Xidmət qrupuna öz işlərini görmək üçün etibar edin və hörmət edin - onlara möhkəm zəmin yaratdıqdan sonra onlar yaxşı olacaq. Lazım gələrsə kömək etməyi təklif edin, ancaq bu komanda üzvü heç bir yardıma ehtiyac duymayacaq qədər təcrübəli olmalıdır. Burada yadda saxlamalı olduğunuz bir neçə şey var:

• Əvvəlcə resepsiyonist və ya resepsiyonist kimi davranın. Hər bir qonağı gəldikcə qarşılayın və (lazım gələrsə) qarşılayın. Tədbir başlayanda rolları MC -yə köçürün. Burada menecer rolunuz problemlərin həll edilməsi və yemək hazırlanması və xidmət kimi bütün pərdəarxası işlərin plana uyğun getməsini təmin etməklə daha aktiv olacaq.
• Qonaqlara diqqət yetirin və MC ilə əlaqə saxlayın. Planlarınızı dəyişdirməyiniz lazım olduğu halda bunu gizli şəkildə edin.
• Əsas qonaqlardan uzaq durun - bu şou onlar haqqındadır - ancaq müəyyən anlarda qeydiyyatdan keçərək əlçatmaz qaldığınızdan əmin olun. Onlardan şou haqqında nə düşündüklərini, ola biləcək hər hansı bir problemi, istək və təklifi soruşun.

Addım 6. Marketinq tədbirləri üçün suvenirlər hazırlayın

Bütün qonaqların keçirdikləri yaxşı vaxtları xatırladıqlarından əmin olun. Hətta xoşbəxt xatirələrdən daha çox şey istəyə bilərsiniz: məsələn, veb saytlarına ziyarətlər, gələcək hədiyyələr, ağızdan -ağıza danışmaq və s. Tədbirinizin damğasını vurduğundan əmin olmaq üçün suvenirlər paylaşın. Bir şəkil, afişa və ya tük tüklü qələm olsun, qonaqlara hadisəni xatırlatmaq üçün bir şey vermək, onlar tərəfindən xatırlandığınızdan əmin olmaq üçün əla bir yoldur.

Addım 7. Tədbir bitdikdən sonra özünüzü təbrik edin

Əksər hadisələr başlayanda öz-özünə olur, amma çətin iş heç kimin fərqinə varmadığı hazırlıq dövründədir. Özünüzü təbrik edin, çünki xoşbəxt olmağa layiqsiniz!

Tədbirdən sonra müştəri ilə görüşmək və təşəkkür etmək üçün vaxt ayırın. Təcrübəni zənginləşdirən və gələcəkdə xidmətlərinizi təklif etmələrinə imkan verən bu kimi kiçik toxunuşlarla birlikdə keçirdiyiniz vaxtları xatırlamaq üçün uyğun və ürəkdən bir hədiyyə təqdim etməyiniz tövsiyə olunur. Bir tədbirdə hədiyyələr verirsinizsə, tədbirdən sonra hədiyyələr, məsələn çiçəklər, tədbirdə sevdikləri anların fotoşəkilləri (məsələn, lent kəsmə, şou zirvəsi, mükafatlandırma mərasimi, toy öpüşü, ad günü şamlarının üfürülməsi və s.) Və ya digər hədiyyələr uyğun ola bilər

Addım 8. Yeri təmizləyin və evə gedin

Anaların dediyi kimi, "gəldiyin vəziyyətdə qoy", məkanlara aid olan prinsiplər də belədir. İşlər onlara gəlməzdən əvvəl olduğu kimi qalmalıdır - hadisə idarəetmə işi, səhv etmək üçün çox yeri olmayan həssas bir işdir. Buna görə də ekipaj üzvlərinizə saytın təmizlənməsinin vaxtı gəldiyini bildirin və hər şey həll olunana qədər evlərinə buraxmayın. Siz də müdaxilə etməlisiniz!

Yaxşı bir şey olmaqdan əlavə, daha bahalı hesabların alınmasını da maneə törədir. Bir çox yerlər, əgər imkanları varsa, təmizlik üçün əlavə ödəniş alacaqlar. Beləliklə, gizli ödənişlərdən qaçınmaq üçün əlinizdən gələni edin

Addım 9. Dəyişiklik, ödəniş və əlaqəli bütün tərəflərə təşəkkür edirik

Kirayəyə götürülmüş və ya götürülmüş avadanlıqların geri qaytarılmasını təşkil etməli və təcrübəsi barədə müştəri ilə məsləhətləşməli ola bilərsiniz. Ödəniş almasanız belə, onlara təşəkkür etmək üçün vaxt ayırın və tədbiri onlarla birlikdə keçirməkdən zövq aldığınızı söyləyin. Bir -birinizlə kartvizit mübadiləsi edə bilərsinizmi?

Heyət üzvlərinə də təşəkkür edirəm! Bütün tərəflərin ödənişli olduğundan (və ödədiklərindən) əmin olun, hesab -fakturaları saxlayın və işləri tamamlayın. Məkanı tərk edən son insanlardan biri olmalısınız - hər şeyin qaydasında olduğuna əmin olun

5 -ci hissə 5: Problemlərin həlli

Addım 1. Gec gələn və digər problemləri olan qonaqlar ilə necə davranacağınızı bilin

Bu ümumi bir məsələdir, buna görə özünüzü daha yaxşı hazırlamalısınız. Gecikmə qaçılmazdır (məsələn, gözlənilməz trafik problemləri səbəbindən) və adətən vaxtında gələn digər qonaqlar tərəfindən dözülür. Buna görə bunun qarşısını almaq üçün edə biləcəyiniz bir neçə şey var:

• Tədbirin vaxtının dəvətnamədə dəqiq yazıldığından əmin olun. Bir RSVP sistemi ilə işləyirsinizsə, vaxtın təsdiqləndiyinə əmin olun. Asanlıqla həll edilə bilməyən bir maneə ilə qarşılaşdıqda MC (əlaqələr vərəqiniz vasitəsi ilə) MC, əlaqəli qonaqlar (ümumiyyətlə aparıcı partiya üzvü), əyləncələr və mətbəx işçiləri ilə ünsiyyət qurun. Gecikmiş qonaqlar tədbirin diqqət mərkəzindədirsə (məsələn, bəy və gəlin), ümumiyyətlə:
• Təxmini gəliş vaxtını yoxlamaq üçün gözləyən qonaqla birbaşa əlaqə saxlamalısınız. Pişirmə sürətini vaxta uyğun olaraq tənzimləyə bilmək üçün ən son inkişaflar barədə dərhal mətbəxlə əlaqə saxlayın.
• Tədbirin müəyyən qonaqlar üzündən təxirə salındığını elan etməkdən çəkinin (çünki partiya bunu özləri həll edəcək), ancaq əsas qonaqlara vəziyyətdən xəbərdar olduğunuzu bildirin. Nə planlaşdırdığınızı onlara söyləyin, ancaq ümumiyyətlə qonağı tanıdıqları və bu kontekstdə nə edəcəyini bildikləri üçün təkliflər vermələrinə icazə verin.
• Çıxışın vaxtına diqqət yetirin. Əsas qonaqlar gec gəlirsə, vaxtında gələn digər qonaqların cansıxmamasını və məşğul qalmalarını təmin etmək üçün əlavə qəlyanaltılar və/və ya erkən içkilər verin.
• Qonaqlar çox gec qalacaqlarsa (məsələn, sufle kimi gecikdirilə bilməyən yeməklər verərkən), tədbirə planlaşdırıldığı kimi başlayın. Gəldikləri zaman növbəti hissəyə xidmət edin (bu hissə desert olsa belə).
• Rəqs etməyə, oyunlara, komediyalara və ya digər əyləncələrə (xüsusən də musiqiyə) hazırlaşın və qrup şəkilləri kimi əlavə diqqət yayındırıcı şeylər olduğundan əmin olun. Bu ehtiyat strategiyası bir gün əvvəl başlamalı idi.

• Qəsdən qəsdən gec gələn qonaqlar üçün bunu menecer kimi günah hesab etməyin. Odur ki, digər qonaqları birinci yerə qatmaq və ehtiyaclarının qarşılanmasını təmin etmək sizin işinizdir. Əslində heç bir şey olmamış kimi davran və hadisəyə davam et.

  

  Addım 2. Qida problemləri ilə necə məşğul olacağınızı bilin

  Bu sahədə problemlər nadir hallarda baş verir, xüsusən də planlarınızı diqqətlə planlaşdırmısınızsa da, bəzən qəzalar olur (məsələn, qonaq və ya kiçik uşaq yemək masasını qarışdırır və ya mətbəxdə baş verən hadisə). Əvvəlcə iştirak edəcək qonaqların növlərindən xəbərdar olmalısınız, buna görə də yeməyin nə vaxt və harada nümayiş etdiriləcəyini (məsələn, bufet tipli yeməklər üçün) və qonaqların oturma mövqeyini nəzərə ala bilərsiniz.

  • Qırmızı xalçadan və ya bəzək əşyalarından və mebellərdən yaxa qurtarmaq məcburiyyətində olsanız belə, bütün tökülmələr təhlükəsizlik baxımından dərhal təmizlənməlidir. Bir əşyanın görünüşünü və ya bütövlüyünü (məsələn, antik bir mebel parçasını) təsir etmədən ləkə gizlətmək mümkün deyil, ona görə də əvvəlcə ondan qurtulun. Bir ehtiyat nüsxəniz varsa, istifadə edin; Əks halda, qonaqları görməməsi üçün obyekti ehtiyatla hərəkət etdirin.
  • Yemək sahələrini gizlətmək üçün iplərdən, pərdələrdən və ya ekranlardan istifadə etməyiniz məsləhət görülür (məsələn, səliqəsiz bir masa və ya növbəti yeməyinizi hazırlayarkən), çünki bəzi qonaqlar görünən yeməyi istənilən vaxt sərbəst istehlak edilə bilən bir şey kimi qəbul edə bilərlər. - niyyətinizə görə, bu, mütləq belə olmaya bilər.
  • Menyuları qarışdırın. Bir yeməyi xidmət etmək mümkün deyilsə (məsələn, yandığı üçün), hamısından qurtulun və ya yeni bir alternativ tapın. Yeməkdən qənaət etmək üçün porsiyonları azaldın, ancaq balanslı saxlamaq üçün digər qidaların hissələrini artırın. Lazım gəldikdə qonaqları məlumatlandırın.
  • Vejetaryenlər, seçici yeyənlər, allergiya xəstələri və ya xüsusi diyet/dindarların ehtiyaclarına diqqət yetirilməlidir - bunu yaxşı planlaşdırma ilə bacarmalısınız. Ancaq bəzən qonaqlar bir ailə üzvünü, həyat yoldaşını və ya yaxın dostunu sizə xəbər vermədən gətirəcəklər, xüsusən də dəvət pulsuzdursa. Bu baş verdikdə, həll etmək asandır. Son qonaqları sayın və qapıya çatanda xüsusi pəhriz ehtiyaclarını soruşun və xidmət və mətbəx işçilərinə dərhal deyin.
  • Qaranlıq qonaq olaraq tədbirə qatılmayan böyük qruplar üçün bir komanda üzvünü mətbəxə göndərin və stokları saysın. Lazım gələrsə, əlavə ərzaq məhsulları alın. Mətbəx bölməsi, ehtimal ki, hissələri həddindən artıq göstərir, buna görə yemək ləğvindən daha çox ləğv edilir. Çörəklər, salatlar və ya tərəvəz yeməkləri kimi əlavə doldurmalar təqdim etsəniz, məhdud miqdarda porsiyalar da qənaət edilə bilər.

  

  Addım 3. Kiçik uşaqlarla necə davranacağınızı bilin

  Unutmayın ki, bir çox menecer bir tədbirdə uşaqların zəkasını, ehtiyaclarını və istəklərini tez -tez unudur və ya az qiymətləndirir. Yetkinlərlə eynidirlər - əylənmək və cansıxıcı olmaq istəmirlər. Unutmayın ki, bir hadisə uşaqlarının ehtiyaclarını ödəyə bilmirsə, valideynlər də inciyəcəklər. İştirak edə biləcək hər hansı bir uşaq üçün iştirakın təsdiqini (RSVP) istəmək yaxşı bir fikirdir.

  • Kiçik uşaqlara (10 yaşınadək) əvvəlcədən yemək və ya qəlyanaltılar verilir, çünki axşam yeməyi saat 20: 00 -a qədər verilə bilməz. Bu xidmət müddəti əksər uşaqların yemək vaxtı üçün çox gec olur. Övladlarınıza verdiyiniz yeməklər də əyləncəli və sağlam olmalıdır, amma yenə də onlar üçün xüsusi bir toxunuşla xüsusi olmalıdır - bu, valideynlərə kömək etməyə kömək edir və qonaq olaraq tədbirdən zövq ala bilər.
  • 10 yaşdan yuxarı olan uşaqlara, ümumiyyətlə bitirməsələr də, böyüklər üçün yemək və hissələr verilə bilər, amma xoşlanmadıqları təqdirdə onlara uşaq menyusu da (əlbəttə ki, valideynlərin icazəsi ilə) verilə bilər. Tipik olaraq, 13-18 yaş arası yeniyetmələr daha çox rəsmi restoran yeməkləri əvəzinə hamburger və kartof kimi kiçik uşaqlarla eyni qidaları istəyərlər. Uşaqlar üçün yeməklər ümumiyyətlə "Alternativ Menyu" ifadəsi ilə yazılır. Təhlükəsiz oynayın və əsas qonaqlarınızla çoxdan gənci və qocanı müvəffəqiyyətlə məmnun etməyə davam etmək planlarınızı müzakirə edin.
  • Kiçik uşaqları olan analar üçün bir yer ayırın. Tualet otağında fasilələr, əmizdirmə ehtiyacları və s. Kimi ehtiyaclarını qarşılayın və çox gənc uşaqlar üçün istirahət yeri hazırlayın ki, yorğun olsalar yata bilsinlər.

  

  Addım 4. Sərxoş və ya kobud qonaqlar, müdaxilə edənlər və daha çoxla necə davranacağınızı bilin

  Bu qonaqlar bəzən həm ailə, həm də korporativ tədbirlərdə problem yaradırlar. Siyasətlə yanaşı dramı da daşıyırlar və kənar adam kimi bunu dərk edə bilməzsiniz. Odur ki, həmişə ayıq -sayıq olun.

  • Tədbirdən əvvəl müştəri və ya əsas qonaqlar ilə bu kimi problemlərin və ya əsas qonaqların narahat olmaması lazım olan bir neçə problemlə tanış olun. Bu yolla insanların doğru yerdə oturduqlarından və heç bir problem yaratmayacağından əmin ola bilərsiniz. Xidmət işçilərini və ya əsas qonaqları qeyri -rəsmi nəzarətçi kimi fəaliyyət göstərməyə hazırlayın, diqqətli olun və lazım olduqda kömək edin. İşiniz, hadisənin düzgün keçməsini təmin etmək və çox vacib olmadıqda şəxsi işlərdən uzaq durmaqdır. Beləliklə, tədbirdə kimin "sülhməramlılar" tipli bir qonaq kimi təsnif edildiyini bildiyinizə əmin olun (tədbirin düzgün keçməsinə kömək edə bilənlər).
  • Sərxoş qonaqlara spirt verməkdən imtina etmək və ya qəzəbli və kobud qonaqlarla işləmək çətin ola biləcəyi üçün, sülhməramlı bir qonağı cəlb etmək daha yaxşıdır. Yalnız lazım olduqda və əsas qonaqlarla məsləhətləşdikdən sonra hüquq işçiləri ilə əlaqə saxlayın. Kiçik tədbirlər keçirərkən və ya həyətdə olsanız da yenə də ayıq olmalısınız.
  • Çağırılmamış qonaqlar çətin bir işdir. Gəlib səs -küy salırlarsa, lazım gələrsə atın - bu insanların axtarılan olmadığını yoxlamaq üçün əsas qonaqlarla məsləhətləşin. Bir çox şiddətli iğtişaşçı varsa, işiniz digər qonaqları qorumaq və bu iğtişaşçılar menecer və/və ya əsas qonaq olaraq soruşduqdan sonra binanı tərk etməkdən imtina edərsə, təhlükəsizlik və ya polisə müraciət etməkdir.
  • Qonaqlar ümumiyyətlə vizit kartlarını masanın ətrafında gəzdirməyi sevirlər, buna görə də istədikləri adamın yanında və ya istədikləri masada əyləşə bilərlər. Bunun necə icazə veriləcəyi ilə bağlı əsas qonaqlarla məsləhətləşin. Adətən masa planlarını əvvəlcədən hazırlamalı və əsas qonaqların razılığını almalısınız. Bu masanın mövqeyinin doğru olduğu güman edilirsə, vaxtı çatmamış qonaqları yemək sahəsindən uzaqlaşdırmaq daha yaxşıdır. Adətən, bar sahəsi, lobbi və ya gözləmə otağı qonaqların yerləşdirilməsi üçün istifadə edilə bilər. Ailə məsələləri səbəbindən müəyyən qruplaşmalar xüsusilə vacibdirsə, insanları bir araya gətirin və onları ayrı -ayrı masalara yerləşdirmək və düzgün qaydada yerləşdirmək üçün hər qrupa istiqamətləndirin.

  

  Addım 5. Pis hava şəraitində necə davranılacağını bilin

  Dünyada bəzən yağış və ya qar kimi gözlənilməz pis hava olacaq. Soyuq küləklər və ya isti hava da problem yarada bilər. Tədbir qapalı şəraitdə keçirildikdə hava ümumiyyətlə çox təsir etməsə də, açıq havada olmağın çətinliklərinə hazır olmalısınız. Əlverişsiz hava proqnozlaşdıra bilirsinizsə, tədbirin yerini dəyişdirməyi düşünün. Əgər edə bilmirsinizsə, bir çadır və ya böyük bir pavilyon kirayəyə götürün (qiymət, xüsusən də şıltaqlıqla edildikdə bahalı ola bilər). Hava şəraitini izləmək vacibdir; Əgər hadisə buna görə artıq qarışıqdırsa, hadisəni düzəltmək demək olar ki, mümkün deyil, ona görə də bildiyiniz və sahib olduğunuz şeylərdən maksimum yararlanın.

  Artıq dünyanın bir çox yerlərində pis hava və ya digər problemlər üçün sığorta polisi var. Hava şəraitində qəfil dəyişikliklər ilə tanınan bir bölgədəsinizsə, müştərilərin ən azından avadanlıq, məkan və xidmət işçilərinin kirayə haqqına qənaət etməsi üçün tədbirin başqa vaxta keçirilə biləcəyini təsdiqləyin

  İpuçları

  • Dökülmələri silmək üçün əlavə salfetlər, yanğınsöndürənlər, ilk yardım çantaları və digər təsadüfi dəstlər kimi əşyalarla dolu kiçik bir yer hazırlayın. İşlər yaxşı gedirsə buna ehtiyacınız olmayacaq, amma böyük bir hadisə üçün gözətçi olmaq daha yaxşıdır.
  • Yorğun və ya reaktiv gecikmə yaşayan qonaqlar və danışanların fitnesini təmin etmək lazımdır. Gerekirse, spa və masaj müalicələri və ya bədən təravətləndirməyin digər yollarını sifariş etmək üçün birbaşa onlarla və ya köməkçiləriylə məsləhətləşin. Bir müddət yemək yemədikləri təqdirdə onlara yemək və ya bir az özlərini pis hiss etdikləri halda dərman da göndərə bilərsiniz (məsələn, uçmaqdan, əsəbilikdən və ya mədə ağrısından). Gerekirse həkimə müraciət edin. Yorğun qonaqlar və natiqlər bir hadisəni məhv edə bilərlər, baxmayaraq ki, öhdəsindən gələ biləcəyiniz digər çətinliklər.
  • Səhnəni, musiqini və ya danışığı hər kəsin görüb eşidə biləcəyinə əmin olun.
  • Unutmayın ki, başqalarının tədbirlərinə baxmaq bir şərəfdir. Bu çox stresli və çətin görünsə də, töhfəniz bir çox insanı xoşbəxt edə bilər, buna görə də hadisəni ömrü boyu xatırlayacaqlar. Bundan əlavə, gündəlik həyatda faydalı olan qabiliyyətlərə sahib olmağa da öyrəşmisiniz.
  • Bir menecer olaraq, tədbirin rəvan getməsini təmin etmək üçün hazır bir aparıcı və ya hətta rəqs ortağı kimi çıxış etməli ola bilərsiniz. Danışıq və rəqs bacarıqlarını inkişaf etdirin, eyni zamanda müvəqqəti olaraq yerinizi tuta biləcək digər komanda üzvlərinə idarəetmə rollarını həvalə edin. Burada məqsəd heç kimin masada hələ də oturmadığından əmin olmaqdır.