Şirkətin və ya təşkilatın fəaliyyətinin düzgün gedişini dəstəkləmək üçün təsirli bir görüş təşkil etmək lazımdır. Görüşlər işi əlaqələndirmək, məlumat paylaşmaq, komanda işini yaxşılaşdırmaq və məqsədlərə səmərəli şəkildə çatmaq üçün bir fürsətdir. Səmərəli görüşlər yaxşı hazırlıq, liderlik və tapşırıqların verilməsi tələb edir. Görüş zamanı iştirakçıların motivasiyasını artırmağa və bütün komandanı cəlb etməyə çalışın.
Addım
3 -dən 1 -ci hissə: Görüşlər keçirmək
Addım 1. Görüşə bacardığınız qədər hazırlaşın
Hər şeydən əvvəl, müzakirə ediləcək cədvəli və mövzuları ehtiva edən bir iclas gündəliyi tərtib edin və iclas bitmədən əvvəl təsdiq edilməli olan vacib şeyləri müəyyənləşdirin.
- Görüş otağına vaxtında gəlin, çünki işlədiyiniz yer digər insanların sizi necə qəbul etməsinə təsir edəcək. Toplantı otağında 15 dəqiqə əvvəl gözləmək, digər insanları daha az məhsuldar olduğunuzu və ya görüşə getmək bəhanəsi ilə başqa bir işi tərk etmək istəməyinizi düşündürür.
- Gündəliyin fotokopisini hazırlayın. Rəqəmsal bir gündəm yarada bilsəniz də, istifadəni asanlaşdırmaq üçün gündəmin fotokopisini hazırlayın.
Addım 2. Görüşə rəhbərlik edin
Bir toplantıya rəhbərlik edərkən, gündəmdəki bütün mövzuları əhatə etdiyinizə və bütün iştirakçıların aşağıdakı yollarla söylədiklərini dinlədiyinizə əmin olun:
- İştirak siyahısını gəzdirin. Görüş, komanda daxilində məlumat yayma vasitəsidir və hər kəsin öz məsuliyyətini bilməsi üçün gözlənilən iş performansını təmin edə bilməsi üçün müzakirə üçün bir fürsət halına gəlir. İştirak siyahısını yayaraq, kimin gəlmədiyini bilirsiniz ki, onlarla əlaqə saxlayıb görüşə qatıla bilsin. Görüşdə paylaşacağınız məlumatların da əhəmiyyətli olduğunu göstərir.
- Hər bir toplantı iştirakçısının diqqətini və nə etməli olduğunu bilməsini asanlaşdırmaq üçün gündəmi bələdçi olaraq istifadə edin. Görüş iştirakçıları növbə ilə gələ bilərlər. Beləliklə, görüşdən əvvəl gündəmi hazırlamaq, toplantıya rəhbərlik edərkən sizi daha çox diqqət mərkəzində saxlayır.
Addım 3. Bir iş planı hazırlayın
İş planı, iclasdan sonra görüləcək işləri təsdiqləyən yekun xülasədir və bütün görüş iştirakçılarına təsir edən davam edən bir plandır. Aşağıdakı təlimatlara uyğun olaraq bir iş planı hazırlayın:
- Birini konkret hədəfə cavabdeh şəxs kimi təyin edin. Təyin edilmiş şəxsin hədəfə şəxsən çatması lazım deyil, çünki o, cəlb olunmalı olan komanda üzvlərini birləşdirməkdən və lazımi mənbələri hazırlamaqdan məsul olan layihə rəhbəri olacaq.
- Rəsmi və qeyri -rəsmi olaraq irəliləyiş hesabatlarını istəyin ki, təyin olunmuş işçilər müəyyən bir müddət ərzində əldə edilmiş işləri bildirsinlər.
Addım 4. Toplantı gündəliyinə uyğun olaraq mövzuya diqqət yetirin
Gündəlikdə bir mövzunu müzakirə etdikdən və lazımi müzakirələri apardıqdan sonra, müzakirənin nəticələrinin xülasəsini təqdim edin, suallar vermək imkanı verin, sonra növbəti mövzunu müzakirə edərək iclasa davam edin.
Addım 5. Qarşıdakı görüşün təqvimini təyin edin
Növbəti görüşün cədvəlini hər kəs toplandıqda, planlaşdırmağı asanlaşdırmaq üçün elan edin. Beləliklə, cədvəllərin toqquşmasının qarşısını almaq üçün əvvəlcədən görüş cədvəlini xəbərdar etdiniz.
Komanda üzvlərindən gündəmdə hansı mövzuların olması lazım olduğunu e -poçt vasitəsi ilə təklif etmələrini xahiş edin. Görüş bitdikdən sonra, növbəti görüş üçün eyni gündəliyi istifadə edəcəyinizi bildirin və toplantı iştirakçılarından şirkət/təşkilat məqsədlərinə çatmağı dəstəkləyən mövzu təkliflərini vermələrini istəyin
3 -cü hissədən 2 -si: Görüşə hazırlaşmaq
Addım 1. Yığıncağa kimin rəhbərlik edəcəyinə qərar verin
Bu rol ümumiyyətlə bir menecerə verilir, ancaq komanda üzvlərinə daha sonra görüşləri daha yüksək səviyyədə idarə edə bilmələri üçün şöbə iclaslarına rəhbərlik etmək imkanı verə bilərsiniz.
Addım 2. Dinamikləri dəvət edin
Danışan, müəyyən bir səbəbdən yığıncağa dəvət olunan bir şəxsdir, çünki insan resurslarını və digər qaynaqları idarə etmək təcrübəsinə malikdir, beləliklə komanda üzvləri iş proseslərini və nəticələrini təsirli şəkildə izah etmək də daxil olmaqla ən yaxşı performansı əldə edə bilərlər. Əlavə olaraq, gözlənilməz halları qabaqcadan görmək və lazım olduqda mənbələri artırmaq üçün məsləhətlər də verə bilir.
Addım 3. Doğru görüş cədvəlini təyin edin
Bir cədvəl qurarkən, vaxtın mövcudluğunu və iştirakçı məhdudiyyətlərini nəzərə alın. Məsələn: bütün iştirakçılar cümə günü günortadan sonrakı görüşə qatıla bilər, amma böyük problemləri müzakirə etməyin doğru vaxtı deyil.
- Bütün komanda üzvlərinin qarşıdakı görüşə qatıla bilməsi üçün əvvəlcə proqramdan məsul olan layihə adamından soruşun və sonra bütün iştirakçılardan plana uyğun olaraq öz cədvəllərini tərtib etmələrini istəyin.
- Protokolu kimin götürəcəyini müəyyənləşdirin və görüşün nəticələri haqqında məlumatların da iştirak etməyən iştirakçılara göndərilməsini təmin edin.
Addım 4. Yığıncağın gündəliyini hazırlayın
Yığıncağın gündəliyində ən azı müzakirə ediləcək mövzuların siyahısı, təqdimat tapşırıqlarının nümayəndəliyi və hər bir mövzunun müzakirəsi üçün vaxt bölgüsü olmalıdır. Aşağıdakı təkliflərə əsasən iclasın gündəliyini tərtib edə bilərsiniz:
- Yığıncaqdan ən az 2 gün əvvəl e -poçt göndərərək bütün görüş iştirakçılarından məlumat alın. E -poçt bunun üçün ən yaxşı vasitədir, çünki yazılı sorğu alacaqsınız.
- Müzakirə ediləcək bütün mövzuları, natiqləri və vaxt bölgüsünü qeyd etmək üçün bir masa toplantısı gündəliyi hazırlayın. Ümumi mövzudan kənara çıxan bir mövzu üçün bir müraciət varsa, əlaqədar şəxslə əlaqə saxlayın və növbəti görüşdə müzakirə edilməsi üçün konkret bir istək verməsini istəyin.
- Həqiqi bir cədvəl hazırlayın. 30 dəqiqə çəkən izahlar və müzakirələr 15 dəqiqədə bitmək məcburiyyətində qalmamalıdır. Lazım olduqda bir cədvəl tərtib edin və bütün mövzular müzakirə edildikdən sonra görüşü erkən bitirin.
Addım 5. Görüş qaydalarını təklif edin
Rəsmi qaydalar qəbul etməyinizə və ya sanksiyalar tətbiq etməyinizə ehtiyac yoxdur, ancaq qaydaların tətbiqi görüşü rahat keçirir və hər kəs öz fikrini yaxşı ifadə edə bilər.
Yığıncağın açıldığı zaman qaydaları deyin: “Vaxtınıza qənaət etmək üçün iştirakçılar suallar verə və natiq təqdimatı bitirdikdən sonra cavab verə bilərlər. Müzakirə müddəti bitdikdən sonra hələ də rəyiniz varsa, daha sonra müzakirə etmək üçün mənə e -poçt göndərin."
Addım 6. Zaman bölgüsünü təyin edin
Hər bir natiqə nə qədər vaxt lazım olacağını təyin edərək və hər mövzunu müzakirə edərək toplantının gündəliyini təyin edin.
- Görüş başlamazdan əvvəl vaxt bölgüsünü məlumatlandırın ki, bütün iştirakçılar təsadüfi və ya təhrif olunmuş müzakirələrə nə vaxt töhfə verə biləcəyini bilsinlər.
- Bələdçi olaraq, müəyyən mövzular müzakirə edildikdən sonra ən az 10 dəqiqə müzakirə etməyə icazə verin.
Addım 7. Toplantı gündəliyini təqdim edin
Yığıncaqdan bir gün əvvəl hər kəsin cədvəlinin bir fotokopisi olması və görüşün məqsədini bilməsi üçün bütün iştirakçılara toplantı gündəliyini göndərin. Bundan əlavə, gündəmdə yanlış məlumatların olub olmadığını da sizə bildirə bilərlər.
Addım 8. Xatırlatma göndərin
İlk dəfə və ya qeyri-adi görüşə başlamazdan əvvəl, bütün iştirakçıların vaxtında olması üçün bir saat əvvəl bir xatırlatma göndərin.
3 -dən 3 -cü hissə: Effektiv Toplantı Lideri olmaq
Addım 1. Yaxşı bir görüş lideri olun
Görüşün məqsədlərinə çatmaq üçün görüş zamanı bütün iştirakçılarla ünsiyyət qurmağa çalışın. Konkret mövzuları müzakirə etmək üçün görüşlərə sədrlik etmək üçün dəvət olunmuş natiqlərə həvalə edin. Müzakirə zamanı özünüz də fəal iştirak etməlisiniz.
Addım 2. Əldə edilmiş və əldə edilməmiş iş hədəflərini məlumatlandırın
Görüşün məqsədi bir neçə hədəfi müzakirə etməkdirsə, əldə edilmiş irəliləyişi və bu nailiyyətdən kimin məsul olduğunu bildirin.
- Son görüşdən bəri inkişaf etməyən bir iş planı varsa, bunun səbəbini soruşun.
- Vaxt və ya digər qaynaq çatışmazlığından qaynaqlanırsa, həllini layihəyə rəhbərlik etmək üçün təyin edilmiş şəxslə müzakirə edin və ya toplantı xaricində məsələni ətraflı müzakirə edin.
Addım 3. Müzakirənin mövzudan kənara çıxması halında yenidən diqqəti yönəldin
Bəzən iştirakçıların həvəsi və ya məyusluğu səbəbindən müzakirə öz yolunu itirir. Aşağıdakı yollarla diqqəti cəmləyin və yöndəmsiz müzakirələri yönləndirin:
- Görüşü fakt toplayan bir missiya olaraq düşünün. Mümkün qədər çox məlumat toplaya bilmək üçün hər bir iştirakçıya danışmaq şansı verin. Bu üsul həm də görüş iştirakçılarını, o cümlədən toplantıda üstünlük təşkil etməyi sevənləri danışmağa məcbur edir.
- Qrup şəklində fikir mübadiləsi aparmaq üçün elektron ünsiyyət proqramı olan Cyberstorming -dən istifadə edin və qeyri -rəsmi görüşlər üçün istifadə oluna bilər. Bu üsul, qrupdakı hər kəs digər üzvlərin girişini görə biləcəyi üçün komanda üzvləri arasında eşitmək istəmələri üçün rəqabətin qarşısını alır.
- Görüşdə kimsə gündəmdən kənar bir mövzunu müzakirə edərsə, məsələn: "Maraqlı bir fikir, Bob! Bu barədə sonra danışa bilərik”. Bir çox insanlar, görüşün gündəmindən kənara çıxan şeyləri müzakirə etdiklərinin fərqinə varmırlar, amma məsələ həqiqətən də vacib olsa, müzakirə üçün yanınıza gələcəklər.
- Müzakirənin istiqamətinə nəzarət edin. Çox uzun danışan iştirakçılara əlavə olaraq, kimsə gündəmdə olmayan mövzuları müzakirə etməyə davam etdiyi üçün görüşdə problemlər yarana bilər. Bunun öhdəsindən gəlmək üçün əvvəlcə onun dediklərini dinləyin və sonra məsələnin növbəti iclasda daha da müzakirə olunmasını təklif edin. Toplantının gündəmdə olan mövzuları müzakirə etməyə davam edəcəyini vurğulayın.
- Görüşü idarə edən şəxslə şəxsi söhbət edin və səbəbini soruşun. Əsəbiləşmək əvəzinə narahatlıq göstərin. Görüş zamanı gördüklərinizə diqqət yetirin və davranışını izah etməsinə icazə verin. Yığıncağa hakim olmağı dayandırmasına kömək etməyi təklif edin.
Addım 4. Cədvəl üzrə növbəti mövzuya keçin
Vaxt idarəçiliyini inadkarlıqla tətbiq edin, kobud olmayın. Vaxtın düzgün qurulması hər bir iştirakçının görüşün hələ də davam etdiyini və görüşlə əlaqədar olmayan müzakirələrin görüş bitdikdən sonra davam etdirilə biləcəyini bildirir.
Tələsməyin. Vəziyyəti nəzarətə götürmək məcburiyyətində olsanız belə, müzakirə qısaldılsa görüşün faydası az olacaq. Görüş davam etməzdən əvvəl iştirakçılara suallar vermək və ya fikir bildirmək imkanı verin. Bütün komanda üzvlərinin diqqətdən kənarda qaldığından əmin olun
Addım 5. Önəmli mövzunu vurğulayın
Əldə ediləcək əsas hədəfləri və əsas hədəflərə çatmağı dəstəkləyən digər hədəflərlə əlaqələrini vurğulayın.
İştirak etdikləri layihənin əhatə dairəsini və vahidin vacib bir hissəsi olaraq müvafiq rollarını başa düşmələri üçün görüş iştirakçılarına izah edin
Addım 6. Lazım gələrsə, qeydlərin aparılmasına kömək edin
Görüş başlamazdan əvvəl protokolu kimin alacağına qərar verin. Əziyyət çəkirsə, kömək əlini uzadın və ya özünüz qeyd edin.
Addım 7. Anlaşılmazlıq halında aydınlaşdırın
Bütün mövzular müzakirə edildikdən sonra, iclas rəhbəri iştirakçıların görüşün nəticələrini bilməsi və hələ də aydın olmayan şeylərin olub olmadığını soruşmaq üçün bir xülasə edəcək.
Yığıncağın lideri olaraq, bütün iştirakçıların görüşün nəticələrini anlaması üçün ətraflı izahlar verin
Addım 8. Yığıncağı bağlamadan əvvəl hərtərəfli bir xülasə verin
Qərar verməkdə qətiyyətli olan liderlər durğunluğun və qərarsızlığın qarşısını alacaq, işçilərin səylə və motivasiyalı işləməsini təmin edəcək, dəyişikliklərə və yeni məlumatlara həssas yanaşacaq. Bunu aşağıdakı xüsusiyyətlərdən görmək olar:
- Qərarlar arasında şirkət/təşkilat məqsədləri və etika ilə uyğunluq olmasını təmin etmək üçün aydın məqsədlər qoyun.
- Etkili və səmərəli qərar qəbul etmənin əsası olaraq həyat həyatında nümunə göstərərək iş etikasına riayət edərək qayğı göstərin.
- Şirkət üçün faydalı olan qərarların hər kəsə özünü inkişaf etdirmək imkanı verdiyini sübut etməklə şəffaflıq, yəni fədakarlıq nümayiş etdirin.
- Uğursuzluğu daha yaxşı qərarlar qəbul etmək üçün bir addım olacaq bir öyrənmə fürsəti olaraq görmək. Bir şey səhv olarsa, qətiyyətli bir lider vəziyyəti başa düşə bilir.
- Tabeliyində olanlar və ya rəhbərlərlə ünsiyyət qurarkən uyğunsuzluqların və ziddiyyətlərin qarşısını almaq üçün korporativ/təşkilati mədəniyyətə uyğun olaraq açıq və təsirli ünsiyyət qurmaq.
