Əvvəlcə bir iş hesabatı yazmaq çətin görünə bilər, amma əslində düşündüyünüzdən daha asandır. İş hesabatları ümumiyyətlə müəyyən bir layihənin gedişatını izah etmək və ya iş yerindəki müəyyən məsələlərə dair nəticə və tövsiyələr vermək üçün istifadə olunur. Asanlıqla təsirli bir iş hesabatı yazmaq üçün məqsədinizi, auditoriyanızı, araşdırma və mesajınızı nəzərə alaraq başlayın. İş hesabat formatı istifadə edərək bir hesabat hazırlayın. Hesabatın qüvvəyə minməsi üçün düzəlişlər edin.
Addım
3 -dən 1 -ci hissə: İş Hesabatının Planlaşdırılması
Addım 1. Hesabatın məqsədini və mövzusunu müəyyənləşdirin
Bəzən sizdən hesabat hazırlamaq tələb oluna bilər. Hesabatın məqsədi və ya mövzusu çox güman ki, sorğuda göstəriləcəkdir. Bir məqsəd və ya mövzu haqqında əmin deyilsinizsə, oxucularınıza çatdırmaq istədiyiniz mesajı düşünün. Nəzarətçinizlə və ya rəhbərinizlə də aydınlaşdıra bilərsiniz.
Məsələn, məqsədiniz bir iş problemini təhlil etmək, üzərində çalışdığınız bir layihənin nəticələrini izah etmək və ya işinizin gedişatını bir rəhbərə təqdim etmək ola bilər
Addım 2. Oxucuya uyğun bir ton və dil seçin
Oxucunun biliklərini və bildikləri jarqonları düşünün. Bir hesabat yazarkən, ictimaiyyət üçün yazdığınızdan daha çox jargon və daha peşəkar dil istifadə edə bilərsiniz.
- Hesabatı kim oxuyacaq? Hesabatınızı istifadə etmək ehtimalı olan oxucuları düşünün.
- Oxucu auditoriyanız heterojendirsə, yazdıqlarınız haqqında ən az məlumatı olan oxucu üçün bütün məlumatları yazın. Bununla birlikdə, hər bir bölmə üçün başlıqlardan istifadə edin ki, daha savadlı oxucular lazım olmadığını düşündükləri məlumatları atlaya bilsinlər. Xüsusi oxucu qruplarına müraciət etmək üçün xüsusi bölmələr də yaza bilərsiniz.
Addım 3. Məlumat və əgər varsa dəstəkləyici materiallar toplayın
Nəticələrinizə və ya tövsiyələrinizə əsas olaraq istifadə etdiyiniz materialı daxil edin. Hesabat hazırlayarkən bu materiallara istinad edəcəksiniz. Bu materialları hesabatın əlavəsinə daxil etməyiniz də lazım ola bilər. Hesabat hazırlayarkən daxil edə biləcəyiniz material növləri aşağıda verilmişdir:
- Maliyyə məlumatları
- Diaqram
- Qrafik
- Statistik məlumatlar
- Sorğu
- Anket
- Mütəxəssislər, iş yoldaşları, müştərilər və s.
Addım 4. Bir irəliləyiş hesabatı yazırsınızsa, irəliləyişinizi nəzərdən keçirin
Bunun əvəzinə, gördüyünüz işin, edəcəyiniz işin və işin ilkin hədəfə uyğun olub -olmadığını təsvir edin. Hesabatı insanların layihənizlə bağlı verə biləcəyi suallara cavab olaraq düşünün. Hesabatda cavablandırmalı olduğunuz suallar aşağıda verilmişdir:
- İşin əhatə dairəsi dəyişibmi?
- Son hesabatdan sonra hansı işləri başa vurdunuz?
- Nə işlə məşğul olacaqsınız?
- Layihəniz vaxtında başa çatacaqmı? Əgər yoxsa, niyə?
- Hansı problemlə üzləşdiniz və necə həll etdiniz?
- Bu ay hansı dərsləri öyrəndiniz?
Addım 5. Hesabata daxil etməli olduğunuz məlumatları təsvir edin
Bələdçi olaraq fikrinizin konturunu yazın. Xülasə edərkən söyləyəcəyinizi təşkil etməyə kömək etmək üçün hesabat başlıqları hazırlayın. Bu konturun səliqəli və ya yaxşı yazılmasına ehtiyac yoxdur, çünki yalnız onu istifadə edəcəksiniz.
- Ümumiyyətlə, hesabat nəticələrin, nəticələrin və ya tövsiyələrin izahı ilə başlayır. Bundan sonra bu nəticəyə necə gəldiyinizi və mümkünsə düşüncə tərzinizi izah edin.
- Mübahisəli bir nəticə və ya tövsiyə vermək niyyətindəsinizsə, oxucunun nəticə və tövsiyələrinizin səbəblərini başa düşməsi üçün prosesinizi və düşüncənizi izah edin.
3 -dən 2 -ci hissə: İş Hesabatının Hazırlanması
Addım 1. Bir örtük səhifəsi və ya başlıq səhifəsi istifadə edin
Başlıq səhifəsində ayrı bir sətirdə təqdimat tarixi və sonra hesabatın adı olmalıdır. Üçüncü sətirdə bütün hesabat müəlliflərinin adlarını yazın. Bundan sonra dördüncü sətirdə təşkilatın adını yazın.
- Bəzi hallarda, hesabatı niyə yazdığınızı, orada nə olduğunu və bundan sonra nə edəcəyinizi izah edən bir örtük məktubu əlavə edə bilərsiniz. Bu tip bir məktub, bir hesabat yazma prosesi uzun çəkdikdə və ya müəllif, oxucunun hesabata girməzdən əvvəl əlavə şərhə ehtiyacı olduğunu düşündükdə istifadə olunur.
- Tərəqqi hesabatları üçün adınızı, layihə adınızı, tarixinizi və hesabat müddətinizi başlıq səhifəsinə yazın. Onları fərqli sətirlərə yazın. Hər sətri 'ad', 'layihə adı', 'tarix' və 'hesabat dövrü' kimi sözlərlə etiketləyə bilərsiniz. Bu şeylər haqqında məlumatı etiket olmadan da yaza bilərsiniz.
- İş hesabatında xüsusi tövsiyələr olub olmadığını müdirinizdən soruşun. Bu tövsiyələr hesabat hazırlamaq üçün ən yaxşı materialdır.
Addım 2. Əsas məlumatları ehtiva edən icra xülasəsi yaradın
Nəticələrinizi, əsaslandırmalarınızı və tövsiyələrinizi daxil edin. Oxucu hesabatı bütünlüklə oxumaq məcburiyyətində qalmadan əsas məqamları anlayacaq. Çox təfərrüata girməyinizə ehtiyac yoxdur, ancaq oxucu hesabatınızın təsvirini anlamalıdır. İcra xülasəsi yarıdan bir səhifəyə qədər olmalıdır.
- Bütün hesabatı ümumiləşdirməyə ehtiyac yoxdur. Hesabatda əsas tövsiyəniz və ya nəticəniz kimi vacib fikirlərə diqqət yetirin.
- Bir irəliləyiş hesabatı yazırsınızsa, bu bölməni atlayın.
Addım 3. Məzmun cədvəli yaradın
Hesabatın bütün bölüm başlıqlarını və səhifə nömrələrini qeyd edin. Bu siyahı oxucuların hesabatınızı istifadə etmələrini və ehtiyac duyduqları məlumatları tapmalarını asanlaşdıracaq.
- Hesabatın oxunması üçün hər bölmə üçün başlıq və başlıqlardan istifadə edin.
- Bir irəliləyiş hesabatı yazırsınızsa, ümumiyyətlə patronunuz sizdən xahiş etmədikdə məzmun cədvəli yaratmağa ehtiyac yoxdur. Bununla birlikdə, hesabatın oxunmasını asanlaşdırmaq üçün hər bölmə üçün bir başlıq və başlıq daxil edin.
Addım 4. Hesabat haqqında fikir vermək üçün bir giriş yazın
Hesabatı niyə yazdığınızı oxucuya izah edin. Hesabatın arxasındakı konteksti ümumiləşdirin və məqsədinizi izah edin. Hesabatda cavablandıracağınız sualları və ya həll edəcəyiniz problemləri göstərin. Hesabatın əhatə dairəsini və təşkilatını təsvir edin.
- Təqdimatın uzun olması lazım deyil. Oxucuların çox uzun bir izahat oxumadan kontekstini və məqsədini bilmələri üçün aydın və xüsusi yazın.
- Giriş üçün 2-4 paraqraf yazın.
- Bir irəliləyiş hesabatı üçün 1-2 paraqrafdan ibarət giriş bölməsi kifayətdir. Girişdə layihəniz və məqsədləriniz ümumiləşdirilməlidir. Bitirdiyiniz işləri və gələcək planlarınızı da qeyd edə bilərsiniz.
Addım 5. Qeyd etdiyiniz nəticələri və ya nəticələri izah edin
Layihə ilə əlaqədar tamamladığınız hər hansı bir araşdırma və ya qiymətləndirməni təsvir edin. Tapşırıqların və onların hesabat mövzusu ilə əlaqələrinin müzakirəsi və təfsiri yazın.
- Ümumiyyətlə, bu bölmə bir giriş paraqrafından və nəticələrinizin siyahısından ibarətdir.
- Nəticəni belə yazmaq olar: “1. Əhali qocalır, buna görə müştərilərimizin sağlamlıq riskləri artır."
- Bir irəliləyiş hesabatı yazsanız, heç bir nəticə və ya nəticə yoxdur. Girişdən sonra tamamladığınız uğurları və ya işləri yazın. Bu bölmə üçün 2-4 paraqraf yaza bilərsiniz. Ancaq ümumiyyətlə bir siyahı kifayət edər. "Festival çadırlarını kirayələmək üçün 200.000.000 IDR artırın", "Festivalın planlaşdırılması üçün Party Planning Company ilə müqavilə imzaladınız" və "İctimai rəyi toplamaq üçün 1500 sakin arasında bir sorğu keçirdi." Yazın.
Addım 6. Gələcək addımlar üçün tövsiyələr verin
Tövsiyələr gələcəkdə nə olacağını izah etməlidir. Çözümünüzdən istifadə edərək hansı problemin həll oluna biləcəyini və çıxardığınız nəticə ilə necə əlaqəli olduğunu təsvir edin. İzahatı yazdıqdan sonra tövsiyələri nömrələrə görə sıralayın. Hər cümləyə bir fel ilə başlayın. Tövsiyələrin siyahısını tərtib edin və ən vaciblərindən başlayın.
- Məsələn, yaza bilərsiniz: "1. İşçilərə Kardiopulmoner reanimasiya təhsili verin.”
- Bir irəliləyiş hesabatı yazırsınızsa, gələcək dövrdə işləyəcəyiniz/əldə edəcəyiniz işlərin və hədəflərin siyahısını tərtib etməlisiniz. Məsələn, "Festival üçün bir satıcı tapın", "Festivalın dizaynını təyin edin" və "Bir tanıtım afişası sifariş edin" yaza bilərsiniz.
Addım 7. Nəticənin əsasını təşkil edən prosesi və çərçivəni müzakirə edin
Mövzunu, problemi və ya problemi təhlil etmək üçün istifadə etdiyiniz yanaşmanı təsvir edin. Tapıntılarınızı nəzərdən keçirin, sonra tövsiyələr üçün əsas kimi necə istifadə edildiyini izah edin. Söhbəti bölmələrə bölün. Bölmələri məzmunlarına görə adlandırın.
- Bu bölmədə araşdırma və qiymətləndirmənin daha uzun bir müzakirəsi var.
- Bu, hesabatınızdakı ən uzun bölmə olmalıdır.
- Bir irəliləyiş hesabatı yazırsınızsa, bu bölməni atlaya bilərsiniz. Bir layihə üzərində işləyərkən darboğazlar və onların aradan qaldırılması ilə bağlı bir bölmə ilə əvəz edə bilərsiniz. Yaza bilərsiniz: “Bir çox sakinlər anketləri geri qaytarmırlar, çünki əvvəlcədən ödənilmiş poçt göndərişləri ilə gəlmirlər. Bundan sonra, əvvəlcədən ödənilmiş poçtu daxil edəcəyik və ya rəqəmsal bir sorğu seçimi təqdim edəcəyik."
Addım 8. Hesabatı hazırlamaq üçün istifadə etdiyiniz istinadları sadalayın
İstinadlar jurnal məqalələri, xəbərlər, müsahibələr, anketlər, anketlər, statistik məlumatlar və digər əlaqəli məlumatlar şəklində ola bilər. Hesabatın sonunda bu istinadları göstərin. "Biblioqrafiya" adını verin.
- Xüsusi bir sitat tərzi istifadə etməyiniz xahiş olunmadıqda, iş hesabatlarında APA formatından istifadə edin.
- Bir irəliləyiş hesabatı hazırlayırsınızsa bu addımı atlayın.
Addım 9. Anketlər, anketlər və ya e -poçtlar kimi materiallara əlavələr əlavə edin
Hər bir hesabat əlavə tələb etmir. Bununla birlikdə, qeyd etdiyiniz materialı və ya mövzunuzu və ya tapıntılarınızı daha asan başa düşmələrinə kömək edə biləcək əlavə məlumat vermək istəyirsinizsə bunları da əlavə edə bilərsiniz. Hər bir əlavəni fərqli bir məktubla etiketləyin.
- Məsələn, "Əlavə A", "Əlavə B" və "Əlavə C" ola bilər.
- Bir irəliləyiş hesabatı yazırsınızsa, bu bölməni daxil etməyinizə ehtiyac yoxdur.
Addım 10. Bütün tapıntılarınızı və ya tərəqqinizi ümumiləşdirərək qısa bir nəticə yazın
Bir nəticə yazmağa ehtiyacınız olmaya bilər, ancaq bir nəticə göstərdiyiniz səyləri vurğulaya bilər. Hesabatda təqdim etdiyiniz bütün məlumatları ümumiləşdirmək üçün 3-4 cümlədən ibarət bir nəticə çıxarın.
Yaza bilərsiniz: “İncəsənət festivalının planlaşdırılması layihəsi planlaşdırıldığı kimi həyata keçirildi. Planlaşdırma işlərinin 90% -ni tamamladıq və material satın alma prosesinə keçdik. Hazırda layihə heç bir maneə ilə üzləşməyib, lakin gələcəkdə baş verə biləcək hər hansı bir problemlə məşğul olacağıq”
3 -dən 3 -cü hissə: Effektiv Hesabatlar Yazmaq
Addım 1. Hesabatın istifadəsini asanlaşdırmaq üçün aydın bir başlıq istifadə edin
Başlığı aydınlaşdırın və birmənalı deyil. Başlığa baxaraq, oxucu hesabatınızın nə ilə əlaqəli olduğunu dərhal anlamalıdır.
- Ehtiyacınız ola biləcək başlıqlar bunlardır: Giriş, Tamamlanan İş, Sonrakı Dövr Hədəfi, Maneələr və Çözümlər və Nəticə.
- Hesabatdakı məlumatlara uyğun bir başlıq yaradın.
- Tərəqqi hesabatları üçün oxucularınız çox güman ki, nəzarətçilər, komandalar və ya müştərilərdir.
Addım 2. Fikirləri çatdırmaq üçün sadə, sadə bir dildən istifadə edin
İş hesabatları mürəkkəb sözlər və çiçəkli cümlələr tələb etmir. Sadəcə vacib məqamları oxucuya çatdırmaq lazımdır. Fikirləri mümkün olan ən sadə sözlərdən istifadə edərək çatdırın və fikrin mahiyyətinə çatın.
"Gəlirlər 50% artdı və dördüncü rüb qazancını parlaq etdi" deyil, "Q4-də gəlirlər 50% artdı" yazın
Addım 3. Hesabatınızı qısa saxlamaq üçün qısa yazılardan istifadə edin
Çox uzun yazmaq sizin və oxucu üçün sadəcə vaxt itkisidir. Lazımsız sözləri aradan qaldırın və ifadənizin nöqtəsinə gəlin.
- Bəzi iş hesabatları çoxlu məlumatlar ehtiva etdiyi üçün təbii olaraq uzundur. Ancaq yazma tərziniz qısa olaraq qalmalıdır.
- "İşçilər telefon marketinqi apardıqdan sonra satışlar son dörddəbirdə artdı" yazmaq daha yaxşıdır, "İstedadlı və fədakar satış gücümüz potensial müştərilərini satın almaq üçün telefonla satdıqları üçün gəlirlər son rübdə kəskin artdı. məhsullar."
Addım 4. Obyektiv və emosional olmayan bir dildən istifadə edərək fikirlərinizi təqdim edin
Faktları yazın və oxucuların obyektiv bir nöqteyi -nəzərdən öz nəticələrini çıxarmasına icazə verin. Müəyyən bir məsələnin necə həll olunacağına dair tövsiyələr verə bilərsiniz, ancaq oxucunun duyğularını inandırmağa çalışmayın. Qoy oxucular obyektiv bir perspektivə əsaslanaraq fikir və qərarlar versinlər.
"Bədbəxt işçilərin ümumiyyətlə mənəviyyatı yoxdur, buna görə də ofis özünü ruhsuz bir maşın kimi hiss edir" yazmaq əvəzinə, "Nisbətən aşağı məhsuldarlığı olan işçilər özlərini bədbəxt hiss etdiklərini söyləyirlər" yaza bilərsiniz
Addım 5. Qeyri -rəsmi dil və "Mən" və ya "Mən" sözlərindən istifadə etməyin
"Yalnız layihə üzərində işləyirsinizsə, irəliləyiş hesabatında" Mən "sözünü istifadə edə bilərsiniz. Əks təqdirdə, iş hesabatlarında "mən" sözünü və ya çox qeyri -rəsmi sözləri istifadə etməyin. Ancaq müəyyən cümlələri hədəf auditoriyanıza yönəldərkən "siz" sözündən istifadə edə bilərsiniz.
Hesabatlarda peşəkar dildən istifadə edin
Addım 6. Səhv olmadığından əmin olmaq üçün hesabatı yenidən oxuyun
Qrammatika və orfoqrafik səhvlər hesabatın peşəkarlığının nüfuzunu aşağı salacaq. Orfoqrafiya səhvləri, pis ifadələr və ya səhv söz seçimləri olmadığından əmin olmaq üçün yenidən oxuyun. Hesabatı iki dəfə təkrar oxusanız daha yaxşı olar.
- Mümkünsə, başqasından hesabatı oxumasını istəyin, çünki bəzən özünüzdə bir günah tapmaq çətin ola bilər.
- Vaxtınız varsa, yenidən oxumadan əvvəl hesabatı 24 saat tərk edin.
İpuçları
- İlk iş hesabatını yazdıqdan sonra sonrakı hesabatlar üçün şablon olaraq istifadə edin.
- İş yerinizdə bir iş hesabatı şablonu ola bilər. Ofis şablonundan istifadə edə biləcəyinizi rəhbərinizdən soruşun.
- Bunu edə bilsəniz, çalışdığınız təşkilatın mövcud iş hesabatı formatından istifadə edin. Ofisdəki sənədləri yoxlayın və ya bir nəzarətçidən və ya iş yoldaşından hesabatın bir nüsxəsini istəyin.
