Yaxşı, qüsursuz bir professional məktub yazmaq lazımdırmı? Əksər iş məktubları, hər hansı bir məzmuna tətbiq edə biləcəyiniz sabit, öyrənilməsi asan bir formatı izləyir. İş məktublarında həmişə tarix, göndərən və alan məlumatları və bədənin bir neçə abzası olmalıdır. Aşağıdakı addımları izləyin və şirkətinizin standartlarına uyğun olaraq dəyişikliklər edin.
Addım
4 -dən 1 -ci hissə: Bir məktuba başlamaq
Addım 1. Formatı bilin
Məktubunuzun məzmunu nə olursa olsun, izləmək üçün bəzi standart iş məktubu təqdimatları var. İş məktubları Arial və ya Times New Roman kimi ortaq bir şriftlə yazılmalı və tərtib edilməlidir. Blok paraqraflarından istifadə edin. Yəni iki dəfə Enter düyməsini basaraq yeni bir paraqrafa başlayırsınız. Blok paraqraflarında, ilk sətri girintiyə qoymayın.
- Hər tərəfdən 2,54 sm boşluq istifadə edin.
- E -poçtla göndərilən iş məktubları da ümumi şriftlə yazılmalıdır. İş məktublarında qara və ağdan başqa skriptlərdən və rənglərdən istifadə etməyin.
Addım 2. Doğru kağız növünü seçin
Məktublar 21 x 29.7 sm ölçüsündə A4 və ya 21.5 x 29.7 sm ölçülü A4 kağızlarında çap olunmalıdır. Bir neçə uzun məktub və ya müqavilələr F4 kağızına və ya 21 x 33 sm Folioya çap edilə bilər.
Məktub poçtla göndəriləcəksə, şirkətin antetli kağızına yazdırın. Antetli kağızın istifadəsi peşəkar təəssüratı gücləndirəcək və şirkətin loqotipini və əlaqə məlumatlarını təmin edəcək
Addım 3. Şirkətiniz haqqında məlumat daxil edin
Şirkətin adını və ünvanını yazın və ünvanın hər hissəsini qeyd etmək üçün yeni bir xətt istifadə edin. Əgər özünüməşğul və ya müstəqil podratçısınızsa, adınızı şirkət adının yerinə və ya şirkət adınızın üstünə qoyun
- Şirkətinizdə artıq antetli varsa, şirkətin adını və ünvanını yazmaq əvəzinə istifadə edə bilərsiniz.
- Ünvanın yazılması lazımdırsa, seçiminizə və şirkətin xüsusiyyətlərinə görə səhifənin yuxarı hissəsinin sağına və ya soluna uyğunlaşdırılmalıdır.
- Məktub xaricə göndərilirsə, ölkənizin adını böyük hərflərlə yazın.
Addım 4. Tarixi daxil edin
Tam tarixi yazmaq ən peşəkar seçimdir. Məsələn, "1 aprel 2012" yazın. Tarix, alıcının məlumatlarından bir neçə sətir yuxarıda, hizalanmış vəziyyətdə qoyulmalıdır.
Məktubu bir neçə gün ərzində yazırsınızsa, onu tamamladığınız tarixdən istifadə edin
Addım 5. Alıcı məlumatı əlavə edin
Alıcı məlumatlarını aşağıdakı ardıcıllıqla yazın: tam adı, adı (varsa), şirkətin adı və ünvanı. Hər bir məlumat üçün yeni bir xətt istifadə edin. Gerekirse, bir istinad nömrəsi daxil edin. Alıcı məlumatı, tarixin bir neçə sətrinin altında hizalanmış vəziyyətdə buraxılmalıdır.
Məktubu müəyyən bir şəxsə ünvanlamağı məsləhət görürük. Bu şəkildə əlaqəli şəxs məktubunuza cavab verə biləcək. Əgər müraciət etdiyiniz şəxsin adını bilmirsinizsə, bir az araşdırma aparın. Adı və adı üçün alıcı şirkətin telefon nömrəsinə zəng edin
Addım 6. Bir təbrik seçin
Salamlama hörmətin vacib bir göstəricisidir və istifadə etdiyiniz salamlama onu kimin alacağından, alıcını yaxşı tanıyıb tanımamağınızdan və onlarla münasibətlərinizin nə dərəcədə formal olmasından asılı olacaq. Aşağıdakı variantları nəzərdən keçirin:
- Yalnız kimə müraciət etdiyinizi bilmirsinizsə, "Kimə aid ola bilər" sözündən istifadə edin.
- Alıcını bilmirsinizsə, "Hörmətli Cənab/Xanım" etibarlı bir seçimdir.
- Alıcının tam adından və başlığından da istifadə edə bilərsiniz, məsələn, "Hörmətli Dr. Dewi Sari".
- Alıcını yaxşı tanıyırsınızsa və alıcı ilə qeyri -rəsmi münasibətləriniz varsa, məsələn, "Əziz Susan" adından istifadə edə bilərsiniz.
- Alıcının cinsiyyətindən əmin deyilsinizsə, tam adını yazın, məsələn, "Əziz Kris Damanik"
- "Kimə aid ola bilər" sözündən istifadə edirsinizsə, salamlaşdıqdan sonra vergül və ya nöqtəli vergül qoymağı unutmayın.
4 -dən 2 -ci hissə: Məktubun gövdəsini tərtib etmək
Addım 1. Doğru yazı tərzindən istifadə edin
Atalar sözünə görə, vaxt puldur və iş adamlarının çoxu vaxt itirməyi sevmir. Buna görə məktub yazma tərziniz qısa və peşəkar olmalıdır. Məktubunuzu elə bir şəkildə düzəldin ki, tez bir zamanda oxunsun və yalnız birinci abzasa qısa şəxsi şərhlər daxil olsun. Məsələn, "Bununla əlaqədar olaraq …" ilə başlaya və oradan davam edə bilərsiniz.
- Gözəl keçidlər, çətin sözlər və ya uzun, əyri cümlələr haqqında çox düşünməyin. Məktubunuzun məqsədi söylənilməli olanları mümkün qədər tez və aydın şəkildə çatdırmaqdır.
- İnandırıcı bir ton istifadə edin. Çox güman ki, məktubunuzun məqsədi oxucunu fikrini dəyişmək, problemi həll etmək, pul göndərmək və ya tədbir görmək kimi bir şeyə inandırmaqdır. Beləliklə, istəyinizi və səbəblərinizi doğru tonda çatdırın.
Addım 2. Şəxsi əvəzliklərdən istifadə edin
İş məktublarında "mən", "biz" və "sən" əvəzliklərindən istifadə etmək məqbuldur. Özünüzü "mən", oxucunu "siz" kimi ifadə edin.
Bir təşkilat adından məktub yazırsınızsa diqqətli olun. Şirkətin fikirlərini çatdırmağa çalışırsınızsa, oxucuların bəyanatınızın arxasında şirkətin dayandığını bilmək üçün "biz" sözlərindən istifadə etməlisiniz. Şəxsi bir fikir söyləyirsinizsə, "Mən" dən istifadə edin
Addım 3. Aydın və qısa şəkildə yazın
Oxucunun yazdıqlarınızı həqiqətən anladığından əmin olun. Oxucular yalnız məktubunuzun niyyəti aydın olduqda tez cavab verəcəklər. Xüsusilə, oxucunun məktubu aldıqdan sonra etməsini istədiyiniz bir nəticə və ya hərəkət varsa, bunu açıqlayın. Mövqeyinizi mümkün qədər az sözlə təsvir edin.
Addım 4. Aktiv cümlələrdən istifadə edin
Vəziyyəti təsvir edərkən və ya istək verərkən, passiv səsi deyil, aktiv səsi seçdiyinizə əmin olun. Passiv səs yazılarınızı qeyri -müəyyən və ya ümumi edəcək. Bundan əlavə, aktiv cümlələr daha təsirli və problemin mərkəzindədir. Misal üçün:
- Pasif: Günəş gözlükləri davamlılığı nəzərə alınmaqla dizayn edilməmiş və ya istehsal edilməmişdir.
- Aktiv: Şirkətiniz davamlılığından asılı olmayaraq günəş eynəyi hazırlayır və istehsal edir,
Addım 5. Uyğun olduğu halda danışıq dilindən istifadə edin
Məktublar insanlar tərəfindən yazılır. Mümkünsə məktubları kopyalamaqdan çəkinin. Standart hərfləri kopyalayaraq əlaqələr qura bilməzsiniz. Ancaq "bilirsən", "demək istəyirəm" və ya "istəyirəm" kimi qeyri-standart dil və ya jarqon istifadə etməyin. İşgüzar məktub yazma tərzini tətbiq edin, amma dost və nəzakətli sözlər yazın.
- Alıcını yaxşı tanıyırsınızsa, bir qatlı salamlama əlavə edə bilərsiniz.
- Məktubun nə qədər şəxsiyyət çıxaracağını qiymətləndirmək üçün intuisiyanızdan istifadə edin. Bəzən kiçik bir yumor iş səviyyəsində kömək edə bilər, amma istifadə etməzdən əvvəl diqqətlə düşünün.
Addım 6. Nəzakətli olun
Şikayət və ya şikayət məktubu göndərsəniz də, nəzakətli ola bilərsiniz. Alıcının mövqeyini düşünün və vəziyyəti uyğunlaşdırmaq üçün bacardığınız qədər kömək edin.
Ədəbsiz bir şikayət nümunəsi: "Düşünürəm ki, eynəkləriniz yıxılır və bir daha məhsulunuzu almayacağam". Nəzakətli bir şikayət nümunəsi ola bilər: "Günəş gözlüklərinizin hazırlanmasından məyus oldum, gələcəkdə başqa bir marka günəş gözlüyü almağı düşünürəm"
Addım 7. Əlavə səhifələr üçün "ikinci" antetli kağızdan istifadə edin
İş məktublarının çoxu bir səhifəyə sığacaq qədər yığcamdır. Ancaq müqavilə və ya qanuni qərar kimi daha uzun bir məktub yazmaq məcburiyyətindəsinizsə, əlavə səhifələrə ehtiyac ola bilər. Adətən qısa bir ünvan olan və əsas antetli ilə eyni kağızdan hazırlanan "ikinci" bir antetli kağızdan istifadə edin.
Səhifənin yuxarı hissəsindəki ikinci və sonrakı səhifələrə səhifə nömrəsini daxil edin. Alıcının adını və tarixini də daxil etməlisiniz
Addım 8. Məktubunuzu bitirin
Sonuncu paraqrafda fikirlərinizi ümumiləşdirin və alacağınız hərəkətin və ya alıcının gözlədiyinin altını çəkin. Alıcının məktubla bağlı suallarınız və ya narahatlıqlarınızla sizinlə əlaqə saxlaya biləcəyini unutmayın, sonra göndərdiyiniz məktuba diqqət yetirdikləri üçün onlara təşəkkür edin.
4 -dən 3 -cü hissə: Məktubu bağlamaq
Addım 1. Bir yekun salamlama seçin
Açılış salamı kimi yekun salam hörmət və formallığın göstəricisidir. "Hörmətlə" və ya "Hörmətlə" ən təhlükəsiz bağlanış təbrikləridir. "Hörmətlə" və ya "Salamlar" da düşünə bilərsiniz. Çox rəsmi olmasa da, hələ də peşəkar bir tonu olan salamlar "Uğur salamları", "Salamlar" və "Təşəkkürlər" dir. Bağlanışdan sonra vergül istifadə edin.
Addım 2. İmzanızı qoyun
İmzanız üçün dörd sətri boş buraxın. Məktub çap edildikdən sonra imzalayın və ya e -poçtla göndərmisinizsə, imzanızın şəklini tarayın və imza hissəsinə yapışdırın. İmza üçün mürəkkəb seçimi mavi və ya qara rəngdədir.
Birinin adından bir məktub imzalayırsınızsa, imzanızdan əvvəl "pp:" yazın. "pp", "təmsilçi" və ya "adından" mənasını verən hər bir tədarük üçün nəzərdə tutulur
Addım 3. Yazaraq adınızı və əlaqə məlumatlarınızı daxil edin
İmzanızın altına adınız, vəzifəniz, telefon nömrəniz, e -poçt ünvanınız və digər uyğun əlaqə vasitələri daxil olmaqla məlumatlarınızı daxil edin. Hər bir məlumat növü üçün yeni bir xətt istifadə edin.
Addım 4. Yazıçının baş hərflərini əlavə edin
Məktubu yazan şəxs və müəllif fərqli bir şəxsdirsə, imza blokunun altına yazıçının baş hərflərini əlavə etməlisiniz. Bəzən məktub müəllifinin baş hərfləri də daxil edilir. Beləliklə, məktub üzərində kimin işlədiyi aydın olacaq.
- Yalnız yazıçının baş hərflərini daxil edirsinizsə, onları kiçik hərflərlə yazın, məsələn, mj.
- Müəllifin baş hərflərini də daxil edirsinizsə, onları böyük hərflə yazıcının baş hərflərini kiçik hərflərlə yazın, məsələn, RW: mj. Digər üslublar, RW/mj kimi baş hərflər arasında kəsik yaradır.
Addım 5. Əlavə məlumatı daxil edin
Alıcının nəzərdən keçirilməsi üçün əlavə sənədlər əlavə edirsinizsə, əlaqə məlumatlarının altına əlavə edilmiş sənədlərin sayını və növünü göstərən bir neçə sətir qeyd edin. Məsələn, yazın: "Əlavə (2): CV, broşura." Və ya ənənəvi üslubda, məktubun üstünə tarixin altına əlavə təsviri yazın.
"Əlavə" sözünü "Lampa" ilə də qısaltmaq olar
Addım 6. Məlumatın bir nüsxəsini əlavə edin
Məktubun bir nüsxəsini başqasına göndərirsinizsə, bunu məktuba daxil etməlisiniz. Nüsxəni alanın adı və adı ilə birlikdə "Əlavə" sətrinin altına "cc:" və ya "Kopyala" yazaraq ifadə edilir ("cc" nəzakətli nüsxəni ifadə edir, lakin keçmişdə karbon nüsxəsi nəzərdə tutulurdu) məktublar hələ də yazı maşınına yazılırdı və karbon kağızı ilə kopyalanırdı).
- Məsələn, yazın: "cc: Marketinq direktorunun müavini Mari Santi"
- Birdən çox ad əlavə edirsinizsə, ikinci adı birincinin altına hizalayın, ancaq "cc:" olmadan
4 -dən 4 -cü hissə: Məktubları tamamlamaq
Addım 1. Düzəlişlər edin
Təqdimat peşəkarlığın əsas elementidir. Məktubunuzu redaktə edərək və səhvləri yoxlayaraq alıcının sizi bacarıqlı və məsuliyyətli bir şəxs kimi asanlıqla görə biləcəyinə əmin olun. Söz prosessorunuzda imla yoxlayıcısından istifadə edin, ancaq təqdim etməzdən əvvəl diqqətlə oxumağı unutmayın.
- Özünüzə sual verin, məktub aydın və aydındır? 3-4 cümlədən artıq paraqraflar varmı? Əgər belədirsə, lazımsız bəyanatları silə biləcəyinizi müəyyənləşdirin.
- Məktub çox vacibdirsə, bir dostunuzun və ya iş yoldaşınızın onu oxumasına ehtiyacınız ola bilər. Bəzən digər insanlar bilmədiyiniz dil səhvlərini və ya yöndəmsizliyi aşkar etməyə kömək edə bilər.
Addım 2. Səhifələri zımba ilə bir yerdə tutmayın
Məktubunuz bir neçə səhifədən ibarətdirsə, zımbalı istifadə etməyin. Səhifələrin nizamlandığından əmin olmaq istəyirsinizsə, onları sol üst küncdəki bir kağız klipi ilə birlikdə kəsin.
Addım 3. Göndərin
Məktubu poçtla göndərirsinizsə, bir iş zərfindən istifadə edin. Əgər varsa, şirkətinizin loqotipi olan bir zərfdən istifadə edin. Qayıtma ünvanını və alıcının ünvanını səliqəli yazın. Məktubu üçdə birinə qatlayın ki, alıcının alt hissəsini açmadan əvvəl üstü açsın. Kifayət qədər marka yapışdırdığınızdan əmin olun, sonra göndərin.
- Əlyazmanızın əla olmadığını və peşəkar şəxsiyyətinizə uyğun olmadığını düşünürsünüzsə, ünvanı prosessorunuza yazın və zərfə yazdırın.
- Məktub təcili və/və ya tələsikdirsə, onu kuryerlə göndərməyi düşünün.
- E -poçtla göndərmək istəyirsinizsə, əvvəlcə HTML -yə çevirin və ya PDF olaraq qeyd edin ki, format dəyişməsin. Ancaq məktub fiziki olaraq göndərilsə yaxşı olar.
İpuçları
- Məktubları imzalamaq üçün keyfiyyətli bir qələm istifadə edin.
- Məktublara tez cavab verin. Bir həftə ərzində cavab verə bilmirsinizsə, alıcıya verin və cavabınızı nə vaxt gözləyə biləcəyini söyləyin.
- Müsbət tərəfi vurğulayın. Bacardıqlarınızı deyil, edə biləcəyinizi danışın. Məsələn, bir məhsul stokda deyilsə, müştəriyə sifarişini yerinə yetirə bilməyəcəyinizi deməyin. Bunun əvəzinə, məhsulun çox populyar olduğunu və satıldığını söyləyin. Sifarişlərini nə vaxt yerinə yetirə biləcəyinizi söyləyin.
-
Mürəkkəb bir məktub yazırsınızsa, əvvəlcə konturu yazın.
- Söyləmək istədiyiniz mövzunu yazın, sifariş haqqında düşünməyə ehtiyac yoxdur.
- Hər mövzu üçün açar sözlərin, nümunələrin, arqumentlərin və faktların siyahısını tərtib edin.
- Siyahıdakı hər bir mövzunun məktubun məqsədi və alıcısı ilə əlaqəsini qeyd edin.
- Lazım olmayan hissələri atın.
- Məlumatı oxucu üçün ən uyğun olan qaydada sıralayın.
Xəbərdarlıq
- Yaltaq sözlər işlətməyin. Səmimi tərif qəbul edilə bilər, amma çox tərif işdə bacarıqdan deyil, tərifdən asılı olduğunuz deməkdir.
- Kobud və ya təhqiramiz sözlərdən istifadə etməyin. Unutmayın ki, bu məktub vasitəsilə bir iş əlaqəsi qurmağa və ya başlamağa çalışırsınız.
