Bir işiniz varsa, müştərilərə məktub yazmağınız lazım ola bilər. Müştərilərə yeni hadisələr və ya xüsusi xəbərlər vermək üçün bir şey yaza bilərsiniz və ya şirkət adından müştəri şikayətlərinə cavab verə bilərsiniz. Məktubun səbəbindən asılı olmayaraq, hər zaman peşəkar bir tərz saxlamalısınız.
Addım
2 -nin 1 -ci hissəsi: İş məktubunun formatlanması
Addım 1. Peşəkar antetli kağızdan istifadə edin
İş məktubu şirkətinizin bir nümayəndəsi olacaq. Buna görə fərqli və yüksək keyfiyyətli görünməlidir. İş məktubunda şirkətin loqosu və ya markası da olmalıdır.
Microsoft Word -də əvvəlcədən hazırlanmış antetli rəng nümunələrindən istifadə edərək antetli kağız yarada bilərsiniz. Antetli kağızdakı logo və ya markadan istifadə etdiyinizə əmin olun
Addım 2. Bir söz emal proqramı açın
Həmişə iş məktublarını kompüterə yazmalısınız.
- Yeni bir sənəd yaradın və sənəd üzərində 2,5 sm sərhəd qoyun.
- Times New Roman, Georgia və ya Ariel kimi serif yazı tiplərindən istifadə edin. Həmişə 12 nöqtədən böyük olmayan və 10 nöqtədən kiçik olmayan bir yazı tipi istifadə etdiyinizə əmin olun. Şrift seçimi və ya şrift ölçüsü səbəbindən iş məktubunu oxumaq asan olmalıdır.
- Sənədin tək bir yerə qoyulduğundan əmin olun.
Addım 3. Blokların şəklini tənzimləyin
Blok forması iş məktublarında istifadə olunan ən çox yayılmış formattır. Bu forma qurmaq və izləmək də ən asandır. Hər başlıq hizalanmalı və hər başlıq arasında bir boşluq olmalıdır. Sənədin altından başlayaraq iş məktubunuzda aşağıdakı başlıqlar olmalıdır:
- Bu günün tarixi və ya məktubu göndərdiyiniz tarix. Tarix vacibdir, çünki həm sizin qeydiniz, həm də alıcının notu kimi istifadə edilə bilər. Bundan əlavə, tarixlərin qanuni istifadəsi də ola bilər. Buna görə tarixin doğru olduğundan əmin olun.
- Ünvanı geri qaytarın. Bu bölmədə standart ünvan üslubunda formatlanmış ünvanınız var. Ünvanınız artıq antetli kağızdadırsa, bu bölməni atlaya bilərsiniz.
- İçəridə ünvan. Bu bölmədə məktubu alan şəxsin adı və ünvanı göstərilir. Mr / Ms sözünün istifadəsi isteğe bağlıdır. Beləliklə, məsələn, Nina Marlinaya bir məktub yazsaydınız, Xanım yaza bilərsiniz. Ailə vəziyyətinin nə olduğunu bilmirsinizsə, onun adına.
- Hörmətlə. Salamlar "Hörmətli xanım Marlina" və ya "Hörmətli Nina Marlina" sözlərindən istifadə edilə bilər. Məktubu kimin oxuyacağından əmin deyilsinizsə, "Hörmətlə" sözünü istifadə edin. "Maraqlı Tərəflərə" sözünü də istifadə edə bilərsiniz, ancaq tamaşaçılarınızın kim olduğunu bilmirsinizsə son çarə olaraq.
- Məktub gövdəsi. Bunu məqalənin növbəti hissəsində daha ətraflı müzakirə edəcəyik.
- Əlavə məktub, imza ilə. "Hörmətlə" və ya "Salamlar" sözlərindən istifadə edə bilərsiniz.
2 -dən 2 -ci hissə: İş məktubu yazmaq
Addım 1. Auditoriyanızı müəyyənləşdirin
Tamaşaçı kimliyindən asılı olmayaraq məktubun tərzi həmişə peşəkar qalmalıdır. Bununla birlikdə, məktubunuzu alacaq şəxsə əsaslanaraq dilinizi və ya söz seçiminizi dəyişə bilərsiniz. Başqa bir şirkətdə insan resursları şöbəsi üçün yazırsınızsa, daha rəsmi bir dil istifadə etməyiniz lazım ola bilər. Ancaq müəyyən bir müştəri üçün yazırsınızsa, daha qeyri -rəsmi və ya təsadüfi bir dildən istifadə edə bilərsiniz.
- İzləyicilərinizi müəyyən etmək, həm də auditoriyanızdakı qarışıqlığın qarşısını alacağınız deməkdir. Oxucularınızın başa düşmədiyi terminlərdən istifadə etməyin. Müştərilər, ehtimal ki, şirkətinizin kosmik proqramı üçün istifadə olunan qısaltmaları bilməyəcəklər, buna görə də hərflərlə istifadə etməyin.
- Yaxşı bir iş məktubu yazmağın bir nömrəli qaydası aydın, qısa və nəzakətli olmasıdır.
Addım 2. İlk sətirdə məktubun məqsədini izah edin
Məktubun məqsədini düşünün. Müştərilərə şəhərin yeni bir hissəsindəki yeni yeriniz barədə məlumat verməkdirmi? Müştərilərə ödənilməmiş hesabları və ya qalıqları xatırlatmaq üçündür? Yoxsa müştəri şikayətlərinə cavab vermək üçün? Bu məqsədi nəzərə alaraq, oxucunun məktubun nə ilə bağlı olduğunu dərhal bilməsinə imkan verən ilk sətir yazın. Açıq olmayan məktubun məqsədini yazmayın. Düz nöqtəyə gəlin.
- Bir iş sahibi olaraq fikirlərinizi ifadə edirsinizsə "Mən" istifadə edərək başlayın. Bir şirkət və ya təşkilat adına yazırsınızsa "biz" dən istifadə edin.
- "Bu məktubla sizə xəbər veririk" və ya "Bu məktubla xahiş edirik" kimi birbaşa ifadələrə diqqət yetirin. Bir iş sahibi olaraq bir məktub yazırsınızsa, "Mən" ifadəsini də istifadə edə bilərsiniz. Məsələn: "Sizinlə əlaqə saxladım, çünki" və ya "bu yaxınlarda eşitdim … və haqqında daha çox bilmək istəyirəm …"
- Məsələn, (iş sahibi) Nina Marlina -ya keçən aydan bəri ödənilməmiş bir faktura haqqında yazmısınızsa, məktubla başlayın: "Hesabınızda 2015 -ci ilin mart ayından bəri ödənilməmiş qalıqınız olduğu üçün sizinlə əlaqə saxladım."
- Və ya bir şirkətin işçisisinizsə və şirkətin kosmik proqramı ilə bağlı müştəri şikayətinə cavab yazmaq üçün yazırsınızsa, məktubla başlayın: "Mars kosmik proqramımızla bağlı şikayətinizi aldıq."
- Oxuculara bir müsabiqə qazandıqlarını və ya məzun proqramlarında yerlərinin olduğunu bildirmək üçün bir məktub yazırsınızsa, "Bunu sizə söyləməkdən məmnunam …" və ya "Biz Bunu sizə demək istərdim … ".
- Pis xəbər söyləyirsinizsə, belə bir ifadə ilə başlayın: "Bunu sənə ürəkdən söyləyirik …". Və ya "Diqqətlə düşündükdən sonra qərar vermədim ki …".
Addım 3. Passiv cümlələrdən deyil, aktiv cümlələrdən istifadə edin
Adi nitqdə hər zaman passiv səsdən istifadə edirik. Ancaq passiv səs yazılarınızı çaşqın və ya qarışıq göstərə bilər. Aktiv cümlələr iş məktublarında daha təsirli olur, çünki daha iddialı bir dil tərzi nümayiş etdirir.
- Passiv cümlənin nümunəsi: "Sənin üçün hansı şikayəti həll edə bilərəm?" Cümlənin mövzusu, yəni müştəri ("sən") cümlənin əvvəlində deyil, cümlənin sonunda görünür.
- Aktiv cümlənin nümunəsi: "Şikayətinizi həll etmək üçün nə edə bilərəm?" Cümlənin bu versiyası, aktiv səslə oxucu üçün daha aydın və başa düşüləndir.
- Yanlış və ya xoşagəlməz məqamlara diqqət çəkmədən mesajınızı ötürmək üçün passiv səsdən istifadə etmək yaxşı bir yol ola bilər. Ancaq yalnız bu vəziyyətdə passiv səsdən istifadə edin. Ümumiyyətlə, aktiv səs iş məktubunda daha təsirli olur.
Addım 4. Əvvəlki hadisələrə və ya varsa oxucularla əvvəlki ünsiyyətə baxın
Ötən ayın əvvəlində Nina Marlina ilə əlaqə saxlamış ola bilərsiniz ki, ödənilməmiş hesabınız barədə xəbərdarlıq edəsiniz. Və ya bəlkə də müştərilər kosmos proqramından məyus olduqlarını ötən ay bir konfransda bildirdilər. Daha əvvəl oxucularla əlaqəniz varsa, bunu bildirin. Bu oxucuya əvvəlki əlaqələrinizi xatırladacaq və iş məktubunu daha təcili və vacib edəcək.
"Ödənilməmiş hesabınız haqqında əvvəlki məktubuma görə …" və ya "Mart ayında ödədiyiniz üçün təşəkkürlər" kimi ifadələr işlədin. Və ya "May ayında bir konfransda kosmos proqramı ilə əlaqədar problemlərinizi eşitmək çox faydalı oldu."
Addım 5. Kömək istəyin və ya təklif verin
İşçi əlaqəsi şəklində nəzakətli bir istək və ya kömək təklifi edərək oxucuya müsbət bir dil tərzi göstərin.
- Tutaq ki, müştəriləri hesab ödəməyə çalışan bir iş sahibisiniz. Belə ifadələr istifadə edin: "Ödənilməmiş hesabınıza dərhal diqqət yetirməyiniz üçün təşəkkür edirəm."
- Şirkətinizin adından yazdığınızı düşünün. Belə ifadələr istifadə edin: "Sizinlə və İnsan Resursları başçımızla üz-üzə görüş təşkil etmək istərdik."
- Oxucuların suallarını və ya narahatlıqlarını cavablandırmağı da təklif etməlisiniz. "Faturalandırma ilə əlaqədar ola biləcək hər hansı bir sualınızı və ya narahatlığınızı cavablandırmaqdan məmnun olaram" kimi ifadələr istifadə edin və ya "Bu proqram haqqında daha ətraflı məlumat verməyimizi istərdinizmi?"
Addım 6. Məktubu ümumiləşdirin
Özünüzdən və ya oxucudan hərəkətə çağırış əlavə edin. Bu tələb, müəyyən bir tarixə qədər ödəniş tələbi və ya oxucu ilə rəsmi bir görüşün qurulması haqqında bir qeyd ola bilər.
- Gələcəkdə məktub alıcısı ilə əlaqə qurmaq üçün bir cümlə əlavə edin. "Gələn həftə büdcə iclasında sizi görmək üçün səbirsizliklə gözləyirəm." Və ya "Baş qərargahımızı ziyarət edərkən bunu sizinlə daha da müzakirə etməyi səbirsizliklə gözləyirəm."
- Məktubunuza daxil etdiyiniz bütün sənədləri qeyd edin. "Əlavə edilməmiş ödənişlər" və ya "Kosmos uzadılması proqramımızın bir nüsxəsi əlavə edildi" kimi ifadələr əlavə edin.
- Məktubu son sözlə bitirin. Müştəri və ya müştəri üçün "Hörmətlə" və ya "Hörmətlə" sözlərindən istifadə edin.
- Heç tanımadığınız insanlara rəsmi məktublar göndərmək üçün "Salamlar" dan istifadə edin.
- Yaxşı tanıdığınız birisinə yazırsınızsa və ya işgüzar əlaqəniz varsa, sadəcə "Salamlar" və ya "Hörmətlə" sözlərindən istifadə edin.
Addım 7. Məktubu düzəldin
Məktub imla səhvləri ilə doldurulsa, bütün diqqətli formatlaşdırma və yazılar boşa gedir!
- Passiv səsdən istifadə edən hər cümləni axtarın və cümləni aktiv bir cümləyə çevirməyə çalışın.
- Çox uzun və ya aydın olmayan və birbaşa olan cümlələrə diqqət yetirin. İş məktublarında daha az adətən daha yaxşıdır, buna görə də mümkünsə cümlə müddətinizi azaldın.
