Konfranslar, eyni maraqları olan insanların bir -biriylə tanış olması və öz sahələrində ən son fikirləri mübadiləsi üçün doğru yerdir. Konfranslar ümumiyyətlə təhsil müəssisələri, şirkətlər, səviyyəli marketinq qrupları, dini icmalar və başqaları tərəfindən mütəmadi olaraq keçirilir. Bir konfrans keçirmək istəyirsinizsə, həyata keçirilməli olan bir sıra fəaliyyətlərlə birlikdə hərtərəfli iş planı hazırlamağa başlayın, məsələn, konfransın yerini müəyyənləşdirmək, iştirakçıların siyahısını tərtib etmək, materiallar toplamaq, təqdimatlar üçün avadanlıq hazırlamaq. yeməklərin və mümkün olduğu qədər düşünülüb planlaşdırılması lazım olan digər ehtiyacların təmin edilməsi. Planlarınızı həyata keçirərkən çətinliklə üzləşirsinizsə, sakitləşin və konfransı keçirə biləcəyinizə əmin olun. Konfrans keçirməyin müvəffəqiyyətini təyin edən vacib bir cəhət, tamamlanmış və hələ də edilməli olan işlərin siyahısını tərtib edərkən fəaliyyətlərin bir -bir həyata keçirilməsidir.
Addım
4 -dən 1 -ci hissə: Konfransın Planlaşdırılması: Erkən Mərhələ
Addım 1. Hazırlıqları vaxtından əvvəl edin
Konfransın planlaşdırılması ən azı səkkiz ay əvvəl başlamalıdır, hətta konfransın böyük və ya böyük olması.
- Unutmayın ki, bir çox konfrans salonları və iaşə müəssisələri bir neçə ay əvvəlcədən sifariş edilməlidir. Bundan əlavə, şəhər xaricində yaşayan iştirakçıların konfransa qatıla bilmələri üçün səyahət cədvəlləri tərtib etmələri lazımdır.
- Bundan əlavə, sponsorlar və böyük şirkətlər də illik büdcələrini bir neçə ay əvvəl planlaşdırmalı ola bilərlər. Beləliklə, tədbiriniz üçün onlardan maliyyə və qeyri-maliyyə dəstəyi əvvəlcədən müzakirə edilməlidir.
Addım 2. Bir komitə yaradın
Konfransa hazırlaşarkən bir çox vacib məsələlər həll edilməlidir. Bir komitə quraraq qərar verməzdən əvvəl bir neçə nəfərdən məlumat alacaqsınız. Detallar üzərində düşünməyinizə də kömək edəcəklər.
- Koordinatorları, yəni vacib qərarlar qəbul edəcək və koordinasiyaya çox vaxt ayıracaq əsas işçiləri işə götürün. Kifayət qədər pulunuz varsa, vəzifələri planlaşdırmaq və paylaşmaqda sizə kömək edə biləcək bir koordinator işə götürün.
- Eyni mövzuda konfransların olub olmadığını öyrənin. Əgər belədirsə, konfransı keçirən koordinatoru komitəyə dəvət edin. İştirak edə bilmirsə, konfrans hazırlığını asanlaşdırmaq üçün artıq əhatə olunmuş materialı istəyə biləcəyinizi soruşun.
Addım 3. Məqsədlər qoyun və iş gündəliyi yaradın
Hər bir qərarın əsasını təşkil edəcək konfransı nə üçün yazdığınızı yazın. Konfransa hazırlaşmadan əvvəl nə vermək istədiyinizi və kimə verəcəyinizi bilmək, planlarınızı həyata keçirməyi asanlaşdıracaq.
Heç bir konfrans keçirməmisinizsə, kiçik, qısa bir konfrans planlaşdıraraq başlayın. 250-300 iştirakçı tutumu olan 1-2 günlük konfrans keçirməyi düşünün
Addım 4. Konfransın yerini və tarixini təyin edin
Ətraflı bir plan hazırladıqdan sonra yeni tarixlər və yerlər müəyyən edilə bilsə də, hazırlıq üçün nə qədər vaxtınız olacağını təxmin etməlisiniz.
- Tarix təyin etməzdən əvvəl, icraya mane olmamaq üçün konfransın ümumiyyətlə hansı ay və gündə keçiriləcəyi barədə əvvəlcədən məlumat axtarın. Məsələn, Avropada konfranslar ümumiyyətlə Mart-İyun və ya Sentyabr və Noyabr ayları arasında Bazar ertəsi-Çərşənbə və ya Cümə axşamı-Cümə günləri keçirilir, çünki iştirakçılar digər vaxtlarda konfranslara qatılmaqla daha az maraqlanırlar. Konfrans tarixinə qərar verməzdən əvvəl, yerinizin dəqiq cədvəlini öyrənin.
- Konfransın müddəti, iştirakçıların təxmin edilən sayından və konfrans zamanı təmin edilməli olan bütün ehtiyaclardan asılıdır. 250-300 nəfər üçün 2 tam gün davam edəcək bir konfrans təyin edin.
- Şəhər daxilində bir konfrans keçirmək ehtimalını nəzərdən keçirin, ancaq ən yaxın hava limanına, yaşayış və lazımi imkanlara çıxışın olmasını təmin edin. Konfransa qatılmaq istəyən daha çox insanı cəlb etmək üçün böyük bir şəhərdə və ya turizm məkanında bir konfrans keçirməyi məsləhət görürük.
Addım 5. Konfransın başlığını təyin edin
Başlığı təyin etdikdən sonra nəşr edə və planlar qura bilərsiniz, çünki sosial media vasitəsi ilə məlumat yaymaq üçün əsas kimi material haqqında artıq əminlik var.
Konfrans iştirakçılarının məqsədini və/və ya mənasını ifadə edən bir başlıq seçin. Keçirilən konfransların başlıqlarından istifadə edərək ilham axtarın, ancaq özünüz qərar verdiyinizə əmin olun
4 -cü hissənin 2 -si: Konfransa hazırlıq
Addım 1. Maliyyə büdcəsi hazırlayın
Hər hansı bir fəaliyyət, məsələn, bina kirayələmək, material hazırlamaq və natiq haqqını ödəmək üçün xərclənməli olan vəsaitin məbləği hesablanmadan həyata keçirilə bilməz. Bütün xərclər maliyyə büdcəsinə uyğun olmalıdır. Məsuliyyətləri həvalə edirsinizsə, köməkçinizin təyin etdiyiniz büdcə limitinə əməl etdiyinə əmin olun.
Büdcənin məbləğinə sponsorların olması və ya olmaması təsir edir. Konfransın maliyyələşdirilməsi üçün sponsordan vəsait istəməyi xahiş edə bilərsiniz. Bununla birlikdə, sponsorun konfransda bəzi şeyləri təyin etmək hüququ da var. Məsələn: kimin təqdimat keçirəcəyini müəyyənləşdirmək və ya panelistlərdən biri olaraq natiq təklif etmək, məsələn: sponsor şirkətində müvəffəqiyyətli bir iş adamı və bütün konfrans materiallarına logo yerləşdirərək marka təqdim etmək. Avantajı, sponsor əvvəlcədən vəsait təmin edəcək ki, planı həyata keçirmək üçün dərhal istifadə edə biləsiniz
Addım 2. Biletlərin satış qiymətini və üsulunu müəyyənləşdirin
Bəzi konfranslar pulsuz, bəziləri isə çox bahalıdır. Biletlərin qiymətlərini və necə satılacağını təyin etməzdən əvvəl aşağıdakı aspektləri nəzərdən keçirin:
- Konfransa hazırlıq xərcləri nələrdir? Çox pul xərcləməyən kiçik miqyaslı bir konfrans keçirmək istəyirsinizsə, iştirakçılardan ödəniş etməməyi məsləhət görürük. Alternativ olaraq, iştirakçıların konfransa hazırlıq xərclərini ödəmək üçün biletləri ödəmələri tələb olunur.
- Bir neçə gün konfrans keçirmək və ya yemək vermək istəyirsinizsə, qeydiyyat haqqını təyin edin. İndoneziyanın böyük şəhərlərində konfrans qeydiyyat haqları bir neçə yüz mindən milyonlarla rupiyə qədər dəyişir.
- Bir çox konfrans, iştirakçının mövqeyinə və statusuna görə səviyyəli ödənişlər alır. Məsələn: akademik konfranslar ümumiyyətlə tələbələrdən müəllimlərdən daha az ödəniş edir. Sponsorların işçilərindən də adi iştirakçılardan daha az ödəniş alınır.
Addım 3. Konfransın keçiriləcəyi yerə qərar verin
Bir yer seçərkən iştirakçıların sayını, yerə çatmağın asanlığını, dayanacaq yerinin mövcudluğunu, ictimai nəqliyyata, hava limanlarına və otellərə olan məsafəni nəzərə alın. Konfrans üçün uyğun bir yer tapmaqla yanaşı, bütün iştirakçıların asanlıqla ora çata biləcəyinə əmin olun.
Şəhər daxilində konfrans otaqları verən binalar və ya otellər haqqında məlumat axtarın. Kiçik konfranslar üçün bir kilsədə və ya digər iclas evində bir otaq kirayələyin
Addım 4. Yığıncaq binası idarə heyəti olaraq çalışan işçilərin köməyindən istifadə edin
Konfrans üçün seçdiyiniz binada resurslar varsa, onlardan maksimum istifadə edin. İşçilər gündəlik vəzifələri ilə tanışdırlar və lazım olduqda sualları cavablandırmağa, problemləri həll etməyə və ya məsləhət verməyə hazırdırlar.
Toplantı salonundakı fəaliyyətləri idarə etmək üçün məsul olan işçilərin xidmətlərindən istifadə edə bilərsiniz, məsələn, ətraflı konfrans tənzimləmələrini idarə etmək üçün. Bir ödəniş olsa da, bütün bu işləri özünüz etmək məcburiyyətində deyilsiniz, çünki bir neçə həftə ərzində çox vaxt aparacaq
Addım 5. İstehlak menyusunu təyin edin
Unutmayın ki, iştirakçılar konfrans zamanı yemək tapmalıdırlar və çox güman ki, bir çox iştirakçılar konfransın keçiriləcəyi məkanda hansı yeməklərin olduğunu bilmirlər. Səhər yeməyi, nahar və qəlyanaltılar təqdim etmək üçün bir iaşə xidmətindən istifadə etməyiniz lazım olub olmadığını düşünün və ya konfrans zalı müdirinin bütün iştirakçılar üçün yemək hazırlaya biləcəyini öyrənin.
Menyu seçərkən unutmayın ki, bir çox insanlar allergiya və ya üstünlükləri səbəbindən müəyyən qidaları yeməməlidirlər. Təcrübəli iaşə xidməti sahibkarları bir neçə variant təqdim edə bilərlər, məsələn: vegetarian menyusu, qoz -fındıq, qlütensiz, halal yemək və ya digər menyu variantları
Addım 6. Bir sayt yoxlamasına vaxt ayırın
Hazırlanması lazım olan hər şeyi həll etdikdən sonra, bir gün əvvəl konfrans yerini ziyarət etmək üçün vaxt ayırın. Yeni D gününüzün konfransa qatılan iştirakçılarla gəlməsini gözləməyin.
Bir gün əvvəl konfrans yerinə gəlin və hər şeyin ən xırda detallara qədər yaxşı hazırlanmasını təmin etmək üçün bütün işçi heyəti ilə görüş keçirin
4 -cü hissənin 3 -ü: Konfrans Cədvəli hazırlamaq
Addım 1. Konfransı planlaşdırın
Müzakirə ediləcək mövzular haqqında böyük bir şəkil əldə etdikdən və konfransın adını təyin etdikdən sonra, konfransın açılışından başlayaraq bağlanmasına qədər bir cədvəl hazırlayın. Konfranslar müzakirə olunan iş sahəsinə görə müxtəlif yollarla keçirilə bilər. Planlaşdırmanı asanlaşdırmaq üçün konfranslar ümumiyyətlə aşağıdakı qaydada keçirilir:
- Konfransa, adətən müəyyən bir iş sahəsində tanınmış bir şəxs tərəfindən verilən və tanınmış bir natiqə çevrilən bir giriş və ya açılış nitqi ilə başlayın. Tədbiri axşam keçirə bilərsiniz və sonra naharla və ya konfransa başlamaq üçün səhər ilk seans olaraq başa vura bilərsiniz.
- Cədvəlin qalan hissəsini daha qısa seanslara bölün. Konfrans iştirakçıların istəkləri ilə onların təkliflərinə uyğun olaraq keçirilirsə, materialı iştirakçıların ehtiyaclarına uyğunlaşdırın. Bununla yanaşı, seminar cədvəllərini, film kliplərini və ya digər materialları konfrans proqramına daxil edə bilərsiniz. İştirakçıların sayından asılı olaraq, hər bir sessiyada bütün iştirakçıların iştirak edə biləcəyini ("plenum" adlanır) və ya iştirakçıların bir neçə qrupa bölünməsinin lazım olduğunu və hər qrupun seçimlərinə uyğun olaraq fərqli seanslara qatılacağını təyin edin ("qruplar" adlanır)”).
- Konfrans iştirakçılarını həvəsləndirən və ya onlara meydan oxuyan materialları təqdim etməyə dəvət edərək konfransı bağlayın.
Addım 2. Sessiyanın necə keçiriləcəyinə qərar verin
Sessiyanı şirkətin ehtiyaclarına uyğun olaraq necə keçirəcəyinizi seçə bilərsiniz, məsələn, öyrətmək, halları müzakirə etmək, seminarlar keçirmək, ən son siyasət və ya araşdırma nəticələrini təqdim etmək, suallar vermək və ya slaydlardan istifadə etməklə.
- Materialın necə çatdırılacağı seçimi nəşr strategiyasına təsir edəcək. Beləliklə, iştirakçılar üçün çox faydalı olan materialı mümkün qədər tez hazırlayın.
- Hər seansın müddəti təqdim olunan təqdimatların sayından və məzmundan asılı olaraq 45 dəqiqədən 3 saata qədər davam edə bilər.
Addım 3. Başqa fəaliyyətlər daxil etmək istəyib -istəmədiyinizi düşünün
Cədvələ daxil edilə biləcək faydalı tədbirləri düşünün və konfransın müvəffəqiyyətini dəstəkləməkdə əhəmiyyətli rol oynayın, məsələn:
- İşgüzar görüş və ya mükafat təqdimatı kimi konfrans iştirakçı təşkilatının xeyrinə fəaliyyətləri planlaşdırın.
- İştirakçılardan qeydiyyat haqqı alınarsa yemək verin. Heç bir ödəniş yoxdursa, iştirakçılardan nahar gətirmələrini istəyin (son seçim olaraq). İştirakçılar ümumiyyətlə ən azı bir yemək yeməyi gözləyirlər. Konfransın yeri şəhərdədirsə, iştirakçıların yaxınlıqdakı bir restoranda nahar etmələri üçün ara verin.
- İştirakçıların bir əyləncə tədbiri planlaşdırmaq istəyib -istəmədiklərini soruşun, məsələn: şəhər gəzintisinə çıxın, gecə komediya şousuna baxın, film izləyin və ya teatrda şou izləyin. Tədbir, böyük bir şəhərdə və ya bir şirkətdə keçirilən bir konfrans üçün daha uyğun ola bilər, amma həmişə deyil.
4 -dən 4 -cü hissə: Nəşriyyat
Addım 1. İştirak edəcək iştirakçıları müəyyənləşdirin
Konfranslar çox müxtəlifdir, məsələn, fərqli iştirakçıları olan akademik, dini və işgüzar konfranslar. Planlaşdırmadan əvvəl, kifayət qədər iştirakçıların konfransa qatılmaqda maraqlı olduqlarından əmin olun.
Şirkət işçiləri və ya kilsə icmaları kimi kiçik qruplar üçün konfranslar keçirmək istəsəniz, çox reklam etməyinizə ehtiyac yoxdur. Bir e -poçt göndərməklə, şirkət bülletenində elan etməklə və/və ya inzibati iclasda xəbərdar etməklə konfrans planlarını məlumatlandıra bilərsiniz
Addım 2. Şirkət rəhbərlərindən iştirak etmələrini xahiş edin
Şirkətinizdəki insanları inandırmaq üçün cəlbedici bir ad tapmalı və ya böyük bir natiq dəvət etməlisiniz.
Tanınmış natiqlərdən təsdiq aldıqdan sonra məlumatı konfrans materiallarına daxil edin və potensial iştirakçıları xəbərdar edin
Addım 3. Bir veb sayt yaradın
Bu gün rəqəmsal media konfrans uğuru üçün çox əhəmiyyətli bir vasitədir. Konfransın adı açar sözünü və ya konfransla əlaqəli digər sözləri axtarsanız tapmaq asan olan bağlantılarla bir veb sayt adı yaradın. Konfrans haqqında ətraflı məlumatı veb saytına yazın və konfransla əlaqədar bütün çap və reklam materiallarına bir keçid daxil edin.
- Məşhur natiqlərin adları da daxil olmaqla, konfransın keçiriləcəyi yeri, tarixi, vaxtı və ünvanı daxil edin. Varsa nəqliyyat, yaşayış, maraqlı yerlər və konfrans cədvəllərini də məlumatlandırın.
- İştirakçılar qeydiyyatdan keçə bilsələr, veb saytına bir keçid daxil edin.
Addım 4. Bir reklam yerləşdirin
Konfransda təqdim ediləcək materiallardan ibarət təkliflər verə bilməsi üçün reklamı əvvəlcədən (bir il əvvəl) başlayın. Konfransın ölçüsünə və iştirakçıların mənşəyinə görə düzgün nəşr üsulunu seçin. Potensial iştirakçıların məlumatlarını haradan əldə etdiyini düşünün, bəlkə də:
- Sosial media, məsələn sponsor təşkilatın Facebook və Twitter hesablarından
- Listservs və e -poçt ünvanlarındaki əlaqələrin siyahısı
- Blog, jurnal, qəzet və ya iş jurnalı
- Müvafiq qruplara, təşkilatlara və ya şirkətlərə göndərilən afişalar, broşürlər və ya digər bildirişlər
Addım 5. Təkliflər istəyin
Bir layihə hazırlayarkən qeydiyyat üçün açıq olduğunuzu və ya sənədlər, panel təklifləri və ya seminar materialları şəklində fərdi və ya qrup təkliflərinin verilməsini gözlədiyinizi bildirin.
Təklifin uzunluğunu iş sahəsinə görə təyin edə bilərsiniz. Təhsil sahəsində kiçik miqyaslı konfranslar üçün adətən bir neçə yüz sözdən ibarət tezislər tələb olunur, irimiqyaslı konfranslar isə əlyazmaların tamamını tələb edir
Addım 6. Qeydləri qəbul etməyə başlayın
Bir neçə ay əvvəl olmasına baxmayaraq iştirakçıların konfransdan əvvəl qeydiyyatdan keçə bilmələri üçün imkanlar hazırlayın. Bu şəkildə, iştirak edəcək iştirakçıların sayını təxmin edə bilərsiniz.
- Qeydiyyat üçün konfrans veb saytına keçid edən bir veb sayt yaradın. Veb sayt yaratmaq üçün texniki bacarıqlarınız yoxdursa, mövcud bir xidmətdən istifadə edin. Məsələn, müxtəlif hadisələr üçün onlayn qeydiyyatla məşğul olan, məlumatları emal edən və istifadəçilərin əldə etmələrini asanlaşdıraraq sizə göndərən bir şirkət olan RegOnline -ın pullu xidmətlərindən istifadə edin.
- Kredit kartından istifadə edərək ödəniş qəbzlərini emal etmək imkanınız varsa, iştirakçılar telefon və ya faks vasitəsilə də qeydiyyatdan keçə bilərlər.
- İnternet və ya telefon qeydiyyatını qəbul etmirsinizsə, zəhmət olmasa bir PDF ərizə forması yaradın və veb sayta yükləyin. İştirakçılara formanı çap edə biləcəklərini, doldurub şirkətinizin e -poçt ünvanına bir çek və ya köçürmə sübutu ilə göndərə biləcəklərini bildirin.
- İştirakçıların erkən qeydiyyatdan keçməsi üçün ödənişləri ən azı bir ay əvvəl edən iştirakçılara endirimlər təklif edin. İştirakçılar konfrans yerində ödəsələr, bilet qiymətləri bir qədər baha olur.
İpuçları
- Təqdimat üçün səhnə, televiziya, böyük ekran və ya kompüter kimi əlavə avadanlığa ehtiyac olub -olmadığını danışandan soruşun.
- Bir qida menyusu seçərkən, müəyyən qida məhsullarından pəhriz saxlamalı olan iştirakçıların olub olmadığını yoxlayın.
- Kirayə xərclərini müqayisə edərkən qida, su, sərinləşdirici içkilər və s. çünki çox bahalı ola bilər.
- Bir otaq seçərkən, konfransın məqsədini düşünün və qeydlər aparmaq üçün auditoriyadan və ya stullardan və masalardan istifadə etmək istəməyinizə qərar verin.
