Əlifba sırası ilə arxivləşdirmə həm şəxsi, həm də peşə həyatında vacib olan sənədləri təşkil etmək üsuludur. Əlifba sırası ilə arxivləşdirmə fərdi faylları tez bir zamanda tapmağa və bərpa etməyə imkan verir. Bu, bütün sənədlərin qorunmasını və hər zaman əlində olmasını təmin edir. Ağlabatan bir sənəd sistemini qorumaq üçün İndoneziya dilində əlifba sırası ilə bir çox qaydalar var.
Addım
2 -ci hissə 1: Əlifba sırası ilə arxivləşdirmə
Addım 1. Hansı əlifba sistemindən istifadə edəcəyinizə qərar verin
Sadə görünsə də, əlifba sırası ilə doldurma sistemində seçmək üçün bir neçə variant var. Bir sistem seçib ardıcıl olaraq tətbiq etməlisiniz.
- Hərf-məktub verilməsi, hər bir sözün hər bir hərfini meydana çıxma qaydasına əsaslanır və sözlər arasındakı boşluqları görməzdən gəlir.
- Sözün arxivləşdirilməsi ilə hər bir fayl hər bir sözün ilk hərfinə görə sıralanaraq aparılır.
- Vahid-vahid sənəd vermə hər bir sözü, qısaltmanı və baş hərfi nəzərə alır və onları sıralayır. Bu, ümumiyyətlə tətbiq edilməsi tövsiyə olunan sistemdir.
Addım 2. Faylları qruplaşdırın
Arxivləşdirməyiniz lazım olan bütün faylları əldə etdikdən sonra hamısını necə qruplaşdıracağınıza qərar verin. Faylın növündən və içindəki fayllardan asılı olmayaraq hər şeyin əlifba sırası ilə sıralandığı bir lüğət formatından istifadə edə bilərsiniz. Faylları növünə və ya mövzusuna görə qruplaşdırdığınız və sonra əlifba sırası ilə sıraladığınız ensiklopediya formatından da istifadə edə bilərsiniz.
Arxivləşdiriləcək müxtəlif növ fayllarınız varsa (qəbzlər, vergi sənədləri, məktublar və s.), Ensiklopediya formatından istifadə etməyi məsləhət görürük. Əvvəlcə faylları növünə görə qruplaşdırın, sonra əlifba sırası ilə sıralayın. Sənədləri ayırmaq üçün haşiyə və ya rəng kodundan istifadə edin
Addım 3. Arxivləşdirilmiş faylları indeksləyin
İndeksləmə, fayl başlığının hər bir hissəsini uyğun vahidlərə qruplaşdırmaqdır. Faylları arxivləşdirmədən əvvəl indeksləşdirmək üçün hər bir fayl adının elementlərini bölmək və əlifba sırası ilə düzəldilmiş və standart addan fərqli yeni bir ad yaratmaq lazımdır. Nümunə olaraq:
- Aşağıdakı faylları indeksləmək və arxivləşdirmək lazım olduğunu söyləyin: "Anoa Yemək Davranışı" adlı anoa haqqında bir məqalə, aparıcı anoa mütəxəssisi Jasmin A. Dahlianın tərcümeyi -halı və Cakarta Zooparkında bir anoa sərgisi üçün bir tanıtım broşürü.
- Jasmin A. Dahlianın tərcümeyi -halı "Dahlia, Jasmin A." kimi indekslənir, çünki sənəd verərkən soyad birinci olmalıdır, beləliklə sənədlər "D" hərfi qrupunda arxivləşdirilir.
- Bir lüğət kimi bir təsnifat metodu seçsəniz, "Anoa Yemək Davranışı" məqaləsi buna uyğun olaraq indekslənməlidir. Buna görə, "P" hərf qrupunda arxivləşdirin ("Davranış" üçün).
- Əks təqdirdə, anoa ilə əlaqəli faylları arxivləməkdənsə, ensiklopediya formatlı bir qrupdan istifadə etsəniz, "Anoa Yemək Davranışları" nı "Anoa, Yemək Davranışları" olaraq indeksləşdirə bilərsiniz. Bu fayl daha sonra "A" hərf qrupunda arxivləşdirilir.
- Anoa sərgisində çoxlu material olacağını proqnozlaşdırırsınızsa, bir promosyon broşürü "Anoa, sərgi (Cakarta Zooparkı)" olaraq indekslənə bilər. Məsələn, başqa bir faylı "Anoa, sərgi (Bandung Zoo)" kimi indeksləşdirə bilərsiniz.
- Əks təqdirdə, Cakarta Zooparkı ilə əlaqəli bir neçə fayl alacağınızı və ya coğrafi mövqeyə görə fayllarda ensiklopediya format qruplaşdırmasından istifadə etmək istəyirsinizsə, promosyon broşürü "Cakarta Zoo, (Anoa Sərgisi)" olaraq indekslənə bilər.
Addım 4. Faylları indeks adlarına görə əlifba sırası ilə sıralayın
Əlifba sırası ilə sənəd verməyin ümumi qaydası, faylları A -dan (birinci) Z -ə (sonuncu) düzməkdir. Faylları ayırmaq üçün fərqi və sifarişi təyin etmək üçün xüsusi məlumatlardan istifadə edin. Nümunə olaraq:
- Əvvəlki addımda indekslənən sifariş belə ola bilər (istifadə olunan sistemdən asılı olaraq): "Dahlia, Jasmin A.", "Cakarta Zoo (Anoa Sərgisi)" və "Anoa Yemək Davranışı" Və ya "Anoa, sərgi (Cakarta) Zoo)) "," Anoa, Yemək Davranışı "və" Dahlia, Jasmin A. ".
- "Kenquru" faylları "Fil" fayllarından sonra sıralanır. "Zürafə" faylları aralarında olacaq və "Anoa" üçün sənədlər "Ayı" və "Qoyun" dan əvvəl sifariş edilmişdir. Beləliklə, sifariş: "Anoa", "Ayı", "Qoyun", "Fil", "Zürafə", "Kenquru".
- Daha sonra "Armadillo" fayllarını əlavə etsəniz, onlar "Anoa" dan sonra olacaq. Hər ikisi də "A" hərfi ilə başladığından, sıranı təyin etmək üçün A (anoa üçün "N", "armadillo" üçün "R") hərfinə baxmaq lazımdır. Beləliklə, yeni sifariş: "Anoa", "Armadillo", "Ayı", "Qoyunlar", "Fil", "Zürafə", "Kenquru".
Addım 5. Fayl qovluğunuzu etiketləyin
Tapmağı asanlaşdırmaq üçün hər bir arxiv qovluğunu içindəki fayla uyğun indeks adı ilə etiketləyin. Bu üsul həm də yeni faylları ardıcıllıqla arxivləşdirməyi asanlaşdırır.
- Arxivi qovluğuna qoyun.
- İstifadəsini artırmaq üçün qovluğu rənglə kodlasanız daha asan olar. Məsələn, ensiklopediya format qruplaşdırmasından istifadə edirsinizsə, hər qrupa öz rəngi verilir və hər qrupdakı hər bir fayl rənginə görə etiketlənir.
Addım 6. İndeksləmə və sənəd vermə sistemini sənədləşdirin
İndeksləmə və sənəd sisteminiz ardıcıl olaraq həyata keçirilməlidir. Dosyaya girişi olan hər kəsin işlədiyi sistemi bildiyinə əmin olun. Məsələn, sənəd vermə sistemi qaydalarınızın detallarını ehtiva edən bir sənəd yarada və ya paylaşa bilərsiniz. Bu, hər kəsin sənəd sistemindən səmərəli istifadə etməsinə kömək edəcək.
Addım 7. Yeni faylı düzgün arxivləşdirin
Sistemə uyğun olaraq faylları indeks adı və əlifba sırası ilə dolaba yerləşdirin. Gerekirse, yeni faylı doğru yerə daxil etmək üçün cari faylı köçürün.
2 -ci hissə 2: Xüsusi işlərə baxılması
Addım 1. Faylları əhəmiyyətli şərtlərə görə arxiv edin
Bəzən faylları başlıq və ya addan çox açar sözlə arxivləşdirmək daha asandır. Bu, faylların ən məntiqli şərtlərdən istifadə edərək indekslənməsini və axtarışını təmin edir. Nümunə olaraq:
"Cakartadakı İlk Bank" "Cakarta, İlk Bank" olaraq indeksləşdirilə və arxivləşdirilə bilər. "Cakarta" bu girişdəki "İlk" və ya "Bank" əvəzinə, xüsusən də "Bandunqdakı İlk Bank" və ya "Medandakı İlk Bank" kimi oxşar adlara malik fayllarınız varsa, əsas termindir
Addım 2. Adları soyadına görə sıralayın
Standart arxiv, əhəmiyyətli terminlər hesab edildiyindən insanların soyadlarının əvvəlcə indeksləşdirilməsini tövsiyə edir.
- Buna görə, "Jasmin A. Dahlia" "Dahlia, Jasmin A." olaraq indeksləşdirilir və arxivləşdirilir.
- Başlığı (Dr., Ir və s.) Sonuna əlavə edin. Məsələn, “Dr. Jasmin A. Dahlia "indeksli və" Dahlia, Jasmin A., Dr. "olaraq arxivləşdirilmişdir.
- Adətən adlar imla hərflərinə görə hərflərə görə sıralanır. Məsələn, "MacDonald" "McDonald" dan əvvəl olacaq. Buna görə "D", "L", "Le", "de" və s. adın bir hissəsi hesab olunur və ayrı bir vahid deyil. Bu adətən xarici adlara aiddir. Məsələn, "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" və "Wolfe" faylları düzgün sıralanmışdır ("L'Engle", "Le Guin", "Heinlein", "Wolfe" DEYİL).
- Bu qaydanın istisnası, bir şəxsin adı bir iş və ya təşkilatın adının bir hissəsini təşkil edərkən tətbiq olunur. Bu halda, şəxsin adını iş adında bir vahid olaraq qəbul edin. Məsələn, "Jasmin A. Dahlia Zərərvericilərlə Mübarizə Xidmətləri" "J" hərfi qrupu altında verilir və "Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services" kimi indeksləşdirilmir.
Addım 3. Məqalələrə, birləşmələrə və ön sözlərə məhəl qoymayın
Məqalələr (məsələn, ingilis dilində "a", "an" və "the"), bağlayıcılar (məsələn, "və", "amma" və "və ya") və ön sözlər (məsələn, "ilə", "dan" və " to ") ümumiyyətlə əlifba sırası ilə indeksləşdirilməsində və arxivləşdirilməsində atılır, çünki əhəmiyyətli bir termin hesab edilmir. Məqalələr, birləşmələr və ya ön sözlər fayl adını təşkil etsə belə bu doğrudur. Nümunə olaraq:
- "Emu Qidalanma Təcrübələrinin Araşdırılması" başlıqlı fayl, "an" dan "A" hərfi əvəzinə, "Emu" (fayl başlığında əhəmiyyətli bir söz) üçün "E" hərfi qrupunda arxivləşdirilir. İngilis məqaləsi.
- "Dahlia və Soetono, Zərərvericilərlə Mübarizə Xidmətləri" "Dahlia, Jasmin A." dan sonra verilmişdir. İndeks adlarının hər ikisi də "Dahlia" hərfləri ilə başlayır, belə ki, sifarişin təyin edilməsi sonrakı əhəmiyyətli müddətə (bu halda, "Soetono" və "Jasmin") keçmək qaydasını təyin edir. "Və" sözünə əhəmiyyət verməyin, çünki bu, əhəmiyyətli deyil.
Addım 4. Qısaltmaları tələffüz edildiyi kimi idarə edin
Sənəd verərkən "Tbk" kimi qısaltmalarla qarşılaşa bilərsiniz. ("Açıq" üçün qısadır). Tipik olaraq, sənədləri sırf hərflərdən çox bir söz kimi indeksləyir və arxivləşdirirsiniz.
Məsələn, "Jasmin A. Dahlia Mining Company" "Jasmin A. Dahlia Tbk" dən sonra arxivləşdirilir
Addım 5. Nömrələri həmişəki kimi qeyd edin
Faylları əlifba sırası ilə arxivləşdirdiyiniz zaman nömrələri olan faylları görəcəksiniz. Adətən, bu sənədlər yazıldığı kimi deyil, həmişəki kimi arxivləşdirilir. Nömrələr də hərflərdən əvvəl arxivləşdirilir.
- Məsələn, "3 Gün Əbədi" "100 İş İpucu" ndan əvvəl arxivləşdiriləcək (çünki "3" "100" dən əvvəl gəlir).
- Nömrələrdən əvvəl hərflərdən əvvəl sifariş verildiyi üçün "Ticarət İpuçları" və "Birja Oyunları", "100 İşgüzar Məsləhət" dən sonra arxivləşdiriləcək.
- Yazılan nömrələr rəqəmlər əvəzinə sözlər kimi qəbul edilir. Məsələn, "İş dünyasında 100 Böyük Lider", "İş aparmaq üçün iki yüz güclü məsləhət" və "İş aparmaq üçün göstərişlər" faylları qaydasındadır.
- Bununla birlikdə, sənəd verməyinizi asanlaşdırırsa, bir istisna etməkdən çəkinməyin və hər zaman nömrələri yazılmış kimi sıralayın.
Addım 6. Xüsusi simvolları idarə edin
İndeksləmə zamanı rast gəlinən bütün əlifba sırası olmayan və ya nömrəsiz simvollar nəzərə alınmalıdır. Bununla birlikdə əlaqəli simvolların işlənməsi növündən asılıdır:
- Noktalama işarələri (apostroflar, nöqtələr və vergüllər kimi) ümumiyyətlə nəzərə alınmır. Məsələn, "Vaşinqtonun Ən Yaxşı Qəhvəsi" və "Vaşinqton Əyaləti Sərgisi" faylları sıralanaraq arxivləşdirilir.
- Adətən, diakritiklər nəzərə alınmır və əlaqəli məktublar hesab olunur. Məsələn, "clair" "Eclair", "ber" isə "Uber" olaraq arxivləşdirilir. Ancaq faylı diacritics istifadə edən bir dildə əlifba sırası ilə arxivləşdirsəniz, bu dildə normal əlifba sırasına riayət edilməlidir.
Addım 7. Gerekirse, "bir şeydən əvvəl heç bir şey" qaydasını istifadə edin
Tipik olaraq, boşluqlar (durğu işarələri və digər elementlər də daxil olmaqla) əlifba sırası ilə arxivləşdirilərkən nəzərə alınmır. Ancaq oxşar şəkildə başlayan fayllarla qarşılaşsanız, arxivdəki əmri təyin etmək üçün boşluq və ya "bir şeydən əvvəl heç bir şey" qaydasından istifadə edin.
- Məsələn, "Bank Jakarta", "Bank Bandung" və "Bank Medan" faylları bu qaydada arxivləşdirilir.
- Beləliklə, fayl "Dahlia, Jasmin A." əvvəl "Dahlia, Jasmin A., Dr." idi.
Addım 8. Lazım gələrsə, faylı daha ətraflı məlumatlarla fərqləndirin
Nadir hallarda, faylların sırasını təyin etmək üçün əlifba sırasına aid məlumatlar kifayət deyil. Beləki. Faylları indeksləmək və arxiv etmək üçün daha çox məlumatdan istifadə edin. Hər bir faylda əlavə məlumatları qeyd edin ki, fərqlənsinlər. Nümunə olaraq:
- Jasmin A. Dahlia adlı iki nəfərə aid sənədləriniz varsa, onları doğum tarixinə görə sıralayın. "Dahlia, Jasmin A. (1853 -cü il təvəllüdlü)" faylı "Dahlia, Jasmin A. (1967 -ci il təvəllüdlü)" ə qədər gəlir.
- Faylları coğrafi yerə görə sıralaya bilərsiniz. Üç fərqli yerdən üç fərqli bankdan sənədləriniz varsa və hər bir bankın "Bank Mandiri" adı varsa, onu aşağıdakı nümunə kimi sıralayın: "Bank Mandiri (Bandung)", "Bank Mandiri (Cakarta)" və "Bank Mandiri (Medan) ".
- Buna görə də, ayı və ya ayı tipində iki faylınız varsa, onları növlərə, coğrafi mövqeyinə və s. Görə daha da fərqləndirin. Məsələn, "Ayı, Şokolad" və "Ayı, Qütb" faylları (sırayla) və ya "Ayı (Avropa)" və "Ayı (Şimali Amerika)" faylları (sırayla).
Addım 9. Bütün istisnaları və xüsusi qaydaları bildirin
Dosyalarınızdan istifadə edən hər kəsin standart sənəd sistemi qaydalarına dair istisnalardan xəbərdar olduğundan əmin olun. Bu, hər kəsin sənəd sistemindən düzgün və səmərəli istifadə etməsini təmin edəcək.
